管理程序文件-QA01009宝钢国际档案管理制度

宝钢国际档案管理制度1.目的和适用范围1.1为加强上海宝钢国际经济贸易有限公司（以下简称宝钢国际）档案管理工作，逐渐完成档案工作规范化，有效地为宝钢国际运营管理服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关文件精神，结合宝钢国际实践状况，特制定本制度。1.2本制度所称的档案是指宝钢国际在各项活动中构成的有关组织管理、党群工作、运营管理、消费技术管理等方面具有保存价值并按规定集中保管起来的各种载体的文件材料，包括文件、报表、照片、录音带、录像带、光盘、磁盘、合同、荣誉（含证书、奖状、奖牌、奖杯）、实物等。1.3本制度适用于宝钢国际各事业部、职能部门。2.职责2.1宝钢国际办公室（以下简称办公室）是公司档案工作的归口管理部门，担任对各事业部、职能部门、直属子公司构成的各种文件材料的搜集、整理、立卷、归档等工作进行业务指点；担任各事业部、职能部门的归档文件接收、整理、保管、统计、鉴定和提供利用工作。2.2各事业部、职能部门担任其在各项管理工作中构成的具有保存价值的文件材料的搜集、整理、归档，各事业部的管理部担任向办公室统2002年7月22日发布2002年7月30日实施一移交本事业部各贸易部门的案卷，职能部门担任向办公室移交本部门应该一致归档的案卷。2.3宝钢国际的人事档案由人力资源部自行管理。3.工作流程3.1案卷及归档文件要求3.1.1案卷要遵照文件材料的构成规律和特点，保持文件材料之间的无机联系，区别不同价值，便于保管和利用。3.1.2文件原稿及签发意见必须便于保存,并运用碳素墨水、蓝黑墨水书写；文件原稿也可用计算机打印。3.1.3归档文件材料的分类、保管期限，由各单位按《文件材料归档范围及保管期限》（附件1）确定。3.1.4归档文件必须按《宝钢国际文件材料立卷操作办法》(附件2)组成案卷。3.1.5归档的文件材料必须填写《卷内目录清单》（附件3）。3.2保密要求3.2.1归档文件材料的密级由文件制发单位根据《保密法》及有关规定确定,分别为机密、机密、绝密。3.2.2带密级的案卷入库前必须在案卷封面左上角的地位加盖密级章。一个案卷内含有不同密级文件时，按最高密级加盖印章。3.3归档工夫和归档手续3.3.1未进入宝钢国际公文管理系统的归档文件材料，由各事业部管理部和职能部门组卷后在第二年的六月底之前交办公室归档。3.3.2进入宝钢国际公文管理系统的需归档文件材料由办公室退还给相关事业部的管理部或职能部门，并由这些部门组卷后在第二年的六月底之前交办公室归档。3.3.3各事业部构成的并已执行终了的合同材料，由各事业部管理部组织整理组卷并装订成册后，第二年的下半年一致移交给办公室归档。3.3.4归档的案卷由各事业部管理部的归档人员填写《档案材料交接凭证》和《案卷目录》（附件4、5），一式二份，单方签字盖章，归档单位和办公室各留一份。3.4档案接收、整理和保管3.4.1办公室按归档要求对各事业部管理部和职能部门移交的归档案卷进行检查和接收，对不符合要求的案卷，不予接收并退回原部门重新整理。3.4.2档案应一致分类，分类应保持前后分歧，不能随意变动。分类普通应采用年度—组织机构（或成绩）分类法。3.4.3案卷的陈列应以全宗为单位，按不同载体和不同的保管期限分别陈列。3.4.4以案卷陈列的顺序编制案卷号，在同一册案卷目录中不得出现反复的案卷号。3.4.5案卷保管要符合安全、保密的准绳；入库的案卷不得随意修正；案卷利用后，要及时送回库房箱柜内。3.4.6库房管理要做到八防（防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物、防有害气体、防净化）；档案库房的温度应控制在14－24摄氏度之间，湿度应控制在45％-60％之间，并在《宝钢国际档案库房温湿度测定记录曲线图表》上作好记录（附件6）；库房内严禁吸烟；箱柜内施放防虫剂，库房施放鼠药并放置消防器材；箱柜要排放划一，并保持清洁。