资金票据管理规定

点金企业管理有限公司文件第7页共7页资金票据管理规定一、目的为保证公司资金科学、合理、高效使用的同时保证公司资金安全。结合本公司实际情况，特制定本规定。二、适用范围新海管理中心、各子公司、分公司、区域。三、定义和术语（一）资金分类：分为销售资金、费用资金、专项资金和财务资金四大类。（二）销售资金：公司一切的销售收款。（三）费用资金：支付日常及经营费用的资金。（四）财务资金：公司根据需要存放的备用金及借款。（五）专项资金：为完成专项任务需用的资金。四、职责与义务（一）为加强对公司系统内资金使用的监督和管理，加速资金周转，提高资金利润率,未来管理中心将设立资金管理岗，负责区域及分公司的资金管理工作。现阶段由子公司财务部出纳负责。（二）管理中心具有所有资金管理支配权，各区域、分公司应积极服从资金资金安排，不得私自截留资金。未按本条规定执行，给予相关责任人1000元以上的处罚。（三）资金管理岗职责（现阶段为子公司出纳）1、不定期（每季度至少一次）检查区域及分公司的现金库存状况并对现金进行盘点。2、不定期（每月至少一次）检查区域及分公司资金结算情况。3、定期（每月）检查区域及分公司在银行存款（银行卡）的对帐工作。4、不定期（每月至少二次）对区域及分公司销售资金回拢的情况进行检查或抽查。5、协助办理融资业务。五、工作程序（一）销售回款的管理规定1、各区域、分公司的销售货款，由各区域、分公司每日转至子公司财务指定收款帐号，并填写回款总额及明细情况表发至子公司出纳处，该明细表需经区域经理及转款负责人签字。2、任何区域、分公司帐面不得留存销售款。未按本条规定执行，给予相关责任人（区域经理和综合管理）各500元以上的处罚。（二）费用资金的管理规定1、区域及分公司所需的费用资金，将在费用单据到达子公司财务三个工作日之内审核完毕（符合制度），按审核后的结果往各地打款，对于没有通过审核或因需报管理中心进行审批而延长原审批时间的财务部费用审核岗应通知区域综合管理。2、各区域及分公司不得挪用其他资金作为费用资金。未按本条规定执行，给予相关责任人（区域经理和综合管理）500元以上的处罚。（三）财务资金的管理规定1、备用金及借款按“借款管理规定”中的要求执行。（四）专项资金管理规定1、各区域及分公司开办的展会所需用的资金，展会分为计划内和计划外，计划内展会应由销售部门在全年费用预算中提出相应用支方案；计划外展会由销售部按市场发展形式临时提报预算外费用需求，经过管理中心审批同意后可执行。2、启动大会所需资金，公司每月的启动及总结大会由行政部在年度预算内做出相应用支额度。3、异地拓展市场专项资金，为了提高销售，公司鼓励对外部市场的开发，在经过一定的调查后，由销售部做出对某个地区拓展市场的可行性报告后提出相应资金计划，经管理中心审批后执行。4、福利专项资金，为组织员工旅游、聚餐等及年底感恩回馈计划所需资金，其用支额度应由行政部在全年预算内提出。5、乐捐资金管理，由行政部负责收取及管理，财务部负责监督。每月对收取及用支情况进行公告。六、银行存款、现金及相关票据的管理（一）银行存款的管理规定1、除银行基本户及纳税专户以外，未来各级区域及分公司如需设立银行帐户,必须向管理中心审批后方能办理开户手续。如违反此条规定，将给予当事人扣300元以上的处罚。2、出纳岗应严格遵守公司规定的资金使用范围，正确使用资金，保证资金的安全。不得出借银行账户，不得签发无资金保障的远期支票，如违反此条规定，将给予当事人扣罚500元以上直至开除的处罚。3、收到当日银行支票时，出纳岗首先确认其有效性，并必须留下客户单位的地址、联系电话，在当天送到结算银行。如违反此条规定，将给予当事人扣罚300元的处罚，如给公司造成经济损失的，由责任人承担全部损失。4、支票的保管视同现金结算管理。5、出纳岗应严格遵守“日清月结”的原则，逐笔登记银行日记账，月末结账后，根据银行对账单及银行余额调节表，对不明款项应及时查对清楚。如违反此条规定，将给予责任人扣罚200元的处罚，如给公司造成经济损失的，由责任人承担全部损失。（二）银行承兑汇票的管理规定1、在接收银行承兑汇票时，应根据对承兑汇票的要求，由出纳岗严格审核，如违反此条规定，将给予当事人扣罚200元的处罚，如给公司造成经济损失的，由责任人承担全部损失。2、对接收的银行承兑汇票背书转让时，履行付款流程办理，不得擅自背书。对所有背书的银行承兑汇票，出纳岗必须将背书后的票据正、反面复印留存。如违反此条规定，将给予责任人扣罚500元以上直至开除的处罚，如给公司造成经济损失的，由责任人承担全部损失。3、银行承兑汇票入账时必须以票据正反面复印件做为原始凭证附件。4、出纳岗应妥善保管各种银行票据，如违反此条规定，将给予责任人扣罚500元以上直至开除的处罚，如给公司造成经济损失的，由责任人承担全部损失。（三）现金的管理规定1、出纳岗应严格遵守公司规定的现金使用范围，正确使用现金，不允许坐支现金，如违反此条规定，将给予出纳岗扣罚100元以上的处罚，如给公司造成经济损失的，由相关责任人承担全部损失。2、出纳岗对手续不全、附件不全(如:无审批、无经手人签章)的付款凭证，有权拒付。如违反此条规定，将给予当事人扣罚200元的处罚，如给公司造成经济损失的，由相关责任人承担全部损失。