公文处理流程规范

公文解决流程规范一、公文解决的原则规定1、原则：实事求是、精简、高效2、规定：及时、精确、安全二、公文的解决环节（一）公文的拟制：1、拟定公文的范畴，原则上一文一事，不可一文多事的报送。2、对的选用行政公文的文种，是对的撰写行政公文的前提。现行使用的《国家行政机关公文解决方法》规定行政公文种类有命令（令）、决定、公示、通告、告知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。现根据公司行文实际，仅列出惯用文种的合用范畴文种方法规定合用范畴决定合用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适宜的决定事项。除国家行政机关及党、人大、军队机关外，企事业单位乃至人民团体，都可使用。（决定普通用于上级机关向下行文，也可在本机关内部使用。告知合用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相附属机关的公文，传达规定下级机关办理和需要有关单位周知或执行的实施，任免人员。单位、人大、行政和局对机关，人民团体和企事业单位也可使用。（“告知”属于下行文，主送单位是下级机关，平行或不相附属机关需要乐界的，可用“抄送”形式，对上级特别不能用下“告知”）。通报合用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者状况。各级行政机关都能够使用。（分为表彰性、批评性、传达性通报）。报告合用于向上级机关报告工作，反映状况，回复上级机关的询问，不需要上级机关对报告内容进行回复。全部相对下级机关都能够使用的稳重（“报告”是上行文，主送机关是有附属的直接上级，普通不允许越级上报）请示合用于向上级机关请求批示、同意的事项。全部相对下级机关都能够使用的文种（“请示”是上行文，主送机关是有附属关系的直接上级，普通不允许越级上报）。批复合用于回复下级机关请示事项。使用“批复“的请提是下级机关上报“请示”，批复只对于主送“请示”的机关，如有其它机关也需要懂得批复的内容时，应用抄送的形式传达。意见合用于对重要问题提出见解和方法。党、政、人大等各级机关都能够使用。函合用于不相附属的机关之间商洽工作，询问和回复问题，请求同意和回复审批事项。各级机关都可使用，“函”分为商洽函、问答函、批答函，仅为平级机关之间的交流工具。会议纪要合用于记载和传达会议状况和决定事项。各级机关都可使用，“会议纪要”属于综合性文种，即可上报又可下发，也可平行使用。3、公文的格式公文普通是由眉首、主体、版记三部构成。眉首：首页红色反线之上的部分（此红色反线上粗下细，名为武文武文线）。涉及：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标记、发文字号。（1）公文份数序号：公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的次序编号。如需标记公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标记在版心左上角第1行。（2）秘密等级和保密期限：需标记秘密等级，用3号黑体字，顶格标记在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标记秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标记在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。(3)紧急程度:如需标记紧急程度，用3号黑体字，顶格标记在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标记秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标记在版心右上角第1行，紧急程度顶格标记在版心右上角第2行。(4)发文机关标记：由发文机关全称或规范化简称背面加“文献”构成。(5)发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号构成。发文机关标记下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标记；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。主体：即文献的正文部分。涉及：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间。（1）公文标题：红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。（2）主送机关：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标记，回行时仍顶格；最后一种主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标记办法同抄送。（3）公文正文：主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。（4）附件：公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标记“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标记“附件”，有序号时标记序号；附件的序号和名称前后标记应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标记公文的发文序号并在其后标记附件。（5）成文日期：用中文将年、月、日标全；“零”写为“○”，以负责人签发时间为准。版记：应置于公文最后一页，版记的最后一种要素置于最后一行。涉及：主题词、抄送、印发机关和印发时间、份数。（1）主题词：用3号黑体字，居左顶格标记，后标全角冒号词目用3标宋体字；词目之间空1字。（2）抄送：公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标记“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一种抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标记办法同抄送机关。（3）印发机关和印发时间：位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文复印的日期为准，用阿拉伯数码标记（二）公文的发文办理程序（见下图）部门拟稿——部门负责人签字——办公室核稿———单位领导签发——公文编号——排版——印发——存档1、公文初拟人员职责：负责草拟公文文稿，做到语言通顺、构造合理、内容对的；填写发文解决单中人名、时间、表述等（发文底稿单见后附表2）。初拟人员应认真研究、组织起草，严格把关，拟好初稿后由重要负责人签名。2、办公室拟稿人员初核职责：审核公文文字、段落构造与否对的，会签手续与否齐全，公文内容与否真实、合理、合规、正当和可行。3、办公室复核职责：审核公文业务内容与否精确体现领导意图，与否符正当律法规和政策规定，与否符合实际；与否含有可操作性，与否需要进一步组织有关部门研究和协商会签。公文用词与否恰当，表述与否精确，语句与否精炼，段落构造与否合理。协调公文间的关系，内容与否对的，与否必须发文；签发程序和公文格式与否对的，行文关系和发送范畴与否恰当，密级和紧急程度标注与否精确等。4、办公室核稿中，对公文质量不高、内容不完善、格式不规范等问题，视状况请拟文部门自行完善、退回补正。5、拟稿人、审核人均应在统一格式的公文底稿指的指定栏目内签名表态，以示负责。

