进出口业务管理制度3篇

进出口业务管理制度3篇【第1篇】进出口业务管理制度

1、目的

为了明确进出口业务的程序,规范进出口业务操作,促使进出口业务的顺利开展和有序进行,特制定本制度。

2、范围

适用于本公司进出口业务操作所涉及的程序。

3、一般贸易进出口业务、内销业务及日常工作流程

一、出口业务

1、根据生产部预计落货信息及客人要求货期,订舱。留意客人停靠港口不一样(纽约港/洛杉矶等)停靠港口不一样,需分卸货港订舱!

jp客有关订舱货柜柜型基本要求为:

1*20gp22-27方

1*40gp52-57方

1*40hq62-67方

1*45hq72-78方

注意事项:客号,款号,货物描述,纸箱尺寸等。有关货物描述,详情参阅revisionfordescription不补毛接受溢短装范围内短缺,联系仓库出入库单)

4.交接发票需注意:购销发票,入库单,税单,税款报告,报关报检等手续发票,报关报检费用报告。交接财务发票请依据财务规定,登记发票。

三、jpa出口单,内销单操作

(一)jpa出口单操作

1.富川江出货装箱单,货到厂后,通知仓库验货,验收ok后发货至kw。

2.kw报关部李弘乐负责报关出口。报关ok后,将报关单及装箱单发生产部,营业部,仓库通知办理入库出库手续。报关单需kw报关部李弘乐314)提供,装箱单需kw生产部王婷616)提供。

3.制作香港进口资料:合同,出口落货发票发香港船务部报关部同事,用于香港清关,请注意一份报关单对应一份资料(香港单/澳门单/台湾单)。

注意事项:整套报关资料:发票,合同,装箱单,载货清单,报关单(联系李弘乐)请注意报关资料中的发票,合同,装箱单与出口落货发票,香港签订购销合同不一样,两个概念,两个性质,不可混淆。当月出口,当月办理入库出库手续,当月开票,不可个月。每出口一批请及时更新出口台帐。

(二)jpa内销单

1.富川江出货装箱单,货到厂后,通知仓库验货,验收ok后发货。jpa内销单都是接香港电邮指示,走顺丰速递到货仓。

2.jpa内销单进仓资料为装箱单,箱封标示各两份,一份交货仓,一份签字盖章带回。顺丰速递面单需标明回单签收,并当面交代顺丰收件员,务必签单带回。

3.有关速递费需当面仔细算清,长*宽*高/6000得计算单价,*10得运费+5元回单费,此为上海仓顺丰速递费计算,广州仓另算。

4.进仓顺丰面单拍照传香港,面单上需标明件数,送货日期及价格。

5.相关签收回单收到后,复印一份留底,正本件寄香港同事,用于结算。

6.开具增值税发票。

(1)根据香港船务部同事katty(00852-)电邮,经jpa客户确认进仓编号的装箱单发生产部,营业部,仓库,要求办理入库出库手续,规定入库出库时间,入库在前出库在后,当月开票当月出库,不可隔月。

(2)根据合同单价,装箱单一一对应开具开票申请单,请务必注意一份合同对应一批号一装箱单,开票时注意合同编号要标注在备注栏,规格型号严格按照合同上所签订的规格型号(女士套装/男士套装/针织裙等),单价要区分含税单价或不含税单价,价格万不可错。出库单号需一一标注在开票申请单上。

(3)开票申请单,合同,装箱单及仓库出库单一并交接财务,财务开具增值税发票后,发票联,退税联两联复印一份留底,正本件顺丰快递香港同事,并将顺丰快递单号,发票号码一一电邮香港同事。

注意事项:jpa客对开具增值税发票要严格要求,品名,规格型号,合同号需一一标明不可错。注意仓库出库单,购货单位为:上海睿盈贸易有限公司,一定要注意不是香港肇丰针织有限公司。签收回单,vat发票需全部寄香港同事用于结算。增值税发票财务开具后,需第一时间用顺丰速递快递给香港,不可拖延。每走一批货,及时更新台帐汇总。

