海尔采购部流程制度及表单汇编

海尔采购部流程制度及表单汇编

海尔采购部的流程制度及表单汇编是公司采购管理的重要组成部分。本文的第一部分主要介绍了海尔采购部门的岗位职责和机构设置。采购管理部是海尔采购部门的主要部门，配备5人，其中包括部长1人、商法1人、采购2人和设备管理1人。采购管理部门的职责包括负责公司筹建阶段的设备物资和小型工程服务的招标采购工作，编制招标采购计划并实施，组织设备技术规范书、招标文件等的编制和审查，实施对供方的评价和选择工作，负责合同的谈判、签订、评审、管理和设备监造等工作。采购管理部门内部人员的职责也有明确的规定。部长负责采购管理部的日常管理和采购工作，包括制定规章制度和工作流程、人员培训和指导。还要组织编制采购计划，并经总工审核，交主任批准后实施。其他人员的职责包括编制和审核招标书、组建招标小组、掌握市场行情和供应商情况、建立供应商跟踪管理系统、协调采购管理部和其他部门的关系等。在采购管理部门的工作中，还需要与上级公司竞标采购部门、风险控制部门、监察审计部门等进行联系工作，以确保采购工作的顺利进行。总之，海尔采购部门的流程制度及表单汇编的建立和实施，为公司的采购管理提供了稳定的保障，也为公司的发展奠定了坚实的基础。行考察，以确保供方资质和能力符合公司要求。根据供方评价结果，采购管理部确定合格供方名单，并将其资料归档备案。5.2采购计划编制和执行5.2.1采购管理部应根据公司的发展需求和经营计划，编制年度采购计划和月度采购计划，并及时向计划合同部报送，经审核后执行。5.2.2采购计划的编制应考虑到市场情况、供需状况、技术进步和经济效益等因素，确保采购计划的合理性和可行性。5.2.3采购计划的执行应按照采购计划的要求，严格执行采购程序，确保采购过程的公开、公正、公平，保证公司的合法权益。5.3合同管理5.3.1采购管理部负责公司与供方签订的采购合同的管理工作，包括合同的起草、审批、签订、履行和结算等环节。5.3.2合同起草应根据采购需求和公司的要求，制定合同模板和条款，并根据实际情况进行修改和完善。5.3.3合同审批应按照公司的授权和程序进行，确保合同的合法性和有效性。5.3.4合同履行和结算应按照合同的约定和公司的规定进行，确保合同的履行和结算的公正、公平、公开。3.1采购方式当单项合同估算价不足50万元时，公司采用询价采购方式，直接与多家合格供方比价议标。3.2采购方式当单项合同估算价在50万元及以上时，公司将按照国家和公司的有关招（竞）标的相关规定组织开展竞标活动的采购方式，包括竞标采购、委托招标采购、连续供方。3.3采购方式在特定条件下，公司采用直接采购方法，不进行竞争，与供方直接进行合同谈判，签订合同。4.职责4.1采购管理部负责公司筹建阶段物资和服务的采购工作，以及公司物资的竞标采购组织工作。此外，该部门还制定采购计划，执行采购作业，并负责组织实施对供方的评价、选择工作，以及合格供方的资质初审、调查、绩效考核、重新评价以及合格供方资料的归档工作。4.2计划合同部负责提出物资采购的进度要求及实施方案并监督执行。此外，该部门还负责采购合同商务条款的审查和风险控制，以及所有咨询、设计服务类采购的验证。该部门参加竞标方案的评审和采购合同评审，同时也参加对供方的评价、选择工作。4.3工程管理部负责提出基建招标未包括物资的采购申请计划，以及所有物资的进货验证及采购设备的监督检验工作。该部门还参与供方进行选择、评价和重新评价。4.4综合管理部负责办公工具、用品、及耗材的采购工作。该部门编制办公器材采购计划，并实施采购。该部门还负责组织对办公器材供方进行选择、评价和重新评价，并报采购管理部汇总备案。5.工作程序5.1供方评价、选择和重新评价公司对所有供方都要进行供方的评价、选择和重新评价，公司编制的《合格供方评价准则》作为各类供方选择、评价和重新评价的依据。合格供方评价的分级和范围按照《供方评定准则》规定执行。在评价供方时，公司应根据采购标的物的特性、对工程项目/最终产品的影响程度、采购合同的价格等要素确定对采购标的物的分类。同时，公司还应考虑供方的业绩和信誉程度，如大型国企、国外知名企业、品牌企业、有过良好合作经历的企业、对我方供货业绩良好等都应作为评价条件。采购管理部应根据采购需求和《供方评定准则》审查和评价供方，并根据所需服务的不同类型填报各类审批表，如设备材料类《供方资格调查审批表》、设计类供方《供方资格调查审批表》、建安类供方《供方资格调查审批表》、咨询服务类《供方资格调查审批表》。必要时，采购管理部组织相关部门和人员对重要供方的现场进行考察，以确保供方资质和能力符合公司要求。根据供方评价结果，采购管理部确定合格供方名单，并将其资料归档备案。