不相容职务分离

第一节

不相容职务分离控制主讲：周雪搜集案例：梁珍珍分析内容：吴锦玉资料整顿：汪千珊PPT制作：汤莹莹第1页目录第2页一、不相容职务相分离控制不相容职务含义：

所谓不相容职务是指那些假如由一种人担任，既也许发生错误和舞弊行为，又也许掩盖其错误和弊端行为职务。

不相容职务分离控制要求公司全面系统得分析、梳理业务流程中所包括不相容职务，实行对应分离措施，形成各司其职、各负其责、互相制约工作机制。

第3页二、建立不相容职务分离制度标准不相容职务分离关键是“内部牵制”，要求每项经济业务都要通过两个或两个以上人员或部门处理，使得个人或部门工作必须与其他人或部门工作相一致或相联系，并受其监督和制约。第4页主要不相容职务：①授权进行某项经济业务和执行该项业务职务要分离②执行某些经济业务和审核这些经济业务职务要分离③执行某项经济业务和统计该项业务职务要分离④保管某些财产物资和对其进行统计职务要分离第5页⑤保管某些财产物资和查对实存数与账存数职务要分离⑥统计明细账和统计总账职务要分离⑦登记日记账和登记总账职务要分离职务不相容？第6页二、建立不相容职务分离制度详细要求设置有关监督机构履行职务不相容分离制度保持各职能部门相对独立性提升制度执行力使制度落地第7页三、案例分析安泰是一家专门从事服装进出口贸易公司，该公司业务只有一部分通过钞票方式结算，绝大部分采取是赊销方式。公司老板李森对有关内部控制运作不甚理解。罗非是公司财务主管，在公司工作数年，也是公司会计兼出纳员，负责有关钞票收付和账务处理一切事宜。罗非每天将钞票存入银行，列示所有支票和货币清单，同步还编制每日钞票汇总表，列示收到账款金额，应收账款账户折扣和贷记应收账款金额，另外会计人员利用此表冲销应收账款，罗非也编银行存款余额调整表。除了外部审计人员外，没有人审查钞票或银行对账单。老板以为，罗非值得长期信赖，其勤奋努力工作就是最佳“控制”。罗非尚有两名助手，负责登记银行存款日记账及签发支票并帮助编制会计报表。第8页安泰公司每个月损益表上，都有着数量可观利润，不过近来应收账款数额居高不下，账户里钞票却逐渐减少。发展到最后，甚至要靠银行贷款处理燃眉之急。直到有一天，有职员在匿名信中揭发罗非近来生活奢华，购买高档别墅和轿车，其消费与其收入存在显著差异，又缺乏合理解释，有侵吞公司财产重大嫌疑。起初，罗非收到顾客钞票及支票，只有很少存入了安泰公司在银行开设账户，却被存入罗非私人专户。罗非将这笔钱寄存一段时间，赚取利息，然后再转入公司账户。由于公司始终无人觉察，后来老板将钞票收付及往来账务处理皆由自己一人经手，大大提供了方便。罗非用不着小心翼翼，而是，将安泰公司收到钞票和直接存人自己开设账户。在此期间，罗非在自己公司账户保存了平均160000元余额，总共70000元利息，而这利息本来应由安泰公司获取。通过同意多统计钞票折扣，罗非从100万元销售收入取得3%，窃取总金额达180000元。在安泰本应取得160万元税前收益(大约占销售收入9%)罗非贪污了其中约12.5%。第9页安泰公司在内部控制上存在缺陷和漏洞有：1.没能够做到“不相容职务”分离。所谓不相容职务是指一项经济业务发生后来，其授权、同意、执行、统计等完全集中于一人或一种部门办理时，发生错误或不法行为概率就会增大两项或两项以上职务。例如安泰公司钞票保管和统计、钞票折扣审核和执行等都属于不相容职务。2.错误地以为对职员信任以及职员勤奋体现就是最佳内部控制措施。实践证明，仅仅依赖雇员忠诚往往是危险，再好“自律”也不能脱离“他律”约束。3.当公司出现账面收益与钞票流量严重背离没有保持足够警觉。公司出现钞票流量不足，应当通过调查理解原因是出在应收账款回收管理存在问题，还是公司销售，或其他方面出现问题。第10页公司由于舞弊而造成损失有：虚记公司销售收入；公司减少了公司真实收益；造成应收款项严重不实；公司流失了钞票，影响了公司正常生产经营活动，不得不靠银行贷款渡过难关。第11页避免安泰公司舞弊行为发生措施有：1.科学地进行岗位职责划分，做到“不相容职务必须分离”。岗位职责划分主要标准有：（1）资产保管同资产统计掌管相分离；（2）钞票支出同银行存款账户调整工作相分离；（3）付款凭单同意同支票签发相分离。出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目标登记工作。

