公文管理制度

公文管理制度编号：总则本制度重要对我司各职能部门的公文管理事务进行规定。职责行政人事部是我司公文事务归口管理的职能部门。公文概念本制度所定义的公文是指我司所属各部门之间以及其与外部组织之间为处理我司事务而形成的多种记录文本。通用公文我司重要使用如下公文文种：决定、决策：对重要事项或重大运作做出安排，用“决定”。经会议讨论通过并规定贯彻执行的事项，用“决策”。公告：向社会公众公布企业重大事项用“公告”。告知：公布规章制度，转发政府机构、行业机构以及批转下级机构的公文，规定下级机构办理和需要周知的共同执行事项，用“告知”。通报：表扬先进，批评错误，传达重要状况，用“通报”。章程、制度、规定、条例：企业设置人或发起人制定的、载明机构的设置、职责以及运作程序等内容的文本用“章程”；对企业工作事务进行原则性的规范和约束用“制度”或“规定”、“条例”。一般而言，原则性的规范用“制度”，实行细则和详细管理措施用“规定”或“条例”。汇报、请示：向上级机构汇报工作，反应状况，提出提议，不需要明确答复的，用“汇报”。向上级机构祈求指示、同意，需要明确答复的，用“请示”。批复：答复请示事项，用“批复”。函：互相商洽工作，问询或答复问题，以及向有关政府机构和行业机构祈求同意等，用“函”。会议纪要：传达会议议定事项和重要精神，规定有关部门共同遵守、执行的，用“会议纪要”。工作志、工作简报、大事记：记录日、周、月工作状况者用“工作志”；记录并传播、公布阶段性工作状况者用“工作简报”；记载年度发生的重大事项用“大事记”。常用名词简称和其他约定为规范行文，对某些常用名词的使用和其他事项约定如下：在企业制度和其他公文中可直接使用如下名词简称和其他约定，不必另作解释。我司：是有限企业的简称。各部门：指企业属下各职能部门。企业领导：指我司董事长、总经理、副总经理。中层干部：指经我司正式任命的中层管理人员，包括职能部门经理、主管等。基层管理人员：包括我司管理人员，各部门业务员、现场管理等。员工：包括企业签订劳动协议的协议制固定工和计时工（即临时工）。其他简称：行政人事部简称行政部，物业管理部简称物业部。数据和其他跨度：一般状况下，在制度和其他公文中，波及至数据跨度的，如无尤其阐明，均包括下线，不含上线。如10（人、元、个等）以上，100（人、元、个等）如下，即包括10，而不含100。在公文中还常常波及学历、职称、职务等其他跨度，也是含下线，不含上线。如大专以上，硕士如下人员，即是含大专，不含硕士。其他事项：一般状况下，公文标题用宋体或黑体，正文用小4号宋体。公文格式我司公文格式分为六类，即企业文献、企业公文、部门公文、公函、会议纪要和传真件。（一）企业文献合用范围：重要用于印发企业重要规章、公告、通报、告知、请示、汇报、批复、决定、决策等。一般状况下，制度、规定，重要工作计划，机构和人事变动，对外信息公布，国家和行业主管机构的有关政策、规定转发，以及有关我司权益构造、资产重组等事项的决定，均用企业文献。（格式见附件一）。（二）企业公文合用范围：重要用于以我司名义发出的一般告知、通报等文本。（格式见附件二）。（三）部门公文合用范围：重要用于以我司各部门名义发出的公文。一般状况下，在已得到我司同意的工作计划、财务预算和审批权限范围内布署有关工作的，应使用部门公文。（格式见附件三）。（四）公函合用范围：以我司所辖部门名义向我司以外的单位发出的商洽有关事项，通报有关信息的文本用此格式。（格式见附件四）。《会议纪要》合用范围：用于波及我司经营或生产工作会议。（格式见附件五）。《传真件》合用范围：用于我司商务往来传真件的封面。（格式见附件六）。处理公文的表格（一）《发文稿纸》：用于制发我司文献。（格式见附件七）。（二）《公文审批表》：用于处理各部门向企业领导报送的请示或请示性公文（如需报批的方案、计划等）。（格式见附件八）。（三）《文献审批（传阅）笺》：用于各部门对收悉的公文（除例行公文、拟发文献、和请示性公文外）的处理。（格式见附件九）。公文密级：我司起草和来往的部分公文在一定期限内需要保密。秘密公文分为“秘密”、“机密”、“绝密”三级，详细密级和保密期限由拟办部门提出，经行政人事部审核确定。公文紧急程度：根据处理时限，我司公文分为一般公文和紧急公文。一般公文是指对处理时限无特殊规定，只需在一般工作周期内处理完毕的公文。紧急公文分为：“急”、“特急”两级。因工作需要，规定有关部门或人员自公文送达之时起半个工作日内处理或知晓的公文标“急”，在一种小时内处理或知晓的标“特急”。公文紧急程度由拟办部门确定，经行政人事部审核确定。我司公文处理程序一般分为公文签发、公文分送、公文阅处、公文反馈与跟踪、公文清理存档销毁等五个阶段。有关人员在工作中，应高效优质地处理公文事务，严守公文秘密。公文签发（一）签发权限：我司副总经理以上领导在分管范围内可以签发以我司名义制发的公文；各部门正职或得到其授权的副职有权签发以本部门名义制发的公文。