档案管理学(新)课件

政治与公共管理学院档案管理学课程1政治与公共管理学院1今世赖之以知古

后世赖之以知今2今世赖之以知古

后世赖之以知今2档案概论档案工作概论档案的收集档案的整理档案的鉴定档案的利用服务专门档案的管理目录3档案概论目录3第一章档案概论第一节档案的起源与沿革一、关于档案的起源，主要有四种观点：第一种观点认为：在国家诞生以后，产生了文字，用文字记录国家的各种事务，就形成了档案。第二种观点认为：在原始社会末期产生了原始的文字，国家产生后，用文字记录国家的各种事务，形成了档案。第一、二种观点称为阶级社会产物论。又称为文字、国家条件说。4第一章档案概论一、关于档案的起源，主要有四种观点：4第三种观点认为：在原始社会末期产生了原始的文字，原始部落用这种文字记录各项事务，就形成了比较原始的档案。国家形成后，形成了比较有条理的档案。第四种观点认为：原始社会的结绳、刻契，就是原始的档案，文字、国家形成后，形成了比较有条理的档案。第三、四种观点称为原始社会产物说。由此可见，档案不是历来就有的社会现象，是人类社会随着生产的发展，记录符号的发明和使用逐步形成的。5第三种观点认为：在原始社会末期产生了原始的文字，原始部落用这二、档案的沿革（一）载体沿革档案按载体可分为：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、声像档案、电子档案等。6二、档案的沿革677（二）名称的沿革A、“档案”在商代称为“册”；周代称为“中”；秦汉称为“典籍”；魏晋以后称“文书”、“文案”；唐、宋以来称“文卷”、“案卷”、“案牍”；B、“档案”一词，一般认为初见于清代。8（二）名称的沿革8顺治十八年（1661年）的官府文书中，有“档案”一词的使用，即“查得顺治十四年四月臣部题定档案”。康熙十九年（1680年）“起居注”：“上问马哈喇之父与叔父皆殁于阵，部中无档案。”9顺治十八年（1661年）的官府文书中，有“档案”一词的使用，杨宾《柳边纪略》(成书1707年，康熙四十六年)说：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木若牌故也；存贮年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。然今文之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。”郑州大学文博学院王金玉、王永的文章，认为“档案”一词自清崇德三年（明崇祯十一年）即开始应用，比《柳边纪略》早了60年，“档案”的原始涵义指仓库财物类的登记簿。（见王金玉、王永《“档案”词源新证》，《中国档案》1999年2期。）10杨宾《柳边纪略》(成书1707年，康熙四十六年)说：“边外文档，《康熙字典》中解释为：横木框档。案，《说文解字》中解释为：几属。由此引伸，把处理一个事件的有关文书作为一案。并统称收存的官方文件为“案”。“挡”和“案”连用，就是存入框架的文案。11档，《康熙字典》中解释为：横木框档。11第一章档案概论第二节档案的特点和范围从档案的起源和以上古老的档案及档案的沿革我们可以看出，档案是历史文明的产物，是社会发展到一定阶段，适应处理事务或记载公私生活的需要而产生的。档案从问世以来，都是人们进行生产和从事政治以及科学文化活动等社会实践的记录。同时，档案作为历史文化典籍的遗存，又成为历史继承和发展的源泉。所以有些史学家和哲学家认为，从一定意义上来说，档案是历史文明之母，文化之母。12第一章档案概论从档案的起源和以上古老的档案及档案的沿一、档案的定义我们知道，下定义最常用的方法是：“属”加“种差”。采用这种方法，从19世纪开始，世界各国很多人给档案下过定义，我们可以看看教材的第6—9页。20世纪80年代以来，我国对档案的定义也进行了大讨论，我们现在所用教材的作者，中国人民大学陈兆祦、和宝荣在《对档案定义若干问题的探讨》一文与1986年版《档案管理学基础》一书中的提法均为“档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件”。13一、档案的定义13中华人民共和国行业标准《档案工作基本术语》（2000年）中“档案”一条释为“国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录”。1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过，1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议修正的《中华人民共和国档案法》第一章“总则”第二条规定：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”14中华人民共和国行业标准《档案工作基本术语》（2000年）中“从上述国内外各种定义可以看出，不同的档案定义反映了不同的历史条件和社会条件以及不同的观察角度和社会需要。根据我国的习惯和现实经验看来，构成一个比较科学的档案定义，应该包括以下四个要素：指出档案的属性：说明档案是什么；指出档案的来源：说明档案是从哪里产生的以及档案的形成原因；指出档案的形态：说明档案是什么样的，以及档案的范围包括哪些东西；指明档案的特点：说明档案的基本性质是什么以及档案其区别于其他资料的主要特征；15从上述国内外各种定义可以看出，不同的档案定义反映了不同的历史随着社会物质文明和精神文明水平的提高，档案内容和载体形式日益丰富，档案的涉及面和社会作用逐渐扩大，人们的认识也不断地深化，关于档案的定义自然应该有所发展，现在对档案的定义可以表述如下：档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成，保存备查的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录。档案是有史以来最早产生的文献之一，也是现代社会的核心信息资源的重要门类。为了简便起见，也可表述为：档案是原始的数据、信息和知识的记录。16随着社会物质文明和精神文明水平的提高，档案内容和载体形式日益它的基本含义包括以下四个方面：（一）档案是各种组织和个人在特定的社会活动中积累成的档案的重要特点之一，就是历史文件的产生和积累，始终根源于特定的机构和它所执行的职责活动以及由此而形成的文件之间的有机联系。在广阔的社会中，档案总是按照一定的来源有规律的形成的。社会活动产生档案，是一种普遍现象，这种普遍性，决定了档案来源的广泛性以及档案来源的规律性。整个社会的档案，其形成者人数众多，从档案管理部门来说，档案来自四面八方各个机关单位，相当分散。而每一个机关单位的档案，则又是互相联系的形成的，是一个有机整体。17它的基本含义包括以下四个方面：17一个组织的档案，反映一个组织不同时期的各种活动，整个国家的档案，反映了从古至今社会经济、政治、军事、外交、科学技术、文化教育等方面的情况。我国以前不承认个人拥有档案的合法性，不重视个人档案，因此许多个人保存的档案，没有集中到一个档案馆保管，相应地削弱了有些档案的利用价值。而国外则承认个人拥有档案，并鼓励个人把档案存入管理机构，而管理机构只起一种代管作用。1996年公布的《中华人民共和国档案法》规定档案有三种所有形式：国家所有、集体所有、个人所有。总之，档案来源于一定的基层单位，形成于特定的活动，复杂的社会活动，决定了档案来源的广泛性和档案内容的丰富性以及一定来源与内容的档案文件之间具有内在的联系性。