(三)jpa单合同签订

根据香港同事raymond(00852-)电邮有关合同单价,与富春江浙江桐庐富霖公司/康宁公司签订合同。注意合同号自行编号,如tf-fu(富春江)tf-kang(康宁)以此类推,合同号不可重复。有关合同内容请根据生产单来完善:生产单号,款号,货号,货物描述,重量,针数,原料,销货条件,价格,交货日期。一式两份发富春江,一并抄送香港有关同事(船务部betty,raymond,katty,营业部judy,jayl,财务部anna,stephen),对方签字盖章回传寄出,收到后申请用印申请交领导审批,签字盖章复印一份留底,正本件一份交接财务,一份顺丰速递富春江/康宁,并电邮告知具体顺丰快递单号。

四、tf代kw加工开具增值税发票

1、有关tf代kw代加工,需开具含17%增值税发票。根据生产单号,完成工序,泰丰发货数量,港惠收货数量,海关备案数量,香港集团确认生产单价,开具开票申请单。请注意单价,香港给出单价为一打含税单价,请/12折算为1件含税单价。

2、并电邮通知将确认开票数,生产单号两栏发生产部,营业部,仓库办理入库出库手续。入库在前出库在后,当月开票当月出库,不可隔月。

3、通知仓库出出库单,签字并带回白联,请注意出库单容易出错地方:购货单位为惠东县港惠针织有限公司,不是香港肇丰针织有限公司。请根据开票申请单按照顺序一一对应出库单,并将出库单号标注在开票申请单上。

4、开票申请单,出库单,香港电邮有关单价一并交接财务,财务开具增值税发票,发票联,退税联复印一份留底,正本件寄港惠针织有限公司财务部黄国英318)收,并将顺丰速递单号,发票号码电邮给对方,告知对方注意查收。

注意事项:香港确认单价为每打单价,开票申请时注意折算为每件单价。电邮通知生产部,营业部,仓库办理入库出库手续只需列明生产单号及最终确认开票数,其他一并删除。出库单购货单位为:惠东县港惠针织有限公司。

五、kw等外发厂代tf加工:

kw,新源通,南方等外发厂代tf加工,需tf签订合同,确定单价,确定加工工序。请注意代加工工序不一样,单价不一样。代加工单价由香港确定,生产单号及加工数量等信息需与我司生产部核对,生产部核对无误后,告知财务部。最终再与出口数量比对,差数标记出来。请注意:此单价为每打单价。合同签订后,第一时间发香港集团。

六、玛莎单操作流程:

1、根据po单截仓期追生产进度,告知kw及tf生产部此单截仓期,最迟落货期。

2、安排进仓。货物ok后,电邮通知生产部,营业部,仓库等入库出库,安排进仓。po单截仓期为死期,货物进仓日期必须在截仓期之前,故最终落货日期须至少提前两天,最晚截仓期前一天发货,不得推迟。否则客仓收到货后,签收回单上显示签收日期晚于截仓期会扣款。

3、截仓文件包括hangingpackinglist,deliverynote-m若不接受,要求对方补毛(香港电邮指示)。

3、进口短缺毛料补毛来毛与之前短缺毛料不符

处理方法:实际补毛与之前短缺毛料不符,色号/缸号/支数/数量等不符,需将之前短缺毛料所补打入库单部分做红字退库冲账抵消,再将实际补毛录入至收料通知。多余毛料(不需付款)入虚仓,(需付款)入实仓。请注意区分对方缸号/色号与我司缸号/色号,一一对比并换至我司毛料资料入仓。

4、出口旺季货柜紧缺

处理方法:旺季货柜紧缺,请提前五天预约车队提柜,若个堆场货柜紧缺严重,立即联系船代wwll要求指定货柜,拿到指定密码后立即交车队提柜。自己也可联系上海各堆场箱管,随时联系货柜动向。实在搞不定,请车队帮忙到堆场预留货柜,此操作会产生异常费用,不到万不得已不可操作,须向领导请示。

5、出口来柜有漏洞,有异味,有脏迹

处理方法:货柜到厂后,请第一时间检查货柜是否干净、干燥、无异味、无污迹、无破洞,若出现以上情况,立即联系报关行要求换柜。若时间赶不及,先简单清扫下,确保不会污染我司货物的情况下,先装货柜,到场站再倒柜。倒柜后的箱号,封号要第一时间更改,并提供给船公司,报关行,所涉及的所有资料必须重新更改正确资料。

