记录信息控制程序

记录信息控制程序文件编号：HK-QP-02编制部门：人力资源部版本/版次A/0制定审核批准总页数4发行日期2022-01-06.目的为管理体系运行的适宜性和有效性及符合性提供客观证据，并确保记录得到有效控制。.范围适用于质量形成、环境监控和管理体系运行中各项活动记录的管理。.职责3.1记录的执行部门负责标识、收集、编目、查阅、归档、储存、保管和处理记录。2人力资源部负责记录的统一管理，负责公司《质量质量记录一览表》的建立和登录。3.3管理者代表负责批准外部人员调阅记录。4.作业内容1记录的种类须进行管理的记录种类如下所示：(1)文件管理记录；(2)管理评审记录；(3)人员培训记录；(4)能力确定与资格认可记录；(5)生产管理控制记录；(6)合同评审记录；(7)供应商评审记录；(8)采购产品验证记录；(9)产品标识记录；(10)监测装置校准与验证、监测装置失效的评审处置记录；(11)产品监视和测量记录；(12)内部体系审核记录；(13)不合格品处置记录；(14)纠正/预防措施记录；(15)产品设计开发记录。2记录的标识2.1表格规划1.1相关程序文件的编制者，应依据记录种类的要求，在程序文件中规划表记录信息控制程序 MQ-QP-02格，以记录有关的信息。L2在规划表格时，应赋予表格适合的名称，以便使用者能够掌握表格的记录信息的种类。2.2表格编号及格式控制表格按照“文件信息控制程序”进行编号，赋予表格唯一的表格编号，并由人力资源部以《质量质量记录一览表》管理表格格式与版本。记录的填写、收集3.1记录填写时，要求清晰、明了，避免潦草。3.2所有记录不得擅自销毁涂改，若有改动，须签名确认。3.3各相关部门，根据现场工作内容，收集整理有关记录。记录的编目、归档将收集保存的记录，按其内容（如：客户、厂商、日期、序号、产品、类别等）或记录编号，编制目录，予以归档，以易于查找。5记录的保存5.1保存方式：文件夹装订，档案卷宗等形式。4.5.2保存环境：储存地点须有良好的环境控制（干燥、通风、防水、防火、防虫、

防化学物品腐蚀），以防止记录损坏、变质或遗失。4.5.3记录表单：存放部门及保管年限，参见《质量记录一览表》。4.5.4各类质量记录必须清楚、干净、标示日期及编号，并整齐有序的保存。4.5.5供应商提供的有关记录等由采购部保存,保存期限为三个月。4.5.6传真纸若属热敏传真纸，且该记录须保存三个月以上时，应以复印件储存。4.6记录的维护：各保管单位每月需检视记录一次，如有变质污染、破损等现象，应及时予以修正整理。4.7记录的处理：根据保存年限，如有超过期限者，可由保存部门销毁过期无效的记录。8记录的调阅8.1记录保管部门应禁止非相关人员调阅记录。8.2当外部人员须调阅/复印记录时，应经管理者代表同意后方可复印或借阅相关的记录。8.3合同要求时，同一期限内记录可提供给顾客或其代表评价时查阅。相关表单1《质量记录一览表》相关文件"记录信息控制程序””文件信息控制程序”附件一：记录控制流程图r＞记录建立记录归档保存期限记录