上岗培训档案管理定稿课件

上岗培训档案管理定稿上岗培训档案管理定稿上岗培训档案管理定稿第一讲文书档案管理一、文书档案的概述1、什么是档案？《档案法》中对档案的定义是：“档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”这个定义指明了档案的一般属性。

第一讲文书档案管理一、文书档案的概述1、什么是档案？

《档案法》中对档案的定义是：“档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”这个定义指明了档案的一般属性。

2、什么是文书档案？文书档案是机关、团体、企事业单位及其他组织在行政管理等活动中形成的具有保存价值归档保存的文件材料。文书档案的特点1）文书档案是工作活动中直接形成的原始的历史记录。2）文书档案是由文件有条件地转化来的3）文书档案来源广泛、内容丰富。3、档案的作用按照作用的性质分有两种作用即凭证作用和参考作用。二、档案工作概述（一）档案工作的内容。机关档案工作的具体内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研、数字化和利用等工作，通常称为八个环节。前七个环节为基础工作，后一个环节为利用工作。（二）档案工作的职责与任务1、贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策，制定本机关、本系统档案工作规章制度。

2、按照《中华人民共和国档案法》和《湖北省档案管理条例》的规定，向同级档案行政管理部门办理档案登记。

3、集中统一管理机关各种门类和载体的档案，确保档案的齐全、完整、安全。

4、运用现代化手段，积极开发利用档案信息资源，为机关各项工作服务。 5、按照《政府信息公开条例》及相关规定，向综合档案馆报送政府公开信息。按照《档案法实施办法》规定，向综合档案馆移交档案资料。 6、对机关各部门文件材料的形成、积累、整理、归档工作和系统档案工作进行业务监督和指导。 7、完成上级领导交办的其它工作。（三）档案工作性质1、管理性。2、服务性。

3、专业性。4、保密性。

(四)档案工作的基本原则“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用”这是我国档案工作的基本原则，是机关档案工作的原则的依据。机关、企事业档案工作的原则：集中统一管理各种门类和载体的档案，维护档案的完整与安全，为本单位各项工作提供优质服务。档案工作原则的含义：1、集中统一管理。2、维护档案的完整与安全3、为本机关各项工作提供优质服务----根本目的

（五）档案工作的组织管理1、领导及其职责2、机构1）建立综合档案室。2）建立档案工作管理网络。

3、档案人员。4、制度建设

三、档案的收集

（一）档案收集工作的内容档案收集工作，就是按照国家的有关法规和本单位有关规定，通过例行的接收制度和专门的收集办法，把分散在各个部门、个人手中的对国家和社会具有保存价值的文件材料集中到档案部门实行集中统一管理。

档案收集工作的内容有两个方面：1、档案室对本单位需要归档文件的接收工作。2、档案室对散失在个人和社会上的有关本单位的档案材料的收集。（二）收集工作的意义1、收集工作是档案整理的首要环节，是决定档案工作存在和发展的重要条件。2、收集工作是实现档案集中统一管理原则的重要内容和措施。3、收集工作是为党和国家积累历史文化财富的手段4、收集工作是衡量文件归档质量和档案室工作质量的重要标尺。

5、收集工作是档案业务工作的重要基础。6、收集工作是维护单位历史面貌的重要手段。（三）收集的范围反映本单位职能活动、历史面貌、单位和个人权益的各种门类和载体的文件材料均应收集归档。同时收集与档案有关的资料。文件材料具体收集范围按经过批准的机关档案“三合一”制度执行。实行无纸化办公的机关，应做到电子文件与纸质文件双套制归档企事业单位文件文件归档范围总起来讲就是在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件材料。基础教育学校档案（以下简称学校档案）是指普通中小学校和幼儿园（所）在学校管理、教学等活动中形成的具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。具体收集范围见各单位《“三合一”制度》收集的重点：1、“以人为本”凡是涉及到人及人的切身利益的文件材料都是收集的重点。2、“以我为主”。3、具有史料价值的文件材料。4、不仅要重视文书文件材料的收集，还要重视其他门类和载体档案的收集。

（四）收集（归档）的时间要求1、文书文件材料次年3-5月前收集归档。2、科研、基建文件材料项目结束（竣工）或终止后3个月内收集归档。3、设备随机文件材料在开箱验收时收集归档；安装及维修文件材料在工作结束后收集归档。4、会计文件材料由财务部门按年度整理归档，在财务室保存一年后向档案室移交。5、声像材料、电子文件、实物等即时收集归档。6、专业文件材料一般随办随归或于次年上半年归档，国家有特殊规定的按其规定执行。（五）收集（归档）的文件质量要求1、收集归档的文件应齐全完整、准确、系统。2、收集进档案室的材料必须是办理完毕的原始材料（原件），要齐全完整、真实、文字清楚。3、载体纸张要求。归档材料统一使用A4（80G）规格的办公用纸（专业特殊要求的除外）。4、载体字迹要求。只能用炭素墨水、蓝黑、黑色墨水书写。禁止使用纯蓝、红色墨水、圆珠笔、铅笔书写。5、现代化设备形成的材料要求。禁止色带打印、墨水打印材料归档；禁止传真形成材料归档。6、文件材料由承办部门负责收集、整理的由承办部门负责人签字负责。（主要指专业档案）一般基层单位文书档案还是由档案室整理归档。7、移交档案、资料应填写《档案交接文据》；移交电子档案应填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》(六)收集的方法1、按制度收集。如归档制度等。2、集中收集与平时经常性的收集相结合。3、定期收集与不定期收集相结合；4、全面收集与重点收集相结合；5、宣传教育与强制收集相结合；6、加强兼职档案人员的收集。7、召开专题会议收集，限期移交。

