工厂油(采购)进销存管理审计报告

工厂油品进出存治理审计报告工厂油品进出存治理审计报告目录\l“_TOC_250022“审计根本状况 1\l“_TOC_250021“审计目的 1\l“_TOC_250020“审计内容与范围 1\l“_TOC_250019“审计方法 1\l“_TOC_250018“审计依据 1\l“_TOC_250017“被审计单位根本状况 1油品与油库根本状况 1\l“_TOC_250016“组织架构和岗位设置 2\l“_TOC_250015“职责分工 2组织架构与岗位编制 3\l“_TOC_250014“制度流程建设状况 4\l“_TOC_250013“信息系统运用状况 4\l“_TOC_250012“数据 4工业用油数据 4柴油数据 6\l“_TOC_250011“绩效指标及其达成状况 7\l“_TOC_250010“以往审计及其整改状况 7\l“_TOC_250009“审计觉察 8\l“_TOC_250008“内部把握设计方面 8\l“_TOC_250007“油品选购业务权限不明确 8\l“_TOC_250006“关键岗位职责未适当分别 8\l“_TOC_250005“油品选购治理和选购执行职责未分别 8\l“_TOC_250004“油质检验职能不独立，选购组负责油质抽检违反内控原则 8\l“_TOC_250003“供给商考察工作不标准，合格备用供给商开发缺乏 9\l“_TOC_250002“未签署选购合同或合同缺陷多 9\l“_TOC_250001“油品验收流程不标准、油质难保障且简洁引起纠纷 10\l“_TOC_250000“油品验收流程不标准 10 〔本稿为真实案例改编，仅供参考学习使用〕 油样品治理不标准 11退货流程不标准 11质量特别信息沟通方式不标准 11油品治理缺乏安全库存把握措施 12油品的使用缺乏监视机制 12局部岗位的绩效指标需要优化 12油库仓管员的绩效指标无实际考核意义 12油汽比指标值需要优化 12选购协议执行不严格 13油品耗用计量表未准时维护，影响计量的准确性 13耗油量计算不够科学 133.24油品验收单据使用不标准 143.2.5有关资料保管不标准 14工厂油品进出存治理审计报告工厂油品进出存治理审计报告10审计根本状况审计目的及其运行有效性，推动制度流程的优化。审计内容与范围XX年X月至XX年XX月。审计方法对、复核等方法，执行了符合性测试和实质性测试程序。审计依据则执行。被审计单位根本状况1〕油品分类：略。2〕油品用途：略。3〕油库状况：略。4XX年XX月份清洗过一次，但是清洗效果如何无法评价。X台在用锅炉的资料如下：序序号编号规格型号制造单位购置日期投入运行日期12345组织架构和岗位设置职责分工油进耗存治理环节的职能部门包括选购部、打算部、工程部、行政人部及财务部；涉及的主要岗位及其职责见下表：选购

职责选购申请供给商开发议价比价下选购订单跟进送货过磅称重

生计部选购组选购部选购组工程部生计部选购组选购组选购组选购组生计部生计部

责任岗位 具体职责内容依据月均使用量提出用量需求依据比价结果向选购部提出选购申请参与供给商考察与供给商签订“供油协议”依据实收数量补下订单称取供给商油罐车的毛重及皮重验收 油质检验退货通知供给商办理退货

