财务报销制度及流程

报销制度及流程公司支出包括个人费用报销，办公行政报销及业务支出。个人费用报销个人费用包括：交际应酬费、交通费、手机话费、差旅费费等费用。个人费用审批流程：必须在费用发生后两周内，经部门主管签字同意后交行政核查后到财务部审核，财务部审核完毕后交总经理批准报销。报销人报销人经理审核财务部审核总经理审批财务部支付行政核查各项说明：2）市内交通费：包括广州市区内及出差地（指原料部门）的市区交通费，报销时需在发票背面注明交通费发生的时间和事由。3）公司手机及固定话费由行政统一管理，并办理银行自动扣款。行政对每部电话跟踪统计，选择适合套餐并协调话费资源，对非公司业务电话跟踪并经确认后归个人承担。4）差旅费：凡未经同意擅自出差者，不予报销差旅费，同时作旷工处理。出差期间到达每一个城市后，用当地IDD电话打给公司行政总监报到。（4）、各部门差旅费具体说明原料部:国内住宿报支标准及差旅报销说明（单位：人民币元）住宿标准A区B区C区D区副总/总监/总助300270230200部门经理250200170130部门员工200170130100A区北京、上海、香港、澳门。B区省会城市、大连、青岛、珠海、汕头、湛江、厦门、宜昌、苏州、宁波、温州、深圳。C区大庆、通化、保定、唐山、包头、烟台、潍坊、洛阳、开封、许昌、蚌埠、芜湖、连云港、徐州、常州、无锡、九江、泉州、漳州、中山、佛山、株洲、大同、宝鸡、绵阳、宜宾、泸州、涪陵、三亚、遵义、柳州、桂林、大理、玉溪D区中国其他地区国际差旅费报支标准及说明（单位：美元）标准A区B区C区交通费住宿补助合计交通费住宿补助合计交通费住宿补助合计副总/总监/总助据实报14010150据实报13010140据实报1108118部门经理据实报12010130据实报11010120据实报90898部门员工据实报10010110据实报9010100据实报70878A区日本、北美、纽、西北欧B区台、韩、中东、东南欧、新加坡C区马来西亚、菲、泰、印度、印尼、中南美、其他补充说明机票及住宿酒店一般由行政统一安排，自行安排的只报销规定范围。出租车费用必须另列明细清单住宿费须取据报销，住宿费报销除提供发票外，还要提供酒店清单作为附件报销。费用中凡住宿基本部分可以报销（洗衣费等不得报销）因公务需用的电话费可以报销。超过标准者按标准给付，单据低于标准者按单据支付，低人员随高价出差时，住宿费（不含机票）可比照高阶之等级支给，但须取据报销，无单据者不得报支住宿费及交通费。多人同行出差时，应尽量少安排单间，以节约开支。出差目的地可提供宿舍者，不得报支住宿费。员工出差事先经单位领导批准就近回家省亲办事的，其绕道交通费，扣除出差直线单程交通费，多开支的部分自理。绕道和在家期间不予报住宿费、补助国内出差餐费补助每人50元/天（早餐10元，中午和晚上各20元），不需要提供发票。出差出发时间迟于早上9时和中午12时，返还时间早于下午2时和下午5时，相应的早、午、晚膳食补助被扣除。出差期间发生应酬费，在报销时应注明每次应酬的时间及金额，同时扣除相应的餐费补助。出差期间因工作需要发生的招待费用一律作为业务招待费开支，不得计入差旅费。同一地区驻留10天（含）以上者，超过天数的全额补助按7折给付。制剂部:（二）办公室及行政费用报销办公室费用包括租金支出、文具采购、快递结算、与车辆使用有关的费用等。1、经办人取得发票和费用清单后，填报销单交财务审核后，财务交总经理核准报销。2、办公室租金等事前已签合同的支出，经办人应把已生效的合同复印件交财务备案，财务凭合同条款审核付款，总经理可后补签字。3、文具费、快递费、货物运费等费用，发票应有清单作为附件。4、公司汽车费用报销对应到具体车辆，汽油报销注明加油时间，外出办事停车路桥费的报销需有证明人，每日登记汽车行程及并记录公里数。汽车的保养维修要由经办人书面确认故障并提出整修方案后经其他司机签名确认后，以书面的形式获得行政审批后由再做维护。维修费报销需提供修理行修理清单及正式收款收据（发票）经行政核查后报财务部审核支付。