2号广东韶关金叶飘香QC小组-减少烟叶种植收购管理表格的数量(7月6)

减少烟叶种植收购合同管理

表格的数量广东韶关·金叶飘香QC小组2015年7月一、概况——团队简介小组名称金叶飘香QC小组成立时间2014.08课题名称减少烟叶种植收购合同管理表格的数量课题类型管理型组长王晓剑活动日期2014.09-2015.04QC教育时间平均45小时/人出勤率100%小组成员8人注册时间2014.08注册编号SYQC-201402

制表人：刘晓辉制表时间：2014年8月20日一、概况——团队简介姓名性别文化程度职务或职称组内分工王晓剑男硕士科长全面负责刘桔女本科副科长记录审核、实施监督陈杰男硕士副科长记录审核、实施监督张敏坚男本科副主任科员课题实施，资料整理郭鸿雁女硕士收购主管课题实施，资料整理文志强男硕士生产主管课题实施，资料整理陈君豪男硕士物资主管课题实施，资料整理刘晓辉女本科收购管理员课题实施，资料整理，活动记录一、概况——团队简介制表人：刘晓辉制表时间：2014年8月20日烟叶种植收购合同指烟草公司与种植烟叶的农户签订的、明确双方权利义务的书面形式合同。重复指两份以上表格中内容交叉。使用主体不明确指业务工作责任主体变更以后（育苗工作的负责主体由烟农育苗变为育苗专业队），对应的相关表格使用主体没有调整。名词解释指某表格一年使用次数低于1次。使用频次低二、选题理由要求现状选题起因烟农对档案签名抱怨较多，2014年度烟农满意度调查中，收回的847份问卷中有53份提出签名多的问题，占6.26%。减少烟叶种植收购合同管理表格的数量管理过程明细表、进度表和汇总表合计多达44份，基层工作人员疲于填写大量档案，强烈建议精简体制改革：南雄市局（分公司）从2014年并入韶关市局（公司）后，存在业务管理表格内容、格式不一致的情况环节计划分解育苗管理调查摸底合同签订监督核查合计现有表格数量（份）43282432100公司要求：精简文档，减少现有文档的1/3二、选题理由PDCA活动计划2014-092014-102014-112014-122015-012015-022015-032015-04P选择课题设定目标目标可行性分析分析原因确定主要原因制订对策D按对策实施C检查效果A制定巩固措施总结和下一步打算活动计划表计划进度：实际进度：三、目标设定烟叶种植收购合同管理表格数量从100份减少到66份以下烟叶种植收购合同表格数量（份）制图人：刘桔制图时间：2014年9月11日四、可行性分析不能完全反映问题现状环节计划分解育苗管理调查摸底合同签订监督核查合计现有表格数量43282432100制表人：刘晓辉制表时间：2014年9月22日掌握现状2014年烟叶种植收购合同管理表格数量统计表四、可行性分析问题项环节小计所占比例累计比例计划分解育苗管理调查摸底合同签订监督核查重复219816236885.00%85.00%使用频率低0500056.25%91.25%使用主体不明确

0300033.75%95.00%其他0004045.00%100.00%合计2278202380100.00%100.00%制表人：郭鸿雁

制表时间：2014年9月23日2014年烟叶种植收购合同管理表格存在问题情况统计表（活动前）2014年烟叶种植收购合同管理表格存在问题构成饼分图制图人：郭鸿雁

制图时间：2014年9月23日寻找症结四、可行性分析寻找症结重复项目及涉及表格数量统计表环节序号工作项目重复项目数量（项）涉及表格数量（份）备注计划分解1县分解计划42

育苗管理2种子需求53

3育苗统计57

4烟苗发放82

5供苗统计52

6烟苗销毁32

摸底调查7摸底明细表52

8摸底统计69含3份育苗进度统计表格合同签订9种植申请83

10申请统计52

11合同签订82

12签订汇总89

监督核查13县公司核查53

14县核查汇总76

15县抽查烟农73

16市公司核查53

17市核查汇总73

18市抽查烟农73

19变更申请52

平

均5.953.58

制表人：郭鸿雁制表时间：2014年9月23日重复项目及涉及表格数量柱形图

制图人：郭鸿雁

制图时间：2014年9月23日四、可行性分析小组能力（1）领导要求降低现有表格的1/3（2）小组成员学历都在本科以上（其中硕士研究生占62.5%）（3）工作年限在6年以上，工作经验丰富四、可行性分析省内优秀的管理企业平均值为64份。横向对比（1）省局（公司）授权

（2）指令性课题，目标明确。

政策支持四、可行性分析小组能力横向对比政策支持目标可以实现分析结果100-68×50%=66五、原因分析烟叶种植收购合同管理重复的表格多同一项工作多表格样式不同工作表格内容交叉市公司表格制订对内容重复方面审查不严各县公司表格样式不一多头管理沟通不畅没有审查标准审查主体不明确未下发记录（表格）清单制表主体不明确表格不符合实际情况管理权限不明确没有沟通渠道市公司未制定统一表格县公司自行改变表格制图人：刘晓辉

