【S海洋工程有限公司文员岗位业务操作优化方案3500字（论文）】

S海洋工程有限公司文员岗位业务操作优化方案目录TOC\o"1-2"\h\u21080一、天津S海洋工程有限公司文员文岗位业务操作现状 127949（一）实习单位基本概况 1638（二）文员岗位情况 27375二、文员业务特点及流程 323555（一）文员业务特点 323837（二）文员业务流程 38732三、天津S海洋工程有限公司文员岗位业务操作存在问题 311496（一）内部接待工作培训少 310008（二）业务流程不健全 412540四、天津S海洋工程有限公司文员岗位业务操作优化方案 44456（一）开展定期培训 432654（二）健全业务流程 510696五、总结 5天津S海洋工程有限公司文员文岗位业务操作现状实习单位基本概况我在天津S海洋工程有限公司实习，实习的地点在天津自贸试验区。该公司的经营范围包含海洋工程、设备维修和铆焊加工等，是一家独立拥有综合施工能力的建筑企业，天津S海洋工程有限公司成立于2016年，秉持“质量立业、市场为先、以人为本，诚信发展”的企业精神，勇于开拓，至今保持稳健发展趋势。目前，公司注册资金200万人民币，企业项目也正在扩建中，也在建筑行业积累了良好的口碑和信誉。公司根据经营需要设立了五个部门：销售部、物流部、产品质量认证部、财务部、行政部。董事长董事长总经理副总经理财务总经理总经理助理销售部财务部产品质量认证部行政部物流部图1-1公司组织结构图文员岗位情况在这段实习中，我的主要任务是，完成行政文员的相关工作内容，具体包含以下工作内容：1、接听公司的来电电话，做好分类，对应聘者来电，先进性简单的口头询问，大致预判是否合适，确定可以后，约定面试时间，对公司方面的相关介绍和基本薪资待遇进行介绍。对工作洽谈电话，及时做好记录，询问好相关信息，做好记录向上级领导汇报。给应聘者进行企业介绍和基本薪资介绍，通过者送往各部门经理处进行复试；2、协助做好新员工入职培训,包含安全操作基本流程、合同签订流程、离职需要准备的书面申请及申请时间和开展阶段性培训工作必要性的讲解；3、对相关文件要分类整理，确定好文件内容简略得当后，送至各级领导手中，等待签收文件和移送相关部门；4、整理及保管补卡条、请假条；整理员工档案，以备随时出档和归档；5、复印、速印办公文件，发传真，领办公表格等；6、协助办理新进人员入职手续，员工调职、离职手续；8、计算管理人员月考勤，并将考勤明细送至各部门核对签字；9、录入月罚款单与奖励单，录入员工养老保险资料；10、完成上级领导安排的其他工作。文员业务特点及流程文员业务特点根据文员日常工作的内容，可以总结出一下几个特点：服务性，主要体现在对公司员工、上级领导以及面试人员三方面。专业性，包含专业理论知识和专业的业务知识，例如对上级领导安排任务的完成分配等。主动性，主要体现在服务方面，即文员对服务内容要提及积极主动性。繁杂性，文员工作是公司的“枢纽”，是信息传递的主要人员，因为其对接的工作内容比较多，具有庞杂的程序性和重复性行为。文员业务流程具体的日常业务处理，包括：首先是接待工作：负责来访客户的接待、基本咨询和引见，严格执行公司的接待服务规范，保持良好的礼节礼貌。当访客进入接待厅时，抬头行注目礼“您好，请问找谁?”，并请访客入座，请示后引入相关区域，在1分钟内端上茶水，并负责加水、更新烟缸；第二是卫生清洁工作：负责公司前台或咨询接待室的卫生清洁及桌椅摆放，并保持整洁干净；第三是总机服务工作：铃响3声内必须接听，“您好，‘恒辉建设’”；来电找“总经理”，判定是广告类，不应直接转入，应问清何事后转接相关部门；做好来电咨询工作，重要事项认真记录并传达给相关人员，不遗漏、延误；第四是定期检查办公用品仓库的库存：根据需求开出采购申请单经主管签字后交由采购部门采办；对采购的日常办公用品进行入仓检查，并及时登帐；对出库的办公用品进行逐一登记并及时入账；并及时把出入库的凭证交给相关部门；第五，负责收发管理报纸、信函、传真，及时送交领导或按要求传送给客户；第六是安全工作：下班前检查复印机关机，关闭所有电源，负责关好门窗；第七是接受行政经理工作安排并协助人事文员作好行政部其他工作。