信息沟通管理标准

企业标准Q/CYD2009—2016信息沟通管理标准2016—05—15发布2016—05—15实施公司发布目录前言 11.范围 22.规范性引用文件 23.术语和定义 24.职责 25.管理活动的内容和方式 35.1信息的分类 35.2信息沟通方式和工具 45.3信息沟通管理 45.4信息沟通执行监督 56.检查考核与回顾 57.报告与记录 6附录A（资料性附录）信息沟通表 7附录B（规范性附录）安健环一对一沟通记录表 23前言为确保公司(以下简称“公司”)快捷、有效地交换与传递信息，编制本标准。本标准由公司办公室提出、组织起草并归口管理。本标准主要起草部门：办公室本标准主要制订人：李远维本标准主要审查人：祝炯荣本标准于2016年4月第1次制订。信息沟通管理标准1.范围本标准规定了公司安健环管理体系信息的收集、汇总、分析、传递等管理流程。本标准适用于公司各部门。2.规范性引用/应用文件2.1引用文件无2.2应用文件无3.术语和定义下列术语和定义适用于本标准。3.1信息是指纸张、计算机磁盘、光盘或其它电子媒体、照片或标准样品或它们的组合。3.2审核指为获得审核证据，并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则的程度所进行的一组方针程序或要求。3.3持续改进指增强满足要求能力的循环活动。4.职责4.1公司领导4.1.1总经理或党委书记负责公司安健环重要紧急外报信息的审批出口。4.1.2分管总经理负责公司内、外部安健环普通信息的审核、批示。4.2办公室4.2.1是公司外部信息的交流与沟通工作的归口管理部门，负责公司外部信息沟通总出口，重要紧急信息外报必须经总经理4.2.2负责信息沟通管理标准的制定、修编、监督、检查及考核。4.2.3负责各级政府部门、贵州金元等上级单位下发的安健环信息收集、汇总、传递、提供和反馈等交流与沟通管理，以及其他职责范围的内部与外部信息的交流与沟通。4.3HSE部4.3.1负责国家、行业有关安健环事件事故信息的收集、汇总、分析、审核、传递、提供和反馈等交流与沟通的管理工作。4.3.2负责公司制定的安健4.3.3负责公司内部安健环信息、会议纪要、简报、简讯等的编写、发布。4.3.4负责员工对安健环的建议的收集、分析，提出纠正意见和建议。4.3.5负责与公司有业务往来的第三方、合同方、监督方的安健4.4生技部4.4.1负责安健环管理体系中有关生产技术质量方面信息（如技术监督、特种设备、重大危险源等）的收集、汇总、分析、审核、传递、提供和反馈等交流与沟通管理工作，包括与公司合作的承包商的信息沟通工作。4.5政工部4.5.1负责公司内、外部安健环新闻信息的收集、汇总、审核、宣贯。4.5.2负责公司各部门职工合理化建议管理信息的沟通。4.5.3负责部门职责范围的有关安健环管理体系方面的信息及公司工余安健环管理信息的沟通。4.6计划部4.6.1负责部门职责范围的有关安健环管理体系方面的信息及公司供应商管理信息的收集、汇总、审核。4.7各部门4.7.1负责本部门职责范围的有关安健环管理体系方面的信息收集、汇总、分析、传递、提供和反馈等交流与沟通的管理工作。5.管理活动的内容和方式5.1信息的分类内部信息一般可分为：正常信息：如安健环理念、方针、安健环目标、指标、安健环责任制的贯彻与完成情况，公司制定的安健环文件、管理标准及制度、公司安全生产情况记录等安健环管理体系正常运作时的其他文件、记录、数据、安健环事故事件、动态的作业现场的风险评估情况等。