行政工作流程

行政工作流程每天负责公司大门的开启工作；1304室的钥匙分别有三把：一是物业保安管理处，二是行政保管，三为每天下班锁门；（注意：1304室的钥匙不得交给销售部业务员）另，后门不得打开；（除特殊情况外）其钥匙分别有三把；每天负责安排上午（09:00）和下午(14:00)跑单的事宜；关于需支付的提箱费由行政统一预付，待各操作在FMS系统录入费用后方可向财务报销；一般所需箱单费的船：EMC/OOCL（标封）/COSCO/NYK跑单工作常跑的地方：天津海润（华联大厦2301室）中山东路宁波二百旁边外代新华（和义路汇金大厦19楼）新世纪百货（红帮大厦商铺）后面简达货运（亚细亚8401室）新华物流（波特曼2楼）宁波东港喜来登酒店就是波特曼，彩虹大厦对角的农业银行后面的大厦环洋（建设大厦4-E室）兴泛（浦发银行大厦13楼）天时利（彩虹大厦经过灵桥（百丈东路）一直走经过会展中心就是彩虹大厦泽世（华宏国际7楼中兴路与百丈东路交叉口在开元大酒店边上泛洋（汇金大厦17楼新世纪百货（红帮大厦商铺）后面明生报关行（波特曼商务楼402室）都市仁和大厦和中保大厦的中间隔着凯洲大酒店东城百汇在百丈东路彩虹大厦再往下走新员工入职，给其办理入职手续，发放办公用品及文具并填写文具领用表；①入职手续行政需准备的文件：终极期望（给新员工的一封信）报到程序单入职申请表入职人员担保书（需是一位非本单位而有宁波户籍的成年人）新员工试聘评核表员工试用考核表②入职员工需准备的文件：毕业证书（未毕业者需校籍证明）、身份证、两张一寸彩照、原单位离职证明、体检报告（肝功能与肺）；③根据2008年宁波市劳动法的规定，要求新员工入职一个月内必须签定正规的劳动合同及交纳五金，且签定劳动合约的时间为三年（所有签定劳动合同的员工必须办理完所有入职手续后方可签）；另按照公司的规章管理制度，同时必须签定员工保密合同及员工竞业禁止协议；但针对给销售部员工办理社保公司有特殊要求，如下：（未达到以下要求者，签定劳动合同时必须签定一份“自愿不购买社保申请书”）⑴销售部员工必须满试用期后才给其办理社保手续；⑵销售部员工其业务利润必须达到USD1000以上才给其办理社保；4、新员工入职当天，需以邮件的情式通知公司内部人员；且发送至it@总公司电脑部邮箱为新员工申请邮箱；其回复邮箱密码后必须存档；5、为新员工申请邮箱后按以下方式安装：（1）打开电脑中OUTLOOK,点击工具再点击帐户：图1（2）出现（图1）文件框后，添加邮件新帐户：图2（3）输入新员工的英文名，后缀可加上姓氏的拼音；点击下一步：图3（4）按照（图3）的显示输入完成后，点击下一步：图4（5）（图4）输入其邮箱地址及密码，点击下一步：完成；（6）基本安装后，点击邮箱属性修笖邮件帐户的名称：图5（7）按（图5）修改完成后，按照以下显示来做修改：图6（在这一步骤中点击设置）图7（修改完成后，点击确定）（8）最后，依次按以下显示做修改后，按确定并完成：图8图9图10（在这一步骤中，在服务器上保留邮件副本，需注意两点：一、员工个人邮箱无需在服务器上保留副本二、公司公共邮箱的邮件在服务器上至少保留2天；）(9)宁波分公司所有员工的个人邮箱包括宁波公共邮箱的密码均由行政统一管理；不得泄露与他人（第二者）；当有任何一个邮箱空间容量达到极限时，行政将统一为其清空处理，以使邮箱得到正常运行；（10）注：邮箱常出现的问题及处理方法：1、21cn服务器不稳定或系统升级，接收或发送不了邮件；出面此类情况时，只需与总公司电脑部小周确认是否有这种现象，即可；若深圳无此现象，请求其帮助处理；2、遇邮箱容量达到极限的处理方法：登录/corp/图1输入邮箱地址及密码，并登录；图2点击管理；（图3）先查看邮箱的总空间是否已达到极限；查证无误，点击收件箱后的清空，即可；7、监督新员工在入职一星期内签署“担保书”；（注意：担保人需提供本人身份证及户口本，行政检验真伪并复印留底）监督新员工在入职一星期后阅读《细节决定成败》并在入职一个月内交上读后感；另可选择几篇较好的，可投稿华展之家报刊（如录用后，有50元的稿费收入宁波公司基金内）；员工离职的手续办理：离职申请表（分公司专用），由离职人员填写完成交给经理签字；离职交接表图1（1）由离职人员填写(姓名、部门、职务、入职时间及离职原因)；再者交由所在的部门主管交接其手上的工作及文件或资料；如交接无误，请部门主管签字并签上当天的日期；（2）在已和本部门交接完毕，此职务还需和以下相关部门交接，请部门主管写上行政部及财务部，即可；图2（1）以上部分交由行政部填写，检查离职员工所用的电脑是否完整；及键盘、鼠标是否完好可用；Email地址除代理部员工外，一虑当天删除（海外代理部员工的邮箱一般保留半个月或一个月）；（2）检查借阅书本的记录，看其是否有未还的书籍；将其工牌、名片、电话机、座位牌名签统一收回；办公文具根据当初所领取填写的表格收回；如以上无误，交接已清签字并写上日期；（3）离职员工的考勤，请检查其