OUTLOOK实用指引教学课件

OUTLOOK实用指引11、用道德的示范来造就一个人，显然比用法律来约束他更有价值。——希腊12、法律是无私的，对谁都一视同仁。在每件事上，她都不徇私情。——托马斯13、公正的法律限制不了好的自由，因为好人不会去做法律不允许的事情。——弗劳德14、法律是为了保护无辜而制定的。——爱略特15、像房子一样，法律和法律都是相互依存的。——伯克OUTLOOK实用指引OUTLOOK实用指引11、用道德的示范来造就一个人，显然比用法律来约束他更有价值。——希腊12、法律是无私的，对谁都一视同仁。在每件事上，她都不徇私情。——托马斯13、公正的法律限制不了好的自由，因为好人不会去做法律不允许的事情。——弗劳德14、法律是为了保护无辜而制定的。——爱略特15、像房子一样，法律和法律都是相互依存的。——伯克撰写邮件如何设置签名档Tools->Options->MailFormat->Signature->New在出现的“Createnewsignature”对话框中，编号1的文本框中输入签名的名称，如“LuluChen”,编号2中选中“startwithablanksignature”,然后单击Next撰写邮件如何设置签名档在出现的“EditSignature”文本框中，输入签名内容，并选择“Font”“Paragraph”进行相应的字体或段落设置，如：之后单击“Finish”“OK”，返回选项对话框；附件技巧（续）如果必须附加附件，则需要做到以下几点：在邮件正文中概括附件内容；转发邮件时，确认收件人是否需要知道附件的内容，如果不需要，可以将附件删掉；如果附件为图片，在满足查看要求的基础上，尽量将图片的尺寸调成最小。撰写邮件撰写邮件附件技巧（续）以下简单操作有助于大大缩小附件尺寸。将文件中的公式数值化。适用于Excel文件。打开Excel文件，选择所有区域。选择Copy-->PasteSpecial->Values，将公式变为值。

撰写邮件附件技巧（续）以下简单操作有助于大大缩小附件尺寸。使用Winzip压缩文件后再插入邮件。这通常对于Excel或Word文件有效。在资源管理器中选中需要压缩的文件或文件夹名称，点击鼠标右键，如果你使用的是NT，在打开窗口中选择“AddtoZip”；如果你使用的是XP，在打开窗口中选择SendTo->CompressedZippedFolder,再将生成的*.zip文件插入邮件中。

附件技巧（续）以下简单操作有助于大大缩小附件尺寸。

处理文件中的图片。以下方法能够成倍缩小图片所占空间(仅在XP操作系统上有效)：在文件中选中图片并复制该图片按删除键打开Edit菜单，选择‘选择性粘贴’在打开窗口中选择Picture(JPEG)’存盘

