英语实用文体写作系列 7备忘录

./Unit7备忘录<MemorandumorMemo>一、写作技巧<一>概述备忘录<MemorandumorMemo>是一种用以备忘的简易公文,是一种正式的专业文件。在公文函件中,它的等级是比较低的,主要用来提醒、督促对方,或就某个问题提出自己的意见或看法。在业务上,它是各部门书面联系的一种手段,一般用于部传递信息,将实情、信息、观察资料等进行传阅,一般用来补充正式文件的不足。它结构清晰、阅读方便、传递迅速,经常为公司或团体所使用。大多数备忘录的特点是简明扼要,但它们同时也应具备优秀应用文的其他写作原则：面向读者,表达清楚且准确。备忘录简洁短小,各部分题目虽然看上去有些唐突,但它们可以使读者对事情有个大致了解并快速做出反应。备忘录通常要发送、贴、转寄,也就是说它们要迅速送到很多人手里。粗心就会出错,其影响会迅速扩大,为了纠正错误人们往往会写更多的备忘录。备忘录也要归档,这意味着它们将来有一天还会纠缠你。事实上"memo"来自于拉丁语"memorandum",意思是"必须记住的东西"。它的容可以分为以下几项：

书端〔Heading

收文人的、头衔、地址〔Addressee'sName,Title,Address

称呼<Salutation>

事因<Subject>

正文〔Body

结束语〔ComplimentaryClose

署名〔Signature其标准格式如下：Heading<书端>From<发文人>Date<日期>To<收文人>Subject<事由>Body<正文>〔二写作注意事项

1、书端〔Header/Heading部分包括发文机关的名称、地址、发文日期,有的还包括电报挂号、电传号、等。许多机关有自己特制的信笺,在写书端时,其格式和标点符号的使用与一般信件的写法相同。

2、称呼从左边顶格写起,对一般机关、团体的负责人一般用DearSir,对政府官员可用Sir。

3、在date,to,from,subject字样后填上相应的容。Date：<日期,如September12,2005>

To：<收文人/致,如AllFaculty>

From：<发文人/自,如JimB.Hardemann>

Subject：<事由/由,如FacultyMeeting>

日期：要采用正式的全部拼写。因为在有些国家,"12/01/05"是指"20XX12月1日",而在其他国家却是"20XX1月12日"。致和自：通常省去诸如"教授"或"先生"这类头衔。"自："后面写你名字的首字母大写,然后接你的姓。事由：要具体。例如：Date:January24,200To:F.PrefectFrom:A.DentSubject:MySuggestedRevisionstotheLocalDemolitionSchedule日期：20XX1月24日致：F.普里费科特自：A.邓特由：关于地方拆除计划的建议修订案

4、在上述字样下面空两行写正文,阐明写作原因〔purpose。采用回答记者问题的方式,回答：who,what,when,whereandwhy。

5、一般不用称呼和结尾礼词。

6、发文人的首字母写在与正文末行空一行的地方。

三、经典文

例1、Directions:Writeamemorandumofabout100wordstothestudentservicedepartmentandaskthemtofixatelephoneforeachdormitory.

MEMO

Date:August16,2006

To:Theleaderofstudentservicedepartment

From:LiMing

Subject:Telephone

DearSir,

Iwouldliketoremind备忘录日期:2006年8月16日致:学生服务部门领导从:明主题:亲爱的先生,我想提醒您,我们每一个宿舍都需要一部。作为大学生,我们需要应对日益增多的与老师、朋友和校外人士的交际。我们需要接收和发送信息,这对我们很重要。尽管我们大多数有手机和电子,宿舍中的毕竟是最方便和最便宜的交流工具。我希望您会注意这个问题并予尽快解决。问候。真诚的,明

例2、Directions:YouaresupposedtowriteaMemorandumofabout100wordstotheleaderofthesupplysectiontoborrowonemoremicroscopeforyourbiologicalexperiment.Itshouldinclude:

1>Whyyouneedthemicroscope.

2>Whenyouneedit.

MEMO

Date:July12,2006

To:Mr.Gates,leaderofthesupplysection

From:LiMingofthebiologicallaboratory

Subject:Microscope

DearSir,

I'mastudentofbiologydepartmentandwearebadlyinneedofanextramicroscopeinordertoimproveourexperimentalwork.

OurexperimentwillstartonFriday,sopleaseissueamicroscopetousassoonaspossible备忘录日期:2006年7月12日致:盖茨先生,供应科长从:明,生物实验室主题:显微镜亲爱的先生,我是生物系的学生,我们非常需要另外一台显微镜以改进我们的实验工作。星期五我们的实验将开始,所以请尽快配备显微镜以便我们能更好为实验做准备。致以亲切的问候。敬上,明

例3、Directions:Ifyouaretheteacherofthestudents’counselor’soffice:P.Steelpes,andyouhavereceivedaletterforrequestingforpaideducationleavefromastudent.Writehimamemotoreplyhimincludingdetails:

1>Theresultofhisrequirement.

