IT固定资产管理

IT固定资产管理IT固定资产管理目录第一部分概述 11目地 12定义与范围 13职能说明 24资产编号 25固定资产运作 35.1资产入库 35.2资产发放 35.3资产使用 35.4资产维修 35.5资产报废 46低值易耗品清单 47备注说明 4第二部分业务流程 41资产领用申请 51.1新员工入职 51.2在职员工申请资产 62资产借用申请 63资产变更申请 74资产退还申请 85资产丢失 96资产报废 117资产盘点 11第三部分IT表格 12第一部分概述1目地为确保企业固定资产得到合理采购，调配与应用，IT资产调配流程与管理方式，特制订本制度，本制度中固定资产，特指IT类固定资产2定义与范围 本要求适适用于与企业有形固定资产，参考财务部固定资产列表，IT固定资产（金额在人民币5000元以上）包含台式电脑，笔记本电脑，服务器，打印机，网络设备，电话交换设备，传真机，扫描仪，手机等设备。其中台式机适适用于办公室人员；笔记本电脑分为12英寸和14英寸。适适用于经常性出差人员。本固定资产不适适用于家俱，保险柜等非IT类固定资产3职能说明角色职责资产使用人负责对自己领用和借用资产进行保管。负责对人为造成损坏进行维修和赔偿部门责任人负责对部门下属员工标准配置资产领用申请进行审核资产管理员负责管理企业有形固定资产与无形信息资产。是企业全部固定资产责任人信息部经理负责对特殊配置需求固定资产申请进行审核4资产编号为了统一资产编号，方便管理，特制订资产编号规范以下：第1、2位代表类别第3、4位代表购置资产年份第5、6位代表购置资产月份第7、8位代表资产编号类别描述类别描述类别描述PC台式机NB笔记本PR打印机HD移动硬盘FW防火墙RT路由器SW交换机MP手机UP不间断电源SC扫描仪PJ投影仪SR服务器10月购置第1台笔记本：NB-11-10012月购置第33台台式机：PC-12-02335固定资产运作5.1资产入库新购资产到货后，由资产管理员检验是否与采购明细一致，核查完成后，粘贴资产编号，更新管理数据库，并与财务部SAPList进行对比确认。5.2资产发放在完成对应资产申请审批流程后，由资产管理员指定发放给资产复核人，由复核人直接发放给使用人或部门责任人5.3资产使用员工要爱护企业资产，禁止随意拆卸设备部件或相互调换使用。企业全部固定资产应指定责任人，通常为资产管理员。个人使用固定资产，责任人即为使用人，对该资产完好性负责，因为使用不妥或不慎而造成设备损坏，使用人应负担设备维修费用，无法修复，按丢失处理，如发觉私自更换设备，损坏或拆卸部件等行为，资产管理员有权中止设备使用权，并追究设备使用人责任。5.4资产维修企业资产在使用过程当中发生故障或者损坏时，使用人需要报到资产管理员处，由资产管理员与维修商联络，维修商进行检测，报价，维修。在维修过程当中，企业会提供备用机给员工，人为损坏所发生费用由个人负担。5.5资产报废对于部分电脑丢失、硬件损坏无法维修资产，资产管理员每三个月执行一次资产报废，并确认企业数据已经去除完成6低值易耗品清单 上网本、键盘、鼠标、U盘、移动硬盘、光盘、光盘簿、外接光驱、电脑锁、其它7备注说明申请5000元以下资产，需提交到GeneralManager审批申请5000元以上资产，需提交到LineVP审批第二部分业务流程1资产领用申请1.1新员工入职1.1.1流程图：1.1.2管理说明：由员工直线上级提前10个工作日提出申请，依照资产价值，选择对应级他人员进行审批。资产管理员在得到员工部门责任人及信息部经理确认后，给员工配置资产并更新数据库，由复核人发放资产给使用人或部门责任人。申请人可在IT部提供资产清单中选择所需资产。注：如该员工非丰田金融正式员工，则由丰田金融责任人签字确认1.2在职员工申请资产1.2.2流程图:1.2.1管理说明：使用人提出申请，依照价值资产，选择对应级他人员进行审批。资产管理员在得到员工部门责任人及信息部经理确认后，给员工配置资产并更新数据库。申请人可在IT部提供资产清单中选择所需资产注：如该员工非丰田金融正式员工，则由丰田金融责任人申请并签字确认2资产借用申请2.1流程图2.2管理说明:对于使用时间不超出一个月资产领用需求，企业对员工提供资产借用。办理时，员工需要到资产管理员处，填写资产借用单，经员工签字确认后，完成借用手续。使用完成后，员工将该资产偿还到资产管理员处，由资产管理员检验资产使用状态，并签字确认偿还。资产管理员按月检验使用时间超出一个月资产借用，要求使用人办理资产领用手续注：如使用人非丰田金融正式员工，则由丰田金融责任人申请并签字确认。3资产变更申请3.1流程图3.2管理说明:使用人提出申请，依照价值资产，选择对应级他人员进行审批。资产管理员在得到员工部门责任人及信息部经理确认后，给员工配置资产并更新数据库。申请人可在IT部提供资产清单中选择所需资产注：如该员工非丰田金融正式员工，则由丰田金融责任人申请并签字确认；旧资产于新资产发放后三个工作日内收回。4资产退还申请4.1流程图4.2管理说明:员工偿还借用资产或离职时，将资产退还给资产管理员，资产管理员审核资产信息并确认签收。如员工为非北京地域员工，由当地办公区责任人初审后签字确认，再将资产寄给资产管理员进行最终确认并更新数据库。5资产丢失5.1流程图5.2管理方法对于属于企业资产设备，假如在员工持有期间发生丢失，资产使用人添写《丢失资产汇报表》，由对应部门责任人签字并在提供公安机关出具报案证实后按照资产净值以及使用时间进行折旧赔偿，赔偿金额参考风险部相关要求。如设备使用人拒绝赔偿，则自资产管理员书面通知使用人后30个自然日起，资产管理员通知人事部门从该资产使用人工资中扣除对应赔款。6资产报废6.1 流程图 6.2 管理方法 资产使用人将需要报废资产交给资产管理员，由资产管理员定时安排资产报废。资产管理员搜集到旧资产后，将资产信息反馈给财务部，在得到能够报废相关信息后，提交报废材料给相关责任人签字确认，并去除企业数据再废弃处理。7资产盘点 7.1 流程图 7.2 管理方法 资产盘点在每年6月、12月各一次，年底资产盘点由资产管理员与财务部共同执行。依照财务部SAPList以及资产管理员AssetList，逐一与资产使用人进行对比。第三部分IT表格1 固定资产管理基础 1.1 流程图 1.2 管理方法 1.3 流程描述 2 固定资产购置 2.1 流程图 2.2 管理方法 2.3 流程描述 3 其余固定资产增加 3.1 流程图 3.2 管理方法 3.3 流程描述 4 在建工程管理 4.1 流程图 4.2 管理方法 4.3 流程描述 5 固定资产折旧 5.1 流程图 5.2 管理方法 5.3 流程描述 6 固定资产处置 附件 附件1 内部制度索引 固定资产目录 固定资产配置标准清单 采购审批权限表 低值易耗品目录 上网本、键盘、鼠标、U盘、移动硬盘、光盘、光盘簿、外接光驱、电脑锁