工程部

测量密度、油品试烧检验柴油：无油品检验记录入库前后的油位高度、入库油品净重合格的，通知选购组要求供给商退货知会供给商退货状况油库仓管员开出负数收料单组织架构与岗位编制略，依据实际编制。2〕工程部：略，依据实际编制。组织架构图，略。3〕生产打算部：略，依据实际XXXX年岗位名称编制人数实际人数差异人数备注在岗年限制度流程建设状况选购执行、油质检验、退货、使用治理等权责和作业，目前公司均没有相应的制度流程予以明确和标准。目前某某工厂已草拟《某某工厂油品治理作业细则XX年X月份提交总部审批，目前暂未批准生效。经审核，该作业细则存在较多缺乏，未能对目前油品的选购、入库、出库及库存治理问题进展全面标准，需要重优化。信息系统运用状况目前工业用油的进耗存治理未应用到ERPITEXCEL数据工业用油数据进耗存统计数据工业用油只用于工厂的锅炉，目前某某工厂有X台锅炉。以下是工业用油近期的进耗存和油汽比资料。期间进耗存及产汽数据〔不含税〕选购入库耗用库存产汽(吨)油汽比(千克/吨)合计选购入库耗用库存产汽(吨)油汽比(千克/吨)合计日期数量单价金额数量金额数量金额(吨)(元/吨)(万元)(吨)(万元)(吨)(万元)核指标。炉维护状况；4〕生产安排均衡水平。上表中的油汽比变化趋势图如下：趋势图略。工业用油供给商状况不含税含税不含税含税年度供给商数量(吨)平均单价(元/吨)金额(万元〕平均单价(元/吨)金额〕柴油数据进耗存数据〔不含税〕选购入库耗用选购入库耗用库存合计日期数量单价金额数量金额数量单价金额(吨)(元/吨)(万元)(吨)(万元)(吨)(元/吨)(万元)柴油主要耗用工程数据统计〔不含税〕合计柴油耗用明细表合计年度月份数量食堂金额数量货车金额数量叉车金额变电站数量 金额锅炉房数量 金额(吨)(万元)(吨)(万元)(吨)(万元)(吨) (万元)(吨) (万元)柴油供给商资料资料来源：金蝶帐套不含税不含税含税年度供给商数量(吨)平均单价(元/吨)金额(万元〕/吨)金额(万元〕绩效指标及其达成状况各主要岗位的绩效考核指标如下表：治理环节治理环节责任岗位主要考核指标以往审计及其整改状况无。审计觉察内部把握设计方面标准，从而导致以下一系列的问题。XX年X月份提交总部待审批。前存在的以下问题，需要进一步优化。油品选购业务权限不明确对于工业用油选购业务，包括供给商的推举、选购合同的签署、选购执行、选购请款等，均在工厂选购主管的工作范围之内。经查询公司的审核审批授权，除工业用油柴的签署需选购总监审批之外，工业用油柴油供给商开发认证、选购合同的签署、选购执行、均未有制度流程予以明确。关键岗位职责未适当分别油品选购治理和选购执行职责未分别责不分别，不利于躲避职位风险，另一方面也不利于提升工作效率。油质检验职能不独立，选购组负责油质抽检违反内控原则〔密度仪〔检验棒杂质〔过滤袋、燃烧效果〔试烧罐。这些检测工作主要由锅炉房的司炉工和工段长负责。而锅炉是工业用油的使用部门，检验和使用职能没有分别，难以对工业用油的质量进展监视。报告：报告略。险的躲避。供给商考察工作不标准，合格备用供给商开发缺乏目前我司对工业用油柴油供给商的考察过程记录不完整，考察人员配置不合理。内容略。格的供给商贮存备用。假设市场油价变动或供给商自身缘由导致无法准时送合格燃料时，消灭供给商趁机抬价或由于缺油造成我司停产的风险。X月初消灭缺油状况，紧急状况下与临时供给商交易导致多起退货事故：事故略。据使用部门反映：锅炉对油品的质量敏感度较高，所以期望所供给的工业用油假设品延长锅炉使用寿命。我们认为，开发多家合格供给商与保持油质稳定并不冲突，开发贮存多家供给商有利于降低油品独家供给所存在的潜在风险。未签署选购合同或合同缺陷多未与供给商签署柴油供给合同或协议。中石化某某分公司未签署选购合同或协议。合同是一种商定或承诺，是明确双方责任与义务的一种凭证，没有签订有效合同，双方利益得不到保证，交易行为在法律上得不到有效保护。所以必需从公司利益角度动身，为了躲避不必要的风险，不管是柴油还是其他交易行为，都应要求签订合法有效的合同。工业用油选购协议不完善缺陷多。包括：合同未商定工业用油的质量标准，也未规定供方每次供油都须供给有效的质量检验证明〔权威独立机构检验报告本钱大,不简洁操作,合同未商定双方的联系人和联系方式等等。油品验收流程不标准、油质难保障且简洁引起纠纷油品验收流程不标准果反响给相关人员和供给商。