管理制度模板中小企业会议管理制度

会议管控规章制度规章一、目的加强责任公司会议纪律，规范议事日程，进一步提高会议的质量和效率。二、适用范围适用于责任公司各种例会及专题会议。三、职责XXX部负责任责任公司级例会或责任公司级专题会议的通知、组织安排及相关准备工作。XXX部负责任责任公司例会的会议记录、会议纪要的下发及管控保存。3）责任公司或相关机构部门或科室负责任专题会的组织并形成会议记录或必要的会议纪要及下发。4）各机构部门或科室负责任本机构部门或科室例会的组织，必要时形成会议记录。四、管控规定（一）会议分类1）责任公司例会：原则上每月第一周周五下午13:30召开，相关要求各机构部门或科室主管及以上有关员工参加。2）机构部门或科室例会：原则上每周一上午9:00召开（各机构部门或科室可自行安排）,相关要求机构部门或科室全员参加。3）专题会议：由相关机构部门或科室（或责任公司）组织的专项议题的会议，由召集方组织安排。（二）会议通知1）会议召集机构部门或科室需在会议召开前一个工作日发邮件和联系方法方式通知各参会机构部门或科室（有关员工）。2）责任公司例会时间原则上固定。如有修改变更调整，由XXX部邮件或联系方法方式及时通知变更。3）会议通知需明确会议时间、地点、有关内容和参会有关员工等。（三）会议准备1）XXX部负责任责任公司例会或责任公司级专题会议的通知组织和会前10分钟准备完毕。2）召集机构部门或科室负责任专题会议的会场安排等相关准备工作。（四）会议相关要求1）会议务求精简高效，若无特殊情况，会议时间尽量控制在90分钟内。2）与会有关员工发言相关要求尽量简明扼要，时间一般控制在5-10分钟。3）责任公司例会各机构部门或科室主管陈述汇报时应着重介绍在工作中出现的问题、诉求及解决办法。4）重要会议决议或记录未正式公布前，与会者不得提前透露会议有关内容。（五）会议纪律1）会议组织方负责任会议纪律的维护，准备必要的签到表及组织参会有关员工签到。2）参会有关员工应提前5分钟到达会场。必须签到的会议，由组织人发放签到表并在会后收回，同时在签到表上标注迟到（注明到会时间）和未到有关员工。3）参会有关员工如不能按时出席，需提前1个小时告知会议组织机构部门或科室。责任公司例会需向责任公司相关领导请假并在会前及时告知XXX部。4）责任公司例会须机构部门或科室负责任人参加，如机构部门或科室负责任人因故不能出席，需指派本机构部门或科室有关员工参加，并提前通知XXX部。5）无故缺席责任公司例会的，罚款100元/次；迟到5分钟以上的，罚款50元/次。6）会议期间手机须调为震动或静音状态，如有重要联系方法方式，应征得同意后到场外接听。（六）会议记录1）会议组织机构部门或科室安排专人进行会议记录，有必要形成会议纪要的，须在会后两个工作日内发各参会机构部门或科室（电子档或复印件）；2）会议纪要原则上需参会主要有关员工签字或盖章或盖章或签字或盖章确认。责任公司会议纪要原则上须经责任公司相关领导签字或盖章或盖章或签字或盖章后下发；专题会议纪要原则上需参会主要有关员工（或机构部门或科室）签字或盖章或盖章或签字或盖章。3）会议纪要只记录形成的决议不记录讨论过程，按责任公司统一模板记录。五、附则1）例会如遇节假日，召开时间相应顺延或另行通知。2）本规章制