制图时间：2014年10月10日原因分析树图六、要因确认序号末端原因确认内容确认方法确认标准确认人计划完成日期1未下发记录（表格）清单市公司是否下发记录(表格)清单给县公司查看文件收发记录市公司下发记录（表格）清单给县公司至少1次郭鸿雁2014.10.202表格不符合实际情况表格是否符合工作实际情况问卷调查现有表格95%以上符合实际情况陈君豪2014.10.203制表主体不明确制表的主体是否明确查看文件规定现有表格80%以上的制修订主体明确文志强2014.10.204没有审查标准是否制定了表格制修订审查标准查看文件规定有1份表格制修订审查标准刘晓辉2014.10.205审查主体不明确表格审查主体是否明确查看文件规定有2个以上审查主体刘桔2014.10.206管理权限不明确烟叶种植收购合同管理权限是否明确查阅烟叶种植收购合同管理相关部门/单位的职责权限烟叶种植收购合同管理相关部门/单位的职责权限明确，重复性为0。刘桔2014.10.207没有沟通渠道烟叶种植收购合同管理中市公司与分公司、相关业务部门、不同岗位之间是否有沟通渠道1、查看制度；2、调查了解有2种以上沟通渠道。刘晓辉2014.10.20要因确认计划表制表人：刘晓辉

制表日期：2014年10月13日

六、要因确认验证一：未下发记录（表格）清单。县分公司下发次数验证标准是否符合验证标准南雄1≥1是始兴2≥1是乳源1≥1是乐昌2≥1是下发记录（表格）清单情况统计表制表人：郭鸿雁

制表时间：2014年10月14日下发次数柱形图制图人：郭鸿雁

制图时间：2014年10月14日六、要因确认验证二：表格不符合实际情况。被调查主体数量使用表格总数符合实际表格总数比例验证标准是否符合标准2880179997.25%95%是表格适用性调查结果统计图验证结果统计表制表人：陈君豪制表时间：2014年10月17日制图人：陈君豪制图时间：2014年10月17日调查主体数量六、要因确认验证三：制表主体不明确表格总数制表主体明确的表格数量占比验证标准是否符合验证标准684870.59%≥80%否验证结果统计表制表人：文志强制表时间：2014年10月15日制表主体情况统计表项目数量比例主体明确表格4870.59%主体不明确表格数2029.41%合计68100.00%制表人：文志强制表时间：2014年10月15日制表主体饼分图制表人：文志强制表时间：2014年10月15日六、要因确认验证四：没有审查标准。表格制修订审查标准数量验证标准是否符合验证标准01否表格制修订审查标准数量统计表制表人：刘晓辉制表时间：2014年9月23日六、要因确认验证五：审查主体不明确。表格制修订审查主体数量验证标准是否符合验证标准2≥2是表格制修订审查主体数量统计表制图人：刘桔制图时间：2014年9月23日制表人：刘桔制表时间：2014年9月23日六、要因确认验证六：管理权限不明确烟叶生产购销科部门职责烟叶种植收购合同签订及移栽监管内管办部门职责六、要因确认验证六：管理权限不明确部门管理权限重复项目验证标准是否符合验证标准内容项数烟叶生产购销科烟叶种植收购合同签订及移栽监管10否内管派驻办烟叶种植收购合同签订及移栽监管1制表人：刘桔

制表时间：2014年10月24日验证结果统计表六、要因确认验证七：没有沟通渠道主体工作沟通渠道验证标准是否符合验证标准方式种类数量市公司与分公司文件、电子邮件、会议、电话、座谈5≥3是烟叶生产购销科与内管办文件、电子邮件、联席会议、电话、面谈5≥3是部门内相关岗位文件、电子邮件、会议、电话、面谈、QQ、微信7≥3是沟通渠道统计表制表人：刘晓辉制表时间：2014年10月25日制表主体不明确.要因一管理权限不明确.要因三没有审查标准.要因二六、要因确认汇总

针对要因，小组成员按照“5W1H”原则制订了如下对策表：七、制订对策序号主要原因对策目标措施负责人实施地点计划完成日期1制表主体不明确明确现有表格制表主体现有表格的制修订主体100%明确明确表格制修订的主体；由制表主体对涉及的表格进行梳理，并使用ECRC工具进行修订。文志强烟叶生产购销科2014.11.102管理权限不明确明确烟叶种植收购合同签订和移栽监管核查方面业务管理权限烟叶种植收购合同管理相关部门/单位的职责权限明确，重复性为0。烟叶生产购销科与内管派驻办召开联席会议，讨论明确管理权限及对应的工作表格。刘桔烟叶生产购销科2014.11.203没有审查标准制定表格制修订审查标准表格制修订审查标准1项1、与办公室质量管理人员沟通、讨论并制定表格制修订审查标准；2、对涉及的表格进行全面审查，并按照审查标准用ECRS工具进行处理。刘晓辉烟叶生产购销科2014.11.30制表人：刘晓辉制表时间：2014年10月27日对