重要紧急信息：如出现事故等重大紧急事项信息与记录。其他内部信息：如员工的合理化建议等。外部信息一般可分为：国家和各级政府最新发布的安健环法律、法规、地方性法规、政策类信息：如与安全、职业健康、环境有关法律、法规、政策的颁布与变更，国家、行业标准的颁布与变更等。国家、行业有关安健环事故信息。上级下发的安全健康环境文件、管理标准及要求。其他外部信息：向上级反映公司面临的热点、难点和重大问题，集团公司、供应方、媒体等相关方以及从外部获取的有关安全、职业健康、环境等方面的反馈信息等。承包商和供应商管理信息。5.2信息沟通方式和工具5.2.1根据不同的信息可采用一种或多种方式进行沟通，包括：会议、公文、培训、调研、记录、简报、报表、电话、各种媒体等。5.3信息沟通管理5.3.15.3.1.1分管总经理按照公司《规章制度汇编》的要求对各种内部信息审核、批示。5.3.1.2办公室按照公司《规章制度汇编》的要求进行各类内部信息的收集、汇总、分析、传递、提供和反馈等沟通工作。5.3.1.3HSE部及时、有效地将公司各类安健环信息通过召开安健环会议、内部协同网发布等方式传达到全体员工，及时公布内外部的安健环信息。5.3.1.4生技部将公司有关生产技术质量和承包商方面的信息及时通过内部协同网等方式传达到各层次相关人员。5.3.1.5政工部将公司安健环体系新闻等信息及时通过内部协同网等方式传达到全体员工,要及时收集、汇总、分析、传递、提供和反馈员工工余安健环信息，通过企业内部信息传递渠道及时告知员工工余安健环信息。5.3.1.6计划部要按照《供应商管理标准》，将供应商安全健康环境方面的信息及时传达到各层次相关人员。5.3.1.7各部门每月召开含安健环方面内容会议，明确主题，就安全健康环境内容、事故事件、动态的作业现场风险评估情况、班组安健环目标等安健环信息进行沟通并保证沟通效果。5.3.1.8生产部门负责人每季度至少一次对特定的安健环问题与员工进行一对一的沟通，听取员工对安健环问题的意见和建议。5.3.1.9各部门按安全生产职责的职责分工和公司有关标准、制度要求，进行内部各类信息的记载、收集、汇总、分析、传递、提供和反馈等沟通工作。5.3.1.10各部门按《工余安健环管理标准》要求及时汇总、分析、传递、提供和反馈并有效处理本部门员工工余安健环事件。5.3.1.11各部门对公司提出的意见及建议等信息按照《合理化建议管理标准》执行。5.3.2外部信息沟通5.3.2.1办公室按照公司《公文管理规定》对获得的外部信息进行记载、收集、汇总、分析、传递、提供和反馈。5.3.2.2HSE部、生技部、政工部、计划部、按职责分工对所界定的外部各类信息进行记载、收集、汇总、分析、传递、提供和反馈。5.3.2.3各部门应按照各级政府部门、贵州金元等上级单位要求就安健环事务进行沟通,对外沟通的安健环信息应经相关部门初审、分管总经理审批、办公室备案盖章后方可对外进行报送，重要紧急信息归口到办公室由总经理或党委书记审批报出。5.3.2.4HSE部、生技部、各部门与进入公司的承包商及其它相关人员之间的信息沟通和管理参照《承包商管理标准》执行。5.3.2.5计划部与进入公司的供应商之间的信息沟通和管理参照《供应商管理标准》执行。5.3.3紧急信息处理5.3.3.1紧急信息的处理由总经理安排，必要时成立专门机构并按公司《应急管理与响应管理》规定程序执行，确保处理得当与及时有效。