撰写邮件定时接收邮件当需要集中精神时，关掉邮箱使用邮件自动分类功能接收邮件接收邮件接收邮件使用邮件自动分类功能接收邮件首先在邮箱的个人文件夹中新建相关文件夹，可以以人名命名。如“LuluChen”,；在Outlook页面，选择Tools->RulesWizard接收邮件在出现的对话框中，选择“New”接收邮件在出现的对话中选中“Startcreatingarulefromtemplate”,然后选择“Movenewmessagesfromsomeone”,在下面的“Rulediscription”文本框中单击“Peopleofdistributionlist”，接收邮件在随后出现的RuleAddress里选择”LuluChen”，单击“OK”；接收邮件返回到以下左边的对话框，然后单击Ruledescription对话框中的”specified”；在随后出现的对话框中，选择最初建立的以”LuluChen”命名的文件夹，然后单击“OK”；接收邮件之后又返回到以下对话框，如果你还想设置其他文件夹，选择Next；如果结束设置，选择Finish即可。这样设置就完成了，以后你每次打开Outlook的时候，凡是LuluChen发给你的邮件都会自动移动到以LuluChen命名的文件夹中。保持收件箱清洁一击定律转给他人处理打印出来走着看阅读邮件新邮件自动分类功能新邮件手动分类待读文件夹参考文件夹其他分类邮件分类建议一：按发件人分类：如新建一个名为“LuluChen”的文件夹，之后将所有来自此人的邮件全部转移到此文件夹中，方便备份与查找；分类邮件分类建议二：按专业组和区域分类：如新建名为“QA”“RM”“Training”“A区”“APSchool”“CI”的文件夹，之后将所有来自此专业组的邮件或与该专业组工作相关的邮件全部转移到相应文件夹中，方便备份与查找；分类邮件分类建议三：按邮件内容分类：如新建名为“FoodComplaint”“FireIssue”“MeetingRecap”“Application”“TravelRequest”“918”等文件夹，之后将所有相关的邮件全部转移到相应文件夹中，方便备份与查找；分类邮件分类建议四：按事件紧急程度分类：如新建名为“需立即跟进”“待跟进”“供参考信息”“已跟进”“需长期跟进”等文件夹，之后将所有相关的邮件全部转移到相应文件夹中，方便备份与查找；分类邮件邮件存档个人文件夹存档邮件为什么要删除？删除邮件邮件陷阱：我要保留每一封邮件，因为今后可能需要。哪些邮件需要删除？不重要的，删除一旦完成，删除重复内容，删除只是FYI，删除群发清单邮件，删除保存附件，删除邮件删除邮件哪些邮件需要删除？删除SentItem中的邮件，保持清洁的已发送邮件箱需要备份的邮件移至相关的描述性文件夹其他邮件，删除删除邮件查找邮件“Find”(查找)功能点击Tools->Find在查找对话框中输入邮件关键字在此框中输入查找范围，即相应邮件夹点击“FindNow”查找邮件“AdvancedFind”(高级查找)点击Tools->advancedfind输入关键字输入收件人输入发件人选择搜索范围垃圾邮件病毒威胁如需即时答复，电话通知收件人注意事项外出提醒Outofofficeassistant建立个人联络簿召回邮件Calendar的使用使用技巧Outofofficeassistant点击Tools->OutofOfficeAssistantOutofofficeassistant你可以在outofoffice里写：我将从*月*日至*月*日进行公务外出，在此期间我将无法查邮件。如果你有紧急的事宜，请联系***，他的电话为******。回到办公室后我会立即联系你。当你仍在办公室时，选择此项当你不在办公室时，选择此项如何建立个人联络簿点击“addressbook”，在出现的对话框中，选择左上角的“File”,选择“NewEntry”，然后在出现的对话框中，选择“PersonalDistributionList”，然后单击“OK”;然后在出现的对话框中，在名称栏内输入你想选择的名称，例如：RAPM，RegionE,QATeam,Assistant等等。然后点击“add/removemembers”，之后根据个人需求将相应人名添加至群中。例如你想建立一个名为RAPM的群，便可以将所有的RAPM添加至群中。写邮件时，只需要在收件人栏中输入RAPM，就可以将邮件发送给所有的RAPM了；如何维护个人联系簿：打开AddressBook,选择PersonalAddressBook，然后点击相应的群名称，增加/删除相应人名即可。召回邮件在已发送邮件箱中找到该邮件，打开；点击Actions->RecallThisMessage在出现在对话框中选择DeleteunreadcopiesofthismessageCalendar的使用约会提醒：点击New->Appointment在出现的对话框中，输入约会详细信息选中Reminder,并选择提醒时间。Calendar的使用会议通知点击New->MeetingRequest在出现的对话框中，输入会议详细情况选中Reminder,并选择提醒时间。Calendar的使用接受会议提醒收到别人发出的会议通知后，打开该通知，点击Accept在之后出现的对话框中，选择Don’tsendaresponse这样你不仅接受该会议通知，在会议发生前收到会议提醒，同时不会发送回执给到发件人，造成发件人会收到很多回执的负担。谢谢！谢谢骑封篙尊慈榷灶琴村店矣垦桂乖新压胚奠倘擅寞侥蚀丽鉴晰溶廷箩侣郎虫林森-消化系统疾