ch06演示文稿处理PowerPoint 2010

第六章信息技术导论（第3版）演示文稿处理PowerPoint2010普通高等教育“十一五”国家级规划教材01PowerPoint2010概述PowerPoint2010概述概述PowerPoint简称PPT,人们一般将PPT当成PowerPoint文档的代名词。演示文稿是一个由幻灯片、备注页和讲义三部分组成的文档。PowerPoint2010默认的文件扩展名为.pptx（PowerPoint2003及之前版本的为.ppt）,演示文稿中的一页称为幻灯片。演示文稿通常由若干张幻灯片组成，每张幻灯片都是演示文稿中既相互独立又相互联系的内容。PowerPoint2010概述概述PowerPoint2010窗口与Office2010的其他组件具有相似的外观，由标题栏、快速访问工具栏、功能区、幻灯片编辑区和状态栏等组成。其中幻灯片编辑区由幻灯片窗格、幻灯片/大纲展示窗格和备注窗格组成，如图6.1所示。PowerPoint2010概述概述与Word2010和Excel2010相比，PowerPoint2010特有的窗格组成包括:（1）幻灯片/大纲展示窗格。显示幻灯片缩略图或幻灯片文本的大纲。幻灯片/大纲展示窗格中显示了幻灯片窗格中每张完整幻灯片的缩略图，通过缩略图可以快速定位所需幻灯片。（2）幻灯片窗格。幻灯片窗格是编辑幻灯片的主要工作区域，用户可以直接编辑演示文稿中的每张幻灯片。（3）备注窗格。备注窗格位于幻灯片窗格的下方，在此可添加与每张幻灯片内容相关的注释内容。在发布演示文稿时，用户可以将备注内容分发给访问群体，也可在演示者视图中查阅备注。02PowerPoint2010基本操作创建演示文稿创建演示文稿PowerPoint2010提供了多种创建演示文稿的方法，常用的创建方法有“空白演示文稿”“样本模板”“主题”“根据现有内容新建”等。具体方法是：选择“文件”一“新建”命令，出现如图6.2所示的“新建”演示文稿窗口，可以选择“可用的模板和主题”“O模板”等选项来创建空白演示文稿。创建演示文稿创建演示文稿1.创建空白演示文稿创建空白演示文稿是PowerPoint2010默认的创建演示文稿的方法。如果用户希望建立具有自己风格和特色的幻灯片，可以在空白演示文稿的基础上进行设计。空白演示文稿具有最大程度的灵活性，推荐较熟练的用户使用此方法。2.使用模板创建PowerPoint2010的模板主要包括“样本模板”“主题”和“我的模板”。用户可以利用内置的模板自动、快速地设计幻灯片的外观，节省格式的设计时间，专注于具体内容的处理。除了使用内置的模板，还可以联机在O上搜索合适的模板创建演示文稿。创建演示文稿创建演示文稿①样本模板：如图6.3所示，选择该选项之后，可以显示系统设置好的模板样式，如都市相册、古典型相册、现代型相册、培训、项目状态报告、宣传手册等。创建演示文稿创建演示文稿②主题：内置了系统自带的各种主题模板，如图6.4所示，其中包含暗香扑面、奥斯汀、跋涉、波形等主题。③我的模板：可以在打开的对话框中选择一个已经编辑好的模板。④最近打开的模板：可以选择最近打开的模板来创建演示文稿。创建演示文稿创建演示文稿3.根据现有内容创建如果对所有的设计都不满意，而喜欢某个已有演示文稿的设计风格和布局，可以直接对其进行修改以创建新的演示文稿。根据已有内容创建新演示文稿的方法有两种：一是备份已有的演示文稿，然后打开备份文件，将不需要的内容删除，加上新的内容，逐步制作出新的演示文稿；二是先利用模板建立一个演示文稿，再将己有内容“复制”、“粘贴”到新的演示文稿中即可。视图模式（1）普通视图普通视图是PowerPoint2010默认的工作模式，也是最常用的工作模式。