浅析企业的职务分析与设计

浅析企业的职务分析与设计

it行业是一个知识渊博的行业。人们的重要性是第一位的。没有知识的人无法发展知识行业。产业竞争首先是人才竞争。因而,IT企业在发展中要十分重视人力资源的重要性。但在现实中,我国的很多IT业,对资本的依附性过高,认为目前制约IT特别是计算机、网络等行业发展的关键是资本的短缺,其实不然。我国IT业的发展急需具备“技术+市场”的复合型人才,而现在的情况是,国内这方面的人才流失严重,国内IT业很难留住一些顶尖级人才。没有人才,要开发出领先的技术是不可能的。因此,IT业应该从追逐资本中走出来,设法去寻求企业更需要的人才。很多企业经理人常说,企业留人太难了,所以他们常常把注意力放在如何留人上,从而忽视了非常重要的一关,即招聘。其实,企业留不住人的一个很重要的原因就是招聘失误所导致的。招聘成功了,留人就成功了一半。因此,企业要想减少企业人才流失,首先要从招聘抓起。一、就业分析和就业能力分析是公司招聘和管理的平台1.完善了企业薪酬制度,提高了员工对于工作的认职务分析,也叫工作分析,是指根据工作的事实,分析其执行时所需要的知识技能与经验及其所负责任的程度,进而确定工作所需要的资格条件的系统过程。职务分析是人力资源管理最基本的工具,也是人力资源管理中十分重要的一项工作:它为应聘者提供了真实的、可靠的需求职位的工作职责、工作内容、工作要求和人员的资格要求;为选拔应聘者提供了客观的选择依据,提高了选择的信度和效度,降低了人力资源选择成本;为绩效考评标准的建立和考评的实施提供了依据,使员工明确了企业对其工作的要求目标,从而减少了因考评引起的员工冲突;它明确了工作的价值,为工资的发放提供了可参考的标准,保证了薪酬的内部公平,减少了员工间的不公平感;明确了上级与下级的隶属关系,明晰了工作流程,为提高职务效率提供了保障;它也使员工清楚了自身工作的发展方向,便于员工制定自己的职业发展计划。可以说,职务分析是现代人力资源管理所有职能的基础和前提,只有做好了职务分析与设计工作,才能据此有效完成其他人力资源管理工作。对于企业人力资源管理中的招聘管理来说,职务分析是进行人员招聘的一种依据,一线经理提出用人申请,人事部门在发布招聘启事、甄选面试时,都离不开它。2.团队建设的能力表现所谓胜任力是指在特定工作岗位、组织环境、文化氛围中有优异成绩者所具备的任何可以客观衡量的个人特质。胜任力包括:(1)完成任务能力:以业绩为导向能力、绩效管理、影响力、主动性、工作高效率能力、灵活性、创新能力、质量关注意识、不断改进的能力;(2)人际交往能力:团队合作能力、服务意识、人际意识能力、对组织认识能力、建立良好关系能力、解决冲突的能力、沟通能力、跨文化的敏感意识;(3)个人素质能力:正直诚信、自我发展能力、决断能力、决策素质、应对压力能力、分析思维能力、概念思维能力;(4)管理能力:团队建设能力、激励能力、授权能力、培养他人能力;(5)领导艺术能力:远见卓识、战略思维能力,开拓进取能力,管理变革过程能力,确立工作重点能力。3.是树立促进员工流失的理念。在岗位职务分析和胜任力分析不仅仅是企业招聘管理的平台,它也是整个人力资源管理活动的平台,因为职务分析和胜任力分析是人力资源管理工作中其他所有工作的最根本和较为稳定的基础,而这种基础作用在员工招聘中体现得更充分一些。对于IT企业,或者说对整个IT行业来说,变革是很经常的事。组织结构的频繁调整,人事的变化,部门职能的变化,都会相应地导致职位的工作内容发生变化。在变化如此迅速的时代,有人疑惑:企业还需要职务分析和职位说明书吗?因为,常常是职位说明书刚写完,职位就又调整了,整天忙着招人,根本没有时间也没有必要去写什么“职位说明书”。