中物联国际物业服务文书档案管理制度

中物联国际物业服务文书档案管理制度目录一、总则二、文件的制定和签发三、文档的编号四、文档的流转五、文件的存档和保管六、文件的查阅和借阅七、文件的销毁八、文件管理的监督和检查九、法律责任十、附则一、总则为规范中物联国际物业服务公司（以下简称“本公司”）的文书档案管理工作，确保文书档案的合法、规范的保管和使用，提高工作效率和管理水平，根据国家有关法律法规和本公司实际情况，制定本管理制度。二、文件的制定和签发为保证文件的合法性、科学性、合理性，对重要文件的制定需经过以下程序：1、申请：编写文件的申请书，明确文件的内容、目的、范围、参考文件等必备要素，并由有关部门或负责人签字并注明年、月、日。2、起草：起草人在填写《文件起草表》的同时，要结合申请书的要求，对文件进行逐条起草，并注明起草人、校对人。3、审核：在负责人、部门或审核人对旧版文件审阅核实无误的前提下，进行审核，确认文件的行文逻辑、格式、表述准确无误，签字并注明年、月、日。4、审定：在审核通过后，进行审定，任命行文专责人员签字并注明年、月、日。5、签发：在审定后，行文专责人员将文稿封装盖章，并予以签发，并在《签发表》上签字并注明年、月、日，负责存入文件管理系统中，并通知相关单位或个人。6、分发、借阅和阅览：行文专责人员要根据文件的重要性，编制《分发、阅览表》；凡用于外部宣传的文件必须经审核、审定、批准，报报刊、广播、电视、网站等媒体发布。三、文档的编号1、依据《中华人民共和国档案法》、《文件与文件处理口径》等文件制定。2、编号应突出文件性质，$1级文件用“001-XXXX-XX”形式编号；2级文件用“002-XXXX-XX”形式编号；3级文件用“003-XXXX-XX”形式编号，其中“X”代表阅卷单位，“XX”为数字编号；行文专责人员需填写《文件编号申请表》，经审核后由行文专责人员签发。四、文档的流转1、为避免文件流转不畅，造成严重的时间延误，或丢失等问题发生，主管领导或其派遣的专人应对文件流转进行管理。2、对涉密文件、涉及重大项目建设及决策的文件、高度敏感的内部管理文件等必须采用保密手段，控制学部党组、公司领导、相关经营管理部门的知情范围，实行严格的保密措施。3、凡公司内门、窗玻璃采用了隔热膜的场所，均应设置“隔热膜”字样，以方便相关人员识别。五、文件的存档和保管1、为确保文件资料的完整性和准确性，所有文件及文件的样本必须保存为硬件和软件两个版本。2、借阅结束，必须还原到原来的状态，应完整、准确归还，严禁遗失、损毁文书档案。3、蓝、黑、红三色及不同笔迹的墨水都应当有，并加以审核负责人的签字，证明文档的真实性。六、文件的查阅和借阅1、借阅文书档案时，需持工作证、身份证等有效证件，并填写借阅登记表，并注明借阅时间。2、借阅期限最长不超过15天，如需延期，应向行文专责人员提出申请，并征得有关部门的同意。3、在条款规定的时间内，未归还的文书档案要及时联系借阅者，并遵照规定的程序催还。七、文件的销毁1、对已经无法使用或者完成任务的文件，应当进行原则上的及时销毁，以压缩文档档案的量，腾出存储空间。2、对销毁文件必须进行审核、审定，并报经批准程序，家庭用的文件由公安部门介入销毁。3、销毁时要保证严格的安全保密，严禁将文书档案外出销毁，如出现问题，相关责任人将会担负相应的责任。八、文件管理的监督和检查1、文件管理工作由行文专责人员负责，为保证执纪工作的有效性和良性循环，需要定期进行监督和检查。2、对督察发现的问题，要认真整改，并对整改了的问题要及时零防漏地记录，以便于日后查阅和对绩效考核的评价。九、法律责任对违反本制度规定的人员，依照有关文件处理口径的规定，给予相应的处罚或处理。十、附则1、本制度中