普通视图包含幻灯片视图和大纲视图两种，可以通过单击幻灯片/大纲展示窗格中的标签进行切换，幻灯片视图和大纲视图如图6.6所示。视图模式（2）幻灯片浏览视图幻灯片以缩略图的方式呈现在同一窗口中，可以同时显示多张幻灯片甚至整个演示文稿，非常便于浏览；可以方便地对幻灯片进行添加、删除、复制、移动等操作，但是不能对单张幻灯片的内容进行编辑。视图模式（3）备注页视图备注页视图中可以输入演讲者的备注。备注页方框位于幻灯片图片的下方，用户可以添加与每张幻灯片内容相关的备注，备注信息主要包含演讲者在讲演时需注意的提示信息。上半部分是幻灯片的缩小图像，下半部分是文本预留区。视图模式04阅读视图将演示文稿调整为适应窗口大小的幻灯片进行放映查看，是PowerPoint2010新增的一种全新视图模式，如图6.7所示。阅读视图用于使用自己的计算机屏幕查看演示文稿而非大屏幕向他人放映演示文稿。如果要更改演示文稿，可随时从阅读视图切换至其他视图。保存演示文稿演示文稿编辑完成后，可以使用“文件”选项卡中的“保存”或“另存为”等命令保存演示文稿，或者按快捷键Ctri+S进行保存。如需要将演示文稿保存并发送，可以选择“文件”选项卡中的“保存并发送”命令；在“文件类型”中可以选择“更改文件类型”，将其保存成合适的文件类型。PowerPoint2010提供了“演示文稿文件类型”“图片文件类型”和“其他文件类型”供用户选择。保存演示文稿保存演示文稿(1)演示文稿文件类型保存的文件类型包含演示文稿.pptx格式、PowerPoint97-2003的.ppt格式、OpenDocument的.opd格式、演示文稿模板.potx格式、幻灯片放映格式.ppsxo如果选择保存为PowerPoint97-2003的.ppt格式，则不能使用PowerPoint2010的新增功能。(2)图片文件类型可保存为PNG可移植网络图形格式.png和JPEG文件交换格式.jpg两种。(3)其他文件类型演示文稿还可以保存为其他文件类型，具体支持的格式可以在“另存为”对话框的“保存类型”中进行选择。保存演示文稿03PowerPoint2010演示文稿的编辑编辑幻灯片1.选定幻灯片对幻灯片进行编辑之前需要先对幻灯片进行选定。选定单张幻灯片的方法是在普通视图大纲模式下，单击幻灯片/大纲展示窗格中的幻灯片图标；或者在普通视图幻灯片模式下，单击幻灯片/大纲展示窗格中的幻灯片缩略图；或在幻灯片浏览视图下，单击幻灯片缩略图。如果要选定多张连续的幻灯片，先选定第一张幻灯片，然后按住Shift键，再单击最后一张幻灯片，则两张幻灯片之间的所有幻灯片都被选中。如果选定多张不连续的幻灯片，可按住Ctrl键，依次单击所要选择的幻灯片。编辑幻灯片2.插入新幻灯片(1)在普通视图的幻灯片模式下插入新幻灯片选定要插入新幻灯片位置之前的幻灯片，单击“开始”选项卡的“幻灯片”组中的“新建幻灯片”按钮

，如图6.8所示，则会插入一张空白幻灯片。如果需要选择版式，可以单击“新建幻灯片”的下拉按钮，在出现的列表中选择一种需要的版式，即可插入新的幻灯片。另一种便捷的方法是直接按Enter键，即可插入新幻灯片。(2)在普通视图的大纲模式下插入新幻灯片将光标定位在幻灯片图标之后、幻灯片标题之前，按Enter键，将在当前幻灯片之前插入一张新的幻灯片。光标在幻灯片标题之后，按Enter键，将在之后插入一张新的幻灯片。编辑幻灯片2.插入新幻灯片(3)在幻灯片浏览视图下插入新幻灯片选定要插入新幻灯片位置之前的幻灯片，单击“开始”选项卡的“幻灯片”组中的“新建幻灯片”按钮