天津S海洋工程有限公司文员岗位业务操作存在问题内部接待工作培训少由于我申请实习的岗位是文员，本来我还不屑一顾，觉得这个工作非常简单，但是当我真的接触的时候才发现当一堆堆文件送到我手上来的时候，我简直不知道怎么下手，一旦粗心我就会做错事情或者影响效率。加上，相关培训比较少，都是在实践中积累的经验，才知道具体工作的开展要求。例如，在人员接待方面，因为不了解流程，对合作方的问题没有了解到位，导致公司业务受损。其次，在关于考勤打卡方面，太过于流程化，没有考虑实际情况，比如因为加班，可能第二天修改上班时间，但是因为自己没有整理好特殊情况的记录表，导致一些员工打卡出现问题。在询问员工遇到的问题时，太多于琐碎化，没有整理成条款，造成上级领导在观看汇报内容后，找不到文章重点，造成问题拖延情况。所以要想真正做好这门工作，细心跟责任心是必不可少的。通过这次实习，我发现实习真的是一种“修行”，只有亲身体验才知其中滋味。文员本来就是烦琐的工作。在实习期间，我曾觉得整天要对着那枯燥无味的word文档而心生烦闷、厌倦，但是每天都要制作表格，就会存在遗漏数据现象，其实一部分表格是可以合并的，也有一些可以重复使用的数据达，但是因为没有总结，每次都要重新开始制作。业务流程不健全由于公司是建筑公司，对业务的重视度主要体现在完工质量和公司对外业务方面，对行政工作内容的关注比较小，导致行政工作相关的行政法规存在诸多漏洞和不足，具体表现在对员工没有有效的沟通机制，导致人员辞职问题比较严重，此外对于考勤打卡关注度不足，公司处于一种散漫的运营状态。天津S海洋工程有限公司文员岗位业务操作优化方案开展定期培训在公司工作的这段时间，因为自己的工作内容都是在实践中摸索的，这种方式会让新来的人事处于一种被动状态，前期效率比较低，加上上级对数据要求比较急，可能人事更换速度就会增加，在这里工作的这段时间，我对人事工作的内容进行总结也度对接的方式进行介绍，能够让新入职的同时尽快熟悉公司业务。对待不同人员的对接，分表记录，根据时间要求，做好对接工作。对待日常工作表格做好类型规划和可修改excel表,方便后续数据的删减工作。对员工反馈的问题类型做好规划，对于亟待解决的问题，重点总结，确保上级对问题一目了然。对上级安排的工作分类整理，做好规划，可以在电脑桌面进行新建格子，对格子名称做好分类。关于新员工培训内容，做好PPT，确保将工作内容讲述清楚，但注意控制好时间段，避免时间过长，引起视觉疲惫。对入职合同、离职申请书的递交方式和递交时间做好规范，确保工作交接顺畅，避免出现业务对接不上的情况。健全业务流程总结此次实习的时间是两个月，在那段日子里，公司每天是8点30上班的，然后晚上是6点下班，由于工作地点离我们家的距离相对较远，所以我每天早上7点必须准时起床，整理完东西，带上电脑，就要出发挤公交车。由于时间紧迫，我还迟到过好几次，特别是我实习的时候刚好赶上冬天，天气冷得不得了，有几天真心有些吃不消。这那寒冷的日子里，还是在校生的我对学校的生活倍感怀念。虽然那个时候5点就下班了，但冬日的天黑得很晚，心中还是有些许郁闷。在那一段特殊的日子里有一些事情让我难以忘记。当时我刚进公司，在我的记忆中公司并没有为我安排具体的工作。我最初的工作任务就是每天准时地出现在办公室，随时听从领导的调遣，由于没有指定的任务，只要哪里有需要，我就到哪里去帮忙。实际上我对文员业务的了解是在办公室里开始的，工作时间长了以后，与同事、上司对接的多了，对文员的一些基本工作内容都能够上手操作。通过实习，我发现所有的工作都不是想象中的那么简单，在学校所学的理论知识，让我认为文员的工作基本都是在框架内进行，每天只要统计好数据，做好对接工作就可以。但真正工作以后，发现数据统计是需要材料收集的，收集材料就要对接员工，这对沟通和交流无疑都是一种提升。男生，一般都比较粗心一些，开始去找同事对接数据的时候，因为没有找到重心，导致问题答非所问，查找一次数据，就需要四五次谈话，对谈话内容的重心把控不足，随着相处时间的增加，在加上工作内容的总结，现在对于基础的数据整理比较得心应手，对打卡特殊情况的记录，也开始分表进行月整理汇总，现月末数据总结时，根据颜色标签介绍，员工也对自己的工作打卡时间以及迟到情况一目了然。此外，从工作中我明白了细节对于工作的重要性，要认真的对待工作中的微