应用excel进行造林数据库建设

应用excel进行造林数据库建设

中德干部合作造林项目是德国政府为实施生态造林而提供免费帮助的国际合作项目。该项目主要目的,一是改善贫困地区生态环境,二是帮助当地群众脱贫致富。在项目管理方面它不同于国内一般的造林项目,要求严、标准高、管理规范,实行报帐制。项目从开始实施就要建立一整套的造林小班监测体系、报帐体系、资金管理体系。通过对项目实施几年来的摸索、实践,深刻体会到,在项目管理、提款报帐方面利用Excel软件建立数据库,可以解决项目实施管理过程中信息量大、管理烦琐的难题,而且操作起来便捷、实用、准确、可靠、高效。下面将应用Excel在造林小班监测、提款报帐、财务管理等数据管理方面的经验浅谈如下。1在数据库中的应用中德财政合作造林项目在监测过程中,其细致程度监测到每个小班(细班)。其中涉及到多林种、多树种,并按不同时期对造林小班全部检查验收,依据结果,按不同比例进行报帐。因此包含了大量的数据信息。如项目县、乡、村、造林区名称、林班、小班、造林树种、模型号、树种代号、设计面积、验收面积、造林年度、第1、2、3次报帐年度等。如果单靠手工分析汇总工作量大、费力、费时,而且操作困难。使用Excel电子表建立数据库进行监测就很便捷,并为项目管理提供准确、可靠的信息。使用过程首先搜集项目活动的有关信息,按项目监测实际需要设置数据库内容,准确录入项目活动的有关信息,并对已录入的信息及时存盘或制作软盘备份,及时进行工作表或工作簿保护,以免有效信息因误操作,造成数据错误或丢失,这样首先形成了基本库。基本库形成后,即可利用Excel菜单栏中的筛选、排序功能进行数据库中有关监测内容的筛选处理。Excel筛选功能可以显示出符合我们设定筛选条件的某一值或符合一组条件的行,而隐藏其他行。筛选数据清单可以使我们快速寻找和使用数据清单中的数据子集。这样将很快得出所需内容的信息,极大的方便了有关信息监测内容的查询、汇总。利用Excel菜单中的排序项,对同一数据库中杂乱无序的信息按递增、递减的顺序轻松完成排序处理。如给造林成活率、保存率排序,可以很快的查询到哪些小班可以报帐,哪些小班应进行补植、补造,并可输入指令将报帐小班提取出来汇总数据。利用Excel数据透视功能,可以对项目实施所需的有关信息进行统计、分类、汇总。按照Excel电子表格中的数据透视功能,可以将基本库中有关信息进行分类、提取、汇总,并且通过快捷键迅速更换统计内容,并能够形成完整的统计表格,进行输出。因此应用Excel数据库建立的监测系统,可以对项目内容进行全方位监测,为项目管理、运行提供详实、准确、可靠的监测信息。2造林报帐监测方式中德财政合作造林项目的资金使用实行报帐制,即项目单位先垫付资金进行各项生产活动,待生产质量,各项指标达到规定的标准后,逐级上报提请报帐,由省中德合作造林项目办公室统一向德方申请补充援款资金。项目造林费用的资金要分3次付款。即整地栽植后支付全部苗木费及50%的劳务费,造林第2年成活率达到标准后支付劳务费的30%,造林第3年保存率达到标准后支付劳务费的20%。对于检查不合格的小班、细班,项目执行单位必须进行补植、补造,达到标准后再参与相应次数的报帐活动。对于同一年度的造林任务,各比例间报帐面积也有一定的逻辑关系,即30%的报帐面积不能大于50%的报帐面积、20%的报帐面积不能大于30%的报帐面积。因此,项目管理单位及项目施工单位必须具有一套完整的报帐监测体系,每报一次帐必须将报帐的面积、比例、造林年度等信息进行及时录入,这样就为下一次报帐提供准确的依据。报帐监测以造林小班监测为基础,应用Excel表及时将报帐小班汇总统计出各林种不同报帐期数据,建立起相应的报帐数据库,并能够及时准确地将报帐面积、资金生成。依据此结果,即可汇总成报帐表格,向德方KFW银行提请报帐。这样数据之间有联系,且准确无误。3确定并管理资金,确保资金的执行中德财政合作造林项目的财务管理,是整个项目管理中的一个重要组成部分,是项目建设的重要环节,是确保项目实施好的前提,必须严格管理。中德财政合作造林项目的财务管理不同于国内一般项目的管理。它不仅仅具有通常的会计核算、会计监督等职能,更重要的是要与生产活动紧密结合起来,即造林质量与财务拨款挂钩,确保有限的投资获取最大的效益。在资金使用方面严格按照《中德财政合作项目财务协议》及《中德财政合作项目执行计划》规定的要求,将报帐面积、报帐资金与拨款资金相吻合,计划和财务要密切配合。应用Excel数据库可以很轻松地管理大量的财务数据,为生产提供真实可靠的依据。使用过程首先根据财务活动的相关信息设置数据库内容,如项目执行单位、项目内容、报帐时间、报帐金额、报帐汇率、拨款时间、拨款金额等等,每次业务发生后,将有关信息准确录入到数据库中,并及时存盘。使