则会插入一张空白幻灯片。如果单击“新建幻灯片”的下拉按钮，在出现的列表中还可以选择所需的版式，选择后即可插入新的幻灯片。（4）使用快捷菜单或快捷键插入新幻灯片选定要插入新幻灯片位置之前的幻灯片，单击右键，在快捷菜单中选择“新建幻灯片”命令，或者使用键盘组合键Ctri+M,即可快速插入新幻灯片。3.复制幻灯片复制幻灯片的方法有很多，用户可以使用其中的任何一种方法复制幻灯片。（1）在同一演示文稿中复制幻灯片选定要复制的幻灯片，单击“开始”选项卡的“幻灯片”组中“新建幻灯片”的下拉按钮,在出现的列表中选择“复制所选幻灯片”，或者使用“剪贴板”组中的“复制”和“粘贴”按钮来复制幻灯片。另外，在同一个演示文稿中，拖动幻灯片的同时按住Ctrl键可快速复制幻灯片。（2）复制其他演示文稿中的幻灯片在待插入的演示文稿中单击定位点，单击“新建幻灯片”的下拉按钮，从列表中选择“重用幻灯片”，会在幻灯片编辑区的右侧出现“重用幻灯片”窗口，如图6.9所示。编辑幻灯片4.移动幻灯片移动幻灯片最简单的方法是先选定欲移动的幻灯片，然后将其拖动到目标位置即可。在拖动过程中，指针会随着鼠标的移动而移动，用以提示移动的速度。也可以利用“开始”选项卡的“剪贴板”组中的“剪切”和“粘贴”命令完成幻灯片的移动。或者，单击右键，使用快捷菜单中的“剪切”“粘贴”命令，可以达到同样的效果。编辑幻灯片5.删除幻灯片选中要删除的幻灯片再按Delete键，或者单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“删除幻灯片”，或者单击“开始”选项卡，使用“剪贴板”组中的“剪切”按钮，删除该幻灯片。制作好演示文稿后，由于观众或播放场合的不同，所涉及的内容也有所不同，对于暂时不用的幻灯片可以将其隐藏起来。具体操作为：右键单击要隐藏的幻灯片，在弹出的快捷菜单中选择“隐藏幻灯片”即可。被隐藏的幻灯片不会被放映。隐藏的幻灯片的编号上会出现一个形如的图标

，表示此幻灯片已经被隐藏，在播放时将不再显示。若需要将隐藏的幻灯片显示出来，只需按照上述步骤取消即可。编辑幻灯片6.隐藏幻灯片编辑幻灯片中的文本1.文本的输入幻灯片中添加适当的文本，可以使其内容更加清楚、详尽。PowerPoint2010提供了多种输入文本的方法，可以在幻灯片窗格中输入文本，还可以在大纲窗格中输入文本。2.文本的编辑文本的编辑包括文本的修改、移动、复制和删除等操作，均遵循“先选定对象，后编辑”的原则。文本格式的设置，如字体、字形、字号的设置，文本特殊效果的设置，文字背景、颜色的设置，以及段落的对齐方式、项目符号的使用等操作，与Word中的操作相同，在此不再赘述。在幻灯片中插入图形1.插入剪贴画Office2010剪辑库中自带了大量的剪贴画，其中包含人物、植物、建筑物、背景、标志、保健、科学、工具、旅游、农业及形状等图形类别，用户可以通过插入使用它们，还可以对其进行编辑。2.插入图形PowerPoint2010在设计演示文稿时，用户可以自选图形，以丰富演示效果。具体方法如下：单击“插入”→“插图”→“形状”的下拉按钮，在出现的列表中选择合适的形状即可；选中图形，单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置形状格式”,在打开的对话框中可对图形填充颜色、线条颜色、线型、阴影等进行设置。Word中此部分已介绍，不再赘述。在幻灯片中插入图形3.插入SmartArtSmartArt是Office2010的一个重要组件，可以轻松地制作出精美的组织结构、项目流程、相互关系等小意图。4.插入表格演示文稿中插入的表格和Word中有所不同，区别是PowerPoint在“表样式"中增加了"效果”选项。“效果”中有“单元格凹凸效果”“阴影”“映像”三大系列（如图6.13所示），使得制作出的幻灯片更加美观。5.插入图表图表具有良好的视觉效果，需要在演示文稿中对数据进行说明时，使用图表更加直观。利用Office2010可以制作出二维图表和三维图表。在幻灯片中插入多媒体1.