酒店ISO9000认证体系文件之采购管理制度

QEP131/3宾馆物资采购管理制度为明确物资采购工作职责和工作流程，确保宾馆正常经营所需物资供应，确保采购的物品符合宾馆或法律法规相关规定的要求，保证采购物资质量符合要求，特制定本制度。采购分类及职责范围1．按采购物资使用性质，将宾馆物资采购分为：一次性用品采购、食品原材料采购、烟酒采购、办公用品采购、五金电料采购、设备设施采购、其他非常用生产生活用品采购。2．物资采购和保管施行部门经理负责制，通过严格的控制措施实现节约采购成本、提高采购质量，部门通过人、财、物的合理调配实现采购目标，节约部门成本费用支出的控制。宾馆通过成本核算管理、经营业绩考核和质检工作实现对部门采购的监督。3．总经理负责决定采购权限划分，负责批准采购计划和决定实施采购部门或人员；4．后勤部负责按部门采购计划集中采购宾馆常用入库原料，包括一次性用品、五金电料、低值易耗品的采购以及组织进行设备设施的采购；5．龙山食府负责宾馆烟酒的采购入库发料工作；6．各部门负责所需其他非常用生产生活用品采购，其中成品原材料、食品原材料、低值易耗品等采购权限设定在总价值500元以下可以自行按本程序规定进行采购工作。二、采购计划1．宾馆所需要的物资原则上均应填写“采购计划单”，特殊紧急情况下在权限范围内经部门经理确认后指定负责人员进行采购。2．各部门根据本部门经营需要编制采购计划，提出需购物品的名称、规格、型号、数量、用途，由部门经理签字，经领导批准、财务部备案后，由本制度规定的相关部门实施采购。3．各部门上报采购计划之前部门必须了解宾馆的存货物资，本着“先库存再购置”的原则。严格禁止仓库有存货仍然进行同样物资采购的行为，部门经理对重复采购的物资负领导责任。4．宾馆总经理负责审批各部门上报的采购计划；其中价值300元以上的采购计划由总经理负责审批；价值300元以下的采购计划由副总经理负责审批。5．采购计划单填写一式两份，一份存档本部门；一份报宾馆财务部稽核；采购计划单应填写详细，并经填报人、部门经理和主管、计划实施采购人员、批准人等相关人员签字确认后实施采购。6．各类物资采购计划的上报分类规定：=1\*GB3①使用部门填写的“采购计划单”应注明日期、申请部门和所需物品的品名、规格、数量、调查单价、总价值、物品用途等。②食品原材料的采购由餐厅厨师班填报“食品原材料采购计划单”，经厨师长和餐厅经理签字后由餐厅的采购人员实施采购。③食品原材料中鲜、活食品、冷冻品、调味品和干货的采购由厨师长根据库存情况填写“采购计划单”，并注明规格、质量、数量，报餐饮部经理批准后方可购买。食品原材料中单价在100元以上总价值在500元以上的由总经理签字批准，具体见《食品原材料采购工作程序》。④宾馆内酒水、烟草类的采购由龙山食府采购兼保管员根据库存情况填写“采购计划单”，报龙山食府经理审核，副总经理批准。⑤设备、设施及工程配件的采购由后勤部填写“采购计划单”，由后勤部经理审核，总经理批准。⑥客房一次性用品由仓库管理员根据库存量填写“采购计划单”，由客房部经理审核，总经理批准。三、采购实施1．相关部门实施采购过程中，应收集供方有能力提供合格产品的资料。收集供方资料应包括：营业执照、法人代表身份证、产品价格、联系电话、产品说明书合格证、防疫证明文件和产品监测报告书等产品相关文件。2．对于批复的采购计划单，负责物资采购的部门按“比质比价择优”的原则在市场上进行购买；采购人员必须了解市场行情，对价格和质量能够进行敏锐的判断。3．采购人员所属的部门经理对采购的物资质量、数量、价格负责。4．采购计划经批准后，按上述规定交给采购负责人实施采购，属于宾馆常用物资的遵照财务部相关规定进行入库领用操作。一般情况下所有物资均应入库领用。5．实施采购的部门本着节约采购成本提高宾馆服务质量的原则下多方比质比价进行采购。采购过程中严格做到“四不”：不参加供货商宴请、不接收供货商礼品、不请供货商带物品、不要为供货商讲情。6．经批准需要进行物资招标采购的部门应组织进行物资采购招标工作。招标工作由部门提出申请，宾馆办公室组织，相关部门协助进行。需要上级单位批准的招标工作由上一级单位组织领导招标工作。四、采购监督1．需要入库的物资在物资采购后应入仓库后再进行领用。是否需要入库由财务部决定。物资入库仓库管理员进行质量数量价格的签字确认，执行《仓库验收管理办法》。2．物资采购监督管理归属宾馆财务部。采购报账执行财务部审核程序和财务结算相关规定。3．采购直接使用的物资送达到使用部门后，应得到使用部门经理指定的验收人员的签字确认。4．各部门自行购置的物品应做好登记，财务部不定期审查。5．一次性物品、清洁用品按“采购计划单”的内容检查验收合格后入库。餐饮部经理和采保组负责人根据“采购计划单”共同验收酒水类物品。食品原材料的验收见《物资管理工作规程》。家具及其它设施的结构、质地、颜色等，应在购买现场进行验证。6．任何部门或人员无权放行使用不合格产品，以免给宾客造成伤害，给宾馆荣誉造成损失。退货：对不合格产品进行退货，须由采购员、使用部门负责人、供方共同确认退货。附：采购流程图部门申购部门申购部门经理审核300元以上由总经理批准总经理批准300元以下由副总经理批准接单（采购计划单