6、出口报关出错

处理方法:若发现报关行没有严格按照我司所出报关单报关,导致报关资料有误,影响我司收汇,请要求报关行删单重报。若船期赶不及,要求报关行承担一切损失。联系香港此次先按照此笔已报关价格结算,所损失的部分留置下次增减。

请注意:所有进口付汇必须按照报关单上面金额付汇,出口收汇必须按照报关单上面金额收汇。

【第2篇】进出口业务单证档案管理制度

1、目的

为了规范进出口业务单证的存档管理,符合《中华人民共和国海关法》、《中华人民共和国海关稽查条例》等有关法律法规的规定。

2范围

适用于本公司进出口业务单证档案管理

3存档项目

3.1一般贸易项下进出口业务单证的管理

3.1.1存档内容:进出口报关资料(包括进出口合同、进出口发票、进出口装箱单、进出口报关单、海关放行通知书);进出口船务资料(包括订舱单、装柜单、提单、设备交接单、落货明细单、排柜单)。

3.1.2按合同号顺序制作进出口合同台帐以及进出口明细

4、工作制度

4.1每一项业务操作完毕,操作员必须一周内整理留档资料进行存档;

4.2月末由部门内档案管理人员进行检查,检查留档是否按规定操作;

4.3进出口业务操作以季度为时间段。由部门主管进行抽查留档资料是否合格;

4.4每一年度一次将当年产生的全部留档资料整理好并有序存放;

4.5留档工作作为业务操作部门业绩考核一项内容;

4.6保管人员因工作调动,需作好书面工作交接;

4.7根据《中华人民共和国海关稽查条例》规定,进出口业务及与之直接关系产生的资料,一般贸易应自办结海关手续后保存三年,加工贸易应自办结海关核销手续后保存三年,减免税设备应自办结海关解除监管(监管期:生产设备为五年)手续后保存三年。

4.8查阅档案,必须经档案管理负责人批准。

4.9档案销毁,必须经档案管理负责人上一级领导批准。

5本制度未尽事宜,在工作中不断补充完善。

【第3篇】公司财务管理制度“进出口业务财务管理规定”

某公司财务管理制度之“进出口业务财务管理规定”

第一章总则

第一条为适应中国11发展总公司高速发展的要求,加强进出口业务管理,明确责权,确保贸易项目质量,建立规范化、科学化的管理模式,根据国家有关规定并结合11总公司实际经营情况,特制定本规定。

第二条本规定的重点是从财务管理与资源控制的角度出发,涉及法规的问题,请参照(中国11发展总公司合同管理规定)执行。

第三条本规定适用于11系统所有从事进出口业务的商品流通企业。

第二章出口业务

第四条出口项目报审时,业务人员需向财务部门提供下列资料。

1、《合同审批表)(见附表一);

2、出口合同及国内购销合同或委托代理出口协议样本:

3、《自营出口商品换汇成本预算单》(见附表二);

4、如出口商品属于国家计划配额内商品,还需提供出口商品许可证正本,招标项目需提供出口中标书。

第五条财务主管人员根据上述资料有权审核以下内容:

1、复核《自营出口商品换汇成本预算单》,对项目预期的总体盈利情况进行审核;

2、项目在运行过程中是否有违反国家财经纪律(如海关、税务、外管局等部门的有关规定)和公司有关财务制度的可能;

3、对于代理出口业务是否存在承担销售盈亏,垫付商品资金及担负基本费用的情况;

4、对收付款方式的选择是否合理、安全,经营资金是否有保障。

在上述审核过程中,财务主管人员对项目的某些具体情况持有异议时,项目执行人须详细说明情况,对有严重违反国家财经纪律或公司财务制度,以致于项目不具备操作的条件时,财务主管人员可在《合同审批表)中签署否定意见。

第六条对于自营出口项目,业务人员应在支付国内商品采购货款前5一10天与财务人员联系,以便财务人员及时安排资金。办理付款手续时,业务人员应填制(进出口贸《进出口贸易项目付款申请表》(见附表三),并报请本部门负责人、财务负责人。公司负责人签审,并附加盖“法规审核专用章”的有关合同或协议书副本,财务人员依此办理忖款手续。付款后业务人员应在10个工作日内将发票交财务部门。对于增值税发票,财务人员应逐项认真审核。对不符合要求的发票,业务人员有责任重新向客户索取。