5.3.4各部门信息具体沟通内容（附录A）。5.4信息沟通执行监督5.4.1各部门按照本标准及相关标准制度对本部门安健环信息沟通工作进行日常自查和不定期抽查，抽查记录应保存完整，检查表（附录B）。5.4.2信息交流与沟通过程中发现的问题，由检查人安排并督促责任部门进行纠正或采取纠正措施进行纠正。6.检查考核与回顾6.1本标准执行情况由办公室负责监督、检查和考核，考核按公司《月奖考核与奖励管理办法》执行。6.2办公室每年12月份组织各部门对信息沟通管理工作进行一次回顾，对存在问题进行改进，必要时修订应用文件。7.报告与记录序号名称保存时期保存地点备注1信息沟通表3年办公室2安健环一对一沟通记录表3年办公室 附录A（资料性附录）信息沟通表信息沟通一览表序号管理文件沟通内容沟通责任部门沟通对象类别沟通方式沟通时间需要保存的记录保存时间保存地点1理念与方针管理安健环体系理念方针HSE部全体员工及相关方内、外部沟通通过网站、内部新闻媒体、视觉识别系统、报刊、信息报送等方式长期学习记录永久各部门安健环体系新闻等信息政工部全体员工内部沟通通过协同网“茶电新闻”专栏长期新闻底稿永久政工部2法律法规与其他要求管理法律法规及其他信息办公室全体员工内部沟通通过协同网“安健环体系”专栏茶园发电有限责任公司《法律法规数据库》公示长期3机构设置与人员任命安健环机构成立、人员任命及更替HSE部全体员工内部沟通通过协同网“发文”或“通知公告”专栏公示人员、机构有变动时发文底稿永久HSE部4安健环责任制各岗位人员安全责任制HSE部全体员工内部沟通文件长期传达、学习记录10年各部门5企业制定的安全目标HSE部全体员工内部沟通文件每年安全目标责任书各部门安健环目标与指标管理6文件管理安健环体系管理文件的发布HSE部全体员工内部沟通通过企业协同网“安健环体系”专栏公示管理文件修编发布时规章制度发布会审表及制度修改稿、定稿永久HSE部7安全生产流程与变化管理安全生产管理流程及其变化清单HSE部生产部门员工内部沟通文件流程有变化时变化控制表永久各部门安全生产作业流程及其变化清单生技部生产部门员工内部沟通文件流程有变化时变化控制表永久各部门8安健环会议上年度安全生产情况分析、主要成绩与存在问题，指出改进措施；发布年度安全生产目标与指标以及实现目标与指标的管理方向与焦点。HSE部总经理、副总、各部门负责人、安全专责、安全监督管理人员内部沟通会议每年安全生产年度工作会会议纪要永久HSE部分析研究企业安全生产形势，提出安全生产工作重大事项的解决措施，保证安全生产。HSE部总经理、副总、各部门负责人、安全专责、安全监督管理人员内部沟通会议每半年安委会会议纪要永久HSE部分析研究当月安健环形势，提出下月安健环工作目标和思路，确定安健环工作重大事项的解决措施）HSE部副总经理、副总、各部门负责人及安全监督管理人员内部沟通会议每月安全分析会会议纪要永久HSE部总结分析安全监督工作，提出措施，制定安全监督工作计划。HSE部安全生产监督管理人员，安全网成员内部沟通会议每月安全监督例会会议纪要永久HSE部对专项工作进行研究认证，提出实施建议和方案，以及对专项工作的实施建议或方案，从专业角度进行探讨、研究和认证。各部门根据会议主题自行确定内、外部沟通会议不定期专题会议会议纪要永久相关部门1.通报工程建设进展情况，分析存在的问题或困难；