插入音频根据音频的来源不同，插入的音频可以分为“来自文件的音频”“来自剪辑库中的音频”和“录制音频并添加”三种。（1）插入来自文件的音频（2）插入来自剪辑库中的音频在幻灯片中插入音频的方法如下：单击“插入”→“媒体”→“音频”下拉按钮，在其下拉列表中选择“剪贴画音频”选项，打开“剪贴画”窗口（如图6.14所示），从中选择合适的音频即可。在幻灯片中插入多媒体（3）录制音频并添加如果要在幻灯片中插入来自文件的音频，操作方法如下：单击“插入”一“媒体”一“音频”下拉按钮，从列表中选择“录制音频”，打开“录音”对话框，在“名称”文本框中输入所录音频的名称；然后单击“录制”按钮，开始录制，单击“停止”按钮，则停止录制。当录制完成后，单击“确定”按钮，即可完成添加。在幻灯片中插入多媒体2.插入视频在演示文稿播放时，为了增加动态的艺术效果和艺术感染力，幻灯片中还可以插入视频和Flash等文件。幻灯片插入视频的操作方法根据视频的来源不同略有差别。（1） 插入来自文件的视频（2） 插入来自网站的视频（3） 插入来自剪辑库的视频如果需要在打开幻灯片的时候自动播放视频，可以在“播放”选项卡的“视频选项”组中（如图6.16所示）单击“开始”，在其下拉列表中选择“自动”即可。如果选择“单击时”，则只有该视频被鼠标单击时才会播放。演示文稿中节的编辑PowerPoint2010中新增了“节”的概念，将整个演示文稿划分成若干节进行管理。这样不仅有助于规划文稿结构，也能大大节省编辑时间和维护成本。如图6.17所示的演示文稿中有20张幻灯片，包含5节，可以为每节添加各自的标题，它们将以高亮度、可伸缩的方式显示。演示文稿中节的编辑（1）如何插入节插入节的方法如下：将视图切换为“普通视图”，并定位在某张幻灯片上；在“开始”选项卡中单击“节”并选择“新增节”（如图6.18所示），此时幻灯片窗格中会增加一个“无标题节”；右键单击该标题，通过快捷菜单可以进行重命名节、删除节、移动节等操作。演示文稿中节的编辑（2）如何利用节对于已经设置好“节”的演示文稿，将“视图”切换为“幻灯片浏览”，便可以更全面、更清晰地查看页面间的逻辑关系，如图6.19所示。04格式化和美化演示文稿格式化和美化演示文稿1.母版母版是存储有关演示文稿背景、颜色、字体、效果、占位符大小和位置等信息的模板。PowerPoint2010有3种母版：幻灯片母版、讲义母版和备注母版，对应“视图”选项卡的“母版视图”组，如图6.20所示。2.幻灯片格式化用户在幻灯片中输入标题、正文之后，这些文字、段落的格式仅限于模板所指定的格式。为了使幻灯片更加美观、便于阅读，可以重新设定对象、文字和段落的格式。这些操作一般在“开始”选项卡中进行设置。格式化和美化演示文稿3.主题和背景主题是指一组有关幻灯片外观的格式，包括颜色、背景、字体、幻灯片版式等。PowerPoint2010内置了一些主题，可以在“设计”选项卡中使用它们，也可以设计自己的主题。主题的设计方法如下：先选择己有主题，然后单击“主题”组中的“颜色”“字体”或“效果”按钮，对主题进行调整，完毕后单击“主题”组中的自按钮，选择“保存当前主题”，输入适当的名字即可保存。4.模板模板是一张或一组幻灯片的图案或蓝图，是一种特殊的演示文稿文件，默认文件扩展名为.potxo模板一般包含以下信息；主题特定的内容，背景格式，对象的颜色、字体等效果以及占位符中的文本。用户可以使用PowerPoint2010内置模板，也可以创建自己的模板，还可以从微软网站或者第三方网站下载模板。05放映演示文稿制作动画效果1.制作“进入”式的动画效果“进入”式效果是指幻灯片中的对象以动画形式“进入”屏幕，这是幻灯片中经常用到的一种动画效果。这样可以使要显示的对象逐渐显示出来，从而产生一种动态效果。