ISMS0102文件控制程序

ISMS-01-02文献控制程序样式编号HP10[]号01编制***审核密级内部版本V0.5编写日期1月15日变更履历版本变更日期变更条款变更内容目录1目的2范围3职责4工作程序4.1文献分类4.2文献的编制和搜集4.3文献编码规定4.4文献的格式和内容4.5文献归档4.6文献的发放和接受4.7文献的更改4.8文献的管理与销毁4.9文献的评审4.10受控印章管理目的保证生产经营全过程的有效筹划、运行和控制所需的文献、资料（包括外来文献）受控，对质量、环境、安全管理体系（如下简称综合管理体系）运行有关的文献、资料进行有效控制。范围合用于综合管理体系运行有关的文献、资料，包括外来文献，如法律法规、技术原则、有关提供的文献、规章制度等。3.职责3.1信息安全工作小组是综合管理手册、程序文献的归口管理部门；负责手册、程序文献的编制，环境、安全管理体系覆盖的程序文献及有关的法律法规及其他规定的搜集、更新。3.2技术部是技术文献及外来技术文献的归口管理部门；负责产品原则的获取、更新、贯彻执行；技术文献的发放、回收、保留、并做好有关记录。3.4行政部门负责外来行政类及政策类文献的搜集及企业外部公文的发放工作，负责外来文献的搜集、发放、保留，并做好有关记录。3.5规定了信息安全管理手册、方略文献、方针目的文献由信息安全小组以及有关部门共同编写,总经理审批、公布。3.6程序文献和各类三层文献由有关责任部门编写,各部门领导参与审核，管理者代表同意、公布4.工作程序 4.1文献分类 4.1.1文献分为：管理文献、技术文献、外来文献 管理文献分为：手册、程序文献、管理制度（包括管理制度及管理原则）、登记表单等。 4.1.2外来文献 1）国家、行业、地方颁发的合用的法律法规、政策等文献； 2）有关原则（如产品原则，国际原则等）、国家和行业技术原则、产品图样和规范； 3）顾客提供的知识产权保护（如图样、规范等）； 4.2文献的编制和搜集 1）手册、程序文献由体系中心负责编制、更改，各部门协助。按文献编码规定编号。2)管理制度、管理原则由归口部门编制，部门主管审核，有关责任部门会签后报体系中心编号、原则化检查后，报归口负责人同意。 3)技术类文献由有关业务部门编写并按编号规则编号，部门负责人审核，部门主管副总经理同意，各部门负责将文献有关信息登记到部门【受控文献清单】中。 4)文献需要采用统一的格式，首页需有编制、审核、同意人签字（统一中文签字），文献审批纸质流程。 5)外来文献的搜集和管理技术部负责与产品有关的国内外原则，行业原则的搜集和管理，负责产品图样和规范的搜集和管理。运行部负责顾客有关的文献的搜集和管理行政部门负责安全管理体系有关的法律，法规的搜集、登记、更新和组织评审、宣贯。企业级的法律法规、政策等文献的搜集和管理。各部门所搜集到的外来文献必须加盖“外来文献”章，以区别于企业内部文献，并以清单形式提交给体系中心，由体系中心及时更新企业级【外来文献清单】。记录格式的审批，各部门根据需要，自行设计记录格式，统一编号后经部门负责人审批后报体系中心立案。体系中心定期检查各部门的记录编号、填写、保管等状况。 4.3文献编码规定 文献类别文献内容编码一级文献综合管理手册HP-M-二级文献程序文献HP-P-**(次序号)三级文献管理类文献HP-10-***(部门代码)-**（次序号）技术类、其他类文献HP-**(文献类型代码)-***（部门代码）-**（次序号）四级文献记录样式HP-文献编号-*（次序号）（*/*）（版次）备注1：文献类型代码见4.3.1-文献类型代码规定备注2：次序号从01开始登记，依次增长4.3.1文献类型代码规定文献类型名称类型代码管理制度、规范类文献10技术类文献（指导书、操作手册等）筹划指导书20设备指导书21检查指导书22平台操作手册23技术规范24项目开发进度25协议、协议保密协议30包外协议31推广协议32劳动协议33图书00外来文献按照外来文献固有的文献号登记外来公文按照如下备注样式登记备注：外发公文编号样式规定如下：HP-**[****]**号序列号年份部门简称其中部门简称：运行部-MT;年份：即；序列号：第几份公文，如第一份即01；例如文献编号为HP-MT[]01号，即运行部外发的第一份公文。