门诊药房自动化药房系统数据分析与取药等待时间优化

门诊药房自动化药房系统数据分析与取药等待时间优化

为了维护医院的正常运作，提高医疗质量和安全，加强外部管理，提高患者满意度，采用自动住院管理制度分析了潜伏期住院患者的服用等待问题。通过系统导出时段处方数量,分析高峰期取药等候时间增长原因,并进行时段处方数量科室排名统计,与时段处方数量过于集中的临床科室进行直接沟通,最终对干预前后门诊药房取药等候问题进行分析。我院门诊西药房自2012年4月开始使用自动化药房系统,患者在收费处交费后,HIS系统将配药指令发送至自动化药房管理系统终端,药师接到配药清单后开始配药,等候患者取药,大大缩短了患者取药等候时间。但是,遇到取药高峰期时,大量患者同时到窗口取药,仍需较长的取药等候时间。1段内处方数量统计1.1处方数量统计采用自动化药房管理系统对2012年5月每周一至周五做时段处方数量统计,用Excel表格计算每个时段平均处方数量,确定取药高峰期,结果见图1。从图1中可以看出,在上午11:00~12:00、下午14:50~15:30,存在取药高峰期。1.2处方的统计采用自动化药房管理系统对2012年5月每周一至周五处方分科室统计,计算时段平均处方数量科室排名,结果见表1。1.3生物中心办公室的统计数据采用自动化药房管理系统对2012年5月每周一至周五生殖中心门诊处方统计,计算时段平均处方数量,结果见图2。2药物等待剂的原因分析和改进措施2.1窗口热价现象通过组织药师讨论分析,总结出造成患者取药等候问题的影响因素,主要包括:(1)个别科室患者集中取药,如生殖中心;(2)患者不按系统分配窗口等候,造成排错队、二次排队,延长取药时间;(3)有些药师没有按照规范化操作流程进行药品调剂及发放,存在抢方现象;(4)药品摆放不到位,或者库存不准确,影响调剂速度;(5)患者把发药窗口当作药物咨询平台,交流时间过长,造成等候延长。各影响因素所占比例见图3,针对各影响因素,我药房采取持续改进措施,努力解决取药等候问题。2.2制作门诊取药流程,提供优质的发药窗口(1)从表1及图2可以看出,在时段处方数量科室排名中,生殖中心时段处方数量差异显著,主要表现为大量患者高峰时段内集中取药,且所取药品数量多、相似度高,而在高峰期之外的其他时间段取药处方数量很少。通过与生殖中心科室沟通,发现造成此现象的原因是大部分患者需要先做相关检查才能由医生制定治疗方案,开具处方。由于检验科分批给出检查结果,从而导致患者集中取药。通过与检验科及生殖中心医师协调,检验科尽量先给出生殖中心患者化验结果,且控制每批结果数量,生殖中心医师也积极配合,尽可能的避免大量患者同时持处方取药的现象。(2)针对患者排错队问题,制作门诊取药流程图及温馨提示展板,在取药窗口显著位置摆放、张贴,正确合理引导患者,积极与导医、保安沟通,帮助、疏导患者在系统分配窗口取药,减少二次排队现象,缩短取药排队时间,缓解取药排队问题。(3)药房所有药品按货位码摆放,为了工作方便,药师会在发药窗口准备常用药品,若备药过多或多余药品未及时放回货架,会造成其他药师找不到药品,影响调剂速度。个别药品实物与账目不符也会造成患者交费后取不到药,增加取药等候时间。为了解决该问题,加强窗口规范化管理,经全体药师参与研究讨论,制订了预配货架摆放目录药品,目录之外品种不准配备。另外,药房每月月底盘点,清点药品实数并录入系统,对于账务不符的品种找出原因,并定期汇报。对于日常工作中的药品破损及时登记并作出账目调整,保证患者交费后能及时取到药品。(4)自动化药房管理系统根据发药窗口待发药处方数量平均分配处方,在发药药师核对并点击“发药确认”后完成发药。如果药师不执行标准的发药流程,在患者未取药前就点击确认,系统自动分配处方的比例增加,这种抢方现象会造成该窗口患者取药等候时间增长。为了避免此种情况造成的不良排队现象,进一步规范发药流程,并将之纳入药师绩效考核,对于因个人行为造成的排队现象给予批评,并作出相应处罚。(5)有些患者在取药过程中需要咨询一些问题,如药物相互作用、注意事项、不良反应等,这些问题需要专业耐心解释,若交流时间过长会造成取药等候时间增长。因此,我药房与药学部沟通,由药学部在门诊药房外设立药物咨询室,由专业的临床药师值班,为广大患者提供优质高效的药物咨询服务,大大缓解窗口咨询压力。(6)调整取药窗口开放时间,设立机动窗口,应对取药高峰期。根据时段发药统计,合理调整窗口时间,在高峰时段,有充足的窗口满足发药工作需求。设立机动窗口,安排备班人员,更加有效的完成高峰时段工作量。3处方数量统计经过2个多月干预措施的持续改进,对2012年8月每周一至周五做时段处方数量统计,用Excel表格计算每个时段平均处方数量,结果见图4。由图4可以看出,干预后,无明显取药高峰时段,说明干预措施明显有效。4患者取药时间前增加反应未使用自动化药房管理系统之前,患者在高峰时段需较长的取药等候时间,且没有有效的统计数据汇总取药窗口的情况,只能被动的应对高峰时段。使用自动化药房管理系统后,通过分析数据,找到了影响取药窗口等候取药时间的因素。最后通过一系列改进措施,使取药高峰趋缓,大大降低了患者取药等候时间。通过应用自动化药房管理系统,对每天时段取药人数进行汇总分析,直观的反映出取药高峰期所处的时段,方便管理人员有效的界定问题出现的范围。针对界定的高峰时