侨鑫集团工程档案资料管理培训

工程档案资料管理培训

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珠江新城项目管理中心2023年9月第1页一、培训目统一和规范项目管理；打造精品需要；提升全员管理水平；管理目标：项目成功，进度、质量、安全达标；管理理念：管理就是服务；行事风格：简单、实用、有效。第2页二、档案资料管理主要性

1、档案资料在《项目管理知识体系指南》（PMBOK指南）里被统称为：组织过程资产organizationalProcessAssets，组织过程资产贯通于项目管理9个知识领域和44个管理过程，是项目管理理论不可缺乏一种组成部分。第3页组织过程资产定义：

来自于任何或所有参与项目标组织正式或能够用于影响项目成功任何或所有同过程有关资产。●过程资产包括正式和非正式计划、方针、程序和指导标准。●过程资产也包括组织诸如吸取教训和历史信息这样知识库。第4页组织过程资产能够归纳为如下两类：过程测量数据库项目档案历史信息与教训知识库问题与缺陷管理数据库配备管理知识库财务数据库包括：1）组织进行工作过程与程序（细分有11条）；

2）组织整体信息存放检查知识库（细分有6条）；第5页2、项目标档案资料管理从侧面反应了项目管理质量；

它是工程项目管理规范化、程序化、标准化、精细化体现；它是工程项目管理过程痕迹，在某一特定时候，它是公司利益‘护身符’；对工程项目标评优，资料管理往往具有一票否绝性。3、档案资料管理为项目管理不停总结提升、完善自我、提升市场竞争力提供了珍贵经验财富。第6页三、档案管理分类与关系

根据地产板块组织架构下项目管理中心主要职能，是对工程项目实行阶段全过程进行统筹、协调、管理直至交付使用，由于管理中心档案资料主要是在项目建设过程中产生，都是与工程管理有关资料，因此按对其管理责任主体进行分类：分类责任人二者关系管理中心文档资料文员/资料员相容性：管理中心文档资料覆盖工程资料工程资料专业工程师第7页责任部门综合管理部责任人文员/资料员工作监督检查部门综合管理部组织牵头每季一次管理中心领导参与检查报告及改善措施管理目标操作简便条理清楚资料完整检索快捷操作模式利用管理中心办公局域网，各自在《文档资料管理操作指导》统一平台上工作管理窗口对所有合作单位统称为资料室（所有进出管理中心文献、资料、图纸、变更、签证单、协议等等均由此窗口）1、项目管理中心文档资料管理

第8页窗口职责收、发文献、图纸、设计变更、工程协议以及有关工程资料等；做好登记，资料管理台帐录入、资料成册归档、资料寄存保全；主要文档资料电子信息转化；定期备份电脑资料信息；迅速查找并提供档案资料信息；跟办急件、签证单、粮单、完工结算资料（续上表）第9页管理要求对所有新进场所作单位，资料室应及时发出业主方资料管理要求指导；所有合作单位向业主发文，应提交原件一式两份；合作单位在数次催促也无人收取文献情况下，资料室应以特快专递形式发出文献，邮资可向对方索赔；所有文档资料档案流水编号由资料员统一编排、管理，专业工程人员无需理会；除合作各方资料员外，与工程有关任何人员不得代为转交文档、资料，各单位文献传递应在资料员间进行；（续上表）第10页管理要求所有业主方工程文献应有三级审核确认机制：一般性文献/资料：专业工程师→专业经理→项目副总，特殊或主要文献/资料：专业工程师/专业经理→项目副总→项目总经理（视文献种类和问题性质由项目总经理定）；所有合作单位来函回复必须行文经审批后发出，严禁以在来函上手写加批意见形式回复；业主方所有人员署名应附带真实日期。（续上表）第11页责任部门项目部责任人专业工程师工作监督检查部门综合部督办项目部组织牵头每两月一次项目总经理参与检查报告及改善措施管理目标条理清楚信息完整更新及时取用便捷操作模式分三大专业，利用管理中心办公局域网，各自在《工程资料管理台帐》统一平台上工作。2、工程资料管理

第12页档案管理要求项目部应加强专业工程人员文献处理时限管理，一般性文献处理不得超出三个日历天；项目部应加强专业工程人员文献批复质量管理，流程性文献严禁用署名替代审核意见；项目部应按建筑设备安装工程、土建工程、室内精装修工程三大专业设置工程资料管理台帐，同步指派专员对这些台帐进行录入、更新等管理工作；第13页所有协议工程图纸，项目部必须保存一份原件；项目部应分专业指派专员进行设计变更管理，并及时在所保存施工图纸原件上对设计变更进行标识；项目部应分专业指派专员进行工程实物影像资料管理，定期编辑按月上传资料室存档；项目部应指派专员统一进行对合作单位违约扣款或索赔管理；第14页三、《管理中心文档资料管理操作指导》解释

