商业项目收费管理流程

PAGE2-收费管理流程一、前提1、为规范公司各种款项收取流程，协调各部门之间的关系，按照既定的财务管理制度精神，财务部特制定本流程图。2、为加强现金管理、确保资金安全，除现场临时性收费在规定限额内可以现金形式收取外，一般以银行划账方式进行收费。二、收费管理具体流程图（一）《租赁合同》约定一次性收费管理流程公司与租户签订《租赁合同》、《物业管理服务协议》并完成合同摘要公司与租户签订《租赁合同》、《物业管理服务协议》并完成合同摘要合同管理部门（合同管理部门（租务部）对已签合同或协议归档整理并编号后，及时送达财务部。财务部根据已签的租赁合同、物业管理协议等财务部根据已签的租赁合同、物业管理协议等内容约定，于收到之日起2日内填制《商户缴费通知单》，交租务部。租务部核租务部核对《商户缴费通知单》内容（包括租户及收费信息），确认无误后送达租户签收。租户租户在合同约定的时间内转账缴款（包括租赁保证金、装修期物业管理费、物业管理服务保证金、水电周转金、预收首月各项费用等）对于逾期未缴款的租户对于逾期未缴款的租户，财务部应及时通知租务部，由租务部负责催缴。财务部根据收款情况，向已缴款租户开具相应票据，并交租务部送达租户。（二）装修期收费管理流程租户进场前租户进场前商管部负责与租户签订《装饰装修管理服务协议》对已签的《装饰装修管理服务协议》归档编号后，应及时将复印件送至财务部。客服部客服部根据《租户装修须知》及《装饰装修管理服务协议》收费规定，填定一式三联《装修施工收费通知单》，核对内容（包括租户及收费信息），确认无误后送达租户签收，通知其在规定时间内转账缴款，并将其中一联递交财务部。注：某些租户部分费用若需减免的，注：某些租户部分费用若需减免的，客服部须提供公司有关减免审批文件财务部根据财务部根据《装修施工收费通知单》收取款项，并向已缴款租户开具相应票据，交客服部送达租户；同时告知其日后凭有关票据办理装修验收结算及保证金退还手续。租户或装修施工单位租户或装修施工单位进场装修前需办理装修人员出入证，由客服部填写《装修人员出入证申请表》。客服客服部审批《装修人员出入证申请表》后指引租户或装修施工单位到财务部缴纳出入证工本费及押金。财务部根据《装修验收结算单》和验收复印件收取相关费用及扣取违规罚款（如有）；若已交装修期保证金等费用不足以抵减结算应收款的，由租户或装修施工单位按《结算单》差额补付费用。由客服部走公司相关支付审批流程向租户或装修施工单位退还款项。商铺装修竣工验收合格后，客服部根据租户具体装修情况立即填制《装修验收结算单》，交财务部复核后送租户签字确认，同时财务部根据《装修验收结算单》和验收复印件收取相关费用及扣取违规罚款（如有）；若已交装修期保证金等费用不足以抵减结算应收款的，由租户或装修施工单位按《结算单》差额补付费用。由客服部走公司相关支付审批流程向租户或装修施工单位退还款项。商铺装修竣工验收合格后，客服部根据租户具体装修情况立即填制《装修验收结算单》，交财务部复核后送租户签字确认，同时通知租户开具相应收款收据给我司，三个月内办理余款无息退还手续。（注：《结算单》一式三联，一联交财务部）租户或装修施工单位凭财务部开具收款收据办理装修许可及人员出入工地等证件，入场进行装修施工。财务部收款后，开具收款收据给缴费单位-PAGE8-工程部负责对租工程部负责对租户水、电费等能源表底数的查抄、统计、汇总、分配等工作；每月25日抄表，确保28日前抄送当期已审核无误的各租户及公共设施耗电耗水统计表（含超时空调）至财务部。周期性收费包括但不限于以下项目：每月租金、物业管理费、综合服务费、推广费、空调费、水电费等。周期性收费包括但不限于以下项目：每月租金、物业管理费、综合服务费、推广费、空调费、水电费等。财务部根据已签合同、协议的约定以及工程部提供的水电统计表，于次月3日前填制财务部根据已签合同、协议的约定以及工程部提供的水电统计表，于次月3日前填制《商户缴费通知单》发至客服部。注：《商户缴费通知单》注：《商户缴费通知单》财务盖章，一式三联（一联租户、一联财务、一联商管）客服客服部核对租户信息，确认无误后，立即送达租户签收确认。租户按合同约定日期以银行转账形式缴费租户按合同约定日期以银行转账形式缴费财务部收费并汇总租户缴费情况，定期或不定期报送商管部财务部收费并汇总租户缴费情况，定期或不定期报送商管部客服部根据财务部提供信息，随时与未缴费的租户进行有效沟客服部根据财务部提供信息，随时与未缴费的租户进行有效沟通。