2.定期轮岗制度。当然，在实际工作中尚有其他可取做法：例如定期轮岗制度，能够促使有关人员全面提升专业水平、工作愈加兢兢业业和认认真真；另一方面，在轮岗时进行移送，也有助于分清责任，假如有问题很容易被发觉和披露，因而也是一种极为有效控制伎俩。3．根据公司实际情况，建立合适内控程序。第12页案例启示根据“不相容职务必须分离”标准进行人员合理分工，不但能够提升会计工作效率，还能够确保公司财产安全、完整，减少和减少差错、舞弊也许性。对于小型公司，往往人手不足且受到成本受益标准约束，业主能够积极参与经营活动，例如通过担任某些特定工作，来实现职责合理划分。也有业主通过对员工工作进行严密监督与复核，以弥补责任分工不足。第13页四、轮岗制度定义：轮岗制度是不相容职务相分离制度一种主要伎俩和形式。轮岗是指管理者和员工在公司内部进行不一样工作岗位轮换，以实现公司特定目标。第14页轮岗形式主要有:临时轮岗：为了适应短期构造调整需要，处理劳动力出现多出和不足换岗：为了提升劳动者素质和水平，提升公司管理水平，定期对公司关键职位人员采取岗位轮换制度。为加强公司内部控制轮岗形式主要是换岗体现较为显著就是财务部门换岗制度转岗：出于长期构造调整需要，处理劳动力多出和不足而采取提升操作者技术水平使之从事新工作岗位措施。第15页轮岗组织公司应当从本单位实际出发，制定各级管理人员和关键岗位员工定期轮岗制度，明确轮岗范围，轮岗周期，轮岗方式等，形成有关岗位员工有序连续流动，全面提升员工素质，从而本单位轮岗工作有目标、有计划进行。应注意下列问题：认真选择轮岗对象做好思想工作和培训组织工作轮岗一般不应提前通知公司关键岗位人员离职前，应当根据有关法律法规要求进行工作交接和离任审计。第16页五、轮岗详细措施1.思想疏导。轮岗前必须加强宣传，使员工深刻结识轮岗交流目标和意义，提升思想结识，彻底削除被轮岗轮换人员较易产生三种心理障碍：一是不愿离开已经熟悉工作、生活环境和人际关系；二是怕到工作困难多、难度比较大岗位；三是怕到难以开创新局面岗位上去工作。针对这样心理，必须加强思想政治工作和员工涵养教育，鼓励他们在新岗位上努力开拓新局面。2.有组织、有计划、有重点。管理部门必须经常深入工作第一线，掌握干部工作、生活等情况，并且要有一定针对性。一方面要考虑轮岗对象特点和发展需要；另一方面也要考虑轮岗处室干部构造和该处室对干部素质要求，避免“推磨式”简单轮岗。第17页3.保持工作连续性和人员相对稳定性。制定出轮岗方案，利用原因分析办法，及时合理安排轮岗对象、人员、数量和时间，确保其连续性、稳定性。4.用人所长。在轮岗中要因人制宜，扬长避短，因人施才，因才定岗，使每一种都能在自己工作岗位发挥最佳效能，使每个集体都能保持活力。第18页轮岗意义控制风险促进部门沟通，提升办事效率培养人才第19页可口可乐123年管理秘方可口可乐人事政策中有个“3+3+3+3”方案,代表可口可乐轮岗制度。它有两个特点。一是年限。员工在同一岗位上时间最多不能够超出3年。“假如一种人在同一种岗位上做了快3年,很也许对他工作已经很熟悉了,失去了新鲜感和热情。他就应当换到另外岗位上学习新知识,这样能够为员工增添新经历、加快知识更新。第二个特点是员工在晋升之前必须做一回培训员。虽然公司有系统培训材料,不过这些培训员们会被要求重点加上自己实际案例