18一个组织的档案，反映一个组织不同时期的各种活动，整个国家的档（二）档案是保存备查的文件档案是人们按照文件的运动规律，自觉地从已形成的文件中挑选并保存下来的有保存价值的文件。“今天”的档案就是“昨天”的文件，“今天”的文件将是“明天”的档案，就是对档案与文件之间的关系的一种通俗概括。文件作为档案保存是有条件的，不是一切文件全部需要，并可以成为档案，文件成为档案一般需要具备三个条件：1、办理完毕的文件才能成为档案；19（二）档案是保存备查的文件19所谓办理完毕是相对而言的，主要是指完成了文书处理程序，不能理解为一切文件都要把文件中所说的事情全部办完，才算办理完毕。情况有以下三种：A、文件内容要求马上办理完毕，并且已经办理完毕。B、文件内容要求长期执行（办理），但只要完成了文书处理程序也算一种，如国家的法律、条约、契约、合同、经济远景规划等，只要经过签收、传阅、研究讨论和贯彻执行也算办理完毕。C、不需要具体办理，完成文书处理程序就算办理完毕。从这个角度来看，可以说“文件是档案的前身，档案是文件的归宿”。20所谓办理完毕是相对而言的，主要是指完成了文书处理程序，不能理2、具有一定查考利用价值的文件，才能成为档案。由于当时工作需要而形成的现行文件数量是很庞大的。文件在其存在的不同阶段中功能是不尽相同的，处于现行阶段的文件，它是一种处理问题的工具，处理完毕的文件由于作用上发生了变化而分化为两部分，一部分随着办事工具的现行作用的结素，便失去存在的社会价值而被淘汰，另一部分则因仍有参考价值而被选留起来成为档案。从这个角度来看，可以说“文件是档案的基础，档案是文件的精华”。212、具有一定查考利用价值的文件，才能成为档案。213、按照一定的规律保存起来的文件，才能成为档案。文件是逐年累月地逐份逐件地产生的，只有将这些文件中有保存价值的部分按照一定的程序和条理集中保管起来，它们才能成为档案。以现代一般的档案来说，它是经过选择而集中保存起来的文件体系。从这个角度来看，可以说“文件是档案的因素，档案是文件的组合。”223、按照一定的规律保存起来的文件，才能成为档案。22（三）档案内容的记录方式和载体是多种多样的在丰富的社会活动中，社会主体出于一定的需要，往往会形成各种形式的档案，由于档案是人们有意识地将具有价值的文件选留并保存下来的，因而档案的形式是多种多样的。档案内容的记录方式和载体也是多种多样的。我们知道，文件是各机关在职能活动中将客观事物以及人的思维和实践活动的原始记录，用各种方式固定在各种载体上的产物。所以档案的内容和载体是构成档案的两个基本因素。也就是说，档案内容和形式的统一，才能构成档案这一事物。档案的形式，基本上包括两个方面：档案内容的载体材料、内容的记录方式。23（三）档案内容的记录方式和载体是多种多样的231、就档案载体（即载录档案信息的物质材料）而言：既有古代的龟甲兽骨、金石、缣帛，又有少数民族地区沿用的牛、羊皮、贝叶、也有书面文电等传统纸质载体，还有胶片、磁带、磁盘、光盘等现代形式的档案载体。2、从记录方法来看：大致可分为两个层次：A、记录内容的方法分类有：文字的、图像的、声音的、数码的；具体载录方法分类有：手写、刀刻、印刷、晒制、摄影、录音、录像等；241、就档案载体（即载录档案信息的物质材料）而言：既有古代的龟B、按传达内容的文体表达方式分类：古代有诏、诰、奏折；近、现代有法律、宣言、条例、章程、决定、决议、命令。指示、通知、布告、计划、报告、请示、批复、会议记录、条约、协议书、合同等各种形式；总之，档案的形式是多种多样的，档案的范围是广泛的，既有常规的公文，也包括账簿、技术图纸、影片、照片、录音带、录像带、磁带、磁盘、光盘等各种形式的文件。一定的条件和需要形成一定形式的文件，因而档案的形式也是不断发生变化的。档案的信息的表达方式和载体的革新，标志着档案和档案工作发展的不同阶段，也反映了社会文明发展的水平。2525（四）档案是原始的历史记录档案是原始的历史记录，是档案的主要特征和本质属性。档案不同于一般的历史遗物，它是以具体的内容反映其形成机关或人物特定活动的历史记录物，具有很强的记录性，所以档案具有很高的查考价值。档案不同于一般的信息资料，它是特定的形成者在当时当地直接使用的有保存价值的文件，不是事后编写随意收集的材料，因而具有原始性的特点。社会上的信息资料种类繁多，而档案则以兼具原始性和记录性二者于一体的特点，区别于其他资料。26（四）档案是原始的历史记录26（五）档案与相关事务的比较档案、图书、情报、文物、文献、资料都是知识的一种载体，记录了各种知识，也都是人们有意思地作为知识储存手段保存起来，以供人们研究的。现在将他们比较如下：1、档案与图书的比较A、不同方面（1）目的不同。档案并非是有意识地编写的、杜撰的，图书是作者为了某种目的，有意识地撰写的。（2）数量不同。档案往往是原稿原件，一般只保存几件或一件（孤本），失而不可复得，同一种图书往往印刷成千上万册。27（五）档案与相关事务的比较27（3）作用不同。档案是历史的原始记录（并非全是真实记录），绝大多数档案具有信证作用，同时在社会生活各个方面都产生重要作用，图书一般没有法律信证作用，在许多方面不如档案作用重要，图书的作用是传播知识。（4）保密性不同。少数档案含有一定机密，不能向社会随意开放（但并不排斥向某些人开放）；图书基本上是公开发行，不需要保密（但并不排斥有些"内部交流"之类）。（5）形式不同。档案以单份和卷宗的形式为主，且手写体较多，图书主要是一本本装订完好，印刷体占绝大多数。28（3）作用不同。档案是历史的原始记录（并非全是真实记录），绝B、相似之处（1）两者目前都以文字记录为主。（2）都记载了人类社会的知识，都包含了一定的信息量，都是属于信息资源的范畴。（3）在一定条件下，两者可以互相转化，互相弥补（如利用一些档案资料写成图书，由于种种原因，原档案不见了，就可用所写的图书代为档案）。29B、相似之处292、档案与情报的比较（1）情报的本质属性是：A、情报的根本属性之一是知识。B、有一定利用价值的知识才具有情报价值。C、情报是知识运动的过程之一，即情报是传递着的知识。（2）两者的比较情报比档案的内涵丰富，涉及的范围更广；另一方面，它始终处于传递过程，是一种无形的东西，它的外在形式有图书、资料、档案等多种文献。302、档案与情报的比较303、档案与文物的比较文物是留存下来的具有历史、艺术、科学价值的遗物。大多数文物和档案属于两种不同的事物，如古文化遗址、建筑、工艺品、墓葬、图书资料等，都是文物。有部分文物是重要的历史档案，如历代手稿，部分石刻、简牍、甲骨文、契约、古代书信等，这些事物就具有双重性，部分文物和档案具有交叉性。这些东西，明清以前的一般都保存在文博部门。313、档案与文物的比较314、档案和文献的比较文献的范围相当广，人类历史留下的图书、档案、资料等都称为文献，档案是文献其中一部分或一种文献，因此说“档案文献”是可以的。324、档案和文献的比较325、档案与资料的比较资料一般具有参考性质，起着推广经验、传播知识，提供某些信息的作用。与档案有关的资料在没有档案原件的情况下，就更有参考作用。保存与馆藏有关的资料，可以辅助档案提供作用，补充档案的不足，还可以为档案馆工作人员的政治、文化、业务的学习和工作提供参考资料。335、档案与资料的比较33（六）通过以上比较，我们更清楚的了解了档案原始记录性的特点，对于档案管理以及处理档案工作同外部的某些关系，有实际的指导意义：1、在我国，档案是历史的真迹，必须保持它的特性，才能充分发挥它的效用。档案的原貌受法律保护，后人不能按各自的观点和某种需要去修改档案；2、档案与图书资料、文物既有性质上的区别，也有联系。它们之间有部分重合关系、彼此转化关系、相互补充关系等各种情况。因此，档案部门既要区别档案与资料着力管好档案，也要收藏与档案有关的资料，辅助馆藏档案提供利用。