PD13-MD01 合同管理规定

合同管理规定版本状态记载版次实施日期更改单号更改原因编制审核批准A/02017.08.01//付茂田龚圣彬姚春峰1目的规范合同管理，完善合同的签订和执行情况，防范合同风险，保障合同的合法性,最大限度地维护公司的合法权益。2适用范围以公司名义各部门对外应签订的各类合同一律适用本制度。3职责'权限3.1综合管理部：是合同的管理部门，全面监督、检查、评价各部门合同的签订与履行工作，并对合同对方的经营主体资质、资信及履行能力等相关资料加盖公章的原件复印件，与合同原件一并登记分类存档。3.2各类合同经办部门：是合同的责任部门，应对其所签订及履行的合同负全责，经办部门负责合同的起草,在合同签订前，应对合同对方的经营主体资质、资信及履行能力等进行考察和审查，并收集相关信息资料，并分类建档存档。3.3技术中心：负责相关合同中技术协议的编制与签订。3.4品质部：负责相关合同中质量协议的编制与签订，并配合、审查对方技术协议、质量协议的要求、执行能力。3.5财务部：负责对合同条款中的价格核算、收付款方式进行审核把关。3.6服务部:负责对合同条款中的服务要求条款进行审核把关。7相关经办部门：负责对合同条款中的产品交货要求条款进行审核把关。4合同拟定4.1合同语言应严谨，不能含糊其词、前后矛盾，责任、权利要明确、具体，文字表达要清楚、准确。2签约人在签订经济合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。包括：对方单位是否具有法人资格、有否经营权、有否履约能力及其资信情况，对方签约人是否法定代表人或法人委托人及其代理权限。做到既要考虑本方的经济效益，又要考虑对方的条件和实际履约能力，防止签订无效经济合同，确保所签合同有效、有利。3签订经济合同，必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿、择优签约”的原则。4所有的合同均应以书面形式订立。5合同拟定时必须具备合同双方的名称全称、详细地址、代表人、联系电话；以及开具增值税发票信息的齐备，且前后一致；标的（含货物、劳务、工程项目等）的名称,规格型号、技术配置状态、数量、单价、总价、付款方式、交货期限、服务期限、指定交货地点、包装方式以及相关费用承担方、违约责任等主要条款，方可加盖印章；对于合同标的没有国家通行标准又难以用书面确切描述的，应当封存样品，由合同双方共同封存，加盖印章，分别保管。6公司确认的传真件、一次性合同。合同除正文之外，双方签订的技术协议、质量协议、服务协议、补充合同等均为主合同的补充组成部分且具有同等效力。7任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订经济合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，违者依法严惩。8经办部门负责人签署意见后，公司总经理对合同拟定条款等具有最终决定权。5合同评审与审批1合同评审在提供/采购产品（如在投标、接受合同或订单）之前，公司应逐项逐条对合同项目进行评审，以确保：a）产品要求已明确并进行有效确认；b）与投标或报价单不一致的合同或订单要求已得到妥善解决；c）供方主体资格和履约能力；d）供方企业设备能力、生产协调能力和人力资源能力。5.1.2评审方式5.1.2.1常规合同：常规合同（包括正式合同文本、订单、面谈、电话、传真、邮件等）合同内容所涉及产品为本公司常规产品，同时其技术要求、销售价格均在本公司规定之内，且数量与交货周期也在本公司综合生产能力之内。常规产品、无特殊要求的合同,报各相关部门负责人签署意见并由总经理审批后执行；5.1.2.2特殊合同：特殊合同（包括正式合同文本、协议书等）a）非本公司常规产品的产品买卖合同；b）技术要求超出本公司规定的产品买卖合同；c）批量大且交货周期短（超出本公司综合生产能力）的产品买卖合同；d）价格低于本公司规定的正常销售价格的产品买卖合同；e）标书。有以上情形出现时，按照《接单和评审过程文件》执行，应由合同涉及的相关业务部门组织评审，评审结果和随后的跟踪措施应予以记录，报各相关部门负责人签署意见并由总经理审批后执行。2合同审批1合同经办人持评审后可执行的《合同/订单评审表》，到综合管理部加盖公章或合同专用章。2.2公司对外签订合同（含补充合同）所加盖的印章，一律使用合同专用章且加盖骑缝章，其他印章一律不准替代使用。附件中的各类技术协议、质量协议、服务协议等非合同可加盖部门印章。6合同存档1公司留存的年度合同原件不少于2份，经办部门、综合管理部分别存档，若财务部门做帐需留存原件时，经办部门留存复印件，原件送财务。其它部门或个人严禁留存。2我方需先行盖章且加盖骑缝章，对方后盖章的合同，经办人负责合同返回后第一时间及时交综合管理部备案存档。3合同经办部门设立专职或兼职合同管理人员，负责搜集整理所承办的合同在签订、履行、变更、终止或解除中的所有资料原件。4合同经办部门需确保技术协议、质量协议等签订后，随同合同建立《合同管理台帐》并一事一记存档备案，妥善管理合同资料并建立出借、领用台账，以保证合同的完整性。7合同履行7.1经办部门负责合同履行的日常管理工作，及时、如实记录合同履行情况；如有必要，还应提请合同负责人及对方确认。2合同签订后即生效，具有法律约束力，公司必须按合同约定全面履行规定的义务，遵守诚实守信原则，根据合同性质、目的和交易习惯履行协助、保密等义务。3在合同履行过程中出现下列情况之一时，合同经办部门应及时报告公司，并按照国家相关法律法规和公司有关规定与对方当事人协商变更或解除合同。a）由于不可抗拒因素导致合同不能继续履行的；b）由于对方在合同约定的期限内没有履行合同所规定义务的；c）由于情况变更，致使我方无法按约定履行合同，或虽能履行但会导致我方重大损失的；d）其它合同约定或法律规定的情形出现。8合同变更和解除合同在履行过程中，发生相关方要求变更、修订、补充、撤销、终止等情况的通知，需在第一时间向部门负责人和总经理汇报，依照订立流程经经办部门、财务部门等相关职能部门负责人和公司总经理审核通过方可。9合同保密在合同管理的整个过程中，公司参与人员对合同信息进行保密。需要合同对方保密的在合同条款中约定。10考核10.1对不按职责和流程办理的责任部门，发现一次罚款100元，对发现问题的部门奖励20元;10.2对合同审查、签订或执行过程中工作失误给公司造成经济损失