办公用品管理制度(2014.3.2)

办公用品管理制度(作者：王玫)一：制定制度的目的：为规范办公用品的管理，使其让公司运营过程有条不紊，责任明确，利用有度，本着“节约开支，保障供给，章法可依”的原则，特制定本制度。二：适用对象：XXXXXXXXXXXXXXXX二：办公用品适用范围：按办公用品按性质分类为：单位价值大的，使用时间长的，就是耐用品，比如办公柜、办公桌、椅、电脑、打印机等；单位价值小的，使用时间短的，就是消耗品，比如纸、笔、印泥、计算器、电话机、暧炉等；按办公用品的使用价值分类：文具事务用品：文件柜、资料架、档案袋、订书机、起钉器、计算器、仪尺、圆珠笔、铅笔、专用印章、证书系列、钥匙、光盘、U盘、键盘、鼠标等；办公耗材：硒鼓、墨盒、复印纸、绘图纸、电源线等；日杂百货：生活用纸、五金工具、纸杯、工作服等；办公设备：电话机饮水机、复印机、打印机、传真机等；办公家具：文件柜、办公桌、办公椅、档案柜等；财务用品：账本、出纳需要的各类银行结算凭证等财务上需要匹配的办公用品。三：办公用品的采购办公用品的申报流程和注意事项：办公用品的采购事宜由人事行政部负责人员专人负责，各部门负责人统一提出所需要物品采购需求。行政人事部统一汇总、整理各部门的采购申请，并经核查库存状况后填写《办公用品采购申请单》呈报总经理审核，审核批准同意后实施采购任务，人事行政部门统一采购。采购员应该把握好办公用品的价格行情，做好供应商的比较、甑选工作，尽最大可能控制好采购费用支出。单价大于500元以上办公用品，应先进行询价、比价、议价。呈报总经理同意后，方可实施采购。办公室的库存要保持一定的数量，以备不时之需。不能出现经常短缺现象。以提高办公用品供给效率，保证工作人员的工作效率！对于临时急需办公用品不需要经过总经理审核批准，直接由相关部门负责人同意后，行政人事部统一采购，或者使用部门自行采购。每一次采购任务都留存一份采购记录，每月都有一份〈〈X月采购记录表〉〉。行政人事部根据各部门的工作需要，为公司各部门做好办公用品采购预算，可以根据往年的用量及费用，作出年度计划或者预算，并且在年底对当年度的办公用品采购作年底汇总。这种预算和汇总作业通常在年终进行。无论是总经办审核过的采购申请或者部门直接采购的采购行为，皆应该留存供应商的正规发票，凭借正规发票报销。每次报销都应该在人事行政部门作好采购物品库存登记以后。四、保管办公用品与办公设备耗材采购之后，人事部作好库存、采购数量、发出数量与结存数的统计。及时更新《办公用品库存表》，作好《办公用品库存表》的详细记录。库存数量应该定期盘典！五、领用各部门工作人员在领用办公用品时填写完善《办公用品领用登记表》，注明领用人、部门、日期、名称、数量、使用用途等。领用人可以是部门负责人，也可以是部门负责人指定的其它工作人员，员工领用单位价值较大的办公用品时，须征得部门负责人批准同意。并填写《物品领用单》或者领用说明，写明领用人、领用部门、领用时间、领用物品及规格、使用用途等相关条款后与《办公用品领用登记表》一起留存。办公用品领用在年度结束之后作出年度汇总，以便公司清楚明细，做年度费用支出预算时，清晰明了，账目分明。六、报废1、对于已经损坏报废的办公用品，各部门应该向人事行政部备案，确定无使用价值的办公用品，且作报废登记后报废处理。2、倘若办公用品尚存使用价值，还可维修。工作人员提交《办公用品维修申请单》，由人事行政部统一进行处理。3、对维修不成办公用品作报废处理。经人事行政部确认后作报废登记。4、报废品原购买价值超过1000元的，报废处理要由公司总经理的批准方可报废。报废品由人事行政部门统一回收处理。5、单位价值大的办公用品在完成报废后由行政人事部门作办公用品报废情况说明留存。七、离职员工退还与赔偿

员工离职时应依《办公用品领用登记表》所领办公用品一并退回(消耗品除外)，如工作服，数码相机等耐用办公用品若被人为损坏，应由责任人依据物品价值和时间损坏率来赔偿。八、本制度的实施本管理制度于2014年4月1日起实施。

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