其实,越是在这个时候,就更需要对职位进行分析、编写职位说明书。有了职务分析和职务说明书,企业在招聘时才能做到心中有数,才可以减少由于人员盲目迅速膨胀和组织经常变动所带来的风险,努力避免员工进出频繁、职责不清、角色冲突、无法考核、培训不力等混乱状况,从而降低人力资源管理成本。有了职务分析和职务说明书,并不意味着就可以进行成功的招聘,因为,职务分析和职务说明书只能说明,在一般意义上企业的各个岗位需要什么条件的人选,但它不能说明招进来的人员是否能够真正胜任该项工作。要想了解应聘人员对应聘岗位是否具有胜任力,还需要对其进行胜任力分析。在此两项工作的基础上进行招聘、遴选,所选之人与企业的满意度必然要高一些。从人力资源管理的角度来说,要做好招聘工作,应该从两方面入手:一是进行职务分析和职务说明书的编制;二是进行应聘人员胜任力的分析。在职务分析和胜任力分析的基础上进行人——职匹配。职位要求与人的胜任力拟和程度越好,一个人的工作业绩和满意度就会越高;好业绩者能胜任他所在的职位,就不会被辞退,而满意度高的人又很少会跳槽。在此基础之上进行的招聘,会使企业对职工胜任力的满意度与职工对岗位的满意度都会大大提高,企业的人员流失率会大大降低。由此可见,职务分析和胜任力分析是企业招聘管理的基础和平台。二、职务分析方法的选择如前所述,IT企业组织结构调整频繁,部门职能变化快,人事变化快,相应地导致职位的工作内容发生变化。针对IT企业的以上特点,在作职务分析和编写职位说明书时,要因行业而宜。一般情况下,职务分析的内容主要包括:工作性质分析、工作任务量分析、工作规范分析及工作人员的条件分析,人事心理学家从人力资源管理的角度把职务分析概括为6W1H的公式,即:1.WHO:谁来完成这项职务;2.WHAT:这项职务具体做什么事情;3.WHEN:职务时间的安排;4.WHERE:职务地点在哪里;5.WHY:他为什么履行职务(职务的意义是什么);6.FORWHO:他在为谁履行职务;7.HOW:他是如何履行职务的。进行职务分析的方法一般分定性分析方法和定量分析方法两类,定性分析方法包括观察法、面谈法、试卷法、工作实践法和典型事件法等;定量分析方法有职能工作分析、职位分析问卷调查系统等。结合IT企业的特点,IT企业职务分析适宜于定量分析方法,即:职能工作分析、职位分析问卷调查法。职能工作分析(FunctionalJobAnalysis,FJA)是由美国培训就业局开发的一种职务分析方法。FJA方法是利用了一个目录,其中包括了各种类型的职能或构成任何工作的活动,假设每种工作包括某些职能,最基础的三种常见职能是:数据、人员、事物。把这三种职能再进行细分,形成一系列员工职能范围的等级制度。工作分析人员在研究受评议的工作时,先为三种职能确定职能等级,然后通过分配一定的百分比给每一种职能,以反映出在这一职能中员工相对的参与程度。最后得出一个量化的工作。职位分析问卷调查(PositionAnalysisOuestionnaire,PAQ)是1972年由麦考密克提出的一种实用性很强的职务分析方法,PAQ包括194个项目,其中的187项被用来分析完成工作过程中员工活动的特征。PAQ中的所有项目被分为6个部分,职务分析人员要将各种项目分成几个方面进行分析,并给出几方面的6分制的评分等级。职务分析的结果是编制职务说明书。在IT行业,由于人员与组织结构经常变动,职位说明书如果不能适应这种变化及时修正,就会很快过时。此时,职位说明书的格式应当简洁实用,突出重点,项目不应贪多。在描述职责时,尽量多用概括性、通用性的语言,以使职位说明书能有相对较长的稳定性。同时应加强上下沟通,避免出现上层人员热血澎湃、调整方向过快,而基层员工面对变化却无所适从、仍旧原地踏步的情况。