基于流水式报销模式的费用报销一体化管理

基于流水式报销模式的费用报销一体化管理

在公司成本结算过程中，成本成本的真实性一直是内部控制的困难。笔者认为,采用流水式网上费用报销管理不失为一条解决之道。一、减少对报销模式的依赖传统的报销模式是典型的专业报销模式,简单地说,就是按费用支出的类型设置专业的报销单据,如业务招待费与差旅费的报销单据是彼此独立的。而流水式报销模式则不考虑按费用类型设置专业报销单据,而是严格按支出发生时间排列填制报销单据。从内控角度看,相对于传统报销模式,流水报销模式有如下优势:首先,增强了报销事项间的关联性。由于流水报销模式将报销事项按时间发生顺序排列在报销界面上,审核人员可以一目了然地看到报销事项间的关联性,从而较易发现与事实不符的报销事项。例如,一个业务员同时报销了差旅费和业务招待费,差旅费界面上显示20日出差在北京,而业务招待费上则出现了20日在杭州某酒店的餐费。假设业务人员一月报销一次,若按专业报销模式,审核人员很难发现两者关联的矛盾性,而按流水报销模式,审核人员则很容易识别。其次,有利于费用的实报实销。流水报销模式可以让审核人员在审核费用报销的同时也审核到报销人的活动轨迹,从而增强对业务支出与业务活动关联性的管控。而传统专业报销模式则将报销事项与业务发展进程的同步关联性人为地分开,导致报销审核人脱离业务而审核费用,尤其对于业务遍及全国的公司,由于物理空间的原因,可能会按时间段汇总报销,大大增加了对费用真实性的审核难度。二、建立基于信息化手段的费用报销管理平台流水式报销模式在费用报销管理方面虽具备一定优势,但此模式若采用手工式报销会增加许多工作量。因此,笔者建议采用信息化手段集成工作日志、信用卡、网上电子银行、商旅系统、财务系统、票据扫描等领域,建立基于流水式报销模式的费用报销管理平台,通过一体化的管理,最终实现费用报销流程的透明化和自动化。该平台主要特点如下:(一)提高了报销人的效率流水式网上费用报销管理平台提供了与银行信用卡系统对接的接口模块,可及时获取信用卡的消费时间、地点、金额等信息,同时还提供了与商旅平台对接的接口模块,可及时获取乘机时间、地点、金额等信息,自动形成按时间排序的消费流水线,减少了报销人录入信息的工作量,报销人可以快速便捷地提交费用报销单,缩短了审批时间。此外,这种集成可使企业充分利用信用卡透支额和商旅平台垫支机票机制,为大幅减少员工差旅及招待等借款提供了可能。(二)基于志系统集成的接口流水式网上费用报销管理平台提供的与CRM(客户关系管理)日志系统集成的接口模块,可实现费用报销事件自动与工作日志集成,很大程度上方便了费用审批人员对费用报销的真实性进行审查和验证,同时也增加了报销人虚假报销的难度,提高了费用管理的内控水平。(三)电子银行监管系统流水式网上费用报销管理平台提供了与电子银行系统集成的接口模块,支付数据可通过专线自动传输到电子银行,实现电子银行批量支付,完成支付后,员工手机可在第一时间接收到报销款到账信息,且该工资卡与前述信用卡绑定,员工归还信用卡透支款可自动完成。这项功能可以大幅减少出纳部门的工作量,因其便捷性也可提高员工满意度。(四)匹配匹配的会计科目流水式网上费用报销管理平台可设置部门、消费类型、费用科目之间的对应关系,能够自动匹配准确的会计科目。其与ERP财务集成的接口模块,与ERP实现无缝集成,可自动生效会计凭证,从而大幅提高了费用会计的凭证处理效率,减少了费用会计凭证编制的工作量。(五)过无线设备流水式网上费用报销管理平台可使用户通过无线设备(如移动电话或PDA)在线创建、编辑、提交、批准或驳回费用报销单,给报销人及审核人带来极大便利。(六)相关的审批、提交费用发票流水式网上费用报销管理平台能够将费用报销单报送审批,可以定制审批规则和进行加签、会签等处理。