岗位说明书的编写

岗位阐明书的编写编制岗位阐明书的前提——部门职能阐明书每个企业在编制各个岗位阐明书之前，必须先按照现代企业管理规定，把企业的战略职能详细贯彻到企业中各部门，系统地界定企业各部门的关键职能，完毕企业既有部门的职能定位，明晰各部门的使命、责任、重要工作流程以及关键绩效指标等，建立起各个部门职能阐明书；将部门拥有的工作业务流程在部门职能中逐一列出，建立了部门职能与企业关键工作流程之间的链接，为部门职能的实现提供了可靠的途径，为岗位阐明书奠下了基础，同步还将部门重要工作流程的输出成果以部门关键绩效指标（KPI）的方式确定下来，引导部门组员围绕关键绩效指标开展工作，为部门绩效管理建立根据。在这里，笔者不对部门职能阐明书的编写进行详细地论述，只对与本文有关的内容稍做论述。部门是组织职能实现的基本单位，而部门职能是组织设计部门化的成果；部门职能阐明书是部门职能管理的有效工具，是组织职能与企业关键业务流程实现的基础。部门职能阐明书可以根据企业性质不一样而不一样，但都必须包涵基本内容：部门使命、部门重要职责、内部架构图、职位设置、职位编制、部门关键业绩指标等等，如表1：表1XX部门职能阐明书编号NO：部门名称部门负责人岗位直接领导职位部门职位设置部门职位编制职位名称编制部门使命部门重要职责部门关键流程部门关键业绩指标（KPI）其中，部门关键业绩指标（KPI）指的是实现企业的战略目的，本部门应承担哪些指标？大体可以分为几类进行论述：1、财务类指标，如费用预算到达率、销售收入到达率、投资收益率；2、客户类指标，如客户满意度、客户投诉处理处理的满意度、公共关系效果评价、媒体正面爆光次数等；3、流程类指标，如差错率、工作计划到达率、安全性等；4、学习成长类指标，如培训计划到达率、员工提议数量与质量等。怎样编写岗位阐明书岗位阐明书详细内容的编写是牵涉面最广，波及到所有员工，工作量十分浩大的文献整顿汇编工作，大体可分为几种环节来进行：准备阶段、编写、审核与修订、定稿等。1、准备阶段（1）组建编写小组：负责详细编写工作和协调有关事宜。编写小组组员由顾问企业（如有外聘）、人力资源部及其他部门指定的人员构成。对小组组员详细规定：对企业及本部门的经营管理和业务状况比较理解、有一定的影响力、能公平公正地处理问题、有一定的文字功底、小组组员一般是各部门的负责人。（2）组建领导小组。负责审核编写的成果和处理编写中出现的有关问题，重要由企业资深、高层管理人员构成。2、编写阶段（1）设计框架。由编写小组重要组员共同设计出适合本企业的岗位阐明书框架，包括岗位阐明书的样式草本及有关内容（如表2），并提交领导小组审定。表2岗位阐明书岗位名称所在部门岗位定员数岗位编号部门编号薪酬等级直接上级直接下级岗位图工作综述岗位职责序号工作项目详细职责工作权重%绩效指标12345678工作协作关系内部外部任职资格任职资格项目规定教育程度专业（工种）工作经验知识规定上岗证/资格证对身体健康规定专业技能技能级别需求程度的级别：很强-5，强-4，较强-3，一般-2，无规定-1其他工作环境工作时间特征使用的重要工具设备述职签字任职人任职人上级人力资源部（2）组织培训。针对岗位阐明书的框架，由编写小组的重要组员组织全体员工进行岗位阐明书编写技能与技巧的培训。（3）编写。编写小组辅导或者协助岗位任职人进行岗位阐明书的编写，并完毕草稿，提交部门负责人进行审核与修订。岗位阐明书内容的详细怎样编写，一般分为几大部分，下面对其中部分内容作简要阐明：●基本概况：岗位名称指的是任职岗位的称谓，名称要反应工作岗位的性质、突出岗位的职能，如招聘干事、教育干事等；岗位的编号一般由企业人力资源部统一规定；所在部门指本岗位从属的部门名称；直接上级指所描述岗位的直接主管岗位的名称，一般一种岗位只有一种直接上级岗位；直接下级指所描述岗位直接领导的下属岗位名称；薪酬等级指根据岗位评价的成果，按照企业的管理制度确认的薪酬级别；岗位图指的是部门内部架构图。