（二）签发方式：除企业文献和对外行文外，所有内部公文（包括本制度未规定的内部公文、表格等资料）均采用直接签发方式，不再加盖公章。企业文献的签发：拟办部门按本制度规定流程传递签发后，由行政人事部制作成正式文本并盖章印发。企业公文的签发：有两种形式，一种是盖章，所有对外公文均按前述红头文献的签发流程签发后，盖章发出。另一种是对内部的公文，按前述流程传递后，由签发人直接签发，不需盖章，正式文本中签发人一栏用其签名。各部门公文的签发：各职能部门公文由其部门负责人直接签发，不必盖我司公章，正式文本中签发人一栏用其签名，但主送一份行政人事部立案。公函的签发：如以各部门名义行文，则由部门负责人同意后盖部门公章，如以企业名义行文的，则依管理职责，由对应副总经理或以上领导同意后，盖对应公章发出。会议纪要的签发：经营性会议纪要由总经理（或会议主持人）审定后，盖章发出。传真件的签发：有关当事人直接签发传真件，但如双方有约定或对方规定，可在“发件单位”处同步加盖公章（须经我司正职或具有对应权限的副职同意）。第十二条公文印发范围公文印发范围由拟办部门确定，行政人事部审核，公文签发人或审批人确定。各部门公文的印发范围自行确定。第十三条公文分送（一）我司公文分送重要采用签收、传真、电报、邮递、电子邮件等分送方式。一般状况下，分送公文应采用签收方式，对秘密及以上级公文、人事资料等重要公文还需用信封封口专人专送。采用其他方式分送公文，分送人应做好跟踪、记录工作。（二）收件工作人员应对公文进行信封、文献、文号、秘字等的核定。如其中一项不对口，应立即告知发文机构，并登记出错文献。对封口被撕的公文应拒绝签收。第十四条企业领导收到公文后，根据《发文稿纸》、《公文审批表》或《文献审批（传阅）》的提醒作出处理意见（一般每人用时不适宜超过两个工作日，如确需延迟处理，应及时知会有关部门。对“急”和“特急”件，一般应按规定期限处理）。第十五条公文反馈与跟踪行政人事部文员接到企业领导指示后，应及时将指示件和原件反馈给拟办部门（一般不超过半个工作日，同步保留指示件及原件的复印件。）第十六条公文清理、存档和销毁各部门文员或有关工作人员应对收发的公文每周进行一次整顿，对有存档价值的公文应按《档案管理制度》规定期限向档案管理部门整顿移交；对各部门公文存档价值确实定由本部门正职或具有对应权限的副职按《档案管理制度》规定确认。各部门在每年第一季度内，须对上年度形成的公文进行清理，有存档价值的须及时送档案管理部门保留，对不具存档价值的公文经本部门正职或具有对应权限的副职确认后，用碎纸机或其他方式彻底销毁。第十七条公文处理一般流程公文处理的四种方式对例行公文的处理：各部门月度工作汇报（填写表格用《部门月度工作汇报》格式见附十）等例行公文，由各部门按规定期限交行政人事部分流。对拟发文献的处理流程：拟发企业文献（含企业文献和企业公文）时，首先由拟办部门拟好文稿、填写《发文稿纸》，经本部门负责人审核后（如需部门会签，则送各有关部门会签），按职责权限送有关领导签发或会签后送总经理签发，或直接送总经理签发（如超越总经理权限，则在总经理签发后送董事长签发），最终由行政人事部制作下发。拟发部门文献，由拟办部门自行制作发出。对请示性公文的处理流程：各部门请示性公文由经办人填写《公文审批表》，经本部门负责人审核后，按职责权限送有关领导审核审批。审批后的请示性公文如需以企业文献形式印发，且请示的重要内容（人员、金额等）得到企业领导同意，可直接交行政人事部制成企业文献后发出；如请示的重要内容与领导指示相差较大，应由拟办部门按指示意见修改后按拟发文献的流程重新上报。审批后的请示性公文如需以部门文献形式印发，则参照本项流程，由拟办部门制作发出。对其他来文（除例行公文、拟发文献和请示性公文外）的处理流程：行政人事部或各部门文员收到公文后，应及时填写《文献审批（传阅）笺》，送本部门负责人阅处，再由文员根据阅处意见分送。公文处理流程图表例行公文的处理流程：例行公文报送流程表：填写部门例行公文报送时间及接受部门备注各部门月度工作汇报每月第1个工作日内送行政人事部例行公文分流表：例行公文分流处理部门处理方式时间备注月度工作汇报行政人事部行政人事部保留，复印件送有关企业领导除2、4、10月外每月第4个工作日内季度工作汇报4月和10月11日内员工状况月报表行政人事部原件行政人事部保留，复印件送有关企业领导每月第4个工作日内财务报表队建设财务部原件财务部保留，复印件送有关企业领导每季度首月17日内注：六个月和年度工作汇报的上交时间临时告知。2、拟发企业文献处理流程：3、请示性公文处理流程：拟稿部门负责人审核后的拟文稿，附《发文稿纸》经拟办部门负责人签名的请示，附《公文审批表》如需部门会签，则先会签如需部门审核，则先会审行政人事部经理核稿有关领导有关副总会签总经理总经理会签董事长董事长行政人事部文员保留正本行政人事部印发拟办部门（三）其他来文（除例行公文、