2>Thereasonforrejecting.

3>somesuggestions

Youshouldwriteabout100words.

To:RecordsSection

From:P.Steelpes,CareerPlanning

Subject:RequestforPaidEducationLeave

Date:May22,2006InresponsetoyourrequestforoneyearofpaideducationleavetotakeadegreeinEnglishliterature,Ihavetoinformyouthatwecannotauthorizethisleave.

Whileweappreciateyourdesiretoimproveyourknowledge,wefeelthatEnglishliteratureisnotdirectlyrelatedtoyourpresentpositionandtothegoalsofthisorganization.

Iamawareofyourgreatinterestinliterature,andIwouldliketopointoutthatyoucouldgainadvantagetoapplyforleavewithoutpay.

Ifyouneedanotherinformationontheabove,donothesitatetokeeptouchwithmeatanytime.

P.Steelpes

注：本篇备忘录的格式很标准。致:档案科从:P.斯蒂尔皮斯,职业规划主题:要求有偿的教育事假日期:2006年5月22日谨复您的一年有偿的教育事假而取得英语文学学位的请求,我必须通知您,我们无法批准这事假。我们赞赏您改进知识的欲望,但我们认为,英国文学不是直接地与您的当前职位和跟机构的目标有关。我意识到您对文学有浓厚兴趣,我想指出,您能申请无薪休假。如果您需要其它关于上面的信息,请随时与我联系。P.斯蒂尔皮斯

例4、Directions:Youareasupervisorofabigcompany.Thechiefofoperationswantstoadoptthe"punch-in"systemtoincreaseproductivity.Writeamemototalkaboutthis:

1>Doesthe"punch-in"systembenefitthecompany?

2>Ifthecompanydoesn’tadoptit,whatelsecanwedotoincreaseproductivity.

Youshouldwriteabout100words.

To:DavidGreen,ChiefofOperations

From:TonyParty,Supervisor

Subject:Commentsonthe"Punch-in"System

Date:March.22,2006ThisisfurthertoyourmemodatedMarch.20,2005,inwhichyouproposedthatemployeesadoptthe"punch-in"system.

Ifullyagreewithyouthatwemustincreaseproductivity.Asfarasyourproposalthatifthe"punch-in"systemisadopted,wewouldhaveatightercontrolovertheemployeesisconcerned.However,Idon’tthinkso.Ipersonallythinkthat,toaccomplishthis,weshouldgivetheemployeesmoreincentivestoworkfaster.Ifeelthatifwe<thesupervisors>couldmeetwithyou,wecoulddiscussdifferentpossibilitiestocreatesuchincentiveness.

Yourconsiderationofthissuggestionwouldbeappreciated.

TonyParty

注：此篇是对一篇备忘录的回复。生产主管认为实行打孔考勤制度〔"punch-in"system,有利于增加生产效率,但督察却不这样认为。他认为"shouldgivetheemployeesmoreincentivestoworkfaster"。

致:大卫·格林,生产主管从:托尼·帕蒂,督察主题:关于打孔考勤制度的评论日期:2006年3月22日这是进一步来回复您20XX3月20日的备忘录,其中您提议雇员应采取打孔考勤制度。我完全同意,我们必须增加生产力。就您的提案,如果采取打孔考勤制度,我们可以更牢固地控制雇员。但是,我并不这样认为。我个人认为,为了完成这项工作,我们应该给予雇员更多鼓励使其更快地工作。我觉得如果我们<监督员>能和您会面的话,我们可以谈论创造这样激励的不同的可能性。我们非常重视您对这个建议的考虑。托尼·帕蒂

例5、Directions:YouareamanagerofadministrationofficenamingVera.M.Bradford.TheboardofdirectorshavedecidedtoanewtheFitnessCenter.Writeamemototellalltheemployeesthat:

1>Howlongwillthisprojectbelastfor?

2>Welcometheemployeestoprovidesuggestions.

Youshouldwriteabout100words.

