流程再造样例：采购管理流程优化建议

采购管理流程优化建议（含采购合同）流程图例说明'电话通知等-

不规则信息系统执行系统执行系统传

递的表\单］手工传递的

文档/报表流程顺序一、优化目标•职能分离加强监督机制和压力机制，做到透明采购•更新管理理念，强调客户利益与自身发展的平衡•明确责任，以人为本，弹性管理•适应市场环境，提高采购效率•引入竞争机制，降低采购成本二、优化原则不相容岗位相分离原则建立具有多边制衡作用的业务流程，针对采购环节的运行及采购决策形成流程内的相互监督机制，对每一个岗位形成责任压力。具体手段包括采购过程中权力的三分离和采购过程中关键环节的三分离。权力三分离：市场采购权、价格控制权、质量验收保管权相分离。关键环节三分离：合同签订环节、验收保管环节、支付货款环节相分离。建立快速市场跟踪机制从价格、质量、信誉度等方面建立一整套针对供应商和原材料评价和准入机制。为采购过程中的价格、质量、供应商选择制定标准，保障采购透明化能够切实可行。供应商从资质、产品质量、价格、供货周期、供货准时性等方面进行评价，原材料从价格、质量上进行对比分析。两者综合评价，得出对企业最有利的采购策略。建立比质比价、招标机制针对不同物资，制定严格的标准，明确哪些物资必须进行比质比价，哪些物资必须进行招标，哪些物资必须严格按标准价格控制采购价格。通过比质比价、招标机制，带动供应商的竞争意识，有效提高供货质量并降低供货成本。明确岗位责权明确每一个岗位的责任和权利，便于建立一整套监督和制约机制。明确采购级别

明确采购级别，依据采购金额划分等级，建立完整的合同管理控制流程。业务优化总体关系图业务优化总体说明采购主管负责依据各类需求计划制定采购计划,采购员按企业价格标准及供应商信誉度执行比质比价、招标过程，合同管理员依据企业标准控制采购合同,仓库保管员负责物资的验收，入库物资管理员负责对采购活动进行结算并登记台帐。

五、采购计划管理流程优化建议1．采购计划管理流程图2．采购计划管理流程说明采购计划按旬制订，采购计划充分体现斯达在采购过程中准确、及时、监督的准则。采购计划由需求部门主管组织制定并经需求部门主管审核后提交给仓储部门。各需求部门提交的需求计划包括日常生产工作需要的各种原辅材料和其他物资。同时，采购部门接收经审批通过的固定资产申请、大中修计划、项目计划，固定资产申请、大中修计划和项目计划按月提交。仓库保管员依据库存实际情况、储备定额（最高、最低库存量标准）对需求计划进行修正，经仓储部门主管审核通过之后提交采购部门。采购部门主管依据采购的最佳经济批量、采购周期制定采购计划，并提交给控制评价员。控制评价员综合库存储备定额、资金计划、目标成本以及最佳经济批量标准对采购计划进行审核，采购计划没有超标则直接通过形成最终的采购计划下达采购部门执行，如果超标需提交给企管部部长及相关集团级领导进行审批。企管部部长以及各主管领导的审批，应采用以金额为标准的分级审批制度。具体的分级标准，应依据开门子集团的实际情况进行制定。在斯达的管理中，采用两级控制，即企管部部长一级，集团总经理一级。3．采购计划相关岗位说明L-LJ/亠冈位职责需求部门主管负责组织制定需求计划并提交仓储部门库存保管员负责综合汇总各类需求计划，依据储备定额标准修正需求计划仓储部门主管负责对库存保管员制定修正的需求计划进行审核，并提交给米购部门采购部门主管负责依据米购周期、最佳经济批量制定米购计划控制评价依据储备定额、目标成本、资金计划和经济批量标准审核评定米购计划，对比分析找出超标计划，并提交企管部部长审核企管部部长对超标计划进行审核，并提交给相关主管领导进行分级审核六、采购订货管理流程优化建议采购订货的管理分为比质比价、招标、按标准采购三种类型。比质比价适应于大多数常用物资的采购，这些物资一般具有以下特点•非固定资产物资•价格较贵•对质量要求较高•使用频率较大招标采购一般适用于大型项目工程或固定资产的采购，这些采购一般具有以下特点：•大型项目或贵重的固定资产•常年使用，总额非常大•对质量要求非常高按标准采购一般适用于低值易耗品的采购，这些采购一般具有以下特点：•单价非常低•常年使用，采购频率高，总额小•对质量要求不高以上标准只是针对大多数采购提供的通用标准，具体到某一种采购需要采用比质比价还是招标的方式还需要具体问题具体分析。例如，企业中某些设备或项目只能采用某一家供应商提供的产品，则不适用招标，而采用比质比价流程更可行；而某些非固定资产的采购由于量比较大，而且对质量要求较高，同时能够提供该种产品的供应商较多时，更适合采用招标方式。采购合同应一式六份，文件中心、合同管理员、材料使用部门、财务部门、采购主管和供应商各一份。