单击“飞入”效果（如图6.23所示），即可为文本对象“校园风光”添加“飞入”动画效果，并可以看到这四个字从屏幕下方飞入。此时在所选对象左侧会出现编号“1”，右侧的“动画窗格”将显示刚添加的进入效果，编号为“1”。单击“效果选项”，可改变“飞入”的方向。制作动画效果2.制作“强调”式的动画效果“强调”式动画效果可以动态改变幻灯片中对象的形状、颜色等属性，可以为幻灯片中需要重点强调的对象应用这种效果，达到引人注意的目的。制作“强调”式动画效果的操作如下：定位到需要添加动画的幻灯片，选中要添加自定义动画的对象，如幻灯片中的图片对象“石雕”;单击“动画”组右下角的按钮左，或单击“高级动画”组中的“添加动画”按钮，出现如图6.24所示的效果，选择“跷跷板”，可以看到“石雕”图片像跷跷板一样晃动。此时在“石雕”图片左侧会岀现编号“2”，右侧的“动画窗格”将显示刚添加的强调效果，以“2”作为编号。制作动画效果3.制作“退出”式的动画效果幻灯片中的某些对象，有时只是为了起到短暂的提醒作用，不需要在放映幻灯片过程中长时间存在。对于这些仅在放映幻灯片过程中短暂停留而后消失的对象，可以为其应用“退出”式动画效果。仍以幻灯片中的图片对象“石雕”为例，希望在该对象“跷跷板”强调动画之前制作进入效果，让其以“跷跷板”的方式晃动2秒钟，再停留1秒钟，然后消失。制作“退出”式动画效果的操作如下：定位到需要添加动画的幻灯片，选中要添加自定义动画的对象，即图片对象“石雕”；单击“高级动画”组中的“添加动画”，在图6.24中选择“进入”效果组中的“形状”,可以看到“石雕"图片由四周向中间快速出现。此时在“石雕”图片左侧会出现编号“2”和编号“3”，右侧“动画窗格”的“3”对应刚添加的进入效果。制作动画效果前面制作的动画效果都使用了PowerPoint预定的运动路径，如果用户希望自己指定动画的行进路径，可以使用“动作路径”来制作自定义路径。在“校园风光”幻灯片中插入一副剪贴画“足球”，将其放在幻灯片左上方；选中“足球”,单击“动画”组中的按钮在弹岀的面板中选择“动作路径”组中的“自定义路径”，鼠标指针变为“十”字形，参照图6.25,拖动鼠标画出需要的路径，双击鼠标，结束绘制。设置完成后，查看动画效果。4.利用“动作路径”制作动画效果制作动画效果动画刷是PowerPoint2010的新增功能，可以把一个对象的动画属性方便地复制到其他对象上，达到批量制作动画的目的。具体方法如下；如果希望对幻灯片右侧的图片对象“题词”添加与“石雕”相同的动画，可以先单击“石雕”图片，再单击“高级动画”组中的“动画刷”按钮，此时鼠标会变成带小刷子的样子財,再单击“题词”图片，即可把“石雕”图片的动画效果复制给“题词”图片。如果希望把一个对象的动画属性批量复制给多个对象，可以双击“动画刷”，这样“动画刷”功能会一直有效，直到再次单击“动画刷”或按Esc键。5.动画刷设置幻灯片间的切换效果所谓幻灯片切换效果，是指在幻灯片的放映过程中前后两张幻灯片之间的“换片”效果，即当前页以何种方式消失，下一页以何种方式出现。PowerPoint2010的切换效果有细微型、华丽型和动态内容3类共34种，从而提供不同的效果选项。例如，“立方体”“平移”等有很强的视觉冲击力。单击“切换”选项卡，即可打开“切换”功能区，包含预览、切换到此幻灯片和计时三个组。设置幻灯片切换效果的具体方法为：选择要设置切换效果的一张或多张幻灯片，单击“切换”选项卡，切换到“切换”功能区，“切换”组中已经显示出几种常用的切换效果，此时效果“无”被默认选中。设置幻灯片间的切换效果单击“华丽型”中的“立方体”（如图6.26所示），即可为己选中的幻灯片添加“立方体"切换效果，并可以看到上一张幻灯片和当前幻灯片如同立方体一样在屏幕上旋转。