第七条在做农副产品收购业务时,不准直接向农民收购。所购货物装上运输工具取得运输部门凭证后,方可支付不超过货款20%的预付款,货物运至出口装运港经商检部门检验合格后,方可支付余款。如发现不符合出口商品规格和质量等问题,应拒绝收购和付款,并及时向对方提出有效异议,如已凭托收方式付款的,应及时予以追回。

第八条关于127特户的使用方法的规定:在商品采购业务中,原则上不采用汇票自带(即127特户)方式,如确因业务需要,经总公司分管领导批准,可由业务人员和财员共同携带外出,相互监督使用。业务人员负责货物采购及订立合同,财务人员负责掌握汇标及讨款,货物余额超过10万(含)元人民币的,合同签订步须上报购批准,派出的财务人员须见到公司分管领导签字同意付款的书面传真后方可付款,特殊地区无法使用传真的,由公司领导口头通知派出的财务人员,回京后补办书面手续。

第九条在买方开出信用证后,业务人员应立即通知财务人员到通知银行查收,财务人员视资金状况采取相应融资措施,需要信用证打包贷款的项目,财务人员应及时与银行联系,争取贷款早日到位。

第十条在出口货物装船发运后,业务人员应在1一2个工作日内按照信用证或有关出口合同的要求制妥全套结汇单据,并填制汇票(见附表团),业务人员应配合财务人员做好审单工作,尽早向银行交单收汇、结汇。

第十一条对核销单的管理

报关之前,业务人员需从财务部门领取(出口收汇核销单),同时在(核销单领用登记薄)上签字。注明申领份数。合同号、商品名称、申报金额。报关后业务人员应立即将核销单退还财务部门。对不及时退还累计达5份以上核销单的业务人员,在下一次领取核销单时,财务人员有权拒发,同时,财务部门有权视情节轻重提请人事部门扣发相应工资。

第十二条财务人员到外汇管理局办理核销手续时,应备好下述资料正本。

1、盖有海关验讫章的核销单;

2、报关单:

3、银行结汇水单(盖有“供核销专用”字样的已在外管局备案的结汇水单);

4、外贸发票。

上述单据之间要求单位数量一致,金额相符。

第十三条财务人员在办理出口退税时,应及时备好全套资料如下。

1、出口退税申请表:

2、增值税发票并附税收(出口货物专用)缴款书;

3、在外管局已核销的核销单;

4、报关单;

5、外贸发票;

6、收入成本作销帐复印件。

上报税务局后,财务人员还应积极配合税务局做好函证调查工作,尽早收回退税款。

第十四条代理出口业务中,在完成银行结汇,外管局核销工作之后,财务人员应持上述资料到税务局办理出口退税转移单,并交委托方在当地退税。对于委托方坚持在我公司办理退税的,我公司本着不垫付税款的原则执行。

第三章进口业务

第十五条进口项目报审时,业务执行人需向财务部门提供下列资料:

1、《合同审批表》;

2、进口合同及国内购销合同或委托代理进口协议样本;

3、《自营进口商品盈亏预算单》(见附表五);

4、如进口商品属于国家控制性商品,还需提供进口商品许可证正本或机电设备进口证明或进口商品登记证明。

第十六条财务主管人员根据上述资料有权审核以下内容:

1、复核《自营进口商品盈亏预算单》,对项目预期的总体盈利情况进行审核;

2、项目在运行过程中是否有违反国家财经纪律(如海关、税务、外管局等部门的有关规定)和公司有关财务制度的可能;

3、对于代理进口业务是否存在承担销售盈亏,垫付商品资金及担负基本费用的情况;

4、对收付款方式的选择是否合理、安全,项目资金是否有保障。

5、如对内为远期收款方式的,除有长期业务关系的客户经特批外,一般不宜采用。

第十七条对于需开立信用证的进口业务,业务人员须提前三天向财务部门提交公司内部的(信用证开立申请书调见附表六),并报请业务部门负责人。财务负责人以及公司负责人签审后,再向财务人员提供下列资料:

1、盖有《法规审核专用章》的进口合同,国内购销合同或委托代理进口协议正本一套。

2、银行开证申请书;