1．比质比价订货管理流程图（图—采购—3）2．比质比价订货管理流程说明比质比价订货管理流程，在采购主管接收到采购计划之后，安排采购人员进行询价、比价工作，由采购主管确认供应商，并交采购人员。采购人员在与供应商前期沟通的基础之上，按企业标准草拟合同或订单提交合同管理员进行初审，再经物价管理员审核，各级领导分级审核最终形成可执行的订货单货合同。哪些使用订单哪些使用合同，需要依据企业依据自身的情况制定标准，标准一般以采购金额为准，当然有些特定物资需要依据实际情况单独制定。一般订单类采购由企管部部长审核后就可以执行，和同类采购需要上级领导分级审核才可执行，初次合作必须签订合同。

3．比质比价相关岗位说明冈位职责采购主管负责依据米购计划给米购员分派工作，并审核米购员的询价比价结果米购员负责依据米购计划执行询价比价工作，并依照米购主管的审核意见草拟合同或订单合同管理员按企业合同管理制度和标准合同条款审核合同条款的公平性和合法性，并确认是否按规定执行了正确的采购流程（招标、比质比价、按标准采购），同时和对采购物资的储备定额是否超标物价管理员按企业合同管理制度和标准合同条款审核合同条款的公平性和合法性，并进行二次询价，按照采购价格指标审核合同或者订单的价格合理性以及付款方式的和理性4．招标订货管理流程图采购主管 需求部门 技术审核人 合同管理员 物价管理员 主管领导采购招标订货业务流程■1V制订组织招标制订标书审核采购招标订货业务流程■1V制订组织招标制订标书审核评标1r分级审核（图—采购—4）5．招标订货管理流程说明招标订货管理流程，在采购主管接收到采购计划之后，按企业规定明确哪些物资应实行招标采购。对于应实行招标采购的物资，组织需求部门，技术审核人员和合同管理员共同制定标书。在标书制定完成以后，采购主管负责联系供应商发放标书，组织招标工作。评标由采购主管组织并主持，需求部门、技术审核人员、合同管理员、物价管理员以及相关领导共同参与评标，最终确认中标供应商。中标结果由采购主管执行，负责拟定合同，并提交合同管理员、物价管理员以及主管领导分级审核。审核通过后的合同由采购主管负责执行。6．招标订货相关岗位说明L-LJ/亠冈位职责采购主管负责确认米购计划中哪些物资米购需要执行招标流程，组织相关人员进行标书制定、评标工作，负责标书的发放、接收工作，依据评标结果拟定合同，并最终执行合同需求部门负责参与标书的制定和评标的工作，从实际需求的角度对标书以及应标供应商和产品提出意见技术审核人负责参与标书的制定和评标的工作，从技术的适用性、可靠性、先进性、发展性的角度对标书以及应标供应商和产品提出意见合同管理员负责参与标书的制定和评标的工作，从合理性、公平性、合法性的角度对标书以及应标供应商和产品提出意见，最终按企业合同管理制度、标书和标准合同条款审核合同条款的公平性和合法性，同时依据储备定额审核采购量物价管理员负责参与评标的工作，从价格的合理性，企业的承受能力的角度对标书以及应标供应商和产品提出意见，最终按企业合同管理制度、标书和标准合同条款审核合同条款的公平性和合法性，同时审核合同金额以及付款方式的合理性相关领导负责参与评标的工作，从总体上监督评标的全过程，最终审核合同的可执行性

7．低值物资定价管理流程图8．低值物资管理流程说明低值物资定价管理流程，依据市场情况以及企业规定定期或不定期执行。采购主管负责进行市场询价工作，将询价结果（包括采购价格、运输费用、采购周期、供应商资质等）形成书面报告并组织需求部门（关键需求部门）、技术审核人、合同管理员、物价管理员和相关领导进行评价工作。最终，采购主管依据最终的评价结果联系选定的供应上签订价格协议，同时价格协议价作为该种物资的标准价格执行，在采购过程中绝对禁止超标采购。9．低值物资管理相关岗位说明冈位职责采购主管依据市场情况，对有价格变动的物资或按规定需要重新询价的物资进行询价，将询价结果整理成书面形式，组织相关岗位人员进行评价工作，从供货可靠性的角度对供应商及价格进行评审，并依据最终评价结果与供应上签订价格协议