6、未经办公室和有关办公室领导审核的文稿，不得直接呈领导签发。7、各级领导审批和签发公文，要订立自己的意见、姓名和日期，不能只签姓名或者只签姓不签名，也不能划圈代签。8、制发公文应当确有必要，重视效用，力戒照抄照转、内容空泛。要严格控制文献规格和发文数量，可发可不发的文献一律不发。（三）公文的收文办理程序（见下图）签收——登记——拟办——请办——传阅——承接——催办——注办签收、登记、拟办、请办、传阅、承接、催办等程序。1、登记：对于收到的公文，要在第一时间贴上公文解决卡，写清登记来文标题、密级、发文字号、发文机关、份数、收文日期等内容。（见文献解决卡附表3）2、拟办：文秘工作人员填写收文解决卡后，送办公室主任提出办理意见，按照主任意见呈主管领导批示或转有关部门办理。3、请办：办公室根据领导批示将需要办理的公文转有关部门办理。对需要两个以上部门办理的，应当指明主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。5、传阅：办公室根据主管领导批示，将公文送有关领导阅知或者批示。文秘工作人员应当随时掌握公文传阅去向，避免漏传、误传和延误。机要文献传阅要当天送、当天收回，或阅文者在阅文室阅读。6、承接：凡属承接部门职权范畴内的事项，承接部门根据领导批示、按照文献规定办理；凡涉及其它部门的事项，承接部门应当主动与有关部门协商办理。

7、催办：办公室对公文的承接状况进行督促检查，对紧急或者重要公文应当及时催办，对普通公文应当定时催办，并随时或定时向主管领导报告办理状况。8、对涉及其它部门职责的，主办部门要主动搞好协调，协办部门要主动配合。9、要严格贯彻督办制度，做到事事有回音、件件有着落，确保领导批示落到实处。公文解决流程图各业务部门按照需要拟制公文各业务部门按照需要拟制公文填写公文解决卡后交办公室主任办公室主任填写该文件由哪些领导和部门批示、传阅按拟办意见和局长批示意见送有关领导及科室传阅并负责催办办公文书负责从OA上下载文献办公室文书根据不同部室发文按次序编号送办公室核稿呈分管领导审核签字办公文书套印红头，并打印一份存档，将电子版文献告知下发各项目整顿归档（四）文献的整顿归档立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的多个纸质文献材料。将归档文献以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。普通由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。1、归档的范畴（1）机关文献材料的归档范畴：上级机关、同级机关、下级机关、本机关收文发文资料。（2）机关文献材料不归档范畴:上级机关普发性不需本机关办理的文献材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文献材料；本机关文献材料中的重份文献，临时性文献，普通性文献的历次修改稿、各次校对稿，电话统计等；同级机关的文献材料中。不需贯彻执行的文献材料；下级机关的文献材料中，供参阅的简报、状况反映，抄报或越级抄报的文献材料。2、公司文献归档的分类（1）党群工作形成的文献材料；（2）行政管理工作形成的文献材料；（3）经营管理工作形成的文献材料；（4）工程技术管理工作形成的文献材料；（5）人力资源管理工作形成的文献材料；（6）机电物资管理工作形成的文献材料；（7）财务、审计管理工作形成的文献材料。3、归档的办法（1）装订案卷：要拆除文献上的金属物，对破损的和大小不一的文献要进行修补、切齐和折叠，左边三孔一线装订（2）按照文献类型，进行分类归类；（3）将以归类装订好的的文献统一放入档案盒中保管，徐晓辉的文献，进行销毁解决。4、档案保存时限档案保存时间分为永久、长久、短期，永久文献保存时限为50年以上；长久文献保存时限16-50年；短期文献保存时限为下列三、公文的行文规则1、行文应当确有必要，重视效用。2、行文关系根据附属关系和职权范畴拟定，普通不得越级请示和报告。3、属于部门职权范畴内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。4、属于主管部门职权范畴内的具体问题，应当直接报送主管部门解决。5、“请示”应当一文一事；普通只写一种主送机关，需要同时送其它机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。6、除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。四、公文的管理1、文秘部门应当建立健全本机关公文解决的有关制度。2、公开公布行政机关公文，必须经发文机关同意。经同意公开公布的公文，同发文机关正式印发的公文含有同等效力。3、公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。4、机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整顿(立卷)后按有关规定移交档案部门。5、工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。XXX发〔〕X号2号小标宋体，加粗2号小标宋体，加粗有关XXXXXXXXXXX的告知XXXXXXXX:(正文部分字体为三号仿宋)XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX附件：1.XXXXXXXXXXXXXXX附件后不加标点2.XXXXXXXXXXXXXXX二〇XX年X月XX日右空四字注：成文日期必须在有公文内容的页面中，不可单独放在无公文内容的空白页中，也不可在空白页中标“此页无正文”后，单独放置成文日期，如公文内容刚好满页，则可通过删减公文内容，或者变化行间距进行调节后，放置成文日期。主题词可单都放置一页，在公文正文结束后，最末页低端添加。主题词:XXXXXX告知（词目间间隔一种字，最后一种主题词必须为文种）抄送:XXXX,XXXX;XXXX,XXXXX。（三号，仿宋）20XX年X月XX日印发印发机关左空1字，印发时间右空1字，3号仿宋共印X份附表2行政发文专用底稿单中国水利水电第五工程局有限公司一分局文献稿底签发人机密程度文献字号X