当月是否有请假，再查看考勤卡是否有迟到未打卡记录；如实填写在交接表上，并计算出其实际的出勤天数；图3以上部上交由财务部主管填写，如无误请财务部主管签字并写上当天日期；（3）以上两份表格如实填写完毕后，传真务部）至总公司人力资源部，并与行政部（林小确认是否已收到，请其交于总公司经理签字；（4）注：深圳总公司人力资源部规定：离职人员的手续及邮箱的删除，必须在当天完成，如有特殊情况者，需提前通知或可另做处理；负责日常办公用品及文具的领用及采购并统计：⑴负责采购办公用品及文具（与公司有采购合作关系的有：宁波沃玛办公伙伴）；以下是采购办公用品的程序：①整理公司所缺少的办公用品和文具，后填写购物单；②在填写购物单的同时与沃玛办公伙伴确认物品的单价（因物价上涨辐度较大，现每定购一次都必须确认价格）；确认价格后，再确认需采购的数量；后打印采购单交由经理签字；③经理签完字后，传真到沃玛办公伙伴，上面需备注送货地址、送货日期、发票抬头及收货联系人；④收到货后，清点数量及查验质量；如无问题后，填写报销单后找财务出纳；⑵办公文具的领用：（所有领用或更换物品必须如实登记）坚持以旧换新的原则更换笔芯、修正带（液）；根据员工的领用要求结合个人的工作性质，给予其领用；每周更换或领用时间：周二、周四下午16：00-18：00特殊办公文具或用品可根据性质，与其他同事共用（例如：剪刀、直尺、美工刀、胶水）；回型针及大头针之类物品，可回收利用；快递（月结：顺丰、圆通、飞鸽传书）：每天所寄出的快件，必须在第二天完成输单；①顺丰：浙江省以外的地区、包括台湾、香港地区；（业务员的快件计其成本）②圆通：浙江省内、江苏省及上海市；（RMB5元/件）（业务员的快件计其成本）③飞鸽传书：只有客服部主管签字后有效；（对帐单，如有问题找签字主管）④注：以上三家快件每月10日左右会出上个月的对帐单；行政将负责核实，如无问题即可打出报表，交于财务审核；每月25日之前付款；物业：与物业各方面的沟通工作；公司办公室的租金与物业费（现已交至10月20日）需提前半个月交至物业财务部（中保五楼）；公司办理饭卡及充饭卡（中保五楼）：办理饭卡需填写申请书，附上本人身份证复印件，交由物业经理审批，方可办理；（充值饭卡需现金现付）公司今年有预订宁波日报与中国国家地理杂志（有效期至12月份），每年11月底需向经理申请看是否需要购买以上类别的报纸或杂志；如经理批准购买，需提前向邮局订购；（报纸与杂志的存放点位于大厦后门卫保卫室）；关于内部网的维护工作：内部网址为：（1）内部网宁波版块管理密码：0N74（2）做为行政，关注公司各部门信息，及时与部门主管沟通；随时更新内部网宁波版块的内容；（总公司规定每月至少更新四篇文章）；（3）关于内部网文章的修改及上传，详细见内部网-电脑部-教程专区-内部网部门文章维护方法（4）针对于公司人员流动性，随时更新内部网中宁波公司通讯录，其修改请与深圳总公司前台（戴蓓联系；（5）注：如需访问内部网以及所有公司的局域网，需在电脑上添加路由：Routeaddmask01–p关于公司（办公）设备的管理及维护：⑴传真机：三部传真机都已过了保修期，如有问题，可送修至松下传真机维修中心（镇明路516号87303595）；⑵夏普复印机：公司已与夏普维护中心签定了定期护养协议（两个月一次保养，有效期至09年5月，如到期可询问其价格再续约），如复印机无墨粉、复印不清晰或其它问题，都可以至电（27804880）请其过来维修（免费）；更换墨粉：400元/盒；⑶惠普打印机：购买于2008年2月份（保修期至09年2月），一台打印机最中心的为硒鼓，惠普打印机的特点是硒鼓与打印机粉舱为一体，如硒鼓损坏，需与粉舱一起更换（硒鼓的价格：国产：200元、原装：450元），墨粉更换：70元/瓶，可至电（27837858赵亚红称其为赵姐）请其安排人员到公司更换；⑷针式打印机：爱普生1600与映美更换色带至电（27837858赵亚红称其为赵姐）请其安排人员到公司更换；⑸电脑：公司三分之二的电脑都为七喜品牌机，如有问题可至电（87344287大地数码）请其至公司维修；已过保修期的电脑，需加收维修费（50元）；另外四台组装机，维修资料请见行政交接资料；（6）电风扇：公司购买的是美的品牌，如有问题可送修至电（87134099）；关于公司网络及电话：⑴公司有两条网络线，分别是：①DA11170362兆光纤（有效期至2009年4月7日），到期时需提前一个月续约；收费标准：1200元/月，此条网络为公司上班时所用，上班时间行政应按照员工日常行为规范中网络的使用去控制流量，使得网络正常运行；如有问题，可至电（63369668欧晓丽）电信客服请其帮忙处理；②DA1130299256KADSL（有限期至2008年9月11日），到期时需提前一个月续约；收费标准：160元/月，此条网络用于连接总公司服务器，使得宁波分公司可以共享局域网及总公司内部网端；⑵公司申请的电话号码共40部，按照目前的使用情况来说已足够（传真