某公司档案管理制度模板

企业档案管理制度==本文档为word版，下载后可任意编辑修改==第一章总则1、为加强公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。3、文件承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(文件内的各种附件一律不准抽存)。工作或项目结案后应及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。档案管理制度包括立卷归档制度等七项制度，是公司的工作制度，特别是档案立卷归档制度，要求公司各部门必须要认真落实执行。第二章立卷归档制度为加强对公司的档案管理，使档案资料更好地为公司的建设及规范化管理服务，根据国家《档案法》等有关管理的规定，特订立本制度。1、公司指定专人负责档案材料的统一管理；2、档案材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交部门经理审阅后，交公司总经办统一归档；3、若一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文字材料、会议文件由主办部门或人员收集，结案后统一交总经办存案。一、归档范围：1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等；2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书（包括各类申报材料）；3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报；4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；5、公司的各类设备的厂家提供的原始资料，公司建立的有关设备资料；6、本公司员工人事、劳动、工资、福利方面的文件材料；7、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音等。二、归档时间：1、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档（最短每月或最长每季交接一次），完成整理立卷后，移交档案室归档；2、凡基建工程项目、应用工程项目等，在项目完成后及时交档案室归档；3、会计档案在当季度整理立卷后暂由财会部门保存，一年后交档案室归档；4、档案室须在次月底前完成本单位上季度文件资料的立卷归档工作。三、归档要求：1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用；2、归档的文件资料必须按规定的范围完整、系统、成套，不得残缺不全，归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整；3、归档的文件资料必须正确地反映本部门在各项工作中的真实内容和历史过程，符合形成规律；4、归档的文件资料应采用原件，正式发文应附按规定程序签发的发文底稿；在归档的文字材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与初稿、定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。四、档案整理：档案管理部门在接到各部门档案后要及时进行整理，按照公司规定，结合公司部门及工作实际组卷。案卷质量要求：1、组卷科学：根据国家有关规定，和组卷目的要求，结合公司实际进行合理组卷，做到分类适当、问题单一、类型鲜明、年度不混、保管期限准确；2、排列系统：卷内文件资料按文件重要程度或形成时间的先后排列；3、编目合理：卷内文件资料按照排列程序，依次在有字迹和图表的页面上编写页码；4、格式规范：案卷封皮、卷内目录、备考表填写齐全、准确、案卷题名简明确切、字迹工整、清晰、耐久，装订整齐美观；5、归档的文件资料必须使用钢笔(碳素或蓝黑墨水)书写，字迹工整、清晰、规范；6、归档的声像资料应用文字标明对象、时间、地点、中心内容和制作者；7、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的文件资料放在针对的最后一年立卷；8、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起（即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后）；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列；9、案卷封面和侧面标识，应逐项按规定用标准设计模式，统一字体电脑打印；10、档案资料由公司安排专人负责管理，应注意防盗、防火、防虫、防光。第三章档案人员岗位责任制1、认真学习《档案法》、《档案业务建设规范》等有关法律法规，结合本部门实际情况，制定本单位档案管理各项规章制度；2、执行和监督执行公司档案管理的各项规章制度，制订落实档案管理规划；3、负责收集整理和保管本机关各门类档案，修订完善公司归档制度，做到收集齐全、整理科学、保管安全；4、开展档案统计、鉴定、销毁和保密工作；5、编制档案检索工具，汇编档案参考资料，积极主动提供档案资料，为领导决策和公司各项工作服务；6、认真学习业务知识，不断加强自身修养，努力提高样式管理科学化、现代化水平。第四章档案保管制度1、根据《档案法》及有关规定，公司所有档案实行集中统一管理，做到专人专柜，公司档案任何人不得据为己有；2、档案保管必须配置专用档案柜。对发生褪变和破损的档案要采取补救措施，确保档案的完整与安全；3、定期对室藏档案保管状况进行全面检查，作好记录，发现问题及时汇报，采取适当措施保护档案安全；4、保持档案室的清洁，禁止存放其他杂物，禁止吸烟，库房内非档案人员，一律不得入内；5、做好档案收集工作，按规定向档案室移交档案，年底盘存，做到目录与室藏档案相符；6、严格档案的出入手续，做好日常借阅利用登记，档案人员调离岗位时，必须在办完移交手续后方能离岗。第五章档案保密制度1、经常学习《保密法》，加强保密教育，增强保密观念，自觉保守公司商业机密。2、做好档案资料密级划分和保管期限的确定，未经批准不得抄录、复制、翻拍档案材料；3、不得在公共场所阅读、谈论档案保密内容，不得在普通电话、投稿和私人通信中涉及保密内容；4、公司人员应做到不该看的不看，不该说的不说，不该听的不听，不该记的不记；5、根据不同密级程度确定不同的利用对象和利用范围，保密材料只限阅文室内查阅，涉密材料不得进入编研范围；6、剔除、销毁文件，应经鉴定批准，有二人参加监销。严禁将剔除文件材料卖给废品站，严禁发生失泄密事件，违者依法追究责任。第六章档案利用制度1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报有关领导批准后，方可借阅。