管理程序文件-QA01008合同管理办法

合同管理办法1.目的、定义和适用范围1.1为规范公司运营行为，减少买卖风险，根据《中华人民共和国合同法》和相关法律法规，公司章程和公司的规定，特制定本管理办法。1.2本办法所称合同是指公司本部及各子公司与其它自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权益义务关系的合同或协议。劳动合同、采购办公用品合同除外。本办法适用于合同的订立，实行，纠纷处理，合同公用章的运用等合同行为的管理。2.职责2.1资产管理部是公司合同管理的职能部门，次要职责是：2.1.1制定和审核公司合同管理的相关制度。2.1.2监督检查公司合同的签署、实行和管理状况。2.1.3担任公司本部授权委托书、格式合同文本的制定、颁发和管理。2.1.4参与严重和法律关系复杂的合同的会谈和条款审定。2.1.5担任公司合同法律纠纷处理和仲裁、诉讼等法律事务。2.2各事业部、海外事业部、贸易部门、子公司设专（兼）职合同管理人员，次要职责是：2.2.1本单位合同订立、实行、登记、统计管理等。2002年6月17日发布 2002年6月28日实施2.2.2本单位授权委托书的恳求和管理。2.2.3与资产管理部的联络工作。3.合同管理流程3.1合同订立管理3.1.1除公司法定代表人外，凡代表公司对外签署合同的人员必须凭法人授权委托证书并在其授权范围内签约。具体办法见《法人授权委托管理办法》（QA01005）。3.1.2签署合同前，业务经办人应审查合同对方单位的运营资历。审查事项包括：3.1.2.1对方能否为独立法人；如为法人的分支机构，能否具备独立签约的才能。3.1.2.2能否具备相应的特许运营范围，如进出口、废钢、煤炭、成品油等。3.1.2.3营业执照能否为当期有效件、对方提供的称号与营业执照上核定的能否分歧等。3.1.3签署内贸合同前，业务经办人应审查对方签约人的资历：3.1.3.1审查内容包括：能否为法定代表人（如合同对方为个人则能否为本人），或能否有有效授权委托证明（如法人授权委托证书、委托函、引见信等）。3.1.3.2授权委托证明应妥善留存。3.1.3.3对方签约人没有授权委托证明的，除非我方有充分理由以为其有权签约，否则不能赞同由其签约。3.1.4业务经办人应审查对方的履约才能和履约信誉,若对方为资信状况良好的非新客户可不作审查。3.1.4.1合同应与经评审能满足需求的客户/合格分承包方签署，并查阅与其以往的买卖记录作为参考。3.1.4.2必要时应要求对方出示近期财务报表，并向运营财务部恳求对其资信状况进行调查。3.1.5如某一合同对方在买卖中有欺诈、故意隐瞒重要理想或提供虚伪状况等违犯诚实信誉的行为和转移财产、拒不偿还等恶意逃避债务的行为，并给我方形成较大损失，贸易部门和子公司应及时向运营财务部汇报，由运营财务部下发告诉将其列入禁止买卖的名单。在禁止期内，各贸易部门和子公司未经运营财务部赞同，不得与其有业务往来。3.1.6合同签约权限合同的签署必须严厉按照《买卖职责权限》（QA01002）的规定办理拟签及会签手续。各子公司参照制定买卖职责权限，按照其规定执行。3.1.7合同方式公司一切合同一概采用书面方式，包括合同书、往来传真和函件等。普通状况下，均应采用合同书方式。合同内容必须明白，且当事人之间的意思表示应真实分歧。3.1.8合同文本3.1.8.1公司合同准绳上采用资产管理部制定的各类合同范本并归入计算机系统。贸易部门可根据业务需求决定对合同范本作修正、采用对方合同文本或重新拟订合同文本，属于这种状况的，贸易部门应比照公司合同范本及有关法律法规对合同条款作详细审查，并经各事业部总裁或其授权部门担任人审批后方可作为签约文本。此类合同内容可根据实践状况作相应调整；普通应详细商定当事人称号（姓名）和住所、标的、数量、质量、价款或报酬、实行期限、地点和方式、违约责任、处理争议的方法、适用法律等条款，并注明签约日期和地点。3.1.8.2公司一切合同除由签约人签字外，具体执行的业务人员也应在合同文本上签字，便于公司外部办理结算、进出口等手续。3.1.9支付方式各贸易部门担任人在其权限内有权决定采用对公司有利的合同支付方式，必要时，应由运营财务部确认。3.1.10合同担保对于向买卖对方提供信誉性质的支付或发货方式，必要时应采取担保措施以防备资金风险。以抵押、质押、第三人提供保证作为担保的，有关担保协议和手续应经资产管理部审核。3.1.11合同成立及失效3.1.11.1公司合同普通应单方签字并盖章。进出口合同、合同金额较小并及时结清的，可不要求盖章；由代理人签字的，应恪守本办法第3.1.3的规定。