3.5档案统计与鉴定3.5.1办公室每年对档案的接收、库存、提供利用等状况进行统计，填写《宝钢国际档案基本状况年报》（附件7），并按规定上报有关部门。办公室每年三月份向集团公司档案处上报，子公司每年二月份向办公室上报。3.5.2档案鉴定参照《上海宝钢集团公司档案鉴定工作制度》执行。3.6档案提供利用3.6.1办公室担任编制《全引目录》检索工具。3.6.2到档案室查阅公司下发的普发性文件、本部门构成的文件、合同档案等，凭本人工作证填写《档案查阅单》（附件8）；外单位人员查阅档案凭所在单位证明和本人工作证，经办公室指导同意后填写《档案查阅单》。4.相关文件4.1《上海宝钢集团公司档案鉴定工作制度》4.2《中华人民共和国保密法》4.3《中华人民共和国档案法》4.4附件1文件材料归档范围及保管期限4.5附件2宝钢国际文件材料立卷操作办法5．各子公司可参照本制度或制定本公司的相应档案管理制度。6.质量记录6.1附件3卷内目录清单QA01009-01A6.2附件4档案材料交接凭证QA01009-02A6.3附件5案卷目录QA01009-03A6.4附件6宝钢国际档案库房温湿度测定记录曲线图表QA01009-04A6.5附件7宝钢国际档案基本状况年报QA01009-05A6.6附件8档案查阅单QA01009-06A6.7附件9实物档案登记表QA01009-07A制定：王玉珍日期：2002年5月8日审核：陈跃日期：2002年5月13日附件1文件材料归档范围及保管期限基本范围保管期限组织管理工作档案公司设立与运作下级机关关于本公司的设置，人员编制的指示、决定、告诉、批复等材料永世(2)本公司外部机构成立、撤销、调整、合并的决定、告诉等材料永世(3)公司章程永世(4)董事会计划、总结、决定永世(5)董事会记录、纪要永世(6)董事任免决定、聘任书永世(7)董事会工作报告永世(8)制定公司合并变更、利润分配、增减注册资本长期(9)监事会计划、总结、决定永世(10)国有资产监管工作计划永世(11)监事会会议记录、纪要长期(12)经理会、经理例会、工作会议、专业会议构成有会议记录、纪要、决定等文件材料重要的永世普通的长期(13)下级部门关于行政工作的指示、规定、办法等文件材料长期(14)本公司关于行政工作的请示及下级部门的批复重要的永世普通的长期(15)本公司行政工作的规定、制度、办法、告诉等文件重要的永世普通的长期(16)本公司及办公室行政工作年度计划、总结长期(17)本公司启用印模文件永世(18)本公司经济史、沿革、经济年鉴、大事记、编史修志构成的原始材料及汇编管理性文件材料永世(19)本公司各种调研报告重要的永世普通的长期(20)国家指导人、下级机关在本公司视察检查工作的指示、讲话、题词、录音、录像、照片永世等材料(21)本公司获市级以上的荣誉证书、奖杯等有重要凭证作用的实物永世(22)本公司有关公务车辆、办公用品等固定资产使用管理的请示、批复、告诉、规定、办法、制度等材料重要的长期普通的短期(23)接待工作中构成的重要材料重要的长期普通的短期法律监察(1)下级关于监察工作的文件材料(包括同意立案报告、指导的意见、审查结论和处理决定，结案报告及其它与本案有关的重要材料)重要的永世普通的长期(2)调查处理政纪案件的文件材料长期(3)违犯法纪、政纪行为的检举、控告材料短期(4)监察工作的规定、规范、条例、请示、批复等材料重要的永世普通的长期(5)监察工作年度计划、总结和信访、违纪案件等统计报表重要的永世普通的长期(6)监察工作会议材料长期审计工作各项专项审计工作中构成的文件材料(本单位审计自查报告、下级审计部门对被审单位的书面意见及有关审计工作的告诉、调查报告、汇报材料等)长期劳动人事管理(1)下级关于人事工作的指示、决定、告诉重要的长期普通的短期(2)本公司制定的关于人事工作的各种条例、制度长期(3)干部任免、招聘、调配等请示与批复有关材料重要的永世普通的长期(4)对干部处理的请示与批复长期(5)人事工作计划、总结长期(6)职工录用、合同、协议、调动、辞职、退休、抚恤等有关材料长期(7)各类专业干部职称的评定、晋级、奖惩、考核材料长期(8)干部统计