（七）收集的难点1、领导手中的文件。2、人事、财会部门的文件。3、“帐外文件”。4、报刊上反映本单位工作活动文章。5、特别珍贵的文件。6、机密性较高的文件。

7、科技文件。四、文书档案的整理一、《档案“三合一”制度》的编制1、《档案“三合一”制度》概述《档案“三合一”制度》是根据国家有关法规和本单位的性质、基本职能活动、工作特点以及过去文件材料的形成情况等制定的适合本单位档案整理要求的分类方案、归档范围、保管期限表的统称。2、《档案“三合一”制度》编制1）编制档案“三合一”制度的依据一是国家有关法律法规。国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》二是本单位基本职能活动。三是往年形成的文件材料。2）编制三合一制度的一般要求：一是科学性。如类目的设置、类目名称、条款的拟写等要正确、合理，类的设置不能交叉重叠，平行类不能互相包含。二是包容性。《档案三合一制度》必须包括一个单位形成的各种门类各种载体的全部文件材料，即一个单位形成的应归档的每一份文件材料在《三合一制度》中都能找到位子。三是规范性。格式要统一，排列要有序。省局、市局都有要求（见《档案三合一制度》实例）四是编号要灵活。方便增减3）编制档案三合一制度的方法和步骤第一步：确定标题和分类方案。第二步：明确归档范围。第三步：划定保管期限。4）《档案“三合一”制度》的审批程序二、文书档案整理方法国家档案局2000年颁布了《归档文件整理规则》。之后各机关、企事业单位一律按照《归档文件整理规则》整理档案。《规则》的整理方法就是将过去的以卷为单位整理改成了以“件”为单位整理。我们今天就讲《湖北省归档文件整理实施细则》的整理方法。

科技档案管理一、科技档案的概述（一）科技档案的概念科技档案—企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。定义有三层含义：（1）定义揭示了科技档案产生的领域和内容性质，规定了科技档案同其他档案在性质上的区别。（2）定义明确了科技档案是科技活动的直接记录，规定了科技档案同科技资料在性质上的区别。（3）定义明确了科技档案是有保存价值的科技文件经过归档保存起来的材料；规定了科技档案同一般科技文件材料的区别。（二）科技档案的基本种类：

1、基本建设档案简称基建档案，它是在各种建筑物、构筑物，地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维修活动中形成的科技档案。基建档案的特点是围绕一个建设项目形成成套的档案。2、设备仪器档案设备仪器档案是指各种机器设备、车辆、船舶和仪器、仪表的档案材料。其特点是型号成套，同一型号的设备或一起的档案材料是一个有机联系的整体。3、科研档案科研档案，是指在自然科学技术研究活动中形成的具有保存价值的文字图表、数据和声像等各种形式和载体的文件材料。它的基本特点，是课题成套。 科研档案的内容一般包括:（1）科研准备阶段，主要有课题审批文件、任务书、委托书、开题报告、方案论证、协议书、合同等文件。

(2)研究试验阶段，主要有实验报告、计算材料、专利申请、设计文件、图纸、技术文件等。

(3)总结鉴定验收阶段，主要有工作总结、科研报告、论文、技术鉴定材料、科研投资、决算材料等。(4)成果和奖励申报阶段，申报材料及审批材料、推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。(5)推广应用阶段，推广应用的方案、总结、扩大生产的设计文件、工艺文件、生产定型鉴定材料、转让合同、用户反馈意见等。4、产品档案产品档案是在工业产品的设计、研制和生产制造活动中形成的科技档案。其特点是型号成套，一个型号产品的档案材料是有机联系的整体。产品档案的主要内容有：技术协议书、委托书及有关合同、技术任务书、可行性研究报告、产品设计计算材料、图样材料、产品试制鉴定材料，产品定型报告，说明书、合格证、质量证书、产品样本，装箱单等。机关形成哪些科技档案呢？机关一般形成的科技档案有基建档案和设备档案。企业形成哪些科技档案呢？

企业形成的科技档案有基建、科研、设备、产品档案。

科技事业单位形成哪些科技档案呢？科技事业单位形成的科技档案有基建、设备档案和科研档案。3、科技档案的作用科技档案是科学研究必不可少的参考料；是科技生产活动和科学管理活动的依据，是科学技术交流活动的工具。