2.协调推进工程建设进度，解决工程建设中存在的困难和问题；

3.明确管理职责，理顺管理关系，研究工程建设的“生技部分管总经理、工程负责人内、外部沟通会议不定期工程建设协调会会议纪要永久生技部安全、工期、质量、成本”等管理控制措施和办法；

4.安排部署工程建设的相关工作、对口专业部门负责人、需要配合的各职能部门负责人、必要时请各参建单位、地方政府相关职能部门人员参加生技部分管总经理、生产运行管理部门主任（副主任）、专业技术负责人、检修部门负责人内部沟通会议每月运行分析会会议纪要永久生技部1.对上月全厂经营情况进行分析，落实和制定改进措施；

2.总结经济活动及利润目标完成情况，财务经营情况；

3.分析经济运行中存在的突出问题，并提出相应的建议；

4.通报生产指标、安全指标完成情况，分析存在的突出问题并提出建议。

5.通报物资采购及库存管理情况，存在的问题提出建议。提出综合计划主要指标执行情况和经济运行情况；

6.通报在各项经营活动中存在的问题，并提出改措施。本月开展的技术监督工作总结、技术监督服务单位发布的技术监督月度分析报告的内容、《技术监督异常情况告警通知单》的整改落实情况。生技部分管总经理、生产部门负责人、技术监督网成员内部沟通会议每月技术监督例会会议纪要永久生技部9供应商与承包商管理供应商（承包商）选择、评价资料计划部供应商（承包商）内、外部沟通文件资料、会议不定期选择、评价资料永久计划部供应商（承包商）现场安全监督HSE部供应商（承包商）内、外部沟通文件资料、会议不定期安全技术交底永久HSE部供应商（承包商）施工过程监督工程责任部门供应商（承包商）内、外部沟通文件资料、会议不定期合同约定条款永久责任部门10安健环投入《反事故措施计划》中资金计划部分生技部全体员工内部沟通文件下发每年文件永久生技部《安全技术劳动保护措施计划》中资金计划部分HSE部全体员工内部沟通文件下发每年文件永久HSE部11工余安健环工余安健环宣传资料政工部全体员工内部沟通内部协同网站、小册子、海报不定期宣传资料10年政工部工余安健环事件的报告与分析政工部各部门内部沟通邮件、书面报告不定期分析报告10年各部门、政工部12员工选聘员工选聘条件及应聘人员相关资料人资部应聘（选聘员工）内部沟通递交资料、面试不定期资料10年人资部岗位说明书人资部全体员工内部沟通文件下发不定期文件永久人资部13员工能力培训各类培训计划、内容及效果评估人资部全体员工内部沟通协同网站通知、会议不定期培训计划、记录、培训总结永久人资部14危害辨识及风险评估企业环境风险HSE部全体员工内部沟通通过企业协同网“安全生产”专栏公示每年报告永久HSE部企业职业健康风险HSE部全体员工内部沟通通过企业协同网“安全生产”专栏公示每年报告永久HSE部企业作业类风险生技部全体员工内部沟通通过企业协同网“生产运营”专栏公示每年报告永久生技部企业设备类风险生技部全体员工内部沟通通过企业协同网“生产运营”专栏公示每年报告永久生技部15标识、颜色与划线作业现场的标识、颜色与划线生技部全体员工内部沟通现场作业环境的标识、颜色与划线每年安全设施标识、颜色、划线的含义和作用的培训生产部门部门员工内部沟通学习文件、现场培训每年培训记录10年生产部门16内务管理茶园发电有限公司生产现场内务检查情况及整改生技部全体员工内部沟通协同网站通知、当面交流不定期检查报告及整改表10年各生产部门茶园发电有限公司办公场所内务检查情况及整改办公室全体员工内部沟通协同网站通知、当面交流不定期检查报告及整改表10年各生产部门17安保管理安全保卫相关制度办公室全体员工内部沟通协同网站发文、通知不定期制度修改稿、定稿永久办公室安全保卫相关事件报告办公室全体员工内部沟通协同网站发文、报告发生事件时事故通报等10年办公室18消防管理办公室全体员工内部沟通通过企业协同网“发文”专栏公示人员发生变化时制度修改稿、定稿永久办公室

企业消防安全委员会及义务消防队，发文的形式进行公布。重点防火区域告知办公室全体员工内部沟通标志牌长期重点防火区域现场张贴“防火重点部位”标志牌19机动车辆企业周边道路交通状况信息办公室全体员工内部沟通通过企业协同网“通知公告”专栏公示季节性变化或道路交通异常情况时20特种设备特种设备检验信息生技部特种设备管理人员内部沟通文件：检验合格证（或复印件）应悬挂或张贴于该特种设备的显著位置。特种设备投入使用前《检验合格证》生技部特种设备注册生技部所在地区的地、市级以上特种设备安全监察机构外部沟通文件特种设备在投入使用前或投入使用后30日内特种设备使用登记证书生技部21新改扩项目管理项目规划、施工、验收过程管理生技部责任部门、合作方内、外部沟通会议、文件、函不定期会议纪要、文件、函件等永久生技部22重大危险源危险化学品重大危险源备案HSE部县级人民政府安全生产监督部门、贵州金元安全环保部外部沟通文件1、完成危险化学品重大危险源安全评估报告或安全评价报告后15日内。

