XX保险公司会计档案管理办法

XX保险股份有限公司会计档案管理办法第一条为加强公司会计档案管理，统一会计档案的管理制度和方法，更好地促进财务管理水平的提高，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》和财政部、国家档案局制定的《会计档案管理办法》，特制定本办法。第二条财务部门和档案管理部门共同负责会计档案管理工作的指导、监督和检查，保证会计档案的妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。第三条本办法所指会计档案是在经营管理活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料和会计软件及以各种形式存储的会计数据。它们是记录和反映公司经营管理活动的重要史料和证据。第四条会计档案的种类主要包括：（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其它会计账簿。（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其它财务报告。（四）电子会计档案类：存储在磁盘（硬盘和软盘）、磁带、光盘、缩微胶片等上的会计文件。（五）发票类：已开具的发票存根联，发票登记簿。（六）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。专业资料中包括会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，所附《用户操作手册》及相关的会计软件与使用手册。第五条会计档案的归档要求：（一）普通会计档案的归档每年形成的会计档案，由财务部门按照归档要求整理立卷，装订成册，并编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年。出纳人员不得兼管会计档案。期满之后，应由财务部门编制移交清册，移交档案管理部门统一保管。移交档案管理部门保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案管理部门应当会同财务部门和经办人员共同拆封整理，以分清责任。（二）电子会计档案的归档电算化会计档案的管理工作，包括数据备份，数据恢复和清理硬盘等，由系统管理员专职执行和负责存档数据、程序的磁盘、磁带、光盘等会计档案的安全和正确，并负责数据及资料的安全保密工作。必须经常对硬盘上的会计数据建立磁盘、磁带、光盘备份，备份是通过对硬盘的会计数据建立磁盘、磁带、光盘副本来实现信息存储的，每月备份不得少于一次，不得直接对硬盘上的会计数据和作为正式档案的备份软盘上的会计数据进行任何非系统许可的修改、复制等操作，如要对磁盘会计数据进行加工，必须使用备份的副本，不得删改硬盘和备份磁盘、磁带、光盘的数据，恢复系统数据必须使用最新的正式备份。必须妥善保管好会计数据的备份磁盘、磁带、光盘，备份磁盘、磁带、光盘及时做好备份，备份要编号及加盖印章归档。归档时应贴上写保护标签并用印章或封条签封，或由专人保管，备份磁盘、磁带、光盘应装在保护封套和包装盒中，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所，硬盘和正式备份磁盘、磁带、光盘不得随便乱放和外借。采用磁盘、磁带、光盘、缩微胶片等介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止磁性介质损坏而使会计档案丢失。电子会计档案应分别在三个地点存放。应根据数据量和使用的计算机硬盘空间的大小情况，每隔一定时间（如半年或一年以上）清理一次硬盘，删除硬盘上以前年度的会计数据，以利于提高机器的利用率和运行速度，没有做过备份的硬盘数据不得清理删除。第六条会计档案的立卷要求：（一）归档：归档的会计档案的文字材料必须齐全；电脑记账，应当保存打印出的纸质会计档案；在装订档案前要去掉资料的金属物，对纸张破损或字迹已扩散的档案，必须及时修补或复制，对永久性保存的资料要用钢笔（碳素、蓝黑墨水）书写或复制，复制件置于原件之后立卷。（二）整理：会计档案必须以月度或年份断开组卷；分类准确，注意年度与形式结合；编号应不重不漏；其厚度一般为2CM，最厚为3CM为限；封面、背脊应填写齐全，装订要美观。（三）组卷：1．会计凭证按时间顺序和凭证数量，按月或按日组成一卷或几卷。一月中的第一本凭证按科目汇总表、销号单、记账凭证、附件依序装订。一张记账凭证的附件较多且确需另行装订的，应在记账凭证中批注，附件另订；在单独装订的原始凭证封面上批注：此附件为XXXX年X月X日记账凭证附件。2．会计账簿按名称、时间、保管期限进行组卷。同一卷中按账簿启用表、账户目录、账页、备考表依序排列；只能用牛皮纸作封面，不能用硬壳作封面；保存期限相同的可以合并组卷，也可以分别组成若干卷。3．财务报告按名称、时间、保管期限进行组卷。应注意：（1）保证财务报告的完整性；（2）卷内文件排列符合规定：一卷中有文字材料的，则文字材料在前，表在后；有正表、附表的，正表在前，附表在后；（3）归档的财务报告使用纯蓝墨水、铅笔、圆珠笔等不符合要求的材料时要复印或复制，原件在前，复印制件在后。