年报表永世(9)大、中专毕业生转正定级等材料长期(10)年度工资、劳动管理的各种统计报表永世(11)有关劳动工资方面的材料、汇编长期(12)各种调整、改革工资制度的方案、请示、批复、各种奖励制度和规定永世(13)本公司向下级的请示及本公司制定的规定、办法、决定、制度等文件重要的永世普通的长期(14)劳动组织措施及方案长期(15)本公司工资计划、工资总额、资金等文件及报表永世教育工作(1)下级关于教育工作的指示、告诉短期(2)本公司关于教育工作的请示、报告、规定、制度长期(3)教育工作计划、总结长期(4)职工教育工作年度统计报表长期(5)在职职工培训、专业教育等培训计划及管理中构成的文件材料短期医疗卫生(1)有关计划生育工作等文件材料长期后勤福利(1)职工食堂、职工住房(房改)等工作构成的文件材料长期外事工作(1)下级关于涉外工作的文件材料长期(2)有关涉外工作的请示、报告、批复长期(3)有关涉外工作的规定、办法、制度、条例永世(4)出国调查、业务洽谈工作方面记录、纪要、协议重要的永世普通的长期二、党群工作档案党务工作(1)下级党委有关党委工作的指示、决议、纪要、报告、告诉针对本单位的永世重要的长期普通的短期(2)执行下级党委的指示、决议、决定、告诉、纪要、报告及本公司制定的规章、条例、办法等材料重要的永世普通的长期(3)党委会、党委扩大会、党委民主生活会等会议记录永世(4)党员代表大会会议文件材料永世(5)各种调查报告、状况反映长期(6)本公司党委构成的决定、决议、指示、告诉、通报材料重要的永世普通的长期(7)党务工作计划、总结、政治思想工作会议材料及重要政治活动记载等材料重要的永世普通的长期(8)下级机关关于来信来访的文件及本公司来信来访的请示与批复针对本公司的永世重要的长期普通的短期(9)下级机关关于机要保密的条例、指示、告诉及本公司贯彻执行的意见、报告、总结等针对本公司的永世重要的长期普通的短期(10)省、部、地方指导视察本公司的题词、指示、讲话材料永世(11)党务工作大事记永世组织工作(1)下级对组织工作、党员干部工作的指示、规定、告诉等材料长期(2)本公司组织工作、党员干部工作计划、安排、总结长期(3)向下级的各项请示、报告、汇报和下级的指示、批复以及本公司组织、党员干部工作的制度等材料重要的永世普通的长期(4)党务干部任免、调查、奖惩等方面的决议、决定、告诉重要的永世普通的长期(5)党员延期、退党、取消党员资历的决议、决定、告诉、及新党员名单等材料长期(6)统计表永世(7)党员组织关系引见信及存根长期(8)党群机构设置、调整人员编制等方面的决议、决定、告诉、请示、批复等材料永世宣传工作(1)下级机关对宣传工作的指示、决定、告诉长期(2)本公司贯彻落实宣传工作的计划、活动安排、总结长期(3)有关精神文明建设方面的文件材料长期(4)有关理论教育、党员教育、情势教育等方面的材料纪检工作(1)下级关于纪检工作指示、规定、告诉长期(2)纪检工作计划、总结长期(3)纪检工作统计报表永世(4)纪委会议记录永世(5)对本公司违纪案件处理材料永世(6)本公司对党员干部、党员违纪案件处理的报告及批复永世(7)本公司重要来信、来访的处理材料长期工会工作(1)下级关于工会组织、工会工作决定、告诉等材料长期(2)本公司工会工作请示及下级的批复长期(3)本公司工会机构设置的决定长期(4)本公司职工代表大会会议材料长期(5)本公司工会常委、工会常委扩大会议记录长期(6)本公司劳动竞赛计划、方案、考核内容、评选结果长期(7)出席本公司、集团公司及市级以上各种表彰大会先进事迹材料、光荣册等永世(8)本公司劳动保险、保护、职工疗养、困维补助规定等文件材料长期共青团工作(1)共青团工作的有关规定、报告、批复长期(2)共青团工作计划、总结长期(3)团员管理、奖励方面的材料长期(4)团委会、团委扩大会议的记录、决议长期(5)团代会会议材料重要的永世普通的长期(6)团员引见信存根长期(7)竞赛计划、方案、措施短期(8)下级团组织如开表彰大会及先进团员的事迹材料长期(9)团组织改选的请示、报告及批复重要的长期普通