此操作的缺乏：对供给商的质量状况缺乏记录，不利于对供给商的考核，同时不利于供给商的质量改进。问题无法准时准确追溯。目前只有一个供给商送油，很简洁确认油库的油来自哪个供给商。随着制度的不断完善，假设某月用油由两个或多个供给商供给，甚至在同一天内送油，具体哪个供给商入到具体哪个油库没有记录，当消灭质量问题需要检验确认或退货时，就无法准时准确追溯，对我司的不利影响就比较大。厂对检验报告的收齐及留样未有记录，假设局部检验报告或留样丧失不易觉察。未对供给商的检验报告进展必要检查。供给商送油过来所附第三方油品检验报告，报告中无注明送检单位名称；同一检验机构出具的检验报告编号规律不一样，等等。车的空车进展过磅，然后再到供给商处装油，运至我司时再对总重进展过磅，总重减去空车重量即为入库柴油重量。忽或其它缘由而未将柴油卸完的状况消灭，致使入库数量不准，公司患病损失。6)工业用油验收环节检测措施不完善。目前工厂检验的设备有：密度仪、检验棒、过净热值、总热值等。我司的检验条件比较单一，只能推断密度、粘度度、杂质、燃烧效果；对于水分、含硫量及与水分有关的闪点、净热值、总热值等参数无法检测。7〕柴油未有检验程序，直接入库。据验收人员反映，XX所送柴油从颜色气味杂质使XX柴油未进展XX送的油质不达标的状况，对于检验，油品应尽量做到标准统一。油样品治理不标准议》第六条内容规定，略。但是样品的治理也存在很多不标准的地方：1〕样品封存不标准。略。2〕样品保存时间不标准。略。退货流程不标准退货审核审批权责不明确，检验环节退货无记录。没有相关作业文件规定退货的审核审批权限。实际操作为：由检验人员通知选购组主管、仓管主管及生计部部长过来确的退货，没有做任何退货记录，不能为日后的供给商考核供给依据。质量特别信息沟通方式不标准抽查觉察，工厂选购组在处理油品质量特别时，与供给商的沟通函件不标准。如：未避开产生法律纠纷。油品治理缺乏安全库存把握措施每月月初油库仓管员依据上月用油量与油库库存量制定下月油量需求打算〔包括工业用油。油品治理员每天对油库高度进展测量记录，当库存工业用油量只有XX天用量时，即会通知供给商送油。紧急、送货不准时或送货不合格退货等状况时，将影响工厂的正常生产作业。油品的使用缺乏监视机制仓库记录与财务记录之间没有形成相互核对和监视的机制，难以保证库存数与耗用数的正确性。使用部门未对耗用特别未进展跟进和调查，不利于本钱精进和选购〔油质〕监视。局部岗位的绩效指标需要优化油库仓管员的绩效指标无实际考核意义略。由于工业用油的实际收发存作业的不标准，这些指标是无法落实的。如：工业用油盘点账实不相符次数——略。工业用油收货不准确次数——略。油汽比指标值需要优化XX年以来油汽比考核指标及其达成状况。年分年分实际达成值达成状况内把握度执行方面选购协议执行不严格XX年以来的“供油协议”觉察，协议商定：供方的油品有其中一项或多项指标XX万的罚款。经查核觉察X起：例子略。油品耗用计量表未准时维护，影响计量的准确性如下问题：过相关校正工作，柴油使用部门曾经反映测量不准确的状况；其余例子略。审计期间受到测量技术及设备的局限，未能确定目前计量表的准确性。对此，建议：对已经存在读数不准确的计量表，应准时修理，未能修理的准时更换；对现有的计量表进展一次完整外校，同时确定校正周期并严格执行；先处理。耗油量计算不够科学结果包含有“实际耗用量”及“损耗量”两局部，此计算方法存在以下缺乏：损耗。正常损耗可以通过“期初库存量+本期入库量—期末库存量-实际耗用量”来计算。但从目前的耗油量计算方法来看，无法表达出储存过程中的损耗，不利于油品的治理。油品损耗率能够反映油品仓储治理的效率及油品品质。导致实际耗油不准确。内容略。致使财务盘点工作失去其原本的意义。目前的耗油量的计算方法是“期初库存量+推至实际耗用上。表并保证计量准确。3.24XX年的工业用油收料单，觉察如下：单据作废之后未准时连号填单，同时作废缘由未注明。例子略。未按日期挨次补单，五月份的单据应填在对应的月份里面。例子略。3.2.5有关资料保管不标准XX年设备修理记录、工业用油品质检验报告、工厂选购组工业用油供给商资料，觉察如下：油品检验报告资料不完整。例子略。询价比价报告治理不合我司规定。例子略。供给商考察报告供给商考察报告评估表现场调查表供油协议签协议时间合作时间审计建议建立符合内控原则的制度流程是首要工作。建议如下：供给部完善油品选购业务流程