34（六）通过以上比较，我们更清楚的了解了档案原始记录性的特点，二、档案的知识属性和信息属性档案有与其他文献资料不同的本质属性，又有与其他文献共同的一般属性。档案的知识属性和信息属性，就是档案一般属性的重要表现。（一）档案是储存和传播知识的一种形式档案是人类认识和改造世界智慧的结晶，它储存了人们社会活动中大量有知识价值的事实、数据、成果和理论。档案不仅有贮存知识的功能，当它被人们利用时又可以发挥传播知识的功能。它的知识传播功能不仅有空间扩散性，而且有历史的延续性，它可以将人类知识世代相传，使之连绵不断。35二、档案的知识属性和信息属性35（二）档案是一种重要的信息资源钱学森在《论系统工程》中指出“信息是代表物质某一状态的资料”“情报资料、图书、文献和档案都是信息”。档案具有信息的一般属性，如中介性、可替代性等。同时档案信息又具有自身的特性，主要有原始性和回溯性。1、档案信息的原始性。按照信息的特征和机能，可将信息分为原始信息和加工信息。原始信息是指用数字和文字对某一项活动所作的最初的直接的记载，对原始信息进行不同的加工处理，才成为加工信息。档案是人们当时社会生活的原始记录，具有显著的原始性特征。36（二）档案是一种重要的信息资源362、档案信息的回溯性。从现行文件到档案是有一个过程的，因此，档案信息与其所反映的社会活动内容及该项活动的真实过程必然有一定的时间距离，正是这种时间距离，使档案信息具备了回溯性的特征。档案一旦形成，就成了过去活动的记载，即历史的记载。档案信息的存贮，成了一种历史财富，档案成了人们了解过去，研究历史、总结经验、探索规律的工具。档案信息这种回溯性特征，使之成为贯通古今的信息流。372、档案信息的回溯性。37三、档案分类的含义和档案种类的划分（一）档案分类的含义档案分类就是依据一定的标准，按照档案的来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案进行有层次的区分，再组成一定的体系。现在中国档案界所说的分类，有三种含义，亦即有三种分类方法：1、按档案概念分类，通常多称档案种类划分；2、档案信息实体的馆藏分类，也称档案实体分类或档案按分类；3、按档案内容的信息分类。38三、档案分类的含义和档案种类的划分38（二）档案种类的划分根据档案的不同属性和科学管理的需要，可采用不同的标准、从不同的角度划分档案的种类：1、按照档案的来源划分，即按其形成者的性质可分为国家机关档案、党派团体档案、企业档案、名人档案等；2、按照档案的内容标准划分有两种方法：一是直接分为党务档案、行政档案、会计档案等；二是先分为普通档案和专门档案两大类.然后再具体划分。3、按照档案的载体形式划分，可分为甲骨档案、金石档案、简牍档案、纸质档案、胶片档案等。39（二）档案种类的划分394、按照记录信息方式划分，可分为文字档案、图书档案、音像档案、电子档案等。音像档案又分为照片、录音、录像、影片档案。5、按照档案的时间划分，一般可分为古代档案、近代档案和现代档案。古代、近代档案统称为历史档案。现在我国通常是按建国前档案和建国后档案来划分。6、按照档案所有权标准划分，可分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。7、在中国常见的档案种类划分，可分为文书档案（或普通档案）、科学技术档案和专门档案三类，然后再下分。404、按照记录信息方式划分，可分为文字档案、图书档案、音像档案（三）国家全部档案的基本构成1、“国家全部档案”有时候作为档案工作和档案学的专业术语使用的。它的涵义是：归国家所有，由国家统一管理的全部档案的总和。也有称“国家档案全宗”或“国家档案芬特”。2、中华人民共和国“国家全部档案”的构成，包括我国各个历史时期、各个单位和著名人物形式的各种内容和形式、各种载体材料的档案。3、根据党和国家有关文件，我国的“国家档案全宗”的成分，先按历史时期划分为两大部分：A、以49年10月1日为界，分建国前档案和建国后档案。41（三）国家全部档案的基本构成41B、建国前档案按政权性质，又可划分为革命政权档案和旧政权档案两种类型。革命政权档案，又称为“革命历史档案”，是我国新民主主义革命历史时期档案的简称，指“五四”运动至建国期间中国共产党领导的新民主主义革命的档案。旧政权档案是指国民党政府、伪满政权、北洋政府以及历朝历代封建制政权、奴隶制政权的档案。我国国家档案全宗构成中，历史时期和政权性质两级层次的划分方法，经常被省略和并排使用，简称为中华人民共和国成立后档案、革命历史档案和旧政权档案三部分。42B、建国前档案按政权性质，又可划分为革命政权档案和旧政权档案第一章档案概论第三节档案的作用及其规律明内阁大学士邱濬奏议关于建造档案库的上疏认为：“经籍图书者乃万年百事之事："、“今世赖之以知古，后世赖之以知今者也"，“立为案卷，永远存照”。黄彝仲在1947年编著的《档案管理之理论与实践》一书中说：档案之功用，多因观点和立场不同，持论见解互有差异，各以其自己之主观，强调其作用。历史学家视档案为史料，可供编纂史籍之根据与参考。收藏家视老档案为古物。行政家则视档案为治世之工具。43第一章档案概论明内阁大学士邱濬奏议关于建造档案库的上一、 档案的一般作用档案，作为原始的历史记录，就其宏观而言，它纵连了古今许多历史阶段，横贯了自然和社会的各个领域。就其微观而言，它记述了人们改造客观世界和主观世界的特定实践活动的过程，富有大量原始的具体资料。因此档案具有广泛的社会作用和社会价值。档案的作用有时也称档案的利用价值。一般说来，档案的作用和利用价值主要表现等以下几个方面：44一、 档案的一般作用441、行政管理的查考凭据。档案记录了各种机关、单位过去活动的状况，其中包括行使行政职权的法律依据，处理行政事务的过程与结果以及管理活动的经验，它是任何一个政府、任何一个机关单位连续工作必须查考的凭据。《周礼》中就不乏执掌王命典法令则，“以考政事”，“以逆邦国都鄙官府之治”之类的记载；《现代档案――原则与技术》也认为档案“是一个政府藉以完成其工作的基本行政工具”。451、行政管理的查考凭据。45我们党和国家历来强调办事要实事求是，各种机关单位为了有效地实行管理，必须切实地掌握材料。档案可以为党、政、军等机关、企事业等单位的领导工作和业务管理，提供证据和咨询资料，借以熟悉情况、总结经验、制订计划、进行决策、处理各种问题。例如，许多机关在建立和健全工作制度、进行改革、落实各项政策和制订规则等各种活动中，大量地查考了档案，顺利地推动了工作。有的地方档案散失，“无案可查”，则给工作造成许多困难。事实证明，大至制定党和国家的方针政策，小至处理机关单位的具体事务，档案乃是行政管理的一种工具，充分发挥档案的作用有助于克服官僚主义，提高工作效率。46我们党和国家历来强调办事要实事求是，各种机关单位为了有效地实2、生产建设的参考依据。档案中记载了各种生产活动的情况、成果、经验和教训。从自然资源、生产手段到生产过程以及计划管理和生产技术等各方面的信息，可以作为工农业生产和经济管理的科学依据和参考材料。当今日益增多的科学技术档案，更是进行现代化生产管理和科学技术管理的重要条件。无论普通档案，还是科学技术等专门档案，都在不同程度上和不同的方面反映了经济活动的情况，能为经济发展提供咨询研究、统计监督的情报信息，对制订经济计划，推广先进生产技术和管理经验提供重要的参考材料。472、生产建设的参考依据。47比如，有的地方为了切实规划和组织农业生产，查阅了几十年作物种植面积、单产、总产、水利设施、生产建设、气象雨量、管理措施、灾情记录，综合分析研究，制订了适合地区特点、扬长避短、发挥地区优势的生产计划，促进了大幅度的增产。