的短期(10)有关团工作统计报表永世三、运营管理档案运营决策(1)本公司总体改革方案永世(2)本公司发展规划永世(3)本公司严重运营战略性决策永世(4)方针目的管理永世计划工作(1)本公司中长期发展计划永世(2)本公司年度、季度、月份计划年度永世季度长期月度短期(3)计划管理工作中构成的文件材料长期统计工作(1)本公司年、季、月统计报表年度永世季度长期月度短期(2)本公司综合状况统计分析工作中构成的文件材料年度永世季度长期月度短期(3)本公司统计工作的规定、办法、告诉等文件材料重要的长期普通的短期财务管理(1)本公司有关财务管理、物价管理的规定、制度等文件材料长期(2)财务管理工作计划、总结、报表长期(3)资产管理、清产核资、企业兼并等有关文件材料重要的永世普通的长期(4)资金管理及子公司融资管理材料重要的永世普通的长期(5)本公司年度预、决算及各子公司的财报表永世(6)下级有关资金管理工作的指示、规定、告诉永世(7)本公司有关资金管理工作的请示与下级批复永世物资管理(1)物资采购、运输、调拨计划长期(2)物资管理工作中构成的文件材料重要的长期普通的短期(3)订购合同、协议重要的长期普通的短期产品购销(1)购销合同、质量异议重要的长期普通的短期(2)本公司市场分析预测、用户调查、广告宣传、售后服务等文件材料重要的长期普通的短期企业管理(1)本公司普查构成的文件材料长期(2)本公司经济责任制、古代化管理等工作中构成的文件材料重要的永世普通的长期消费技术管理档案质量管理(1)下级关于质量管理的文件材料长期(2)本公司有关质量管理的请示、报告、批复、告诉等永世(3)本公司“贯标”过程中构成的文件材料重要的长期普通的短期(4)本公司产质量量事故分析报告、处理结果长期(5)本公司有关质量检查、评选材料永世(6)本公司质量管理工作会议材料永世设备管理(1)下级部门关于设备管理方面的规定、告诉等文件材料长期(2)本公司有关设备管理、设备引进等文件材料长期(3)本公司有关计算机系统开发、运转的规定、办法、制度、规范等材料长期安全管理(1)下级对安全工作的指示、告诉、规定、办法、制度等长期(2)本公司关于安全工作的请示、报告、批复、通知、通报等长期(3)本公司安全会议记录、纪要等材料有关安全检查、整改措施、执行状况材料长期(4)本公司严重伤亡事故的请示、报告、批复、通报、分析、调查和处理材料永世(5)本公司严重伤亡事故的统计永世科技管理(1)下级部门关于科研工作的指示、告诉、规划、规定、办法、条例等文件材料长期(2)本公司有关科技发展的规划和年度计划等材料长期(3)获奖科研成果材料永世标准化管理(1)下级关于标准化管理方面的文件材料长期(2)本公司有关标准化管理的规定、办法、制度等材料长期档案信息管理下级关于档案工作指示、告诉、规定、制度、办法等文件材料。长期(2)本公司档案工作的请示、报告、批复、告诉长期(3)本公司档案工作规划、年度计划、总结长期(4)本公司档案工作规定、制度、办法等长期(5)本公司档案销毁审批清册等材料永世(6)档案移交清单长期附件2宝钢国际文件材料立卷操作办法一、预立卷1、编制立卷归档类目和条款。各单位根据本人的职责范围和运营业务内容，在每年的年底或下一年的年终按组织管理、党群工作、运营管理、消费技术管理四大类分类，制定本单位文件材料立卷归档类目。在每个类目下再设置具体的条款，条款要反映一组文件的共同点,做到特征鲜明、文字简练，使每一条款汇集的文件符合立卷的要求。2、按所设置条款预备卷夹，卷夹要标明条款的称号，并按规定编号。卷夹要按类目陈列。3、将文件材料“对号入座”归入相应的卷夹中去。4、立卷类目和条款应一式二份，一份留本单位作为往常立卷根据，一份交办公室备案。二、对立卷归档文件材料进行检查调整1、检查应归档的文件材料能否搜集完全残缺,不全的应及时补齐。2、检查归档文件材料能否有圆珠笔或铅笔字迹,不符合要求的,应采取补救措施。3、检查归档的文件能否属于本年度、本单位的立卷归档范围,不属于的，应转入其他年度、其他部门。4、检查归档的文件能否有保存价值，无保存价值和反复的材料应剔除。