几种科档的具体作用：1、科研档案为课题研究提供条件。

2、产品档案是产品定型、生产的凭证。3、设备档案是设备使用、维修和管理的依据。4、基建档案是工程管理、改建、扩建的依据。也是城市管理的重要依据。

二、科技档案的收集（一）应注意3个问题：

1、要认真贯彻集中统一管理科技档案的原则 2、收集工作要遵循科技档案的自然形成规律3、要保证科技档案完整、准确。（二）科技文件材料收集的控制措施1、“三纳入”管理（1）应纳入科技工作程序；（2）纳入科技部门的工作计划；（3）纳入科技人员的职责范围。2、“四参加”：1、参加产品鉴定会；2、参加科研课题成果审定3、参加工程项目验收；4、参加设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。3、“四同时”：1、下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；2、检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；3、验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；4、项目总结应同时做好项目文件材料的归档工作。三、科技档案的整理（一）科技档案整理工作内容和原则1、科技档案整理工作内容 包括系统整理和科学编目两部分。系统整理包括对案卷的分类和排列；科学编目包括编档号、编目录，用以固定案卷分类、排列的整理成果，揭示各类案卷内的文件内容和构成。2、科技档案整理原则 科技档案整理原则是，遵循科技档案的自然形成规律，保持科技档案材料之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，对科技档案进行分门别类，便于保管利用。（二）科技档案的分类

1、基建档案的分类性质—工程项目分类法基建档案以工程项目为基础，结合工程项目使用性质或专业性质进行分类。

如大型企业单位建设工程项目较大，单项工程数量较多，其基建档案可先按工程使用性质分为综合性建筑、生产性、辅助性和非生产性建筑档案，然后再按工程项目分类。 机关、中小型企事业单位建设工程项目小，单项工程数量较少，基建档案一般可直接按工程项目即单项工程分类。

2、设备档案的分类设备档案可按种类、型号进行分类。数量较多的大中型企业，可以先按设备仪器种类即设备仪器性能、用途等进行分类，再按设备仪器型号（单台设备仪器）进行分类。 设备仪器种类、数量较少，生产程序简单的小型企事业单位，其设备仪器档案可直接按设备仪器型号（单台设备仪器）分类。机关设备档案数量少可直接按每台设备编号归档，如：Ks——1～n。设备档案多的可设办公设备、运输设备等类，再按按每台设备编号归档。3、科研档案的分类科研档案适用于按课题进行分类。对于规模较大的科研课题，其研究时间过程较长，也可以在课题下再按研制时间阶段或工作程序进行分类。

4、产品档案的分类产品档案按产品型号进行分类。如果是工业生产性企业，产品的品种多，又是同一品种系列化生产、产品型号多，其产品档案先按产品种类分类，再按产品型号分类。

产品单一，又没有形成系列或品种单一但产品型号较多的企业，其产品档案按产品型号分类，如有必要可以再按产品主要结构或研制生产阶段分类。对于较小的产品，产品档案可直接按产品型号分类。组卷要求：1）案卷内科技文件材料应齐全、完整,签章手续完备。2）案卷内科技文件的载体和书写材料应符合档案保护要求。组卷方法：（1）针对具体项目的管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。（2）产品、科研课题、基建项目、设备仪器方面的科技文件，应按其结构、阶段或台（套）等分别组卷。（3）成册、成套的科技文件材料宜保持其原有形态。（4）通用图、标准图可放入相应一项目文件中或单独组卷。其他涉及这些通用图、标准图的项目，应在卷内备考表中注明并标注通用图、标准图的图号和档号。同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；不同建筑物、构筑物应分别编制。(DA/T28—2002)

(三)科技档案的排列1、案卷和卷内文件材料的排列（1）科技文件宜按系统、成套性特点进行案卷或卷内文件排列（2）案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。一般应印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；复文在前，来文在后。

2、几种科技档案案卷的排列(1)基建档案按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。

(2)设备档案按设备依据性材料、外购设备仪器开箱验收（自制设备仪器的设计、制造、验收）、安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。（3）科研档案按课题准备立项阶段、研究试验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。

（4）产品档案按产品设计（含初步设计、基础设计、技术设计）、工艺、工装、制造、定型等工作程序，或按其产品系列、结构排列。 成册材料与零散文件（包括图纸）组成一卷时，成册材料放在后面。（四）科技档案编目1、文件页号编写案卷内科技文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。已有页号的文件可不再重新编写页号。卷内目录和卷内备考表不编页号2、案卷封面的编制1）案卷题名应简明、准确提示卷内科技文件的内容,主要包括产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字（号）、结构、阶段名称、文件类型名称等。示例：基建档案案卷题名由三部分组成工程项目名称阶段名称文件名称如：荆州市档案局办公楼施工设计图荆州市档案局办公楼竣工验收报告2）立卷单位填写负责组卷的部门或单位。3）起止日期

填写案卷内科技文件形成的最早和最晚时间——年、月、日。（年应填写四位数）4）保管期限填写划分的保管期限5）密级填写卷内文件材料的最高密级6）档号填写分类号＋案卷号档号由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。全宗号需向档案馆移交的档案，其全宗号由负责接收的档案馆给定。分类号应根据对本单位档案分类方案设定的类别号确定。项目代号由所反映的产品、课题、项