相反，有些地方因为没有档案可考，或“有案不查”，以致生产计划不当、管理混乱、重复劳动、返工浪费、甚至发生事故，给国家和人民造成很多损失。大量的实践证明，充分利用有关的档案，对加强经济管理，促进生产力发展，提高经济效益，具有直接的作用。48比如，有的地方为了切实规划和组织农业生产，查阅了几十年作物种3、政治斗争的必要工具。档案中记载了社会、阶级、经济、政治、法律等各方面的状况，这些原始材料，历来都成为阶级统治和进行各种政治斗争的工具。在奴隶制和封建社会中，统治阶级把档案看作“插入鞘中的剑”，君主的“护卫”。民国时期的档案学著作中，也不断载有档案乃“政治之工具”方面的论述。我国现存的大量档案，记有国内外敌对势力在中国所进行的许多罪恶活动以及中国人民进行革命斗争的情况和有关的历史事实。493、政治斗争的必要工具。49我们党和国家，一向重视利用档案，把它作为从事政治斗争的可靠根据和锐利武器。全国人民在粉碎林彪、“四人帮”帮派体系的斗争中，有关机关从档案里查取了充分的材料，揭露他们反革命的历史面貌和各种阴谋活动。同时，通过档案也查证了许多同志的历史情况，澄清了有关事实，纠正了冤、假、错案。在国际斗争中，档案也是维护我国主权、同霸权主义进行斗争的一种有力工具。今后，政治斗争还将在一定范围内长期存在，仍须正确发挥档案的政治作用。50我们党和国家，一向重视利用档案，把它作为从事政治斗争的可靠根4、科学研究的可靠资料。无论是自然科学，还是社会科学、思维科学的研究，都必须详细地占有材料，才能据以潜心钻研，探索事物发展的规律。档案可以从两方面为科学研究提供丰富的历史资料：一方面，专门进行科学研究的原始记录，可供现实的研究工作直接借鉴；另一方面，从记录的广泛事实和经验中，为各项研究活动提供大量的实验、观察和理论概括的基础材料。所以，档案是科学研究的必要条件。514、科学研究的可靠资料。511956年，周恩来同志在《关于知识分子问题的报告》中指出：“为了实现向科学进军的计划，我们必须为发展科学准备一切必要的条件。在这里，具有首要意义的是要使科学家得到必要的图书、档案资料、技术资料和其他工作条件。”马克思在撰写《资本论》巨著的过程中，曾大量收集、研究和利用过工厂视察员报告、皇家铁道委员会记录、证词以及其他各种文件中有关工作劳动、童工、工资、生活、居住条件等大批原始的档案材料，进行了创造性的理论概括和阐发。所以人们常常比喻说，它是从事科学研究不可缺少的“食粮”。521956年，周恩来同志在《关于知识分子问题的报告》中指出：“5、宣传教育的生动素材。档案之所以成为宣传教育的生动素材，是因为它以历史性、直观性和原始性等特点而见长。不少地方举办的党史陈列，向人们展示了罕见的、能够说明真实情况的历史文献，实事求是的再现了党的历史。535、宣传教育的生动素材。536、维护国家、集体和个人权益的法律书证。档案在反映社会各种具体活动的同时，也反映了当事者应有的合法权益，其中包括立法性质的文件，证明文件和相互交往的各种材料。如法律、法规、协议、合同、名单、记录、报告与批件、书信、账本、单据、存根等，这些原始材料有的规定了各种社会关系、经济关系和政治关系的组成，有的记载了有关事件的过程，各方面承担的权利和义务以及当事人具有的资历、待遇和荣誉。在发生疑问、争执或纠纷时，档案最能有力地说明权益的归属，成为权威性的法律证书，并有一定的物证作用。546、维护国家、集体和个人权益的法律书证。54二、档案的基本价值档案概括起来有两个方面的基本价值：一是凭证作用，二是参考作用。（一）档案的凭证作用档案具有凭证作用，人常说：“空口无凭，立字为据”、“口为空，字为宗”，这里的“字”指的是文书，是档案。可见在日常生活中，人们能体察到档案的凭证作用。档案的凭证作用，是档案不同于和优于其他各种资料的作用之最基本的特点。档案的凭证作用，是由档案的形成规律和档案自身的特点所决定的。55二、档案的基本价值551、从档案的形成上看，是从当时当事使用的文件转化而来的，并非临时编造的，它客观记录了以往的历史情况，是令人信服的历史证据，无可置辩。如中国的领土疆界。2、从档案本身的物体形态上看，文件上保留着真切的历史标记。有些文件材料的正文，就是当事人的亲笔手稿、有关人的亲笔签署或批示、或录音录像等，所以档案是确凿的原始材料和历史证件，它可以成为查考、研究、争辩和处理问题的依据，可以作为对敌斗争和教育人民的工具。如审判江青，出示和宣读档案、信件、日记、笔记、讲话记录、录音等书证和物证供651次。总之，档案是历史的真凭实证，它的这种凭证作用，构成了档案的基本价值之一——凭证价值。561、从档案的形成上看，是从当时当事使用的文件转化而来的，并非（二）档案的参考价值档案以知识原载体的形式，凝结了生产实践、改革社会、创造科学文化等各种实践活动的状况和创造成果以及经验教训，可为人们今后处理社会与自然界的关系，处理社会内部人与人的关系以及与此相连的探索性和准备性活动等各方面，提供借鉴。档案作为参考资料的主要特点，在于它的原始性和可靠性。被称为没有“掺过水的史料。”总之，档案是第一手的资料，它对各方面都具有参考作用，它的这种可靠的、广泛的参考作用，构成了档案的又一基本价值——情报价值。57（二）档案的参考价值57（三）对档案真实性的辩证理解对档案的真实性和可靠性，要辩证的理解。一方面，因为档案是历史上执行特有任务中作为表达工具而使用的文件转化来的，所以总的说来，它在反映历史活动的客观过程方面是真实的；在反映史实内容方面，一般说来也比其他资料可靠。另一方面，具体说来，就每份特定的文件或某部分案卷而言，档案所记述的内容有的是真实的，有的是不真实的或不完全真实的。但是，即使档案内容有虚假部分以至完全违背事实，它还是反映了档案形成者的认识水平、本来意图或欺骗活动。所以，档案仍不失其为真实的历史记录。58（三）对档案真实性的辩证理解58三、档案发挥作用的规律性（一）档案作用的时效律和扩展律。1、档案作用的时效律是由两方面因素的决定的：A、许多档案的内容，只对解决某些实际问题在一定的范围内有现实的查考价值，超过这种时限之后其价值则缩小或失去作用；B、档案载体的自然老化是难以避免的，现在科学技术可以延缓其过程或复制替代，但不能绝对控制其变化而使之完全保持原样，这也导致一些档案的利用价值逐渐缩小，甚至完全丧失其利用价值。59三、档案发挥作用的规律性592、从档案的主要部分来说，由于它的原始记录性、孤本的稀有性、内容的典型性、独一性等特点，档案的作用是可以扩大和发展的，它的发展又有一定的规律性，所以被称为档案的扩展律。其扩展律主要表现在两个方面：A、档案作用的双重性。档案的作用，具有双重性，即现行效用和历史效用。现行效用又称为档案的第一价值，历史效用又称为档案的第二价值。602、从档案的主要部分来说，由于它的原始记录性、孤本的稀有性、（1）档案的现行效用有三个特点：它是发挥档案作用的首要阶段。档案对形成者的作用，也是促使有关单位积累档案的一种动力。档案现行效用主要是在档案室和文件中心保存阶段实现的。61（1）档案的现行效用有三个特点：61（2）档案的历史效用主要表现为两种形态：一方面，绝大多数仅具有现实查考利用价值的档案，随着其现行效用的逐渐丧失，也失去了对社会用户的现实查考价值，进入了“休眠期”，待保管期满后，经过仔细鉴定，便可以销毁；另一方面，少数具有长远保存价值的档案，则会随着时间的推移，表现出越来越重要的历史效用，并被人类作为“社会永久性的记忆”，尽量长久的保存下去。62（2）档案的历史效用主要表现为两种形态：62B、档案的作用向多元化扩展。（1）档案发挥作用的范围扩大，利用者的数量和用户类型增多；（2）档案的作用向多元性发展，一方面表现在一份档案可能有多种用途，另一方面表现在原有档案的类型与利用者的角度，常常交错的扩大。