2、新建、改建和扩建危险化学品建设项目，安全与环境保护监察部应当在项目竣工验收前1、《重大危险源备案申请表》、资料。

2、县级人民政府安全生产监督部门备案文书。HSE部危险化学品重大危险源的核销HSE部县级人民政府安全生产监督部门、贵州金元安全环保部外部沟通文件不再构成重大危险源时1、申请核销的文件、资料。

2、县级人民政府安全生产监督管理部门出具核销证明文书。HSE部23采购与仓储物资采购计划、存储情况及分析计划部全体员工内部沟通会议、文件、协同通知公告不定期会议纪要、通知等10年计划部24职业健康企业设立的职业健康管理机构和管理人员HSE部全体员工内部沟通通过企业协同网“发文”专栏公示长期企业制定的职业健康目标HSE部全体员工内部沟通文件每年安全目标责任书各部门职业危害的场所告知HSE部全体员工内部沟通公告栏长期有职业危害的场所醒目位置设置职业危害公告栏。公布有关职业病防治的规章制度、职业病危害因素及说明职业病危害的种类、后果、预防和应急处置措施等各部门企业职业危害因素定期测评结果向从业人员公布生技部全体员工内部沟通公告栏半年职业危害的场所公告栏公布职业病防治宣传教育培训人资部全体员工内部沟通培训每年职业卫生宣传培训档案人资部工作场所存在职业病目录所列职业病的危害因素的申报HSE部所在地设区的市级人民政府安全生产监督管理部门申报。外部沟通文件1、《职业病危害项目申报表》加盖公章并由本单位主要负责人签字。

2、安全生产监督管理部门出具的《职业病危害项目申报回执》。资料室1、进行新建、改建、扩建、技术改造或者技术引进建设项目的，自建设项目竣工验收之日起30日内进行申报；

2、因技术、工艺、设备或者材料等发生变化导致原申报的职业病危害因素及其相关内容发生重大变化的，自发生变化之日起15日内进行申报；

3、用人单位工作场所、名称、法定代表人或者主要负责人发生变化的，自发生变化之日起15日内进行申报；

4、经过职业病危害因素检测、评价，发现原申报内容发生变化的，自收到有关检测、评价结果之日起15日内进行申报。人资部全体员工内部沟通文件每年《劳动合同》人资部安排人员到从事有职业危害的工作岗位时，应当在工作过程中可能产生的职业危害及其后果、职业危害防护措施和待遇等如实向其告知25人机工效人机功效调查评估人资部全体员工内部沟通问卷调查、会议每年调查报告10年人资部26环境保护环境保护目标制定和落实环境保护工作计划HSE部相关责任部门内部沟通文件每年2月底环境保护目标和落实环境保护工作计划10年相关责任部门环境保护指标数据的报送HSE部贵州金元火电部HSE部

政府环境保护部门外部沟通文件按月、季度、年度上报报表10年HSE部烟气排放连续监测系统（CEMS）故障、检修维护信息HSE部所在地市级及省级环境保护主管部门外部沟通传真故障不能正常运行12小时内故障、维修记录10年相关责任部门更新改造需暂停环境保护设施运行信息HSE部省级环境保护主管部门

贵州金元火电部HSE部外部沟通文件计划停运5个工作日前运行记录10年HSE部环境保护任务、目标及完成情况HSE部全体员工内部沟通会议每年会议纪要10年HSE部27节能降耗年度节能计划和目标生技部贵州金元火电部外部沟通文件每年8月15日前报表永久生技部节能指标统计生技部贵州金元火电部外部沟通文件按月、季度、年度上报报表10年生技部28事故事件发生一般及以上人身伤亡事故、电力安全事故或电力安全事件、一类一般及以上设备事故事故现场人员当班值长内部沟通电话等事故事件发生时值班记录10年相关责任部门当班值长HSE部、生技部主任或值班人员，生产副总经理或值班领导和电力调度机构值班人员；内、外部沟通电话等事故事件发生时值班记录10年相关责任部门生产副厂长