财务部对于无故不按照合同约定时间缴费的租户，当月不开具发票。对每月10日前已缴费的租户，财务开具相应发票，交商管部派发。截止至费用发生月10日仍未缴费的截止至费用发生月10日仍未缴费的财务部于13日前制作并将未按时缴款租户清单交财务部于13日前制作并将未按时缴款租户清单交客服部签收。客服部客服部核对后，于15日前制作并向租户发送第一次《费用催缴通知单》，由租户签收确认，并随时沟通督促尽快缴款。截止至费用发生月20日仍未缴费的截止至费用发生月20日仍未缴费的客服部客服部于23日前制作并将未按时缴费租户清单交商管部签收。客服部客服部核对后，于25日前制作并向租户发送第二次《费用催缴通知单》，由租户签收确认，再次沟通督促尽快缴款；同时须向分管副总经理报告情况。截止至费用发生月最后一天仍未缴费的截止至费用发生月最后一天仍未缴费的财务部于费用发生次月3日前制作并将未按时缴费租户清单交商管部签收。财务部于费用发生次月3日前制作并将未按时缴费租户清单交商管部签收。商管部核对后，于费用发生次月5日前制作并向租户发送最后限期《费用催缴通知单》，由租户签收确认，同时与租户沟通了解未缴费原因。商管部核对后，于费用发生次月5日前制作并向租户发送最后限期《费用催缴通知单》，由租户签收确认，同时与租户沟通了解未缴费原因。经分管副总经理指示与有特殊原因的租户再做沟通或解决其实际问题 经分管副总经理指示与有特殊原因的租户再做沟通或解决其实际问题最后催缴通知单发出后5日内租户仍未缴费最后催缴通知单发出后5日内租户仍未缴费商管部将未交费的租户名单、费用清单、理由及催缴过程的具体情况，汇总上报总经理商管部将未交费的租户名单、费用清单、理由及催缴过程的具体情况，汇总上报总经理经领导班子、商管部经理、财务部经理、法律顾问等共同讨论，决定采取必要措施追缴欠费（如停水停电、发送律师函、执行相关法律程序等）。经领导班子、商管部经理、财务部经理、法律顾问等共同讨论，决定采取必要措施追缴欠费（如停水停电、发送律师函、执行相关法律程序等）。注：具体处理详见公司《费用催缴管理流程》。注：1.财务部负责《商户缴费通知单》制作、费用收取、票据开具、收款情况统计汇总工作，配合商管部进行费用催缴。2.商管部负责制作《费用催缴通知单》，对《商户缴费通知单》、发票等的接收、信息核对检查、文书发放工作；负责收集客户反馈信息、完成催缴工作，及时将具体情况告知财务部和上报公司领导。（四）临时性收费基本管理流程（1）场地促销/推广收费管理、LED显示屏使用收费管理、广告位使用收费管理客户提出LED屏、广告位使用申请客户提出临时场地使用申请客户提出LED屏、广告位使用申请客户提出临时场地使用申请企划部负责审核客户广告发布内容和LED屏、广告位使用申请，根据公司制订的收费标准与客户洽谈，走相关审批流程最终经总经理审批签订LED屏、广告位使用确认书或签订合同。租务部根据公司制订的收费标准负责与场地使用申请客户洽谈，走企划部负责审核客户广告发布内容和LED屏、广告位使用申请，根据公司制订的收费标准与客户洽谈，走相关审批流程最终经总经理审批签订LED屏、广告位使用确认书或签订合同。租务部根据公司制订的收费标准负责与场地使用申请客户洽谈，走相关审批流程最终经总经理审批签订场地使用确认书或签订合同。企划部将LED屏、广告位使用确认书或合同信息送总经办报备，并分派财务部、商管部等相关部门执行；同时指引客户凭确认书或合同至财务部缴费。企划部将LED屏、广告位使用确认书或合同信息送总经办报备，并分派财务部、商管部等相关部门执行；同时指引客户凭确认书或合同至财务部缴费。租务部将场地使用确认书或合同信息送总经办报备，并分派财务部、商管部等相关部门执行；同时指引客户凭确认书或合同至财务部进行缴费。财务部核对场地、财务部核对场地、LED屏、广告位使用信息后向客户收取保证金（如有）及相关费用，开具相应的票据已缴场地使用费的客户凭缴款票据及有关批准文件到商管部办理进场相关手续，商管部负责交付场地及监管协调。企划部向已缴场地使用费的客户凭缴款票据及有关批准文件到商管部办理进场相关手续，商管部负责交付场地及监管协调。企划部向已缴广告位及LED屏使用费的客户按规定发布广告。场地使用期和广告位使用期届满，商管部负责为客户办理场地使用期和广告位使用期届满，商管部负责为客户办理相关退场审批手续；在客户结清所有应缴之费用后，通知对方开具退还保证金收款收据。