（3）档案的历史效用富有持久性。一般的说，既对形成单位又对国家和社会有价值的档案，其作用是长远的，不仅不会为时间所淘汰，而其价值往往与时间成正比。63B、档案的作用向多元化扩展。63（二）档案机密性递减律和社会性递增律。档案机密程度的强弱与保存时间的久暂成反比。（三）档案行政作用弱化律和科学文化作用强化律。档案作用的主要方面是从行政作用逐渐转向科学文化作用。档案的前身——现行文件是以处理现行事务为目的的，文件称为档案之初，档案与现行事务还有着多方面的关系。随着时间推移，保存时间较长的档案与现行事务的关联越来越少，行政查考的必要性也逐渐减少，利用者多是从科学文化、历史研究的角度利用档案。64（二）档案机密性递减律和社会性递增律。64四、档案利用价值的实现，取决于以下四个方面：1、档案利用实践。档案利用的实践是档案价值实现的最基本的条件。档案的利用价值是客观存在的，但在日常存贮的静态中，它的利用价值和作用处于潜在阶段。档案必须在利用过程中参与实践活动，其价值和作用才能直接时限和具体表现出来。2、社会发展水平。不同的社会发展阶段，一定社会制度以及有关的方针政策等，对档案利用的需要和可能提供利用的程度，有很大的制约作用。65四、档案利用价值的实现，取决于以下四个方面：653、社会档案意识。档案文献财富的多寡，人们对档案信息认识水平的高低，是某种社会和某个国家文明发达的标志之一。个人对档案的具体认识以及社会上对档案的普遍性认识程度，这种社会性的观念在档案学上成为社会档案意识。4、档案管理水平。档案是大量原始文件的汇总，是比较复杂而浩大的一种本源信息系统，因而其管理水平的高低直接影响档案价值实现的程度。663、社会档案意识。66第二章档案工作概论第一节档案工作内容和性质一、档案工作的内容（一）档案工作的内容有广义和狭义两种解释。广义上说，是指档案事业所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究和出版工作等。狭义上说，是指档案室和档案馆所从事档案业务工作，即用科学原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。67第二章档案工作概论一、档案工作的内容67（二）档案业务工作内容有六环节之说和八环节之说。1、六环节之说档案业务工作内容可分为：收集、鉴定、整理、保管、统计、提供利用。其中前五环节为基础工作，后一环节为提供利用的工作。2、八环节之说的工作内容可分为：收集、坚定、整理、保管、检索、编研、统计、利用3、辩证的认识档案工作各环节的特点和他们的共性，恰当的掌握各环节的功能和他们之间的相互关系，对于科学的组织档案工作具有重要的实际意义。68（二）档案业务工作内容有六环节之说和八环节之说。68A、了解各环节的特殊性。档案业务的各项工作都有不同的内容，各环节必不可少，都是重要的。B、协调系统的整体性。档案工作是由相对稳定的各个环节组成的一个有机整体系统，各环节之间相互制约，相互促进。C、掌握诸环节的基本关系。整个档案工作的内容可以划分为两个方面：基础工作和利用工作。69A、了解各环节的特殊性。69（1）基础工作。收集、鉴定、整理、保管、统计和检索等项工作是整个档案工作的基础，利用工作是在此基础上提供档案为社会需要服务的主要环节。（2）利用工作。基础工作为利用工作提供物质前提，创造工作条件，没有基础工作便无法为开展利用工作；利用工作直接体现档案工作的目的和方向，它既反映基础工作成果，也向基础工作提出要求，没有利用工作，基础工作则失去存在的意义和工作的目标。70（1）基础工作。70二、档案工作的性质和意义（一）档案工作是一项管理性的科学性的工作。

1、就总的档案工作来看，它是一项专门业务。是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种独立的专业，属于国家科学文化事业的组成部分。国务院《关于加强国家档案工作的决定》中规定：“档案工作的任务就是要在统一管理国家档案的原则下建立国家档案制度，科学的管理这些档案，以便于国家机关的工作和科学研究工作的利用。”71二、档案工作的性质和意义712、从特定部门、一定单位的档案工作来看，它又是某种管理工作的组成部分3、档案工作是专门管理档案的一项科学性工作。（二）档案工作是一项服务性的条件性的工作。提供管理和提供档案为各项工作服务，是档案工作区别于其他工作的特点之一。档案工作的服务性，是档案工作赖以残在和发展的基本因素。（三）档案工作是一项政治性的工作。档案工作的服务方向是档案工作政治性的集中表现。档案工作的机要性也是档案工作政治性的表现之一。722、从特定部门、一定单位的档案工作来看，它又是某种管理工作的第二章档案工作概论第二节档案工作的基本原则1996年9月5日公布的《中华人民共和国档案法》规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与完全，便于社会各方面的利用。这便是档案工作的基本内容。它由三个部分组成：一、统一领导、分级管理；二、维护档案的完整与安全；三、便于社会各方面的利用；73第二章档案工作概论1996年9月5日公布的《中华人民一、统一领导、分级管理国家全部档案（一）统一领导，统一管理。统一领导，就是对全国档案工作实行全面规划和统筹安排，制定统一档案法规和业务标准，提出统一的方针政策，实行统一的指导、监督和检查。（二）国家全部档案由各级档案机构分别集中保存，并实行党政档案的统一管理。一切机关、团体、企业事业单位及其他组织形成的档案，必须按照国家规定，由本单位档案机构集中管理，不得据为己有或由承办单位和个人分散保存；74一、统一领导、分级管理国家全部档案74各机关档案中需要长远保存的，应由各级档案馆集中保管，一切档案非依规定和批准手续，不得任意转移、分散或销毁。在我国，1959年以前，党和政府的档案是分别集中管理。自1959年以后，根据党中央的指示，逐步的统一起来，实行了党政档案的统一管理，一个机关里共产党、行政、工会、共青团等组织的档案统一集中在一个机构保管，这是我国档案集中统一管理的特点之一。（三）全国档案工作，由各级档案行政管理机构统一的、分层负责的进行监督和指导75各机关档案中需要长远保存的，应由各级档案馆集中保管，一切档案二、维护档案的完整与安全这是档案管理最起码的基本要求。只有保证档案的完整与安全，才能为档案工作提供必要的物质基础。（一）完整包括：1、从数量上，要保证档案的齐全，保证应该集中和实际保存的档案不致残缺短少。2、另一方面，从质量上，也就是从系统性方面要维护档案的有机联系，不能人为地割裂分散，或者零散的堆砌。76二、维护档案的完整与安全76（二）安全包括：

