《合同管理办法》

合同管理方法1目的为加强合同管理，维护公司正当权益，确保合同依法订立和严格推行，根据《中华人民共和国合同法》及有关法律法规，结合公司的实际状况，制订本方法。2合用范畴本方法合用于有限公司及其分（子）公司印章管理有关事宜。3权责3.1公司所需要使用合同的各业务部门作为合同的承接部门负责在职责范畴内承接的有关合同。3.2计划财务部负责合同推行对合同的财务监督职责，涉及审查合同价格条款、结算期限和结算方式的合理性，按照合同规定及时结算，监控资金的收取或支付。3.3行政人事部负责明确合同拟定、审批、执行等环节的程序和规定；审核合同条款的完整性、正当性；参加重大活动合同的起草、谈判、审查和订立；参加组织合同纠纷的调解、仲裁、诉讼活动；管理与合同有关的法人授权委托书；定时检查监督合同管理的单薄环节。3.4审计部门依其职责对合同的订立、推行、变更、解除全过程进行审计监察。对合同管理中出现的违反公司管理规定和违法违规问题进行调查解决，提出审计建议或作出审计决定。4释义本方法所指的合同，是公司与主体的自然人、法人和组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的合同。签约双方协商同意的有关修改合同的信件、数据电文（涉及电报、传真、电子数据交换和电子邮件）也是合同的构成部分。本方法所指的合同不包含与员工订立的劳动合同。5合同的授权5.1公司董事长享有全方面合同的审批权。按照《公司法》和公司章程，必须由董事会、股东大会同意的事项，董事长根据董事会、股东大会决策审批并订立合同。5.2董事长根据生产经营需要，可在其权限范畴内授予对应人员合同订立权。5.3除非有充足理由并经董事长同意，任何人不得将合同项目进行拆分，以规避合同审批权限。6合同的订立6.1除即时清结或金额在10000元下列的对外经济往来，必须事先订立书面合同。应当订立而没有订立的，财务部门不予办理结算。特殊状况下，有正当理由的，经董事长签字同意，能够例外。但尽快按双方商定的条件订立合同、补全手续。6.2订立合同普通应当按照下列程序进行：6.2.1对合同项目进行立项，列入公司计划和财务预算，贯彻资金渠道；6.2.2对合同相对人的主体资格、资信状况进行审查；6.2.3进行合同谈判或组织招标、投标；6.2.4按规定对合同文本进行审查；6.2.5推行审批或授权手续；6.2.6合同签字人签字并加盖合同专用章。6.3承接部门启动合同项目之前，必须书面提出申请，经同意后方可作为谈判签约的根据。6.4合同谈判前应进行合同调查，充足理解合同对方与否符合签约规定，与否含有推行合同的能力以及在经营管理中的资信状况，核算对方代理人与否含有对办法定代表人的授权委托书面文献和权限范畴，并开展有关合作条件和价格方面的咨询。6.5合同谈判的具体内容由谈判各方商定，普通涉及合同各方的名称（姓名）、住所；标的、数量、质量（涉及产品原则、验收原则、技术性规定等）；价款或者酬劳；推行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法、合同变更和解除条件等。6.6合同谈判应由两个以上的人员共同进行。进行合同谈判时，涉及业务、技术问题的合同须有有关业务、技术人员参加。对谈判过程中的重要事项和参加谈判人员的重要意见应予以统计。6.7对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，组织法律、技术、财会等专业人员参加谈判，对的制订谈判方略，必要时可聘任外部专家参加有关工作。谈判人员应订立保密承诺，严格保密公司的谈判方略内容。6.8合同文本普通由业务承接部门起草（除公司处在弱势情形外，不得使用对方提供的合同文本）。重大合同或法律关系复杂的特殊合同应由行政人事部参加起草。