单击“效果选项”，可改变“立方体”的旋转方向；调整“持续时间”，可以改变“立方体”的旋转速度；调整“声音”，可以为“立方体”切换效果添加音效；单击“全部应用”，可以使“立方体”切换效果应用到所有的幻灯片；更改“换片方式”，可以选择单击时切换或者在一定时间之后自动切换。设置完成后单击“预览”按钮或按Shift+F5组合键，可以观察切换效果。超链接1.创建超链接在PowerPoint2010中创建超链接的方法很多，下面介绍几种常用方法。（1）利用“动作设置”创建超链接PowerPoint2010内置了一组动作按钮，可以执行“帮助”“播放”“下一项”“前一项”“开始”及“结束”等动作，如图6.27所示。在幻灯片放映中单击这些按钮，即可激活另一个程序、播放音/视频或跳转到其他幻灯片、文件及Web页中。超链接1.创建超链接若要使用动作按钮创建超链接，可以按照下述步骤进行。①定位到要插入动作按钮的幻灯片，单击“插入”选项卡，切换到“插入”功能区，再单击“形状”按钮，弹出下拉列表，在最下方可以看到“动作按钮”功能组。②单击需要的动作按钮，鼠标指针变成十字形，拖动鼠标画出大小合适的动作按钮图标。③添加完动作按钮后，弹出如图6.28所示的“动作设置”对话框，其中包含两个标签：“单击鼠标”和“鼠标移过”，选择需要的标签。④在“超链接到”列表框中选择跳转的目标，可以是列表框中已预定的固定目标，也可以是演示文稿中的任一页。若要给按钮添加文字说明，可以右键单击已添加的命令按钮，选择“编辑文字”。超链接1.创建超链接（2）利用“超链接”或“动作”按钮创建超链接在“插入”功能区中有“链接”组，包括“超链接”和“动作”两个按钮，可以方便地创建超链接，如图6.29所示。超链接2.更改或删除超链接①更改超链接的目标。若更改超链接的目标，可在超链接的对象上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“编辑超链接”，出现“编辑超链接”对话框，输入新的目标地址或跳转位置。②删除超链接。若仅删除超链接的目标，可在超链接的对象上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“取消超链接”即可。若希望删除超链接及所在的对象，直接删除对象即可。幻灯片放映1.放映幻灯片PowerPoint2010定义了多种幻灯片放映方式，可以在不同场合选择不同的方式。①从头开始播放。若要从头开始展示演示文稿，可单击“从头开始”，快捷键为F5。②从当前幻灯片播放。若要从当前所在幻灯片开始播放，可单击“从当前幻灯片开始”按钮。在编辑幻灯片时经常使用该功能，对应的快捷键为Shift+F5。③广播幻灯片。广播幻灯片是PowerPoint2010的新增功能，可以通过广播的方式将幻灯片共享到局域网或互联网的任何位置。网络上的任何用户通过浏览器就可以观看到幻灯片的放映。此功能要求共享者和受邀者有可用的互通的网络，并且共享者需要一个WindowsLiveLD。幻灯片放映④自定义幻灯片放映。自定义放映幻灯片是根据已经做好的演示文稿自定义放映指定的幻灯片，并设置放映的顺序。有时需要在不同场合放映同一个演示文稿中的不同部分，或针对同一个演示文稿演讲不同长度的版本，这时可以选择自定义幻灯片放映，如图6.30所示。进行幻灯片放映时，整个屏幕都被幻灯片占据，按Esc键退出幻灯片的放映。在放映过程中，如果用户需要在不退出当前放映的前提下使屏幕黑屏，在放映幻灯片的时候按B或者（句点）键，则屏幕切换到黑屏状态。如果需要恢复放映状态，只需再次按B、或Esc键。幻灯片放映2.设置幻灯片放映除了多种幻灯片放映方式，PowerPoint2010还提供了更细致的设置选项，对幻灯片放映进行调整。这些调整操作使用“设置”功能组实现。如果希望在幻灯片放映过程中自动切