To:EveryEmployees

From:BrianAponte

Date:November18,2005

Subject:FitnessCenterTheboardofdirectorsapprovedtheideaforanewFitnessCenter致:每个雇员从:布赖恩・阿庞特日期:2005年11月18日主题:健身中心理事会昨天在会议上批准了为健身中心更新设备的建议。健身中心的更新工作从现在开始,应该在90天之完成。每个部门都将有一个雇员代表来决定设备类型和可用项目。我们非常高兴能提供有助于所有我们雇员的身体健康的设施。您的工作小组的代表将很快与您联系,了解您关于活动和设备的建议。布赖恩・阿庞特管理办公室经理例6：考研样题：Directions:Youareanactivememberofthestudentnewspaper.Thenewspaperiscurrentlylookingforajournalistforthesummersemester.Writeamemothatwillappearinthenewspapernextweekdescribingthepositionavailable.Youshouldwriteabout100wordsonANSWERSHEET2.文：Date:October10,2005To:AllstudentsFrom:A.ButtleSubject:JournalistPositionAvailablefortheSummerSemesterThestudentnewspaperiscurrentlylookingforajournalistforthesummersemester.Applicantsshouldcurrentlybestudyingattheuniversity,andshouldpreferablyhaveatleasttwoyears’writingexperience.Thesuccessfulapplicantwillbeexpectedtowritetwoarticleseveryweekonhappeningsinthecityandoncampus.ThepositionwillcommenceattheendofMayandwilllastthroughtotheendofAugust.Thesalaryforthepositionisnegotiableandwillbebasedonexperience.Ifyouareinterested,pleasesendyourresumetothecampusnewspaperoffice.日期：2005年10月10日致：全体学生自：A.巴特尔事由：夏季学期记者招聘学生报正在招聘夏季学期的记者。条件是应聘人应是本校的在校生,最好至少有两年的写作经验。被聘者将每周写两篇关于这个城市和校园的报道。工作是从五月底开始,一直持续到八月底。工资待议,且会以其经历为依据。感兴趣者,请把你的简历寄到学校报社。Notes：1."remind"一词用法比较多,可以在后面直接接人或宾格,如"提醒我"译为"pleaseremindme"。如果提醒某人某事则用"remindsomebodyofsomething",也可以在后面加从句,即"remindsbthat","remind"还有一个意思为"使想起"同样用"remind…of…"的结构,应注意与提醒某事区分。

2.文中的"badly"是"非常的,迫切的"意思。3.短语"inorderto"同下句的"sothat"意思是一样的即：为了,目的是。不同的是前者后接动词原型而后者常跟目的状语从句,类似的短语还有"inorderthat",用法与"sothat"相同。

4.inresponseto反馈。如,Inresponsetoyourinquiry…谨复阁下询问……5.request〔n.for要求,请求。如,repeatedrequestsforhelp一再请求帮助；makearequestforquiet请求安静。6.beawareof注意到、当心。e.g.Wearenotfullyawareofthegravityofthesituation.我们十分明白形势的严重性。7.pointout指出。e.g.pointoutamistake指出错误Canyoupointoutthemanyoususpect?你能把你怀疑的那个人指出来吗？

8.incentiven.动机,刺激,鼓励。三、常用句型USEFULEXPRESSIONS1.TherearetwoproblemswhichIwouldliketobringtoyourattentionconcerningthestaffchangesinmyDepartment.就我部人事变动事宜,我有两个问题向你汇报。2.IwouldsuggestthatweapproachtheworkersunionandaskMr.ChenXingtoretireinthenewyear.我建议与工会联系,劝星明年退休。3.Withaviewexpandbusinessformutualbenefits,AandBhaveagreedtoenterintoacostumesjointventurecompanytobeestablishedinOctober,2006inGuangzhou,,GuangdongProvince,P.R.China.为扩大业务、互利互惠,A和B经协商,决定于20XX1月在中国建立合资公司。4.Thetwopartieshavereachedthefollowingunderstandings:双方达成以下共识：5.TheBoardofDirectorswillbestructuredaccordingtotheratioofshareholding.董事会组成由双方的股份比例决定。6.AnHonoraryChairmanistobeselectedbyAandBinturn.名誉董事长由A和B双方轮流担任。7.Theperiodofcooperationissetfortenyears.合同期限为10年。8.Inadditiontoreadingtheinstructionbook,letusexplaintheproceduresasfollows:除了看说明书外,我们将操作步骤解释如下：9.YourrequestforreimbursementfortravelexpensesforyourOctober3to9triptoNewYorkisnowbeingprocessed.你10月3日至9日到纽约市的出差费用报销申请正在审理中。10.Wewillissueyourreimbursementcheckwithinthreedaysafterreceivingthereceipts.我们收到收据后3天就会给你开出报销支票。11.PleasereserveandprepareBanquetRoomLforaluncheonmeetingofoursalessupervisorsfrom12:00p.m.to3:00p.m.onJune10.请预定和准备好L号宴会厅,我们的销售主管在6月10日中午12点到下午3点要举行午餐会议。12.Becausewewillsetsalesquotasandplanstrategyfornextyear,pleasemakethesearrangements:因为我们要为明年订好销售额,并制定销售策略,因此请做好如下准备：13.Ihavereviewedyourrequesttoseelastquarter’ssalesrecordsbyApril5.我收到了你要查看4月5日前有关上季度销售记录的请求。14.Callmeatextension3333ifyouneedanythingelse.如果你还需要别的什么,请拨打3333分机。练习ExercisesI.Fillintheblankswithproperwords模版填空1.TO:______[person’sname],SalesManager

FROM:________[person’sname],PersonnelManager

DATE:______________[DATE]

SUBJECT:ApplicantsforSalesPost

Attachedaretheresumesandcertificatesoffourapplicantswhohaveappliedforyourdepartmentposition.

Pleaseevaluatetheseapplicantsandthenrecommendpeopleyouwanttointerviewtome.AssoonasIhavethenames,I