编制职务说明书时要重视一线经理的作用。编制职务说明书不仅仅是人事部门的事,人事部门的责任是提供一种格式和方法,培训一线经理如何编写并运用职位说明书,同时要对一线部门所撰写的职位说明书进行审核。一线经理是具体的编写者,所以要经常审视下属的工作内容是否变了,工作要求(衡量标准)、组织关系是否变了,如果有变化,应马上更新职位说明书。另外,职位说明书仅描述职位本身所具有的特性,与从事或即将从事此工作的具体人员无关,编写时不应掺杂着现有任职者的身影,否则会影响其客观公正性。三、基于胜任力的工作绩效预测胜任力(Competency)是20世纪70年代初由著名的组织行为研究者提出的。1973年,DavidC.McClelland发表《测量胜任力而非智力》,引发对胜任力的研究。1991年,R.M.Guion认为,工作胜任力是个体内在的一些基本特征,它表明个体在不同时间和情境下普遍的思维方式与行为方式。1993年,Woodruffe及Charfes指出,胜任力是在某一情境中完成工作任务所必需的一系列行为模式,这些行为与高工作绩效有关,并且通过工作中的高绩效个体得以具体表现。L.M.soencer(1993)认为,工作胜任力是在工作中与优秀绩效有因果关系的个体基本特征。基本特征意味着,胜任力是个体人格结构中相当深层且稳定的部分,它能够引发并且通过它可以预测个体在各种情境和工作任务中的行为。与优秀绩效有因果关系则意味着,胜任力影响着个体的工作绩效水平,通过它可以预测个体的工作绩效。Spencer认为,工作胜任力包括五方面的基本内容,即动机、特质、自我概念、知识和技能。特质是对情境或信息做出的一类反应。例如,在压力下对情绪的自我控制即是一种对情境的反应;自我概念是个体的态度、价值观或自我形象。例如,自信是个体对自己能力的认同和确信,通过研究个体的价值观能够预测他在短时间内或处于某种职位情境时的工作行为(McClelland,Koester&Weinberger1990);知识是一个人在某一领域所掌握的信息,这种胜任力的突出特征是区别于学术性知识,它指的是运用于实践工作中的知识;心理或认知技能胜任力包括分析思维(处理知识和数据、决定因果、组织数据和计划)和概念思维(在复杂数据中再认出模式来)。知识和技能胜任力是可见的、相对表面的人的外显特征,动机和特质是更隐藏的、位于人格结构的更深层,自我概念位于二者之间。企业在进行员工招聘时进行胜任力分析,主要是对应聘人员进行两方面的评价:一是基本素质与发展潜能评价;二是岗位胜任力评价。这两方面胜任力的评价,可以采用多种方法:(1)运用行为事件面试技术(BehavioralEventInterview简称BEI)来确定基本工作胜任力因素;(2)从分析现实工作中的人(personinthejob)及其开放性的行为开始,考察个体在自己的组织和文化环境中的实际工作行为,通过面谈未发现与工作中的成功事件相伴随的心理与行为因素,最终归纳出能够导致优秀绩效的那些心理与行为因素。例如,在Spencer的胜任力研究中,让被试者以短故事方式描述三个最成功和最失败的工作事例。(3)运用测评系统对应聘人员胜任力因素中的性向、职业适应性、专业技能、基本素质及潜能等进行测评。该测评系统应包括若干子系统,如性向测评子系统、职业适应性测评子系统、专业技能测评子系统、基本素质及潜能测评子系统等。性向测评子系统主要是对被测者的个性及兴趣进行测评,以寻求与其自身匹配的职业。职业适应性测评子系统主要是从个体的需求、动机、兴趣等方面考察一个人与所从事的岗位之间的匹配关系,以了解个体对生活目标及工作岗位的实际追求和愿望。专业技能测评