需求部门参与评价工作，从使用角度对供应商及价格进行评审技术审核人参与评价工作，从质量角度对供应商及价格进行评审合同管理员参与评审工作，与物价管理员合作对米购主管的询价工作进行考核，从价格角度对供应商及价格进行评审物价管理员参与评审工作，与合冋管理员合作对米购主管的询价工作进行考核，从价格角度对供应商及价格进行评审主管领导监督评价工作，考核评价工作的透明度、真实性七、采购验收管理流程优化建议1．采购验收管理流程图采购验收业务流程质量欠缺数量不足采购验收业务流程质量欠缺数量不足（图—采购—6）2．采购验收管理流程说明采购验收管理流程，采购员与供应商签订合同或订单后，采购业务开始执行。采购员接收到供应商依据合同或者订单发货的通知后，通知稽查人员。稽查人员依据合同或者订单以及供应商提供的发货单首先对进厂物资进行目测稽查，稽查通过后，依据物资品种判断下一步工作。如进厂物资不需要计量和质检，则直接到仓库由仓库保管员进行验收工作，清点数量并目测物资质量，如没有数量和质量问题则办理验收手续，如出现数量和质量问题则联系稽查员进行商务处理。如进厂物资需要进行计量或质检，则先进行计量后进行质检工作。计量和质检的原始单据汇总到稽查员，稽查员依据计量和质检数据与发货单进行二次稽查。稽查员稽查后，如没有问题转交给仓库保管员验收。稽查人员发现问题，将问题转交给责任采购人员，由采购人员负责与供应商联系进行商务处理。库存保管员验收后将验收单据提交给入库物资管理员入账并进行结算。对于需要计量和质检的物资稽查人员必须参与验收执行稽查，对于无需计量和质检的物资稽查人员采取抽查方式，一般抽查比例在40%左右。3．采购验收管理相关岗位说明L-LJ/亠冈位职责米购员负责接收供应商发货信息，并通知稽查员，在进厂物资出现问题时，出面与供应商联系解决商务问题稽查员负责对需要计量、质检的物资进行全面稽查，对无需质检、计量的物资进行抽检稽查，接收所有计量质量问题，集中反应给责任采购人员质检员/技术员对需要进行质检的进厂物资进行质量检测，并将检测结果提交稽查人员计量人员对需要进行计量的进厂物资进行计量仓库保管员对进厂物资进行数量和质量的验收，并办理入库入库物资管理员进厂物资办理入账

八、商务处理管理流程优化建议1・商务处理管理流程图\两鸽/\处理/采购商务处理业务流程采购商务处理业务流程（图一采购一7）2・商务处理管理流程说明采购商务处理流程就是对采购进厂的物资，通过计量、质检发现存在问题的进行于供应商沟通处理的过程。稽查员在接到计量、质检数据或仓库保管员反馈后,提出处理意见，转交给采购人员，采购人员与供应商联系处理。处理结果交稽查员审定，如办理退货，则由采购员办理，如让步接收，则在双方确认的标准下重新进入采购验收流程。

3．商务处理管理相关岗位说明冈位职责稽查员对存在差异的入厂物资提出处理意见米购员依据处理意见与供应商联系，对差异物资进行处理九、采购结算管理流程优化建议1．采购结算管理流程图仓库保管员入库物资管 采购员开始*验收11*验收11发票订单/合同采购结算业务流程图—采购—8)2．采购结算管理流程说明采购结算流程，仓库保管员接收到进厂物资后验收入库，将验收单转交给入

库物资保管员，同时采购员将订单以及发票转交给入库物资保管员，入库物资保管员依据验收单和订单、发票进行结算，生成入库单并计入采购和库存台帐3・相关岗位说明冈位职责仓库保管员验收进厂物资开验收单米购员提交订单和发票入库物资管理员对验收入库物资进行结算，办理入账十、采购价格标准管理流程优化建议1・采购价格标准管理流程图拟定标准三年的采购价格历三年的采购价格历审核（图一采购一9）2・采购价格标准管理流程说明采购价格标准是进行价格审核的依据，如何保证价格标准能够全面、准确、

及时的反映市场变化，保障价格审核的准确性，最大限度的减少日常工作量，提

高效率，采购价格标准起到了至关重要的作用。采购价格标准依据采购的历史数据一一包括质量、价格数据，以及市场询价的结果进行综