●工作综述：即设置该岗位的最重要的原因，指对本岗位职能进行综合、概括性的描述，一般用一句话，采用“三段论”的方式来描述，即“根据/按照……，做……（行动），到达……成果”。●岗位工作描述：岗位工作描述包括工作项目、工作描述、绩效原则3部分。其中工作项目包括岗位关键业务工作职责和岗位基础工作职责；关键业务工作职责指为发挥本岗位职能必须承担的详细业务模块的工作职责，岗位基础工作指各部门为完善本岗位的职能建设所承担的共性工作；一般状况下管理岗位才有必要描述基础工作。工作描述指对工作项目的详细内容进行描述，一般也采用“三段论”的格式。工作权重指本项工作的工作量占本岗位工作总量的比例，一般状况下可以用时间比例来替代，所有工作的总权重为100%。绩效原则指衡量本项工作完毕状况的指标及原则，重要从时间、数量、质量和成本等方面来设置。●工作协作关系：工作协作关系包括对内和对外两部分。对内重要指与直接上级或平级部门/岗位之间协作关系，一般填写最常联络的3-5个部门或岗位；对外协作关系重要从上级单位、政府有关部门，客户及中介组织等方面来描述。●任职资格：任职资格的内容包括学历规定、专业职称、工作经验、职业资格证、专业知识、专业技能、专业工种及岗位对英语和计算机方面的规定。基本资格指要完毕本岗位工作职能任职者必须具有的资格，本栏必须所有填写。岗位技能重要从招聘的角度出发，根据岗位工作的需要，并从工作性质和工作内容来判断其需求程度的级别。●其他部分：包括工作环境和工作时间。工作环境指本岗位工作面临的实际工作环境，如岗位与否面临噪音、粉尘、有毒气体、高温等原因会带来生命安全、职业病等危害的威胁；工作时间重要是指本岗位工作时间的规律性；使用的重要工具设备指完毕岗位职责所需要使用的工具或设备。3、审核与修订部门负责人对岗位阐明书的草稿进行初步审核，及时提出审核中发现的问题；编写小组提供岗位阐明书的审核技术和措施，负责审核的过程辅导，处理项目小组审核中碰到的技术问题,并负责搜集审核意见，并修订。4、定稿编写小组将已初步修订的岗位阐明书提交企业领导小组。领导小组对所有的岗位阐明书进行综合性全面审核，提出审核意见，并将审核中发现的问题与编写小组共同探讨，最终确定修订的措施，经编写小组再修订后，岗位阐明书定稿。岗位阐明书定稿后，通过一定的程序进行下发执行。岗位阐明书的定期审查和保管岗位阐明书并不是一成不变的，它应当隔一段时间进行一次修订，在应用中动态地改善岗位阐明书的内容，并且这种修订是应当和企业的人力资源规划结合在一起。这就是一般所说的规范化管理的系统性。1、常规性调整岗位阐明书一般实行会审制度，由企业人力资源部每年或定期组织对岗位阐明书进行分级审核，搜集审核意见，综合分析后，酌情调整。2、应根据企业发展战略的调整而调整在企业发展战略调整之后，也许会引起组织构造的调整和变化，那么这时组织构造就变了，职能变了，当然岗位也变了，会出现某些新的岗位，或者有某些老岗位消失，或者有些岗位的内容职责、工作负荷也会有所变化，应重新修订岗位阐明书。这项工作由人力资源部主持，和有关的部门来研究决定，研究后来要进行总的调整。3、岗位阐明书作为界定部门或岗位职责的重要静态资料，应妥善保管岗位阐明书一式三份，任职人保管一份，用于对照工作完毕状况；直接上级保管一份，用于检查、督导员工的工作；人力资源部存档一份，用于理解和跟踪各部门对员工的绩效评价等工作与否公平、公正和合理。岗位阐明书作为企业文献，当任职人辞职、解雇、调出、离任时不得将其带走，应移交给上级主管或继任岗位人员。总之，岗位阐明书的编写工作应当首先得到管理高层的承认，获得高层对岗位职责