策

表措施1：明确表格制修订的主体对策实施一：明确现有表格制表主体

八、按对策实施制表主体20份制表主体不明确计划分解2份育苗管理9份摸底调查2份合同签订7份市公司负责制修订措施2：对涉及的重复表格进行梳理，并使用ECRS工具进行修订。八、按对策实施环节重复组数涉及表格份数负责人计划完成时间计划分解12刘晓辉2014.11.10育苗管理39文志强2014.11.10摸底调查12文志强2014.11.10合同签订37郭鸿雁2014.11.10合计820

重复表格修订计划表制表人：刘晓辉制表时间：2014年11月4日对策实施一：明确现有表格制表主体

措施2：对涉及的重复表格进行梳理，并使用ECRS工具进行修订。对策实施一：明确现有表格制表主体

八、按对策实施举例：对策实施一：明确现有表格制表主体

八、按对策实施环节实施对策前表格份数减少表格数量实施对策后表格份数制表主体制修订主体明确是否达到目标份数比例计划管理211市公司1100%是育苗管理963市公司3100%是摸底调查211市公司1100%是合同签订743市公司3100%是合计201288100%是达到目标效果验证：活动后表格制修订主体情况统计表制表人：文志强制表时间：2014年10月14日对策实施二：明确烟叶种植收购合同签订和移栽监管核查方面业务管理权限

八、按对策实施使用内管办制定的监管表格牵头参与内管办烟叶生产购销科对策实施二：明确烟叶种植收购合同签订和移栽监管核查方面业务管理权限

八、按对策实施效果验证：部门实施对策前实施对策后重复项数涉及表格重复项数涉及表格是否达到目标烟叶生产购销科11500是内管派驻办1606合计22106烟叶种植收购合同管理权限情况统计表制表人：刘桔制表时间：2014年11月15日达到目标措施1：与办公室质量管理人员沟通、讨论并制定表格制修订审查标准。对策实施三：制定表格制修订审查标准

八、按对策实施制图人：刘晓辉

制图时间：2014年11月24日措施2：对涉及的27份表格进行全面审查，并按照审查标准审查后用ECRS工具进行处理。对策实施三：制定表格制修订审查标准

八、按对策实施环节重复组数涉及表格份数负责人完成时间育苗管理210文志强2014.11.28摸底调查16文志强2014.11.28合同签订19郭鸿雁2014.11.28监督核查12刘晓辉2014.11.28合计527

问题表格审查及修订计划表制表人：刘晓辉制表时间：2014年11月24日措施2：对涉及的27份表格进行全面审查，并按照审查标准审查后用ECRS工具进行处理。对策实施三：制定表格制修订审查标准

八、按对策实施举例：对策实施三：制定表格制修订审查标准

八、按对策实施实施对策前后表格份数对比表实施结果：环节重复组数实施对策前表格份数实施对策后表格份数减少份数育苗管理01046摸底调查0633合同签订0936监督核查0211合计0271116效果验证：表格制修订审查准份数对策目标是否达到目标11是达到目标制表人：刘晓辉制表时间：2014年11月28日九、检查效果顺利达到预期目标环节计划分解育苗管理调查摸底合同签订监督核查合计活动前43282432100减少1124101643活动后3244141657烟叶种植收购合同管理表格数量（份）（一）课题目标达成情况活动前后烟叶种植收购合同管理表格数量对比表

目标完成现情况柱形图15.79%

制表人：刘晓辉

制表时间：2014年12月8日

制图人：刘晓辉

制图时间：2014年12月8日九、检查效果烟叶种植收购合同管理表格存在问题情况统计（活动后）问题项环节小计所占比例累计比例计划分解育苗管理调查摸底合同签订监督核查使用频率低07000750.00%50.00%使用主体不明确03000321.43%71.43%其他00040428.57%100.00%重复0000000.00%0.00%合计01004014100.00%100.00%（二）症结改善情况制表人：刘桔

制表时间：2015年1月28日九、检查效果（二）症结改善情况制图人：刘桔

制图时间：2015年1月28日存在问题饼分图（活动前）存在问题饼分图（活动前）九、检查效果满足烟叶种植收购合同管理要求

合规性审查法规办

内管办

质量管理推进办

本小组（三）活动后表格的合规性审查

九、检查效果环节计划分解减少用纸（页）减少工时（小时）减少签名（个）育苗管理204