1、力求档案本身不受损坏，质量延长档案寿命，即保证档案管理物质安全。2、要保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃，不失密，即保证档案管理的政治安全。77（二）安全包括：77三、便于社会各方面对档案的利用便于社会各方面的利用，是检验档案工作的主要标准，体现了档案工作的根本目的。1、便于社会各方面对档案的利用，体现着档案工作的服务性质。档案工作必须不断地提高服务效率和服务质量，为档案利用者尽可能地创造方便条件；2、便于社会各方面对档案的利用，是档案工作系统的总目标。全部档案管理活动的最终目的，都表现在提供档案信息为各项社会实践服务这个集中点上。作为一个系统，它的目的性必须明确。78三、便于社会各方面对档案的利用783、便于社会各方面对档案的利用，是档案工作各业务环节的出发点，支配着档案工作的全过程。档案的收集、整理、鉴定、保管、编目等各项工作，都应以便于利用着眼，不能脱离系统总目标。4、便于社会各方面对档案的利用，是检验档案工作效果的主要标准。档案工作做得是否有成效，最主要的要看它是否能为国家和社会作出贡献，能否创造社会效益和经济效益。793、便于社会各方面对档案的利用，是档案工作各业务环节的出发点综上所述，我国档案工作的基本原则三个方面的思想内容，相互联系，相互作用，是一个辩证统一的有机整体。实行档案的统一管理，才能切实的维护档案的完整与完全，从而便于社会各方面的利用。实行档案的统一管理，维护档案的完整与安全，都是为了便于社会各方面利用档案；要做到便于利用，必须实行统一管理和保证档案的完整和完全。80综上所述，我国档案工作的基本原则三个方面的思想内容，相互联系第二章档案工作概论第三节档案机构一、档案室档案室是各组织（包括机关、团体、学校、工程、企业事业单位等）统一保存和管理本单位档案的内部机构。是整个机关的组成部分，术语单位管理和研究咨询性质的专业机构。党、政、军等机关单位的档案室，有时机关的机要部门之一，具有机要部门性质。81第二章档案工作概论一、档案室81（一）档案室的地位和作用档案室的作用主要表现在两方面：1、档案室是单位内具有参谋和咨询作用的部门，是单位工作的助手，为单位的领导工作和单位内各部门工作提供参考和依据的档案材料，为单位工作和生产活动服务。2、单位档案室是国家全部档案不断补充的源泉，整个国家档案的完整程度和连续积累，首先决定于档案室；在全国档案组织体系中，档案室是档案形成后首先提供利用、大量发挥现实作用的前哨；是先期保管具有长远价值档案的过渡型机构，为档案馆创造了工作条件。82（一）档案室的地位和作用82（二）档案室的基本任务档案室的基本任务是：统一的管理本单位各部门形成的各种门类和载体的全部档案，为本单位各项工作服务，并为党和国家积累档案史料。1、档案室的具体任务，在《机关档案工作条例》《机关档案工作业务建设规范》等法规中也有明确规定，概括起来主要有三个方面：A、对本单位文书部门或业务部门文件的归档工作进行指导和监督。（机关档案室不直接参加立卷工作，而由文书部门进行，同时也有根据具体情况而具体分析的。）83（二）档案室的基本任务83B、接收和保管本单位各部门应归档的文件，进行必要的整理、鉴定、统计、编目、和研究，积极开展利用工作，同时收藏和管理一些有关的内部书刊等资料，配合档案提供利用。C、定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交。2、档案室的类型A、普通档案室，也称为机关档案室、单位档案室、文书档案室。它是主要管理普通档案的，在全国最普遍，数量最多。B、科技档案室。它是管理科学技术档案（一般也管科技资料）的专门档案室。在工厂、矿山、设计院、科学技术研究院（所）等科学技术部门一般设有该档案室。84B、接收和保管本单位各部门应归档的文件，进行必要的整理、鉴定C、音像档案室。即影片、照片、录音带等特种档案室。点应该佛那个死或制片厂、新闻摄影部门（如报社、通讯社）、广播事业部门和唱片厂等单位，设有这种档案室。D、人事档案室。它是机关在人事部门设立的专门管理人事档案的机构，有的称干部档案室。E、综合档案室。是指统一管理本单位全部档案的档案室，负责对普通档案、各种专门档案和特殊载体的档案进行统一的综合管理。F、联合档案室，同一地区，特别是在同一市镇内的一些机关联合起来设立一个档案机构，负责保存和管理这些单位的档案，也是一种合理的组织形式。85C、音像档案室。即影片、照片、录音带等特种档案室。点应该佛那二、文件中心和档案寄存中心（一）文件中心文件中心是一种社会化、集约化和专业化的档案管理机构。文件中心不同于档案室，并不是一个单位内部的档案管理机构，二是介于单位和档案馆之间的一种过渡性的档案管理机构。文件中心一般不从事与文件内容有关的研究活动，但应当根据国家有关法律和法规的要求，积极参与现行文件的公开活动，整合文件和档案信息资源，为社会提供有效的文件与档案信息服务。86二、文件中心和档案寄存中心86文件中心的主要职能是：1、将文件从其形成单位接收、存储进文件中心；2、提供准确、快捷的文件借阅服务，满足文件形成者的需要；3、保证所接收和管理的文件的安全，进行科学管理；4、根据由文件形成单位制定的、档案馆批准的档案保管期限对文件进行挑选和鉴别，销毁不需要继续保存的文件，并向档案馆移交具有永久保存价值的档案；87文件中心的主要职能是：87（二）档案寄存中心档案寄存中心是由国家总和档案馆设立的，为各类企业、社会组织以及个人提供文件与档案寄存服务的机构。目前设立的档案寄存中心基本上都属于有偿服务性机构，它主要为不具备充分保管条件的企业单位、破产单位、社会团体、公民个人等，提供文件和档案的寄存服务。档案在寄存中心保存期间，所有权形式不变，档案馆一般只提供安全保管服务。88（二）档案寄存中心88三、档案馆（一）档案馆的性质根据《档案法》和有关文件的规定，档案馆属于党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。我国多数档案馆是统一保管党和政府机关档案的管理部门，所以它既是党的机构，又是国家机构。同时，档案馆也具有机要性的特点。89三、档案馆89档案馆的科学文化事业性质，主要表现在以下几个方面：1、从档案馆管理的对象来看，是历史上政治、经济、军事、文化、科学技术等活动的记录，是历史文化遗产，而档案馆的馆藏又是档案史料的汇总。2、从档案馆的活动方式和工作成果来看，档案馆工作是一种研究性的工作。它要对各种档案加以研究，进行一系列科学管理，并通过各种方式提供利用。3、从档案馆机构及其社会职能来看，档案馆的服务对象，与面向机关的档案室不同，面向国家，面向社会广泛的为繁荣科学文化、为党和国家各项工作服务的一种事业单位，属于科学文化事业的组成部分。90档案馆的科学文化事业性质，主要表现在以下几个方面：90（二）档案馆的基本职责和具体任务档案馆的基本职责是：集中统一地管理党和国家需要长远保管的档案和史料，维护历史的真实面貌，为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。档案馆的具体任务，主要有三个方面：1、接收和征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料，科学地管理；2、通过多种方式，积极开展档案资料的利用工作；3、参与编修史志工作。91（二）档案馆的基本职责和具体任务91（三）档案馆的种类1、中央级档案馆，如：中央档案馆、中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆、中国电影资料馆等；2、地方档案馆，又有省（自治区、直辖市）、地区（市、自治州）、县级档案馆之分，如：北京市档案馆、新疆维吾尔自治区档案馆、柳州地区档案馆、桂林市档案馆、呼玛县档案馆。3、单位档案馆，又称“企事业单位档案馆”，它是企业、事业单位统一管理本单位档案及相关信息资源的信息服务机构。主要为本单位各部门提供档案保管和信息服务。92（三）档案馆的种类92四、档案行行政机构（一）档案行政管理机构，如各级档案局、处等，是党和国家指导和管理档案工作的部门。其性质是党和国家指导和管理档案工作的行政部门。既是党的机构，也是政府机构。档案行政机构的基本职责是：在统一管理党、政档案工作的原则下，分层负责的掌管全国档案事务，对全国档案工作进行监督、检查与指导。93四、档案行行政机构93（二）档案行政管理机构的基本任务1、拟定档案工作规章、办法，建立国家档案工作制度；2、指导和监督各机关、部队、团体、企业、事业单位的档案工作；规划和筹建档案馆，在业务上指导档案馆工作。