总经理可后补签字。（三）与业务有关的支出业务有关的费用包括货款支付、CM费、药检费、海关税金、运费等与具体销售合同密切关联的支出。此类款项的支付需以已签订的合同或相应文件作为依据，需提前2天以书面或电子邮件方式通知财务。其中税费、报关费、药检费、约定金额的CM付款由财务部审核后支付，总经理后补审核。预付货款由财务审核无误交总经理批准付款，特殊情况下，由财务部先电话申请付款，再交总经理签字。（四）公司已有单据的使用任何单据的填写都必须把支出发生的时间（或所属的时间）、事由、大小写金额等要素都填列上去，没有发票或收据的需要注明。具体对应单据使用如下：现金支付证明单：对应没有单据的现金支出如：办事处结算CM费，支付私人无单据提供的支出等费结算证：对应有单据的现金支出如：药检费、货物运费、与汽车使用有关的费用、办公室费等通过现金支付的费用费用报销单：对应差旅报销实用付款申请单：对应通过银行支付的款项：如：货款，其他结算费等（制剂适用）APPLICATION：对应通过银行转账的支出（原料适用）如：关税、报关费、及其他通过银行转账的费用发货申请单：出入仓登记（制剂适用）DOMESTICREPORT：出入仓登记（原料适用）REPORT:对应销售收款（原料适用）凡没有此《差旅申请表》，和未经相关主管批示同意，财务部不予报销差旅费用采购及到货流程制剂：老品种：采购部依据库存及销量，制定采购计划报财务审批（审核与供应商往来款清算情况及销售情况），再给业务经理审核，最后交出纳付款。新品种：采购部依据库存及销量，制定采购计划交业务经理审批，再交报财务审核（审核与供应商往来款清算情况及销售情况）签字，最后交出纳付款。总经理总经理业务审批财务部审核与供应商往来及销售情况，依资金情况付款仓库核对采购单与实际无误后入仓财务部核对实际入仓数入账采购部依据库存及销量制定采购计划原料：原料主要按照以销定购的方式采购，部分老产品采用备货方式采购。采购部在销售部确认好销售合同前提下，和供应商签订购合同，并依据合同条款提前3天通知财务部，财务部审核备案成本及报关流程后，依据采购进度安排付款。销售及发货流程制剂：老品种：采用收款后发货的运作模式，业务员在公司定价范围内与客户洽谈确定销售通知客户付款，同时填写发货申请单，出纳查帐确认收款签名后，移交客服核查登记。出仓单一式三联，一联交仓库发货，一联客服留存，一联财务入账，月末财务和仓库核对仓库批号及数量。新品种：采用打单返点的运作模式的产品，业务在公司定价范围内与客户洽谈确定销售，同时填写发货申请单，交业务经理审批，再移交客服核查登记，相关人员在出仓单上签字确认。出仓单一式三联，一联交仓库发货，一联客服留存，一联财务入账，月末财务和仓库核对仓库批号及数量。业务员业务员填写发货申请单出纳查收款项并签名确认制剂客服核查登记，仓库依照发货单要求发货总经理审核财务依据发货单入帐由于制剂药存在返款的情况，返款流程说明如下：业务填写申请后给出纳确认款项，经客服登记确认后账务会计核对，业务经理审批，财务付款（非新药由于业务经理没有具体跟进，故其不必审核）。业务员业务员填写返款单出纳查收款项并签名确认制剂客服核查登记，账务会计核对账务往来情况总经理核查客户情况及返款情况出纳支付返款原料：业务员按公司合同范本的9项要求草拟销售合同，电传财务部，财务部审核合同的规范性和毛利可行性后，通知业务到财务盖章并回传客户签字。业务在发货前把有效的合同原件交财务备案。财务凭填写完整的发货单及销售合同原件，通知仓库出货。到货后，业务需把客户回传的收货收据传真件交财务存档。货款必须严格按照签订开票单位打款。业务员业务员按公司合同范本的9项草拟销售合同要求草拟销售合同要求草拟销售合同订销售合同财务审核合同的规范性和毛利可行性后通知业务到财务盖章财务审核发货单及合同原件仓库依据财务指示发货财务依据实际发货情况入账总经理毛利过低的获得审批开票流程：制剂：业务写开票申请给财务（彭玲审核实际销售与开票情况是否相符及税款情况），到GSP审核签名后财务开票转前台统计后给业务寄出业务员（写开票申请经部门经理审批）业务员（写开票申请经部门经理审批）财务（彭玲审核销售与开票是否相符及税款情况）GSP审核财务开票转前台统计后给业务寄出原料：业务写开票申请给财务部（审核实际销售与开票情况是否相符）给GSP审核确认，税务会计审核签名（把握进项及税负）后到财务开票。