5.2采购计划编制和执行采购管理部应根据公司的发展需求和经营计划，编制年度采购计划和月度采购计划，并及时向计划合同部报送，经审核后执行。采购计划的编制应考虑到市场情况、供需状况、技术进步和经济效益等因素，确保采购计划的合理性和可行性。采购计划的执行应按照采购计划的要求，严格执行采购程序，确保采购过程的公开、公正、公平，保证公司的合法权益。5.3合同管理采购管理部负责公司与供方签订的采购合同的管理工作，包括合同的起草、审批、签订、履行和结算等环节。合同起草应根据采购需求和公司的要求，制定合同模板和条款，并根据实际情况进行修改和完善。合同审批应按照公司的授权和程序进行，确保合同的合法性和有效性。合同履行和结算应按照合同的约定和公司的规定进行，确保合同的履行和结算的公正、公平、公开。5.1供方评价为了确保采购过程中的质量和安全，公司对供方进行了严格的评价。评价主要考察供方的设计能力、质量保证能力、生产能力和安全等方面，并指定专人编制考察报告。采购管理部根据不同类型的《供方资格调查审批表》，按程序审查核实，经分管副总（必要时报总经理）批准合格的供方列入《公司合格供方名录》。同时，负责更新《公司合格供方目录》，并及时发布相关部门。按照《合格供方评价准则》要求进行合格供方重新评价，包括在合同质保期内发生质量问题时对供方进行补充评价。每二年，采购管理部负责组织公司合格供方重新评价工作，对合格供方进行绩效综合评定，剔除评价差，不能满足的供方，按照评价结果，合格的填写《公司合格供方重新评价推荐审批表》；供方评价不合格的填写《取消公司供方资格建议审批表》。采购管理部保存供方评价资料，及时更新公司合格供方名单。5.2入围供方的选择采购合同在10万元以上的，供方原则上应在公司合格供方名录中选取。单项合同总价不足人民币10万元的采购合同，也尽量在公司合格供方名录中选取。无法选取的，由采购管理部负责进行合格供方审查和评价，经评定合格后补入公司合格供方名单。选择投标分供方应优先考虑长期合作及规模采购厂家。国内产品，禁止与代理商、办事处签合同。特殊情况，须经分管副总经理批准。5.3采购信息计划合同部依据项目的可研报告、设计院的初步设计文件、项目的预算报告等资料，编制项目分步采购方案。召集有关专家、部门专题讨论后，经总经理审批，提供给采购管理部。采购管理部采购人员负责编制采购合同，编写采购合同时应参照《采购合同范本》。采购合同应包括表述采购产品的足够信息。采购信息应包括，可使公司降低采购风险和采购成本的所有信息，具体有：供方信息、采购合同信息、招标竞标信息、背景资料等。采购部门应向多家供应商询价，比较价格、质量、交货期等因素，选择最合适的供应商。在询价采购过程中，应注意保护商业机密和保护供应商的知识产权。5.5.2竞标采购采购部门应向多家符合条件的供应商发出竞标邀请书，供应商应按照要求提交竞标文件，采购部门应按照要求评审竞标文件，选择最合适的供应商。在竞标采购过程中，应注意保护商业机密和保护供应商的知识产权。5.5.3现场零星及应急采购现场零星及应急采购是指在采购计划外、紧急需要物资的情况下，采购部门应立即采取行动，通过询价或竞价等方式寻找合适的供应商，确保及时满足生产和经营需要。5.6供应商管理5.6.1供应商评价采购部门应对供应商进行评价，评价内容包括供应商的质量、交货期、售后服务、价格、信誉度等方面，评价结果应作为选择供应商的依据，并不断更新和完善评价体系。5.6.2供应商开发采购部门应积极开发新的供应商资源，通过对潜在供应商的调查和评估，确定可靠的供应商，并与其建立长期合作关系。5.6.3供应商合作采购部门应与供应商建立良好的合作关系，加强沟通与协调，共同解决采购过程中的问题，提高供应链的效率和稳定性。同时，采购部门应对供应商的合作情况进行评价和监督，确保供应商的质量和服务水平得到保证。合格的将被直接淘汰。商务部分则按照报价从低到高排序，最终选定最低价中标者。c)对于采用综合评分法评标的竞标文件，技术部分和商务部分分别进行评审，并按照一定比例进行加权，最终得分高者中标。d)评标结果应在规定时间内公布，同时应及时通知中标供方，签订合同并实施采购。e)在评标过程中，应保持公平、公正、透明，遵守相关法律法规，严格遵守保密规定，确保竞标过程的合法性和公正性。在清时，投标人需要进行技术澄清。对于采用打分法和复合标底法评标的竞标文件，技术组和商务组分别打分。采购人员对投标书商务条款进行审查，并根据技术澄清要求进行商务澄清。第一轮澄清后，不能满足技术要求的投标商直接废标。其余投标商再进行二次澄清报价。所有价格澄清完以后，由采购人员汇总评标结果。采用最低价中标法评标的，最低价投标人为第一中标人；采用打分法和复合标底法评标的，得分最高的投标人为第一中标人。在没有经过商务及技术澄清前，一般不允许直接废标。