4.3.2部门分类代码序号部门代码1总经办0102人力资源0113财务部0204运行部0305技术部-研发组0406技术部-运维组0504.4文献的格式和内容4.4.1文献页面设置规定1）用A4（210*297mm）原则，页边距按如下原则设置；上边距为：2.54cm;下边距2.54cm；左、右边距为：2.5cm;装订线：0mm;页眉：1.5cm；页脚：1.8cm.字体与间距：首页文献名称为一号宋体，文献编号、版次等为四号宋体，正文五号宋体，字间距为原则字间距，行距设置为1.5倍行距。1级章节标题采用四号宋体，行距设置为1.5倍行距，段前、段后间距0行，居左。2、3级标题采用五号宋体，行距设置为1.5倍行距，段前、段后间距为0行，居左。2）LOGO图标如下：在文献中使用企业LOGO时，尺寸设定如下：文献首页中如使用企业LOGO时，则尺寸大小设定为高1.5cm，宽：5.46cm；正文页文献表头中如使用企业LOGO时，则尺寸大小设定为高1.0cm，宽3.69cm；其他有关表单设计时，如需要使用企业LOGO，则设定尺寸：高1.2cm,宽：4.3cm。4.4.2文献版次的更改：文献版次包括版本号和修改次数，其中文献版本号采用英文字母大写方式，从A开始登记，修改次数采用0，1，2，3方式，当文献修改次数超过3次时进行文献版本升级。例如：某文献初始制定期版次为A/0，修改一次版次为A/1，修改第二次版次为A/2，修改第三次版次为A/3，当修改到第四次时，则版次为B/0，依次类推进行登记。4.5文献的归档文献编制、审批、整顿完毕后须进行归档处理，申请人负责在OA系统上填写【归档申请单】经部门领导同意后告知并且提供归档文献给文献管理员。文献管理员在接受到【归档申请单】后仔细查对归档文献的名称、编号、数量、完好状态等无异常后，填写完【归档登记表】中信息。非技术类体系文献由体系中心负责存档保留，技术文献由信息中心负责存档保留。4.6文献的发放和接受4.6.1手册、程序文献、管理制度、管理原则类文献由体系中心在OA上公布，各部门直接在OA上查阅。纸质版本只在信息安全小组保留，各部门不再发放。4.6.2技术文献由信息中心根据下发需求下发。下发的文献在分发前必须加盖文献受控印章和分发号（部门代码）。接受文献的人员在【发放-回收登记表】上签字并在本部门的【文献接受台账】上登记，便于后续文献发放、接受的追溯性查找。4.6.3对于需要提交给第三方的文献必须通过归口负责人同意审核通过后方可提供。所有文档未经得直接提交给第三方。电子文档提交时必须处理为不能任意修改的形式方可发出。4.7文献的更改文献（除技术协议、筹划文档）需要变更时，由变更申请者填写【文献变更申请单】进行变更。综合管理手册由管理者代表审核、总经理同意变更；程序文献由体系中心更改，管理者代表同意变更；其他文献由归口负责人同意后进行变更。体系中心负责接受【文献变更申请单】和修改受控文献清单，以显示文献的最新状态和版次；同步更新OA上更新文献的版本。体系中心负责在作废文献上盖“作废”章，同步要保留一份旧版文献底稿，在底稿文献上盖“作废”和“留存”章，便于追溯。4.8文献的管理与销毁4.8.1受控文献清单的整顿各部门负责整顿本部门的技术文献和外来文献的受控文献清单，部门新增长文献或者文献更新时需要及时更新【受控文献清单】并报部门领导同意后提交体系中心汇总，体系中心将企业级【受控文献清单】汇总更新后经管理者代表同意。4.8.2文献的保管：体系文献中管理手册、程序文献、管理类文献由体系中心负责存档保留；技术类文献由信息中心负责存档保留；记录文献由各部门文献管理员负责搜集，分类保管；有关的带有受控标识的文献，应保持清晰，不得随意涂改，不得污损，以便存取和查阅。4.8.3文献的销毁：各部门文献管理员对作废的文献及时做好标识并登记到【作废文献销毁清单】中，由部门归口负责人同意，由文献管理员提交总经办，对作废文献清单及文献进行核查无误后销毁，文献到保留年限不需要再保留的由总经办统一搜集销毁，所销毁的文献应及时记录在【作废文献销毁清单】中。4.9文献的评审各部门每年对本部门内文献的有效性和合用性进行检查，整顿需要修订的文献目录，提交有关部门对制度的版本和有效性进行评审，或提出修改意见由制定部门进行修订完善，以保证文献是合适的、有效的。4.10受控印章管理4.10.1文献受