同时,此平台还支持费用发票的影像上挂,通过系统提交,提高审批的及时性。员工及管理者可通过任何标准的电子邮件系统或Web浏览器接收提请他们注意的通知,并做出回应。(七)信用奖惩及免审流水式网上费用报销管理平台提供了信用自动计分系统,可以按个性需求自助设计信用计分规则,根据报销违规事件自动扣减信用分同时邮件提醒被扣人,报销人也可以随时查询自己的信用分及被扣情况,最终为企业推行诚信报销模式打下基础:诚信报销的员工可以享受抽审或免审的待遇,不诚信报销的员工的污点记录永久存档,甚至接受更加严格的审核。(八)决策管理部门对费用分析及员工遵守公司政策情况的分析对企业的费用管理至关重要。费用报表和违规报表为高层管理人员提供了员工花费情况的多维视图,并帮助决策者制定政策和评估员工。管理者可以按照管理层次、费用类别、违规类型查看费用情况,也可通过与商业智能系统(BI)集成,即时、详细地查看费用报表并详细了解费用发票和违反费用政策的信息。三、银行卡信用卡的应用对费用报销管理的难点基于以DH公司为例,作为一家快速成长的高科技企业,在销售额保持稳步增长的同时,员工人数也呈现出快速增长趋势,特别是销售人员的增长对费用报销管理的挑战越来越大,寻求一套支持流水报销且与银行信用卡系统集成的费用报销系统迫在眉睫。由于各种原因,公司最终决定采取自主开发和实施的方案,该方案的实施主要存在内外两方面困难:内部困难主要集中在如何开发一套符合公司当前需求且又具有前瞻性的软件平台,以及如何改变员工现有的费用报销习惯;外部困难则集中在如何说服银行开发一套符合该模式需求的信用卡产品。(一)内部困难和解决办法(二)外部困难和解决办法1.员工信用卡信息保密目前,我国银行还没有将公务卡的使用推向企业,而普通信用卡属于员工个人资产,银行对其卡内信息负有保密职责,不允许将员工信用卡信息数据传到企业费用报销系统。对此,企业可以与主办行沟通,建议每位员工在办理信用卡的同时签署一份申明书,强调该信用卡主要用于公司对公消费,并同意主办行将自己的信用卡数据传递到企业的费用报销系统。2.打造在线国际客户费用报销系统流水式费用报销的最大特点就是一张单据对应一个事件,这种做法对于可以银行刷卡的消费来说很简单,但对于不能刷卡消费的出租车来说,每张出租车发票都需写明行程,这对业务人员来说工作量很大。笔者建议,一是银行可以在信用卡中加上一个电子小钱包功能,同时向全国所有出租车公司推广使用,每台出租车配备一个刷卡器,信用卡小钱包可以直接将车费刷进出租车司机的个人银行卡。这样既可以大幅提高其在出租车行业客户的粘滞度,还能提高应用本方案企业办理此种信用卡的热情,继而提高此类企业对银行的依存度。二是推广手机支付功能到出租车行业,每台出租车配备一台刷卡器,企业可以通过费用报销管理平台与电信运营商的刷卡系统实现对接,并将公司员工乘坐出租车的刷卡数据自动筛选进入报销系统。1.自主开发网上费用报销管理平台过程复杂。针对实际报销流程中存在的按行政组织结构层层审批,按项目方式报销和特殊人员报销以及根据费用类型、人员级别、金额大小等动态决定流程走向等情况,开发团队通过灵活的工作流程引擎、引入虚拟组织结构等方式进行解决。对于与银行系统接口、商旅平台接口、各业务系统的集成问题,开发小组通过定时交换文件、数据库事务复制、WebService调用等多种方式实现各种特定情况的数据交换。2.改变员工的费用报销习惯。对此问题可分步解决。第一步实现费用报销系统上线被使用,不强制业务人员办理银行信用卡,也不强制公务消费刷卡,更不改变现有公务消费的借款制度,但对于新入职的销售部门员工,则在入职时一次性办好工资卡及对应的信用卡,并且在项目实施通知中申明这一点,让员工放心使用新系统。第二步是在第一步完成且运行一段时间后,由业务部门与财务部门联合发文,明确取消公务消费借款,并