为了体现公平、公正的原则，二次报价必须给所有投标人平等的机会，严禁只给部分投标人澄清和二次报价的机会。采购管理部组织计划合同部的有关人员和评标技术专家，必要时工程部、综合管理部财务人员参加，与分包方进行合同谈判。合同双方须充分明确合同价格、商务条款和技术要求、质量要求、安全要求等。重大合同谈判应有书面记录并经双方代表小签确认。在合同评审或批准过程中有需要谈判落实的问题，物资采购部应有书面反馈意见。竞标结果，由采购人员根据竞标情况提供详细的评标报告，并组织相关人员召开定标会。经竞标领导小组批准后，方可进行合同谈判和签订工作。采购合同评审前，相关技术人员需完成技术协议的签订工作，并将技术协议提交采购人员。采购合同评审前由采购人员填写《采购合同评审登记表》，并提交拟签订的合同文本及相关资料。要求提交的相关资料为：询价采购的应附上《询价采购评审表》及投标厂家的报价文件；竞标采购的应附上《竞标方案评审表》、《评标结果审批表》及投标厂家的报价文件、评标报告；直接采购的应附上《直接采购申请表》及比价厂家的报价文件。《采购合同评审登记表》经采购员、采购实施部门经理、主管副总批准后合同用章。竞标采购合同金额在50万元以上的采购合同须经总经理批准后方可用章。采购合同文本需经双方被授权代表逐页小签确认。合同商务部分由采购人员逐页小签，技术部分由技术人员大签，并逐页小签。合同大签由总经理或其授权人进行。采购合同文本应采用公司合同范本，特殊原因不能采用的应说明理由。在合同增补、减少和结算方面，应遵循相关规定。5.13.4《取消公司供方资格建议审批表》建议取消公司的供方资格，需要填写此审批表。表格中包括供应商的名称、联系信息、业务类型、销售额等信息。此表格需要经过综合管理部门的批准。5.13.5《项目分包采购计划表》项目分包采购计划表是建设项目中必不可少的一部分。此表格包括采购计划、临时性物资采购申请、询价或招标等信息。计划管理部门、采购管理部门和工程管理部门都需要参与填写和审核此表格。5.13.6《询价采购评审表》询价采购评审表是采购流程中的一个重要环节。此表格包括竞标方案、开标记录等信息。在采购过程中，需要进行评审并确定最终的供应商。5.13.7《直接采购申请表》直接采购申请表是指在没有竞争对手的情况下直接选择供应商进行采购的表格。此表格包括采购产品的名称、数量、价格等信息。需要经过综合管理部门的批准。5.13.8《采购合同评审登记表》采购合同评审登记表是指在确定供应商后，需要对合同进行评审和登记的表格。此表格包括合同文本、产品监督等信息。需要经过综合管理部门的批准。5.13.9《采购合同更改评审表》采购合同更改评审表是指在采购合同签订后，需要对合同进行更改的情况下填写的表格。此表格包括更改内容、原因等信息。需要经过综合管理部门的批准。采购流程图采购流程图包括筹建处主任、计划管理部门、采购管理部门、工程管理部门等多个部门的参与。此流程图包括编制分步采购方案、编制采购计划、询价或招标、实施采购、合同评审等环节。供方资格调查审批表供方资格调查审批表是在采购过程中对供应商进行资格调查的表格。此表格包括营业执照、质量管理体系认证证书、产品样本等信息。需要填写供应商的主要产品或主要业务、意向采购产品或分承包内容等信息。调查结论需要经过调查人的审核和签字确认。近三年重大经济纠纷和质量安全环境责任事故需要在表格中说明。供方资格调查审批表（设计类）编号：被调查单位：调查人：调查时间：调查方式：单位通讯地址：单位联系电话：单位邮编：联系人及部门职务：企业类型：成立日期：职工人数：其中注册设计人员：教授级高工：高级工程师：工程师：主要业务范围：有效期年检日期：近三年重大经济纠纷：□有□无近三年重大质量安全环境责任事故：□有□无如有，请附情况说明。主要服务行业：意向分承包内容：主要技术参数：主要设计手段及能力：主要设计人员：资料名称：营业执照：组织机构代码证：质量管理体系认证证书：环境管理体系职业健康安全管理体系认证证书：设计资质证书：相关许可证：质量管理体系认证证书复印件：安全业绩：环境管理体系、职业健康安全管理体系认证证书复印件：企业简介。意向分承包内容，本次合同额：采用标准：完成时间：年设计能力：正常完成期：调查结论：调查人/日期：技术管理部/日期：质量安全部/日期：采购实施部门/日期：主管副主任/日期：公司总经理（签字）/日期：供方资格调查审批表（建安类）编号：被调查单位：调查人：调查时间：调查方式：单位通讯地址：单位联系电话：单位邮编：联系人及部门职务：企业类型：成立日期：职工人数：其中注册建造师：专职持证安全人员：专职质检人员：技术工人：主要业务范围：有效期年检日期：近三年重大经济纠纷：□有□无近三年重大质量安全环境责任事故：□有□无如有，请附情况说明。主要服务行业