3、研究和审查有关档案保存价值、保管期限的原则和标准，简牍和审议有关档案的销毁问题。4、组织和指导档案工作业务交流、档案工作干部的专门教育和档案科学的研究。94（二）档案行政管理机构的基本任务94五、档案机构之间的关系1、上级档案行政管理机构，对下级档案行政管理机构具有业务指导和监督的关系；2、档案行政管理机构，对档案馆、文件中心、档案室等档案业务机构具有业务指导和监督关系；3、档案室与档案馆之间，具有档案交接关系；4、文件中心与档案馆之间，具有档案交接关系；5、各级各类档案馆（室、文件中心）之间，均无隶属关系，但有一定的协作关系。95五、档案机构之间的关系95第三章档案的收集第一节档案收集工作的意义和要求一、收集工作的内容和意义即是按照法律法规的规定，通过例行接收制度和专门征集办法，把分散在各组织、个人手中和散失在其他地方的档案，分别集中到各级各类档案保管机构。（一）收集工作的内容1、档案室对本单位需要归档的档案的接收。2、档案馆对所辖区域内现行机关和撤销单位的具有永久、长期保存价值的档案的接收。3、对历史档案的接收和征集工作。96第三章档案的收集一、收集工作的内容和意义96（二）档案收集工作的意义：1、收集工作是档案部门积累档案的手段，它为档案工作提供了物质对象。因此它是档案工作的起点及第一个环节。2、收集工作是档案集中统一管理的重要内容和一项首要的具体措施。3、收集工作质量的高低直接影响到档案的整理、鉴定和利用等工作。4、收集工作是档案部门和社会各方面发生联系的重要环节之一，因此它要求的政策性强，工作方法灵活多样。97（二）档案收集工作的意义：97二、收集工作的要求（一）丰富和优化库藏；1、我国档案的平均值是相当少的。对比国外来看，我国档案数量是很少的，原因在于：很多机关保留有数量庞大的档案，没有归档或没有向档案馆移交；有些档案馆的馆藏结构不合理，非常单一。只注意过去文书档案和关于方针政策方面的档案，忽略了收集各种专业档案及历史档案；98二、收集工作的要求982、丰富库藏的主要标准和要求是：数量充分、质量优化、成分充实；结构合理A、档案收藏的丰富性，包括数量和质量的统一要求。要对档案实行优选，将具有重要价值的档案收入档案机构内，达到库藏档案的优质化；B、在丰富库藏实行优选的同时，还要要求成分充实。（1）在档案种类方面，既要收集反映党政机关活动的普通档案，也要收集科技档案等各种专门档案；992、丰富库藏的主要标准和要求是：99（2）在档案形成单位方面，既要收集有关领导机关的档案，也要收集各种类型的单位以及有代表性的基层单位的档案；（3）既要收集组织单位的档案，也要收集著名人士的私人档案，如手稿、新建、家谱、族谱、地契等；（4）在文件载体方面，既要收集纸质文件，也应收集各种特殊载体的材料，诸如照片，磁带等现代形式和简策、缣帛等古老形式的档案；100（2）在档案形成单位方面，既要收集有关领导机关的档案，也要收（二）加强馆（室）外调查和指导收集工作是解决档案的集中问题，就是因为它的对象本来就是分散的。这就要求收集工作必须做好馆（室）外调查，掌握应收入档案机构的档案分散、流动、管理和使用等有关方面的信息。（三）推行入馆档案质量的标准化档案工作的标准化，是档案管理现代化的基础。所谓档案工作标准化，就是对档案工作中的一些管理原则和技术方法，按照规范化的要求统一起来。这在国际范围内，已成为包括图书、情报资料和档案在内的文献工作标准化的必然趋势。101（二）加强馆（室）外调查和指导101（四）保持全宗和全宗群的不可分散性全宗就是一个机关档案的整体。保持全宗整体，是档案管理的一条重要原则，也是贯穿于整个档案管理工作的核心问题，只有首先在收集工作中坚持全宗不可分散的原则，以后各环节才有可能按全宗管理。在一定时间、地点和条件下活动的各个单位，它们的工作活动都不是孤立的，二是相互依存的，反映在他们各自形成的档案上，各个全宗之间也存在密切的关系，这种在历史上形成的有密切联系的若干全宗，成为“全宗群”。全宗群作为若干各全宗的集合体，是自然形成的，不能人为的予以分割，而要集中收集在一个档案馆里，这才有利于反映历史上一定时间和一定地区工作活动的全貌。102（四）保持全宗和全宗群的不可分散性102第三章档案的收集第二节单位内文件的归档一、归档制度档案室的档案收集工作的主要途径，是建立和健全单位内文件的归档工作。各单位在工作活动中不断产生文件，处理完毕以后，经由文书部门或文件工作人员整理，定期移交给档案室集中保存，称为“归档”。在我国，这是党和国家规定的一项制度，即通常所说的“归档制度”。文件归档术语文书部门的人物，它是文书工作的最后一个环节，又是档案工作开始的一个环节，可以说归档是文书工作和档案工作的“结合部”，即两者交接的一个环节。103第三章档案的收集一、归档制度103（一）归档时间。办理完毕的文件，一般应该在第二年内由文书部门整理后向档案室归档。（二）归档范围。《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》于2006年12月18日公布，在这一文件中有详细规定。各单位可根据这一文件精神，结合本单位实际情况，制定本单位的文件材料归档与不归档的范围。104（一）归档时间。104该归档范围规定如下：第一条为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。第二条本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。105该归档范围规定如下：105第三条机关文件材料归档范围是：（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。106第三条机关文件材料归档范围是：106第四条机关文件材料不归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件；（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；107第四条机关文件材料不归档范围是：107（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。108（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理第五条凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。第六条机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。第七条永久保管的文书档案主要包括：（一）本机关制定的法规政策性文件材料；（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；109第五条凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。110（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；110第八条定期保管的文书档案主要包括：（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本机关一般性事务管理文件材料；（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；111第八条定期保管的文书档案主要包括：111（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。