公司制订有格式合同的，应选用公司的格式合同。合同中的“其它商定事项”等需要补充填写的栏目如不存在其它商定事项，应注明“此项空白”或“无其它商定事项”等字样，避免合同后续被篡改。6.9格式合同由行政人事部会同业务部门及有关部门共同起草、讨论修改拟定最后文本后报执行总裁审批执行。对不适宜推行格式化合同的业务，应制订合同示范文本。在客观条件发生重大变化、原有格式合同不再合用时，由业务部门及时提出，按照本条规定的程序进行修改。6.10合同经办人员按照合同审批表的规定，将草拟好的合同分别报部门负责人、合同涉及部门和行政人事部等部门审查，各审查部门应在各自的职权范畴内提出书面审查意见。审查部门规定澄清和补充资料的，经办人员应予以配合。经办人员根据审查意见整顿出最后的合同文本。合同均需有行政人事部审查，凡涉及款项首付的合同均需有计划财务部审查。6.11各部门对合同的审查时间不得超出三个工作日。对合用格式合同和合同示范文本的合同，审查时间不超出两个工作日。6.12合同文本原件分数按实际需要拟定，但公司最少确保合同推行部门，计划财务部、行政人事部档案室各一份。6.13最后合同文本由行政人事部统一编号。行政人事部负责制订公司的合同分类和编号规则。6.14合同经办人逐级报送有关领导审批，不得越级报批。最后按合同订立授权管理规定呈送董事长或授权委托执行总裁或其它高管人员审批订立。合同订立人应亲自在合同上签名或加盖私人印章。6.15行政人事部指定专人保管公司的合同印章，合同印章的使用必须进行登记。6.16合同印章保管人核对合同的审批手续齐全并经董事长或其授权的代理人订立后，方可加盖合同专用章。合同内容在一页以上的，应在每页加盖骑缝章。严禁在空白合同上加盖合同专用章或行政公章。6.17行政人事部负责识别按照国家有关法律、行政法规规定，需办理同意、登记手续后方可生效的合同，合同承接部门应及时按规定办理有关手续。6.18合同承接部门应在合同订立经双方盖章返回后三个工作日内将合同分发至计划财务部、行政人事部档案室及其它有关部门。7合同的推行7.1合同订立后，由业务所属部门负责推行。推行部门应指定合同执行人对合同的推行进行跟进。合同执行人名单应报送行政人事部备案，执行过程中，如人员发生变更，也需及时书面告知行政人事部。7.2合同执行人应亲密关注自己负责的合同推行状况，按照合同规定及时行使我方的权利，全方面推行我方的义务，特别是对应收、应付款须及时报批结算，不得私自延期推行。合同双方互负债务且没有先后推行次序的，或者应当对方先旅推行的，在对方推行之前应回绝其推行规定；在对方推行债务不符合商定时，应回绝其对应的推行规定。公司应当先推行债务的，若有证据或迹象表明对方当事人有下列情形之一时，合同执行人应当及时报告部门负责人并告知财务部门暂停付款，同时知会行政人事部，以研究与否需要终止推行或者采用其它方法：7.2.1经营状况严重恶化；7.2.2转移财产，抽逃资金，以逃避债务；7.2.3丧失商业信誉；7.2.4有丧失或者可能丧失推行债务能力的其它情形；7.2.5分立、合并或者变更住所没有告知公司，致使推行债务发生困难。7.3合同商定遗漏或商定不明确的内容，由双方协商拟定与否进行补充。按合同订立程序审批补充合同。设计合同金额增加的，按增加后的合同金额拟定审批权限。7.4对于显失公平、条款有误或者存在欺诈行为的合同，以及因客观条件发生重大变化，继续推行该合同将会给公司带来巨大损失，或者对方提出变更规定的，合同推行部门应及时向分管领导请示报告。经分管领导审查和行政人事部进行法律风险评定，按合同订立程序和权限进行合同变更、转让、解除。7.5对方当事人提出中断、转让、解除合同，造成公司经济损失的，应当向对方当事人书面提出索赔。7.6合同变更不得在原合同文本上进行涂改、添加，必须另行订立变更合同。