认证文件交付服务规范

T/ZZBXXXX—2018T/ZZBXXXXX—2018PAGEIIPAGE3T/ZZBXXXX—2018PAGEI认证文件交付服务规范范围本标准规定了认证文件(认证证书和审核报告)交付服务规范的要求。本标准适用于第三方认证证书、审核报告的交付管理活动。规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。CNAS-CC01:2015管理体系认证机构要求CNAS-CC02:2013产品、过程和服务认证机构要求GB/T27000-2006合格评定词汇和通用原则国家质检总局2004年第63号令《认证证书和认证标志管理办法》。术语和定义3.1认证证书指产品、服务、管理体系通过认证所获得的证明性文件。认证证书包括产品认证证书、服务认证证书和管理体系认证证书。基本要求4.1审核报告的管理4.1.1审核报告内容认证机构应为每次审核向客户提供书面报告。审核组可以识别改进机会，但不应提出具体解决办法的建议。认证机构应享有对审核报告的所有权。审核组长应确保审核报告的编制，并应对审核报告的内容负责。审核报告应提供对审核的准确、简明和清晰的记录，以便为认证决定提供充分的信息。并应包括或引用下列内容：a)注明认证机构；b)客户的名称和地址及客户的代表；c)审核的类型(例如初次、监督、再认证或特殊审核)；d)审核准则；e)审核目的；f)审核范围，特别是标识出所审核的组织或职能单元、地点(包括固定现场和临时现场)或过程，以及审核时间；g)任何偏离审核计划的情况及其理由，包括对审核风险及影响审核结论的不确定性的客观陈述。h)任何影响审核方案的重要事项；i)注明审核组长、审核组成员及任何与审核组同行的人员；j)审核活动(现场或非现场，永久或临时场所)的实施日期和地点；k)与审核类型的要求一致的审核发现、对审核证据的引用以及审核结论；l)如有时，在上次审核后发生的影响客户管理体系的重要变更；m)已识别出的任何未解决的问题；n)适用时，是否为结合、联合或一体化审核；o)说明审核基于对可获得信息的抽样过程的免责声明；p)审核组的推荐意见；q)适用时，接受审核的客户对认证文件和标志的使用进行着有效的控制；r)适用时，对以前不符合采取的纠正措施有效性的验证情况。s)关于管理体系符合性与有效性的声明以及对下列方面相关证据的总结：——管理体系满足适用要求和实现预期结果的能力；——内部审核和管理评审的过程；t)对认证范围适宜性的结论，认证范围不能超出审核范围；准确界定多场所信息并清楚表述；u)确认是否达到审核目的；v)对于审核发现的真实性存疑的证据应在审核报告中说明，做出明确的审核结论。4.1.2审核报告的批准a)最终经机构确认的审核报告原件留存，复印件可在确认证书/认证证书发放时提交给受审核方，并按照合同要求提供给相关方。在审定/审查结束并做出认证决定时，即为对报告的正式批准。b)当最终批准的审核报告与现场沟通的审核结论有差异时，以所颁发证书的认证范围为准，认证机构负责向受审核方解释与前者不同之处。c)当最终的认证决定意见否定审核组现场推荐的意见时，组长填写完审核报告最后一项内容后，由认证机构留存备案。d)审核报告属认证机构所有，审核组成员和所有报告接受者应妥善保管并保持其机密性（法律要求的除外）。4.2证书内容4.2.1适用时，认证证书的内容应满足CNAS:CC01-2015以及相应认证领域的认可规范要求，包括如下内容：a)认证证书名称应能明确体现认证领域(认证制度)，如“质量管理体系认证证书”、“环境管理体系认证证书”、“职业健康安全管理体系认证证书”、“食品安全管理体系认证证书”、“能源管理体系认证证书”等；b)获证组织名称、地址和邮政编码；c)依据的管理体系认证标准和(或)其他引用文件的编号与版次(适用于体系认证)；认证用标准和(或)其他规范性文件所要求的任何其他信息；e)认证所覆盖的范围，对多场所组织还应在证书上或附件中明确注明已获准认证的场所名称、地址、产品(服务)类别及其涉及的过程；对特定认证领域的其他要求，如能源管理体系认证证书还应包括获证客户本年度产品单位产品综合能耗或单位产值综合能能耗及能耗核算边界；f)授予日期、换证日期、扩大或缩小认证范围、更新认证日期以及证书有效期的起止年月日。如授予日期：2002年5月1日，有效期：2002年5月1日至2005年4月30日；对特定的认证证书有效期有特别要求的应予以注明；g)认证注册号和认证证书号；h)机构的名称、地址和标志；i)机构的印章和(或)其授权人的签字；j)CNAS认可标志及认可注册号；k)在CNAS已签署IAF国际互认协议的领域，经CNAS许可，需要时可附加IAF国际互认联合标识，使用方式依据相应的认可标识和国际互认联合标识使用规则要求。4.2.2现场审核时，审核组长或组员按策划的结果进行审核时，根据审核策划表、审核任务书、审核计划中审核范围中的“体系覆盖产品和服务及过程”、审核发现等，充分与受审核方沟通，确定各类体系认证证书的相应内容。4.2.3证书内容确定后填写管理体系审核报告的附件，用于第二阶段审核、监督审核时变更认证范围、再认证审核、缩小认证范围审核、扩大认证范围审核、标准转换审核等需要颁发或更换认证证书等情况，其余不再需要填写。4.3费用原则认证机构应明确初次颁发证书、换发证书，以及丢失、损坏补发证书的制作费用，形成规范文件并将费用原则及时告知客户。4.4审核报告和证书的发放认证机构应明确规定期限，在作出认证决定后应及时将最终认定的审核报告与证书一起通过邮寄或直接送至获证客户处。对于不予认证注册的，审核报告与《不予认证注册通知》一起通过邮寄或直接送至获证客户处。4.5交付证据保留不论邮寄还是直接交给获证客户均应建立台账，适用时注明交付时间、快递单号、接收人、联系方式等信息。对于直接交给获证客户的审核报告和证书，认证机构应保留签收证据。4.6邮寄后续跟踪根据快递公司提供的大致到达时间，从快递公司的网站查询签收情况，对不详的情况通过电话予以确认，确保审核报告和证书按时送达获证客户。4.7认证机构与其客户的信息沟通4.7.1审核报告和证书交付过程中，认证机构应就以下方面内容与客户保持信息交流：a)证书和审核报告内容；b)证书和审核报告交付过程所需费用的信息；c)投诉和申诉信息及其处理结果；d)证书和审核报告交付过程的特殊要求。4.7.2沟通方法认证机构应规定沟通可能使用的信息与沟通技术(面对面、互联网、电话、传真、电子邮件等)，并明确所采取信息与沟通技术的具体要求。4.7.3沟通时机审核报告和证书交付过程中，应考虑交付过程的特点和关键环节，规定