3.1.11.2合同普通于成立时失效。合同成立后有法定条件（如房产买卖合同，房地产、车辆、企业设备及动产抵押合同须经登记失效）和商定条件失效的，业务经办人应予以落实。3.2合同实行管理3.2.1业务经办人应对合同实行的各个环节进行跟踪。合同签署后，应严厉按照合同规定实行；如出现特殊状况导致不能实行或不能完全实行时，业务经办人应及时与对方协商，并按本办法规定作相应处理。3.2.2业务经办人应对仓储、运输单位实施有效的管理，确保按时、精确发货；对方自行提货时，对方必须出示提货单，提货人身份证明，提货委托授权书等提货单证；发货终了后，业务经办人应保存对方签收凭证及提货单证或要求仓储、运输单位保存并确保其可追溯性。3.2.3合同执行终了后，业务经办人应及时与对方结清一切款项；长期业务往来单位，因索赔、滚动业务等缘由致使单方对欠款数额有争议的，应及时协商、对帐处理。单方应以书面方式确认对帐结果，并留意以下事项：欠款金额如何构成应表述清楚（如货款、利息、违约金等）、包含“单方经仔细对帐，对此结果予以确认”的文字、要求对方签字或盖章、注明签署日期。3.2.4各贸易部门、子公司应指定人员对应收款进行催讨，该人员对催讨结果担任。在诉讼时效到期前6个月时，应以单方对帐并书面确认，或发出催款函并要求对方签收等方式中缀诉讼时效；同时根据其财务状况，在必要时及时采取诉讼等法律手腕。3.2.5合同变更和解除3.2.5.1合同变更根据合同和条款性质适用相关管理文件或本办法的规定。3.2.5.2合同变更须经我方合同原级拟签审批指导赞同；合同变更结果单方应以书面方式确认。3.2.5.3合同变更或解除时，原合同有担保条款或从担保协议的，应事前征得担保人书面赞同。3.2.6公司将债务转让给第三人的，应书面告诉债务人，告诉应要求对方签收或以挂号信方式发出；公司将债务转让给第三人的，应征得债务人书面赞同。3.2.7业务经办人应跟踪合同对方的履约状况，发现下列情形之一的，应及时向指导报告，并酌情采取如下措施：3.2.7.1对方应先实行合同而未实行的，我方可拒绝实行；3.2.7.2我方应先实行的，发现对方已进入破产、解散清算程序，或有转移财产、抽逃资金以逃避债务等行为，已不具备履约才能的，我方经贸易部门、子公司担任人赞同可中止实行，并及时告诉对方要求提供担保。对方在合理期限内未恢复实行才能，或未提供适当担保时，我方可以书面告诉解除合同。3.2.7.3我方应先实行的，发现对方有多次严重违约等丧失商业信誉的情形，或运营状况恶化导致可能丧失履约才能的，我方可依下款规定处理。贸易部门、子公司对能否可中止实行把握不准时，可向资产管理部提出。3.2.7.4我方为债务人，因债务人怠于行使其本身的到期债务，致使其有力向我方偿还时，经协商仍无法处理，我方可行使代位权。代位权行使须经贸易部门、子公司担任人赞同后向法院提起。3.3合同纠纷管理3.3.1合同纠纷经过敌对协商不能处理的，应根据合同条款的商定经过提交仲裁或提起诉讼等法律途径处理。3.3.2公司法律事务归口管理部门为资产管理部。3.4合同公用章管理3.4.1公司本部合同公用章的新增、补办、发放恳求根据“法人授权委托管理办法”（QA01005）的规定办理。各子公司应指定合同公用章的管理部门。3.4.2合同公用章保管人员对要求盖章的合同须作程序审查，包括能否经过符合买卖职责权限的拟签程序、拟签报告与合同内容能否相符，合同内容能否残缺，用章人与签字人能否分歧等。3.5合同信息保管管理流程3.5.1贸易部门、子公司对买卖客户（如经常往来、买卖数额较大等）应建立合同对方档案，包括以下内容：3.5.1.1合同对方的基本状况材料，尤其留意搜集其营业地址、股东单位、帐号等信息。3.5.1.2合同对方的营业执照、进出口企业资历证书、特许运营证明等的复印件。3.5.1.3该合同对方与我方的买卖状况台帐，对有严重违约、拖欠货款、给我方形成损失等状况，必须记录在案。3.5.2业务经办人应按规定妥善、残缺保留合同材料，包括订单、审批材料、合同、内外部流转单据、付款凭证、往来传真信函、合同修正变更记录等。3.6合同检查3.6.1资产管理部有权对各贸易部门、子公司的任何合同进行检查，发现成绩责成该单位进行整改。3.6.2合同检查的具体内容包括：3.6.2.1合同条款能否完备；3.6.2.2合同行为能否符合法律及公司规定；3.6.2.3合同统计归档等管理工作。3.6.3公司根据检查状况，对仔细执行本办法、维护公司合法权益、工作成绩分明的部门和个人予以表扬和奖励；对成绩突出、整改不力的单位，以合同管理违规进行处置。4.合同违规处置4.1合同违规包括4.1.1