5、检查各卷卷内文件的保存价值能否大体分歧,并确定保管期限。三、陈列组卷1、按文件材料构成的工夫顺序,结合文件材料的重要程度和保存价值进行陈列组卷。并做到：注释在前,附件在后;批复在前,请示在后,印件在前,原稿(定稿)在后(不规范的原件，复印件在原稿前）；重要规章性文件的历次稿依次陈列在定稿之后；非诉讼案件结论、决定、判决性文件材料在前，根据材料等在后；合同在前,变更及附件在后,保持卷内文件材料残缺无损。合同文件按年度、种类、合同号从小到大陈列，合同附件跟随合同号有序陈列。2、跨年度文件材料的排序要求做到：跨年度请示与批复，放在复文年立卷归档；没有复文的，放在请示年立卷归档；跨年度的规划放在针对的第一年立卷归档；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷归档；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷归档；非诉讼案件放在结案年立卷归档；各类事故材料放在事故发生年立卷归档；评选先进、奖励材料放在评选、奖励年立卷归档；职工处分材料放在处分年立卷归档；跨年度处理终了或跨年度转发的文件放在处理终了或转发年立卷归档；跨年度的合同（技改、设备合同随工程项目一同归档）普通放在合同签署年立卷归档。四、拟写案卷标题1、案卷标题是案卷的称号，是对卷内文件材料的高度概括。2、标题必须由作者、成绩和称号三要素构成。3、案卷标题拟写文字要简练迟滞，用四号黑体字，字数普通控制在40字以内，一概采用计算机打印。标题纸的大小大约为11～12公分、宽为4～5公分五、案卷的编目1、卷内文件编号要做到：卷内文件除空白纸外，凡载有信息的正、反面均用铅笔逐页在正面的右上角，反面的左上角编写页号（用阿拉伯数字），不得漏编或重编，（假如一张A4纸上贴有若干张单据，每张单据为一页，必须编号）图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。2、按卷内文件目录的内容要求和卷内文件陈列的顺序,逐件填写卷内目录。将填写完的卷内文件目录一式三份，一份放在卷首，一份随案卷移交时上交，一份由立卷部门自留。3、文件材料的题名不能随意更改和简化；没有题名应拟写题名,对虽有题名但无本质内容的应重新拟写；自拟题名必须用[]括上；合同材料在题名中不只要标明品名，还需标明合同号；没有责任者、年、月、日的文件材料要进行考证并由归档人员附加阐明。六、填写卷内备考表和案卷封面1、在立卷过程中如发现卷内文件合同材料有不残缺、破损或其他成绩，立卷人员必须在备考表中加以阐明，以便管理者和利用者理解卷内文件合同材料的有关状况。2、对无内容可补充阐明的,亦须在“立卷人”、“立卷工夫”栏中填写姓名和日期，“检查人”栏由案卷质量审核者签名，以示担任。3、案卷标题运用计算机打印。无法用计算机打印的须用毛笔、钢笔填写，并作到字迹工整。4、把打印好的案卷标题粘贴在案卷封面上.七、装订1、肃清卷内文件合同材料上一切的金属物。2、对不规则用纸，小于A4的纸要补足成A4,大于A4的纸要折叠成A4大小（整卷合同材料都是A3的不需求折叠）,加上封面、封底，文件合同材料的下侧和右侧要和卷皮对齐。3、运用棉质蜡线，采用三孔一线的方法，装订案卷。装订线不得遮压立卷文件合同材料的字迹。合同材料可视状况酌情采取以下三种办法装订：1)合适电脑文件夹装订的一概用电脑文件夹、2)符合A4纸张大小规范的合同材料采用三孔一线装订、3)特殊状况，如在一本合同中，纸张大小不齐、或页面上文字内容上下左右无空隙的，可以按案卷装订要求将文件材料装入案卷盒。八、办理移交手续案卷上交办公室之前,各单位综合管理部门的立卷人员要按《案卷目录》和《档案材料交接凭证》上的内容要求逐项仔细填写,一式二份，单方签字盖章，一份交办公室，一份由立卷部门保留。附件3表格编号:QA01009-01A卷内目录清单顺序号文号责任者文件名称日期页号保管期限附件4表格编号:QA01009-02A档案材料交接凭证年度档案份其中永世份长期份短期份档案