合同解除应订立解除合同和签约何方对合同解除确实认文献，对合同解除的结算和蔼后义务进行商定。合同变更、解除需公司支付款项或公司需要索赔的，应经审计部门审计。涉及工程造价的还需由计划财务部核价。7.7合同当事人发生或可能发生违约时，或者发生与合同有关的争议时，合同执行认须及时向部门负责人报告并告知行政人事部。由合同推行部门、行政人事部根据公司制订的有关规定进行解决。7.8计划财务部应当在审核合同条款后办理结算业务，按照合同规定付款，及时催收到期欠款。未按照合同条款履约的，财务人员有权回绝付款，并及时向分管领导报告。7.9合同推行部门、财务部门及有关部门应分别建立合同台账并每月对帐，及时精确统计合同的推行状况。7.10行政人事部不定时对合同推行状况和合同执行人尽职状况进行监督检查。8合同的档案管理8.1合同推行部门应当为每一合同建立合同档案袋，附属合同和变更合同应当随主合同存档。8.2合同推行完毕或合同的权利义务终止后，合同执行人将该合同推行中产生的全部有关文献、资料及时、完整地整顿归卷，报送本业务负责人审查；本业务部门负责人审查、签字、盖章后，一种月内移交行政人事部档案室归档保管。合同归档具体范畴涉及：8.2.1合同正式文本及附件。8.2.2合同项目的立项文献及与合同订立有关的基础、背景资料。8.2.3合同他方当事人资信证明材料。8.2.4双方或有的法定代表人身份证明、授权委托书、代理人身份证明。8.2.5招投标文献、合同谈判统计、合同谈判方略备忘录、保密承诺书、谈判过程中订立的谈判备忘录。8.2.6合同审批表。8.2.7合同旅行中或有的电传、信函、电报、图表等。8.2.8或有关变更或解除合同的合同及一切有关文字信息、音像资料等。8.2.9或有的有关纠纷解决的合同书、调解书、裁决书、判决书等。8.2.10其它应当存档的有关资料。8.3公司合同档案管理部门工作人员必须按照国家法律、法规和公司的有关档案管理规定，妥善保管全部合同档案资料，在未按法律、法规规定或未经主管领导的同意下，不得随意处置、销毁或私自外借合同档案资料。9合同的评定行政人事部最少每年组织公司有关职能部门、合同推行部门对合同推行的总体状况和重大合同推行的具体状况进行分析评定。评定的内容涉及：合同的订立与否符合程序；合同审核的意见与否得到合理采纳，不采纳的重要因素及其产生的后果；合同与否全方面推行，重大合同未推行的重要因素分析和教训总结；合同旅行中与否存在局限性，应当采用何种改善方法，合同纠纷与否得到妥善解决；合同与否适宜归档；合同管理工作中与否有成绩、创新，与否存在违法、违规行为；合同管理内部控制的设计和执行与否有效；与否存在提高合同管理效率和效果的建议等。对分析评定中发现合同推行中存在局限性，提请有关部门及时加以改善。10监督与责任10.1公司监事会负责监督公司董事和其它高级管理人员对重大合同管理责任的推行状况。10.2公司各级领导、行政人事部应不定时抽查合同具体承接部门和承接人员的日常合同管理状况。10.3凡违反本制度及公司有关合同管理规定，含有下列状况之一者，对重要负责人视 情节轻重分别予以警告、扣发工资奖金、责令赔偿、撤销职务、解除聘任合同的处分，涉嫌犯罪的，移交司法机关解决。10.3.1未经授权私自以公司名义对外订立合同；10.3.2超越授权范畴对外订立合同；10.3.3所签合同内容违反法律、法规和社会公德并造成损失；10.3.4订立有重大缺点或无效的合同；10.3.5审查人员延误审查时间或未审出合同重大缺点的；10.3.6违反合同审查程序对外订立合同；10.3.7违反合同推行审查程序进行合同结算付款；10.3.8违反合同专用章使用规定对外订立合同；10.3.9不按法律或本制度规定推行变更或解除合同职责的；10.3.10应当追究对方违约责任而私自放弃