4．其他类：根据文件材料不同性质和内容，将同一年度、保管期限相同的组成一个卷。（四）编号1．会计凭证按月编号。2．机器打印的总账、明细账、现金日记账、银行存款日记账及其他明细账等均以机器自编号为准，不另编呈，但应在账簿启用表中标明本卷起止页号，以备查。3．财务报告则应以卷为单位从第一个文件开始按文件及报表件数编号，其编号方法是：在文件第一页右上角编号。4．电子文档按不同的内容和年、月、日的时间顺序进行编号。（五）案卷目录号1．卷内目录号：包括财务报告类和其他类会计档案，按文件及报表件数填写，并注明文件页数。2．案卷目录号：对每一会计档案按类别、年期编号。（六）案卷编号必须严格按时间顺序进行编号，不得重号、漏号，并按类别、年期各编一个拉通号。如凭证：月内按日顺序排列，年内按月顺序排列。(七)案卷标题的书写案卷标题的书写要求简明扼要，并能准确提示卷内主要内容，其要素：单位名称+时间+类名。如：XX保险股份有限公司安徽分公司XXXX年度财务报告（八）装订1．会计凭证：要按凭证号码顺序装订成册，每册在2CM左右，最厚不超过3CM。整理凭证时，比记账凭证大的要叠小，小的要粘贴；装订时加封面、封底，装订在凭证的左上角，成三角形；装订要用线绳，不得用纸绳或金属线。装订线要打成死结，用封条包角边，同时将线头用封条封住。并加盖骑缝章，在封面上注明单位名称、年度、月份、日期、第X册起讫号数、凭证张数等，经办人、装订人盖章后归于凭证盒内保存。2．会计账簿：按机器自编号顺序排列。装订时加封面、封底，按“多孔一线”在账簿左侧装订；并加盖骑缝章，在封面上注明单位名称、年度、种类、起讫页码、卷号等，经办人、装订人盖章后置于账簿盒内。3．财务报告：按保管期限，按月、按年、按“三孔一线”、按财务报告顺序装订，并置于档案盒内。装订前要填写“卷内目录”、“备考表”，编写页次。4．其他类：按期限、按年、按“三孔一线”装订并置于档案盒内。装订前要填写“卷内目录”、“备考表”，编写页次。第七条档案的调阅本单位人员调阅会计档案时，要经会计主管同意，并在会计人员在场的情况下调阅。外单位人员调阅时，要有正式介绍信，经单位领导批准后由本单位会计人员陪同调阅，同时将调阅人的姓名、单位、职务及调阅资料的名称和内容进行登记。调阅人员不得将会计档案携带外出，不得拆散原卷册，不得抽出有关资料。政府及上级审计人员查帐时调出的会计资料也要进行登记，审计完毕时进行清点。按法律法规规定必须出借的，应当经过公司负责人的批准，并办理相关登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。磁盘、磁带、光盘、缩微胶片的会计数据外借使用时，只得使用备份的副本，正式的磁盘、磁带、光盘、缩微胶片不得外借使用，备份档案的使用、外借以及制作副本等都必须记录，按以上要求办理手续并经系统管理员同意。第八条会计档案的保管期限（一）会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限为3年、5年、15年、25年4类。会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起。详见《XX保险股份有限公司会计档案保管期限表》。（二）采用磁盘、磁带、光盘、缩微胶片等介质保存会计档案，保存期限同打印输出的书面形式的会计账簿、报表等会计档案资料。其中会计凭证和总账数据（包括年度和月度汇总数据）必须永久保存。（三）会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，所附《用户操作手册》及相关的会计软件与使用手册等应视同会计档案保管，保管期限截至该系统停止使用或有重大更改之后三年。重新整理前的会计数据保管期限与原系统保管期限一致。（四）本规范确定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本规定执行。第九条会计档案的销毁（一）未到规定保管期限的保管档案，任何人不得随意销毁。（二）保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁：1．由档案管理部门会同财务部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2．公司负责人及财务负责人在会计档案销毁清册上签署意见。3．销毁会计档案时，应当由档案管理部门和财务部门共同派员监销。4．监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章。“会计档案销毁清册”应一式两份，分别由档案管理部门、财会部门各执一份，并长期保管。（三）保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。第十条档案的交接按规定需要交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的公司，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容