财务部根据退场审批文件及对方开具的收款收据办理保证金无息退还。财务部根据退场审批文件及对方开具的收款收据办理保证金无息退还。注：促销/推广场地管理、LED显示屏使用管理、广告位使用管理具体工作流程、收费价目表及业务单据样式详见公司有关实施办法。2.若促销/推广场地收费是分期计收的，则比照《日常周期性收费管理流程》有关规定执行。（2）有偿服务收费管理租户向客服中心提出有偿服务要求租户向客服中心提出有偿服务要求客服中心进行登记，通知客服中心进行登记，通知工程部派人查看及报价租户反馈接受报价，客服中心开具一式租户反馈接受报价，客服中心开具一式三联《有偿服务工作单》交租户签字确认后交工程部工程工程部接单并安排完成有偿服务工作，将租户签字确认的《有偿服务工作单》交回客服中心有工程部工程部部留存一联《有偿服务工作单》客服客服部登记并将一联《有偿服务工作单》及时送至财务部核对留存。租户以现金或转账形式缴费后，财务部开具相应票据给对方。对逾期仍未收到款项的，财务部应及时通知租户以现金或转账形式缴费后，财务部开具相应票据给对方。对逾期仍未收到款项的，财务部应及时通知客服部进行催缴。注：具体有偿服务工作流程、收费价目表及业务单据样式详见公司相关服务方案。（3）停车场临时收费管理停停车场收费员每日根据本班收费情况向财务部（驻场收费主管）领用相应数量发票及零币。停车场收费员停车场收费员按照物价部门批准的收费标准执行收费工作，开具发票。财务部中班收费员于财务部中班收费员于每天晚上10：00前交班并将当班期间的营收报表、收费清单及已开发票存根等送至监控中心保险柜进行统一存放保管。安管部夜班收费员每天上午10：00前，财务部早班收费员每日下午4：00前，交班并将当班期间的营收报表、收费清单及已开发票存根，交至财务部驻场收费主管处。中班收费员于次日中班收费员于次日下午3：00前将上一当班期间所收款项及相关资料从监控中心取出交至财务部驻场收费主管处。财务财务部驻场收费主管清点现金及发票存根、核对收费系统数据与实际交收数是否一致，确认无误后双方签字完成款项移交手续。每班缴账时如有短款或少收款现象，由当班收费员当场补交，如有意徇私舞弊，一经发现公司将追究相关人员责任。驻场驻场收费主管收款后，应在安管部人员陪同下将款项及时交存银行。驻场驻场收费主管整理并将银行缴款回单、营收报表、收费清单、已开发票存根等及时交与公司出纳员核对入账。注：停车场收费及优惠方案按公司有关规定执行。（4）损坏赔偿等临时性收费管理保安员或其他部门人员在巡场过程中，发现设备、设施等被他人损坏保安员或其他部门人员在巡场过程中，发现设备、设施等被他人损坏，应第一时间通知监控中心监控中心登记并通知工程部门派人前来核实评估监控中心登记并通知工程部门派人前来核实评估当事人愿意赔偿的，当事人愿意赔偿的，由工程部根据设备、设施损坏程度及公司有关收费标准填写《缴费确认单》交对方签收确认，并引领其缴交赔偿款。正常营业时间内正常营业时间以外正常营业时间内正常营业时间以外由财务由财务部驻场收费主管收费，开具相应收据经当班保安主管确认，由安管部指定人员负责收费，开具相应收据，并在《缴费确认单》上签字已收款。安管部收费员于次日上午到财务安管部收费员于次日上午到财务部（驻场收费主管）处交清款项及票据存根。工程部于次日上午将一联《缴费确认单》送达财务部（驻场收费主管）处。注：《缴费确认单》一式三联，第一联工程部存，第二联交赔偿人，第三联财务部存。（5）违规罚款收费管理租户或施工单位出现违规行为，租户或施工单位出现违规行为，经劝阻仍未整改的，商管部及时跟进行动由商管部开具《违规罚款通知单》，经公司主管副总审批后交对方签收确认，并告知其凭单到财务部缴款。由商管部开具《违规罚款通知单》，经公司主管副总审批后交对方签收确认，并告知其凭单到财务部缴款。商管部及时将《违规罚款通知单》复印件送至财务部商管部及时将《违规罚款通知单》复印件送至财务部财务部根据《违规罚款通知单》向违规单位收取罚款，同时根据情况开具收据给对方。财务部根据《违规罚款通知单》向违规单位收取罚款，同时根据情况开具收据给对方。577100180309001209557903682285963308257710018030900123865761373997357606965771001803090013594578077579902515512577100180309001238757716498260181