公司文印管理制度

公司文印管理制度文件类型规章制度文件名称分管部门行政部监督人行政内勤责任人行政部主任1、适用范围：本制度适用于集团公司、各分公司材料打印、复印及相关耗材的管理（驻外公司除外）。2、目的：为控制集团公司及各分公司打印、复印及相关耗材费用，降低非生产性开支，节约增效，特制订本管理制度。3、权责：3.1集团行政部负责集团各部门、各分公司办公用纸张（如复印纸、传真纸、K3系统打印纸），打印复印设备易耗品的购买、使用和管理。3.2企管部负责打印复印设备的维修、维护和保养。4、更新、变更：根据企业实际情况及要求，本制度原则上每年3月1日进行更新。制度内容第一条文印用品的购买和使用第一款文印用品包括打印纸，传真纸，K3系统打印纸，打印机、复印机碳粉和色带等。第二款每月1日，集团各部门、各分公司需填写《办公用品采购申请单》（见附件1）经集团公司部门经理、分公司总经理审核后报行政部，由行政部汇总后提供总体需求计划，经执行总裁签批后由行政部专人购买。第三款采购完成后文印室管理员负责办理入库手续并建立档案。第四款集团各部门、各分公司领用时须填写《办公用品领用申请单》（附件2）,经集团公司部门经理及分公司总经理审批后，统一到集团行政部领取，行政部文印室管理员负责分类登记立档。第五款如超计划领用时，除按第四款手续办理外，须经行政部主任审批后方可发放，文印室管理员负责登记备案。第六款如打印机、复印机碳粉及色带用完时，相应单位可及时填写《办公用品采购申请单》（见附件1）报行政部，由行政部统一安排购买，更换完成后由行政部文印室管理员负责登记立档。第二条打印、复印管理文件类型规章制度文件名称分管部门行政部监督人行政内勤责任人行政部主任制度内容第一款集团各部门、各分公司如有打印、复印机的，打印、复印时必须填写《打印、复印登记表》（见附件3）,对打印及复印情况进行详细登记，行政部文印室管理员不定期进行检查。第二款如到集团行政部打印、复印材料，须由文印室管理员（或行政部其他人员）负责打印和复印，其他人员严禁动用打印和复印机。第三款到集团行政部打印、复印材料完成后，文印室管理员应按单位填写《打印、复印登记表》（见附件3）,详细登记打印复印内容，并由打印、复印当事人签字确认。第四款打印、复印应本着节约的原则进行，对于讨论稿或不重要的文档尽可能使用废纸，或双面打印，严禁浪费。第五款对于到集团行政部打印、复印的材料，一次性超过100张的须由行政部主任签字审批后方可进行，并做好记录。第六款对于常用的、用量比较大的固定表格或其他材料，尽可能联系印刷厂印刷，降低费用。第七款严禁利用公司打印机、复印机，打印或复印私人或与工作无关的材料。第三条收发传真管理第一款集团各部门、各分公司如有传真机的，收发传真时必须填写《收发传真登记表》（见附件4）,对传真收发情况进行详细登记，行政部文印室管理员不定期进行检查。第二款如到集团行政部收发传真，须由文印室管理员（或行政部其他人员）负责收发，其他人员严禁动用传真机。第三款到集团行政部收发传真后，文印室管理员应按单位填写《收发传真登记表》（见附件4）,详细登记传真收发，并由当事人签字确认，以备检查。第四款行政部如收到重要传真，应及时通知相关人员领取，并填写《收发传真登记表》（见附件4）,由领取人签字确认，以备检查。第五款严禁利用公司传真机收发私人传真。监督、检查第一条检查人及检查频次文印管理制度的执行情况，由制度监督人负责监督检查，每周二检查一次，文件类型规章制度文件名称分管部门行政部监督人行政内勤责任人行政部主任且做好检查记录。责任人根据实际情况不定时进行抽查。第二条检查内容根据《文印管理制度》内容，逐条进行检查，对于违反制度的行为，依据处罚措施对当事人进行处罚。处罚措施1、违反第一条第二款规定，未填写《办公用品申请单》而私自购买的，所有费用由购买责任人全额承担。2、违反第一条第三款规定，档案建立不全的每次对文印室管理员罚款50yuo3、违反第一条第四款、第五款规定，未按规定程序领取的，每次给予文印室管理员50元罚款。4、违反第二条第一款规定，未按要求登记的，每次给予相应责任人50元罚款。5、违反第二条第七款规定，打印、复印私人材料的，一经查实每次给予当事人100元罚款。6、违反第三条第一款规定，未按要求登记的，每次给予相应责任人50元罚款。7、违反第三条第五款规定，收发私人传真的，一经查实每次给予当事人100兀罚款o8、本制度有关规定，如因负责人、监督人失职、管理不当而出现的违规行为，负责人、监督人负连带责任。罚款交付1、对违反制度者，当事人自接到罚款通知之日起三个