3、提取现金、缴存现金安全责任A、安全保障措施总部、区域、分公司出纳现金的缴存和提取，各级行政部门必须妥善安排专车，对数额较大（五万以上）的应有专人培同，以保证出纳缴、存现金过程的安全。B、出纳岗应保守保险柜密码，每月定期或根据实际情况调整密码，谨慎保管好保险柜钥匙。如违反此条规定，将给予当事人扣罚200元的处罚，如给公司造成经济损失的，由当事人承担全部损失。出纳岗应于每日下班前，结清当日收付业务，根据“现金日记账”结余数与实际库存数进行核对，做到账实相符。同时每日库存现金余额不能超过2万元，如违反此条规定，将给予当事人扣罚200元的处罚。C、每月底“现金日记账”的余额必须与“现金”总账科目余额进行核对,做到账账相符，如违反此条规定，将给予当事人扣罚200元的处罚。D、各区域及分公司区域经理每月至少定期监盘现金一次，并根据实际情况进行不定期监盘，并编制现金盘点表，对发现的现金长短差错，应及时查明原因进行处理。原则为长款归公，短款自付。如违反此条规定，将给予当事人扣罚200元的处罚。E、因工作疏忽而收取假钞，一律由假钞收取人承担。（四）发票、收据的管理1、发票管理的原则A、销售业务实行“款到开票”的原则。B、采购业务实行“票到付款”的原则。（特殊情况无法提供发票的按费用报销管理规定执行）C、担保原则：在现实业务中，确因业务需要不能按以上原则执行的，由经办人签署“保证书”进行保证，直接上级为第二保证人。D、一致性原则：单位一致、内容一致、金额一致。采购业务必须做到收款单位和开票单位、入库单上的单位一致；销售业务必须做到回款单位和收票单位、出库单上的单位一致；所有出、入库单与相对应的采购、销售发票中列明的货物名称、数量需保持一致；发票金额与对应的出、入库单金额一致。2、发票的购买、领用和保管规定A、各子公司财务部门负责人应指定专人负责发票的购买、领用和保管。B、财务发票专管人员应建立发票购买、领用、核销登记薄，逐笔登记发票的购买、领用情况，发票领用时，由财务专管人员登记所领发票的号码范围和领用时间，并由领用人员签字确认。C、财务发票专管人员应将发票视同现金保管，若因工作疏忽而导致发票遗失的，将给予当事人最低扣罚200元的处罚。若造成损失的，由当事人赔偿损失。D、发票暂不使用时，不得随意摆放，必须锁柜保管。3、收据的购买、使用和保管规定1、各子公司费用审核岗会计为收据的专管人员，应建立收据的购买、使用登记薄，详细登记收据的使用情况。对于使用完的收据应按“财务核算管理规定”中的保存要求执行。2、各子公司的出纳为收据直接使用人，按需求从费用审核岗会计处领用收据，原则上除子公司出纳外其他任何公司员不得对外开具收据，因特殊情况需对外开具收据的，按收款金额进行相应审批，1万元以下需经分公司总经理同意，1万元到3万元的需经管理中心相应条线总监同意，3万元（含）以上的需经管理中心财务总监及管理中心总经理同意。各级审批人员应按收款人具体情况要求其在合理期限内将所收款项交付子公司出纳，但最长期限不能超过24小时。各级审批人员负有在1小时内将此情况告知子公司出纳的责任。如违反此条规定，将给予当事人最低扣罚500元的直至开除的处罚，对于未按规定及时通知子公司出纳的审批人将给予最低200元的处罚。3、除子公司出纳外其他人员对外开具收据后，子公司出纳应据审批人通知情况做出“非财务类对外开具收据跟踪表”记录具体情况，并及时查询款项是否到账并及时将结果反馈给相应审批人。每周将此表发给管理中心财务总监及管理中心总经理。如未按此条规定执行，将给当事人最低100元以上的处罚。如给公司造成经济损失的，由责任人承担全部损失。4、在未收回非子公司出纳开具的收据之前，子分司出纳不再开具此笔业务收据。如未按此条规定执行，将给当事人最低200元以上的处罚。如给公司造成经济损失的，由责任人承担全部损失。（五）各分公司、区域账户管理规定1、子公司按本规定所列的四种资金性质给每个分公司、区域办理四张银行卡，具体操作如下：账户性质户名用途卡保管者卡密码保管者监管人销售资金管理中心总经理分公司、区域所有销售款户存入此账子公司出纳子公司出纳管理中监心财务总监费用资金子公司总经理支付日常费用分公司或区域综合管理区域经理大区总监财务资金管理中心财务总监备用金、借款分公司或区域综合管理区域经理大区总监专项资金管理中心营运总监专项任务所需资金分公司或区域综合管理区域经理管理中监心财务总监2、以上每张银行卡“户名”人员均开通短信服务功能。3、除上述规定卡外分公司、区域不得在用其他银行卡及账户从事公司相关业务，如违反此条规定，对违规者及其直接上级各进行不低于500元的处罚。如给公司造成经济损失的，由责任人承担全部损失。4、本规定签发执行之日起7个工作日内，子公司出纳负责办好上述银行卡并交相关人员，做好签收手续。密码由子公司出纳以短信方式发至密码保存人手机并电话确认。密码保存人需在24小时内更改密码，并妥善保管。5、本规定签发日至各分公司、区域收到银行卡之间的期间，可按原操作进行，待收到子公司出纳交付的新办银行卡后24小时内将原卡资金转到对应新卡账户并同时启用新卡，原卡也同时停止使用，原卡如是管理中心或子公司人员户名的由保管人在14天内负责交回户名本人。如违反此条规定，对违规者及其直接上级各进行不低于500元的处罚。如给公司造成经济损失的，由责任人承担全部损失。6、子公司统一