其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准；2、档案借阅的最长期限为两周，用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续，对借出档案，档案管理人员要定期催还，在当月未交回的将停发借阅人的当月工资，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。不准转借，必须专人专用；3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任；4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制；5、必须爱护档案，保持整洁，查阅档案资料，不准在档案材料中写字、划线或作记号等涂改、折叠或作其它标记；严禁污损、拆装、抽页、裁剪等破坏档案行为；6、利用者必须在阅览室内查阅档案资料，非经批准不得带出室外，查阅完毕，档案工作人员要严格进行清点、核对、办理相关手续；7、做好利用登记和利用效果登记。第八章档案统计制度1、档案统计工作应坚持实事求是的原则，做到及时、准确、系统、真实，不得虚报、瞒报和伪造；2、建立各门类档案统计台帐，坚持日常登记，及时填写基本档案数据和报表。第九章档案移交制度1、在归档范围内接收公司各部门档案资料，时间为每季度末前接收上季度应归档的档案资料，重大活动和重要文件为办理完毕后随时归档；2、对散存于个人手中的对公司工作有保存价值的档案资料随时接收；3、公司档案由各部门整理规范后向档案室移交，并编制档案检索工具一式三份与档案一同移交档案室，向档案室移交时同时移交档案电子版、全宗介绍、立卷说明等材料；4、交接档案时，应依据档案检索工具填写移交清册一式两份，办理交接手续；5、凡在公司档案向档案室移交前移出档案的，必须经部门经理审批同意，并在检索工具和“立卷说明”中备注清楚，说明档案去向与移出原因。第十章附则本制度由总经办负责制定，总经理审阅批准。从公布之日起开始执行，本制度由总经办负责解释。企业档案管理制度1.总则1.1目的为规范公司档案管理工作，保证档案的完整性和保密性，使之有章可循，特制定本制度。1.2适用范围本制度适用公司范围的文书、技术、实物、照片以及某载体档案的管理；会计档案管理不适用本制度，另见《会计档案管理制度》。1.3职责、权限由公司档案管理部门统筹规划并负责公司档案的收集、整理、保管、统计和提供利用工作，公司所有职员予以配合。2.档案立卷、归档程序2.1资料归档范围公司归档范围如下，下述归档文件一律规定为档案原件。（1）公司设立、变更的申请、审批、登记营业或终止、清算等方面的文件材料。（2）涉及商业秘密方面的信息情报、教育培训方面的文件材料。（3）政府或上级部门下达的批文证件资料。（4）公司装修方面的合同文本和来往收据凭证资料。（5）公司内外签定的全部合同书。（6）仪器、设备方面的合格证、保修卡、保险单等文件资料。（7）公司内部决议、决定、条例、规章制度、聘书等法规性文件及各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结。（8）科研、技术引进、专利、文件、报批、批文、科技讨论会记录等方面的材料。（9）其他具有利用和保存价值的文件材料。2.2文件点收（1）检查文件的文本及附件是否完整，如有缺失应立即追查归档。（2）文件如已抽查，应由档案主管签字确认。（3）文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办人补全。（4）与本档案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办人。（5）对遗缺不全的档案，采取措施，积极收集齐全。（6）及时催办已办理完毕的文件上交回收。2.3档案整理2.3.1文件整理归档（1）中文竖写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。（2）右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角，理齐钉牢。（3）文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐。（4）案卷排列。立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印2份。（5）整理案卷，使之厚度适宜，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；每一案卷端正书写标题。（6）对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。2.3.2档案编号档案严格按照分类、排列、目的的整理步骤进行全面、系统的整理，并做电子目录方便日后检索。档案编号有英文字母以及阿拉伯数字组成，具体说明如下：XX—XX—XXX—XXX8、9、10位代表流水号001~9995、6、7位为档案柜号3、4位为各单位编号1、2位公司名称2.3.3档案的保管（1）永久保存包括：公司章程、股东名册、组织规程及办事细则、股东会及股东会记录、财务报表、政府机关核准文件、不动产所有权及其他债权凭证、技术数据资料、重大技术开发委托合同、其他需要永久保存的文书。（2）10年保存包括：预算、决算书类、会计凭证、计划资料、其他经核定须保存10年的文书。（3）5年保存包括：期满或解除的合约、其他经核定需要保存5年的文书。（4）1年保存。结案后无长期保存必要者。（5）各种规章由规章管理部门永久保存。（6）防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全。（7）公司设立专门位置、“专用档案文件柜”保存档案。（8）做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。（9）每年对档案进行一次清理，清除不必要保存的材料，对破损和退色的材料进行修补和复制。3.档案的保密对公司重要文件档案的保密措施详见《公司保密制度》章程。4.档案的使用4.1档案的借阅（1）各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填写《调卷单》经总经理核准后向档案管理人员当场调阅，当场调阅当场归还，本公司未设立档案室，这里的当场是指在档案管理员面前调阅，严禁擅自将档案带离出公司。如需将档案带离出公司必须经执行董事签字批准。（2）档案管理人员接到《调卷单》，经核查后，取出该档案，并在《调卷单》上填注调阅日期、调阅人员、调阅原因、调阅时间、核准人签字等，将档案交给调卷人员。（3）政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案时，经执行董事批准后公司予以配合、协助。4.2档案的归还（1）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得翻拍，不得涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应在第一时间报告执行董事处理。（2）档案归还时内容发生变更的，使用人应及时知会档案员进行更新，以保持档案的准确性。（3）档案归还时发