文件管理程序流程图形式

修订状态版本修订记录编制审核同意生效日期A初次发行11月1日发放部门份数签收记录发放部门份数签收记录受控状态1目的：为了能很好地管理我司质量体系内的所有文献，使企业文献在发行、修改、回收等方面都做到有效地控制。2使用范围：我司质量体系内所有文献以及所有与我司产品质量有关的外部提供文献等。3定义：3.1外部文献3.1.1与我司质量活动有关的有关国家法令法规及以此为准的规定等。3.1.2客户提供的在技术方面的规格、规定等。3.1.3ROHS原则及其他有关地区原则等。3.2受控正本：即受控文献的原稿3.3受控副本：即受控文献的复印件3.4旧版文献：即文献修改此前的原稿及复印件。3.5参照文献：即文献仅供参照如此后有何改动不作回收及修改告知的文献。3.6电子文档：即用光盘、磁盘、电子硬件等记录的文献。4职责：4.1行政部-文控中心：负责企业所有文献的分发回收控制。4.2各部门文献制作人：负责有关文献的制作、修改及保管。4.3各部门负责人：负责有关程序文献的审核、作业指导书的同意。4.4管理者代表：负责手册的审核以及程序文献的同意。4.5总经理：负责质量手册的同意。5作业流程：序号流程图流程阐明负责人有关文献有关记录1文献格式规定文献格式规定1、各部门文献制作人或负责人按照《文献格式一览表》制定好所需文献的初步格式后交文控中心。基本如下：企业LOGO及名称用20号字宋体，标题用15号字宋体，正文标题用小四号宋体字，流程图内容用5号宋体字，详细见《文献格式一览表》。部门文献负责人文献格式一览表2、文控中心对文献格式进行定稿确认,并对文献进行编号，编号规定见《文献编号管理规定》。3、将定稿的文献格式发至各有关部门。4、如有未按规定格式制作的文献，文控中心不予以收发。文控中心文献编号管理规定2文献的编制文献的编制1、各部门按照文控中心定稿的文献格式制作各类文献。编制的文献需到达如下规定：A：符合性——应结合并需包括所选原则条款的所有规定。B：可操作性——应符合企业的实际状况，详细的控制规定应满足企业需要。C：协调性——文中与文献之间应对应协调，防止产生不一致处，针对编写详细某一文献来说，应紧紧围绕文献的目的和使用范围，尽量不要论述不在该文献范围内的活动。2、文献编写规定：Ａ：质量手册由管理者代表编写；Ｂ：程序文献由部门负责人或安排其他人员编写；Ｃ：作业指导书、规范等由部门负责人编写或安排其他人员编写。部门文献制作人3、部门文献制作人将编制好的文献交部门文献负责人进行序号编写。文献负责人3文献的审核文献的审核1、各部门文献负责人将制作好的文献交审核权责人员会签，保证文献的完整性。审核权责如下：Ａ：质量手册由管理者代表负责审核；Ｂ：程序文献由各部门负责人审核；Ｃ：作业指导书、规范等其他各类由各部门负责人审核。管理者代表／各部门负责人4文献的同意文献的同意1、将审核完的文献由各部门文献负责人交核准权限人员进行同意。权责如下：Ａ：质量手册由总经理同意；Ｂ：程序文献由管理者代表同意；Ｃ：作业指导及其他文献由各部门负责人负责同意。总经理／管理者代表／各部门负责人5文献确实定文献确实定1、各部门将核准后的文献交文控中心进行确定。确定的内容必须且不少于如下内容，不合乎者将文献返回原部门进行修改：A：文献的格式B：文献的标题C：文献编号、序号D：修订版本及修订内容（如无版本的文献可省此项）E：文献编写者签字。F：审批后的签字。G：生效日期（如无生效日期，以最终同意日为生效日期）。文控中心6受控文献登记受控文献登记1、将确定合格的受控文献于两天内登记在《受控文献一览表》中。文控中心受控文献一览表7文献发放文献发放1、将确定合格的文献或登记好的受控文献发放到有关部门，并且做好发放记录。受控文献发放应注意如下内容：A：受控文献原稿背面盖好“受控正本”章，受控文献副本正面盖上“受控副本”章，将原稿保留在文控中心，将副本分发至有关部门，并且规定接受文献人员在接受文献的同步在《受控文献发放清单》上签名以示已接受该文献。B：企业内不得使用加盖印章的复印件，一经发现，文控中心有权收回销毁。C：对于非受控文献，各部门领用时在原稿上签名以示接受到。2、当客户或其他外界需用有关文献时，在所复印的副本上加盖参照章，所有盖有参照章的文献，我司将不再回收与管理，当文献有修改时，亦不作任何告知版本的更换。文控中心受控文献发放清单8文献使用状况检查文献使用状况检查1、各部门负责人(或授权人)不定期检查各部门文献的执行状况。2、内部审核时全面检查文献的使用，执行状况。各部门负责人9文献更改文献更改1、受控文献需要更改时，由文献更改申请人填写《文献更改申请单》阐明更改原因，经权责人员同意后，可进行更改，也可与有关部门进行沟通协调后提交《文献更改申请单》，同意后进行更改。2、当文献需要作少许的更改时，更改人在副本上更改并签上名字和日期，并及时告知文控中心对文献进行更改。文控人员根据《受控文献一览表》更改副本并签上名字和日期，措施是将被更改的内容划掉，并填写新的内容，更改字迹应清晰，不得使用涂改液进行修改，更改处也不得再次更改。受控文献作少许更改后，文控中心须在修订状态栏注上对应记录。文献更改申请人受控文献一览表文献更改申请单10文献回收作废文献回收作废1、新版本文献发放时，文控中心必须同步将所有的旧版文献回收，旧版正本文献盖上“作废文献”章，并在当日内登记到《作废文献销毁清单》，并将回收成果于当日内登记到《受控文献回收清单》上，文控中心至少保留一年，旧版文献复印件由文控中心作废。2、由于其他原因文献要作废时，文献编制部门提出申请，填写《领用／取消文献申请单》，文控中心进行作废并在《受控文献一览表》中予以删除。文控中心各部门文献负责人作废文献销毁清单、领用／取消文献申请单、受控文献回收清单11文献领用文献领用1、当各部门文献有破损或遗失时，各部门文献负责人必须填写《领用／取消文献申请单》，经部门负责人及管理者代表审批后，交文控中心补发。各部门文献负责人文控中心领用／取消文献申请单12文献保管文献保管1、所有受控文献必须有《受控文献一览表》。2、文控中心必须每年至少一次对各部门文献进行查核。3、各部门文献负责人将核准后的文献交文控中心同步，必须将电子档案一并交文控中心进行管理，文控中心要对文献进行备份并每星期至少一次对其进行病毒查杀，以免文献受破坏。4、对于技术文献，文献负责人将文献用光盘进行刻录备份，以免文献丢失，并且附上内容清单一并交文控中心进行管理，详见《技术文献和资料管理规定》。文控中心各部门文献负责人技术文献和资料管理规定受控文献一览表14文献定期评审文献定期评审1、在管理评审时，应对文献的合适性进行审核及评审，如发现文献有不合适，根据文献更改