（一）合作单位来文流转途径操作说明表格链接1.1可自行处理文献：施工（或供货）单位（发）→资料室（收）→管理中心副总经理批处→存档；

1.2需提请有关部门帮助处理文献：流转途径同（1.1）→文献处理意见由经办人填写在《处置卡》→项目副总经理审核→管理中心副总经理审批签发→资料室（转）→提请有关部门处置（给回复意见）→资料室（收）→管理中心副总经理阅处→存档；要求所有合作单位在向我方发文时提供2份原件，1份存档、1份转管理中心副总经理批处；严禁在合作单位来文上直接加批处理意见，所有来文回复意见应以书面形式回复对方；不能自行处理文献应由经办人填写《处置卡》，并应有建设性处理意见；《处置卡》上回复意见由有关部门直接填写在《处置卡》上，《处置卡》原件存档，同步复印一份给管理中心副总经理阅处；所有来文应按项目分类存档并登记入台帐。珠江新城项目中心工程部表格\ZJXC19：外单位来函处置卡.doc第15页资料员项目总经理项目副总经理专业经理/专业工程师转批处批处转返回返回项目管理中心内部工程管理类文献流转途径：（逻辑关系图）第16页（二）与工程开工有关文献：管理用表格表格链接《珠江新城工程开工指令》珠江新城项目中心工程部表格\ZJXC05：开工令.doc《珠江新城开工申请报告》珠江新城项目中心工程部表格\ZJXC01：单位工程开工报告.doc《珠江新城施工组织设计（方案）报审表》珠江新城项目中心工程部表格\ZJXC02：施工组织设计方案报审表.doc施工场地具有作业条件时，即可向施工单位发出开工指令，要求施工单位做好技术、材料、机械、人员、工作面等准备，符合开工条件后批复开工申请报告；业主发出开工指令目标：要求做好施工准备工作；明确施工技术方案先行；确定工期计算时间；第17页（三）与扣款或索赔有关文献：管理用表格《珠江新城合作单位违规扣款（索赔）通知单》珠江新城项目中心工程部表格\ZUJXC18：索赔通知单.doc财务《扣款通知单》（注：在明源软件上操作填写）增补资料\扣款通知单（明源）.doc执行根据《工程质量缺陷赔偿标准》增补资料\12.工程质量缺陷赔偿标准.xls《施工现场管理要求》增补资料\18.施工现场管理要求.doc施工协议有关要求作为根据：施工进度延后进度款暂扣，质量缺陷让步接收索赔等；视违规情节与管理需要由项目管理中心商定根据。第18页（续上表）管理要求处罚（扣款）是管理伎俩，不是目标，使用处罚（扣款）时要谨慎；处罚（扣款）要以协议为根据；索赔事件发生后，业主方、监理方、土建总包方、有关单位要以最快时间到场，登记证人，搜集证物，拍照取样；索赔事实及被索赔单位认定后，虽然索赔损失大小未有确定，都必须即时向被索赔人发出索赔事件通知函件；在实行所有处罚扣款、索赔扣款前，必须向被索赔人发出索赔金额通知函件；第19页（四）办理工期延期申请及审批有关文献：管理用表格《珠江新城协议工期延期申请表》珠江新城项目中心工程部表格\ZJXC12：协议工期延期申请表.doc《珠江新城协议工期延期审批汇签表（延期20天内）》珠江新城项目中心工程部表格\ZJXC13：协议工期延期审批汇签表（20天内）.doc《珠江新城协议工期延期审批汇签表（延期超20天）》珠江新城项目中心工程部表格\ZJXC14：协议工期延期审批汇签表（20天以上）.doc《珠江新城协议工期延期申请批复通知单》珠江新城项目中心工程部表格\ZJXC15：有关协议工期延期通知.doc管理要求项目部应重视协议工期管理，并应贯通项目施工全过程；项目部应重视土建总包单位、各指定分包单位和独立分包单位施工进度计划编制、报审、存档及动态管理工作；在协议工期即将出现延误时，项目部应及早通知合作单位，敦促施工单位或者调整原计划、或者加大投入、或者提出延期主张并搜集有关证据。第20页（五）办理协议工程验收有关文献：管理用表格《珠江新城工程完工验收申请表》珠江新城项目中心工程部表格\ZJXC06：工程完工验收申请表.doc《珠江新城工程完工验收意见表》珠江新城项目中心工程部表格\ZJXC08：工程完工验收意见表.doc《珠江新城工程完工验收证明书》珠江新城项目中心工程部表格\ZJXC09：工程完工证明书.doc《珠江新城供货验收证明书》珠江新城项目中心工程部表格\ZJXC17：供货完成验收合格证明书.doc第21页管理要求每一协议工程均应由合作单位向业主申请办理协议工程验罢手续；协议工程验收程序：施工单位自检合格→→在协议工期结束前最少14天填写《验收申请表》→→报监理单位在7天之内初步验收→→报业主在7天内（协议工期结束前）正式验收；业主组织验收→→参与验收各方就工程质量问题提出整改意见→→各方同步给出是否同意该协议工程通过本次验收判断→→同步填写《完工验收意见表》；如各方均同意通过协议工程验收→→监理单位汇总并整顿工程质量问题整改意见→→合作单位承诺在限期内整改完成。（续上表）第22页管理要求整改完成后报监理单位与业主复检→→复检合格后办理《完工验收证明书》→→证明书完工日期填写协议工期结束时间；如有任何一方不一样意本次协议工程验收→→之后步骤同③；整改完成后重新填写《验收申请表》→→由业主按步骤②重新组织验收→→验收合格后办理《完工验收证明书》→→证明书完工日期按协议工期累加工程质量问题整改时间填写；注意《申请表》、《意见表》、《证明书》时间逻辑要对应；（续上表）第23页管理用表格《珠江新城完工结算资料审核汇签表》珠江新城项目中心工程部表格\ZJXC10：工程完工资料审定表.doc《珠江新城工程完工结算资料（完成审核）移送表》珠江新城项目中心工程部表格\ZJXC11：工程完工资料移送表.doc管理要求合作单位必须在完工结算图上对所有发生设计变更进行标识，不然为不合格资料，退回整改重报；审核资料时重点查对报审图纸发生变更部位；审核资料时注意前后资料时间逻辑对应；《完工验收证明书》如显示有协议工期延期，应提醒合作单位结算时会受到工期索赔；协议工程完工后，业主应及时向合作单位发出办理完工结算资料审核指令，并要求对方在1~3个月内提交