第九条机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。第十条机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。112（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的第十一条机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。第十二条各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国家档案局审查同意后执行。113第十一条机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原第十三条在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。第十四条本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。第十五条本规定自颁布之日起施行，1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止。114第十三条在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保（三）归档案卷的质量要求。根据《国家行政机关公文处理办法》、《国家档案工作条例》、《国家档案工作业务建设规范》等有关文件的规定，凡属归档范围的文件，在向档案室移交时，一般应符合以下三项要求：1、系统性方面的要求是：应归档文件要收集齐全、遵循文件的形成规律，按照文件之间的历史联系、文件的特征和价值分类立卷，使案卷能正确的反映机关活动的基本原貌，以便于保管和利用。115（三）归档案卷的质量要求。1152、在技术加工方面的要求是：案卷封面的各个项目均应填写清楚，特别是案卷题名（即标题）要确切简明的反映卷内文件的责任者（即作者）、内容和形式；要根据“档案保管期限表”注明每个案卷的保管期限；需要永久和长期保存的案卷，卷内文件应按一定的次序排列好，并逐张逐页编号，填写“卷内文件目录”、“卷末备考表”；3、向档案室归档的所有案卷，都要按照一定的次序进行系统的排列，编以案卷顺序号，并编制案卷目录一式数份（一份经档案室签收后由移交单位保存）；1162、在技术加工方面的要求是：案卷封面的各个项目均应填写清楚，国家档案行业标准<<归档文件整理规则>>已经颁布，从2001年1月1月起施行。该规则如下：1.范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。2.定义本标准采用下列定义。2.1归档文件档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2.2归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。117国家档案行业标准<<归档文件整理规则>>已经颁布，从20012.3件，归档文件的整理单位一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。3.整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。4.质量要求4.1归档文件应齐全完整已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。1182.3件，归档文件的整理单位一般以每份文件为一件，5.整理方法5.1装订归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制在后；转发文在前，被转发在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。5.2分类归档文件可以采用年度——机构（问题）——保管期限或保管期限——年度——机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。5.2.1按年度分类将文件按其形成年度分类。5.2.2按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。1195.整理方法1195.2.3按机构（问题）分类将文件按其形成或承办机构（问题）分类（本项可以视情况予以取舍）5.3排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。5.4编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项5.4.1全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。1205.2.3按机构（问题）分类将文件按其形成或承办机5.4.2年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。5.4.3保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。5.4.4件号：文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编伯号按进馆要求标注。5.4.5机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。1215.4.2年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年5.5编目归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。5.5.1归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。5.5.1.1件号：填写室编件号。5.5.1.2责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。5.5.1.3文号：文件的发文字号。1225.5编目归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制5.5.1.4题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。5.5.1.5日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。5.5.1.6页数：每件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。5.5.1.7备注：注释文件需说明的情况。5.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。1235.5.1.4题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自5.5.3归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。5.6装盒将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。5.6.1档案盒5.6.1.1档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽）