材料采购制度

材料采购制度制订本管理制度目的为规范集团公司内材料采购管理，控制和降低工程施工中的材料消耗、减少材料浪费现象、努力降低工程施工成本、提高经济效益，特制订本制度。材料请购的提出与采购方式由工程部、项目部依据工程现场情况，结合现有库存量，提出采购申请。采购申请要有一个前置期，每月25日前提出下月所需物资材料的采购计划单，内容包括主材、辅材、工具、设备维修配件、劳保防护用品、临时设施等。每周五提出下周材料进场计划，临时加急需用材料可临时提出。在ERP上设置月计划、周计划、加急临时计划三个表式流程。材料采购计划单应详细注明材料名称、规格型号、数量、质量、品牌要求及要求进场时间。计划单在ERP流程上由项目部发起，传送给工程部，在传至采购部执行。计划单的撤销与变更，由于各种原因，需要撤销或变更，必须提出采购计划撤销变更通知单，注通知单与采购计划单号相连接，原计划自动调整。采购方式，根据目前市场的情况，采购采取以下三种方式：eq\o\ac(○,1)合同采购eq\o\ac(○,2)零星采购eq\o\ac(○,3)网上招标采购询价议价采购部在桀骜计划单后，即展开询价议价工作。询价议价对象在合格供应商信息网未建之前，可依据多家供应商历史信息，参照现有行情，咨询多家供应商，供应商选择一般不少于三家，并在ERP上填报询价表。询价议价的对象要遵循先厂家后物资代理最后经销商的顺序。专业冷门材料，采购部门应会同公司专业人员共同参与询价议价，在特殊情况下，可不走货比三家程序。议价定价原则始终获取最低价格的原则，大宗材料在有明显下滑的形势下，要约定价格随下滑度调整价格下调比例，如水泥及水泥制品、钢材等。确保采用最优供应商的原则，确定供应商要有四比：比价格、比质量、比付款条件、比售后服务，一旦价格确定下来，首先要选择其他三项条件，谁家最优就选谁家。稳定合格供应商队伍的原则，在一般情况下，要优先保证与我公司长期合作且信誉度好的供应商。定价审批原则，在确定供应商后，价格走流程审批，供应商必须按合同约定，提供材料封存样品，保证材料按质送货。合同签约与管理合同分统一合同与简易合同两种。统一合同是公司统一模式的采购合同，适用于大宗材料的约定。简易合同是用于金额在1-5万元之间的零星采购。经理、质检员签字。eq\o\ac(○,5)在入库单上备注送货单单号或时间。eq\o\ac(○,6)所有入库单要及时报送公司，每月25日前必须把所有入库单连同送货单全部报送公司。材料的验收eq\o\ac(○,1)确认供应商所送材料是否按我们计划上所需材料相符，如有不符，需及时上报及时作出处理。eq\o\ac(○,2)查验送货量与送货单上的量是否一致、规格型号是否相符。eq\o\ac(○,3)所送货物根据合同要求是否具备合格证、备案证、检验证书这三证，收货人要把该三证一同收下，送交项目部备案。eq\o\ac(○,4)仓管员协调质量人员检查材料是否与合同相符，与封样是否相符，质量不好的坚决拒收。eq\o\ac(○,5)对按理论计算材料重量、体积的材料（如刚才、砂石等）要详细记录计算依据，绝不能让供应商欺骗。eq\o\ac(○,6)在验收大堆材料时，要按项目部指定位置，一次卸货到现场，减少二次搬运费用。eq\o\ac(○,7)需要过磅的材料，要拍专人到磅站验磅，绝不允许弄虚作假。材料的保管与出库。eq\o\ac(○,1)材料要分类别，整齐存放，对易燃、易爆、易潮、有毒材料采取相应措施，妥善存放，大堆材料要在指定位置码放整齐，杜绝因保管失责而造成的材料浪费。eq\o\ac(○,2)严格出库手续，领料人除项目经理人员外，施工班组必须指定专人领料，领料单上必须签署领料人的姓名，并及时报上传到ERP流程。eq\o\ac(○,3)出库单必须妥善保管，一份也不能缺少并在每月25日前上报公司。eq\o\ac(○,4)低值易耗品及工具的出库要建立台账管理，详细记录借用人的姓名、借出、归还时间。所借物品长时间不归还的要查清原因提出索赔。仓库盘存与调拨。eq\o\ac(○,1)仓库应每月全面盘存或重点盘存一次，确保库存存量正确无误，保持与账上物资存量一致，为项目编排采购计划提供有效数据。盘存中出现无空缺，要分析原因查出问题，及时向主管部门汇报情况，如若是因偷到而产生短缺，数量巨大时要向四方机关报案，如是保管不当而造成短缺，要追究当事人责任。eq\o\ac(○,2)工程竣工要对仓库进行全面盘存清点，列出库存明细表，计算出金额，并把物资有价值的转移，并根据出库明细表冲减项目成本。eq\o\ac(○,3)在施工过程中项目与项目之间材料调拨，要通过“材料调拨单”进行合理分担成本，绝不允许随意动用无手续关系的材料。八．材料退货与索赔eq\o\ac(○,1)在使用过程中发现材料质量问题，必须及时向供应商提出退货，供应商拒不退货的，应提出索赔，并在材料款中扣除，数额巨大的应到合同规定的法院提出诉讼。eq\o\ac(○,2)合同规定按实结算付款的在该材料产生结余的情况下应予以退货。eq\o\ac(○,3)退货是要出具退货单，退货单上手续齐全，比如项目有关人员及收货人签字，标明材料名称、规格型号、数量及时间。退货单一律用入库单办理，在入库单上标明“退货”两字，数量用红字或负数表示，必要时附上退货清单。应付材料款及材料成本核算。eq\o\ac(○,1)所有材料不管是通过合同采购或零星采购，都要通过会计“原材料”科目核算，不得直接进入“工程施工”科目。通过“原材料”科目来归集“应付材料款”合同材料往往是发票与送货不同步，现规定通过“暂估材料”科目过度，待发票到位冲转“暂估材料”，转入“应付材料款”，只有这样才能清晰反映材料款往来情况。eq\o\ac(○,2)正常施工项目（除小型并短缺完工的项目外），每月必须结转材料成本，根据当月出库单，借“工程施工”，贷“原材料”科目，及时反映项目成本情况，同时在ERP上清楚反映各施工班组领料情况，为工程审计创造条件。小型并短期内完成的项目，在工程竣工时一次性结转材料成本。采购部门的自律与要求。eq\o\ac(○,1)采购人员应勤勉工作、严格自律，不能有损害公司利益的行为，不能接受回扣及其他名义的馈