桐辉发票转前台登记后给业务寄出业务员业务员（写开票申请经部门经理审批）财务（会计审核销售与开票是否相符等）GSP审核财务税务会计审核签名（把握进项及税负）财务开票转前台统计后给业务寄出财务部内部制度财务岗位及分工：财务经理财务经理协调管理整个财务部的工作，负责全盘账务核对，报表制作及分析，资金调控，审核控制税票开进开出整体把握税负账务会计负责日常账务录入及协助财务经理报表制作及分析账务与实际的核对，原料销售及采购研发的提成，整理移交票据给税务会计出纳资金的日常收付及登记，开发票及登记（仅原料）制剂进销存的录入工作，税务会计对税账务的日常录入，税务报表的制作，制剂销售管理工作，整理计算制剂的销售提成财务考核表：财务经理总分自评建议总经理评分说明及需要改进正确高效调控资金20.00及时准确制作财务报表20.00账务审核及时准确20.00有效地报表分析10.00审批单证及时严格10.00财务保密工作10.00配合其他部门服务态度5.00自查有问题及时反馈5.00财务经理总评100.00账务会计总分自评建议财务经理评分说明及需要改进总经理评分说明及需要改进日常账务及时准确录入30.00报表及分析表格准确及时20.00系统维护及时10.00和税务会计配合10.00单证传递完整及时10.00财务保密工作10.00配合其他部门服务态度5.00自查有问题及时反馈5.00账务会计总评100.00税务会计总分自评建议财务经理评分说明及需要改进总经理评分说明及需要改进日常账务及时准确录入30.00报表及分析表格准确及时20.00税款及时准确申报10.00和账务会计配合10.00单证传递完整及时10.00财务保密工作10.00配合其他部门服务态度5.00自查有问题及时反馈5.00税务会计总评100.00出纳总分自评建议财务经理评分说明及需要改进总经理评分说明及需要改进收付款准确及时20.00单据填写详细准确20.00资金表格及时准确提供20.00单证传递完整及时20.00财务保密工作10.00配合其他部门服务态度5.00自查有问题及时反馈5.00出纳总评100.00基本工资不参加考核，就考核工资来算，90份以上按照全额发，90分一下按照考核工资*分数/100上表中列有配合其他部门态度分可由行政部每月交由公司其他员工随机考核，分值设为5分按照加权平均确认分值。另外：财务部实行内部奖罚，在当月发现一处错扣50元/次发现者奖励50元/次，累计10次报总经理裁决。财务岗位管控报销/付款单据审核在部门主管初步批准的前提下，根据财务制度，黄晖负责审核单据的合规性合理性，金额的准确性。如有异常或特殊单据，提交张总核准。张丽文根据报销金额，及时准确把款项支付到对方账户。完成付款的单据要盖上银行付款/现金付款章。单据录入会计软件内帐黄晖负责原料部门除费用以外的单据输入，其余单据由张丽文输入。黄晖每天审核张丽文已输入的单据，周蕙芳除审核黄晖输入的单据外，还要抽查张丽文输入的单据，检查科目是否入错，摘要是否完整，金额是否正确，保证整个会计数据的准确性，为报表的正确完成做好基础工作。外帐彭玲负责输入内帐单据。黄晖审核内帐入账情况。报表完成内帐黄晖根据会计软件资料，根据张总要求，细化数据，完成月度会计报表。周蕙芳审核报表。周蕙芳完成业务提成表。外帐彭玲根据公司的要求，谨慎适当地完成对外报表，并在规定时间内办理所有对外的纳税清算等事宜。黄晖负责审核对外报表。合同审核和执行黄晖根据业务员提交的合同，审核其合法性可操作性，同时告知张总此笔合同的获利毛利率，如可行，盖章后交业务员执行。合同会签后，业务员交黄晖备案留底，作为发货的依据之一。黄晖根据合同规定的条款，通知仓库发货。发货后，根据合同的收款期限，黄晖负责及时催促业务员的货款回笼。发票开出制剂部开