3、如属国家控制性商品、还需提供进口商品许可证或机电设备进口证明或进口商品登记证明等文件正本。

第十八条财务人员在备齐上述开证所需资料审核无误后,尽快提交银行,并按与银行事先约定的保证金比例将款转入银行保证金帐户。信用证开出后,财务人员应及时取回信用证副本并交业务人员共同核对。

第十九条开出的信用证需修改时,业务人员应及时向财务部门提出书面改证申请并附详细内容,重要内容的修改还需业务部门负责人的签字。财务人员审核无误后加盖财务章送交银行通知改证,并及时查收改证回单。

第二十条财务人员应根据信用证条款或进口合同中规定的议付单据仔细核查单证是否相符,以及各个单据之间是否相符,如若发现单单之间、单证之间有不一致之处,应及时通知付款银行,停止对出口商付款。

第二十一条在对外议付时,业务人员应提前5一10天与财务人员联系,以便财务人员合理安排资金;经审核无误可以对外付款的合同,业务人员填制《进出口贸易项目付款申请表》,并报请业务部门负责人、财务部门负责人、公司负责人(l/c方式除外)签审后交财务人员办理付款手续,并配合财务人员备齐向银行购汇所需的资料。

第二十二条财务人员在见到《进出口贸易项目付款申请表》后,填制忖款单据,向银行提交下述资料:

1、购汇申请书;

2、贸易进口付汇核销单;

3、报关单;

4、进口合同,国内购销合同或委托代理进口协议正本;

5、如属国家控制性商品,还需提供进口商品许可证或机电产品进口证明或进口商品登记证明等文件。

议付后,财务人员应及时取回购汇单据及核销单并通知业务人员购汇成本。

第二十三条代理进口业务对外议付时,如果公司尚未收到委托方应付的货款,在l/c付款方式下,业务人员负有责任将公司所垫货款及加收的利息在限期内向委托方追回,在其他付款方式下,财务人员有权延迟或拒绝忖款。

第二十四条未经财务人员审核过的合同,或不能提供加盖“法规审核专用章”的合同,或无法提供银行购汇所需单据的项目,财务人员有权拒绝付款。

第二十五条进口商品在国内销售时,财务人员根据《购销合同)中的规定及时与业务人员联系催收货款,货款收回后方可开具增值税发票。

第四章附则

第二十六条本规定由总公司财务本部门负责解释。

附表一:

经贸合同审批表

送审单位:

送审日期:

合同名称:

合同编号:

合同对方名称:

资信等级:

□是□否需要政府准许性文件

□是□否利用总公司信用

承办人员对该业务的说明,(包括:1、国内外市场对同样货物的报价情况2、业务难点及风险3、风险防范措施)

承办人:

送审单位负责人对承办人员所作说明的确认意见:

签字:

财务人员审核意见:

签字:

计划部审核意见:

签字:

法规人员审核意见:

审核人签字并盖法规审核章:

主管副总经理意见:

签字:

特批程序

经贸业务论证小组意见:

组织人签字:

总公司领导特批意见:

主管副总经理签字:总经理签字:

附表二:

自营出口商品换汇成本预算单

申请部门:年月日

合同号

交货日期

交货地点

商品名称

价格条件

支付方式

规格数量

出口销售收入原币金额

折合美元金额

预计换汇成本核算

出口销售净收入(美元)

出口采购总成本(人民币)

换汇成本及盈亏情况

出口销售收入

进货成本

外汇调剂价:

换汇成本

盈亏点

总盈亏:

减:国外费用

预计有关费用

其中:佣金

其中:利息

运费

保险费

减:退税

出口销售净收入

出口销售总成本

说明:

项目执行人:部门经理:财务主管:

附表三:

进出口贸易项目付款申请书

申请部门:年月日

经办人

付款日期

付款金额

合同号

商品名称

业务方式

出口

进口

自营

代理

自营

代理

付款方式

信用证(no:)

托收

汇况

转帐

收款单位

收款银行

帐号

付款用途说明

附注:外贸合同购销合同代理协议许可证机电证明进口证明外贸发票

报关单代理协议核销单

部门经理

财务部经理签署

副总经理批示

总经理批示