电子文件载体保护的几点思考

电子文件载体保护的几点思考

由于要以删除计算机并保存电子文件，大量电子文件仍需使用软磁盘保存。所以,软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点,必须制定保护措施。一、保护软磁盘1、统一的硬盘规格使用3.5英寸的厚盘保存2、保存时间不同软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命,高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年,而低质量软磁盘往往不到-年,就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品,所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。3、环境空气温湿度要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里,环境空气相对湿度控制在40%一50%,温度控制在14-24℃。4、加强病毒预防要求各业务部门加强计算机的病毒检测,确保保存电子文件的磁盘不带病毒,并将磁盘经常置于保护状态。5、电子文件含签名有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名,如果密码或文件名被遗忘,电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。6、如果条件允许，将存储在电子文件的软磁盘载体替换为cd，便于长期保存二、cd保护1、排放和使用标准光盘的存放应置于盒中直立放置,避免大量堆叠,以防光盘翘曲,在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。2、良好的温度和湿度环境高温会使光盘氧化、变形或老化,潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14-24℃,相对湿度40%-65%。3、盘过老化光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感,阳光的直射会使光盘过早老化。因此,光盘要十分注意避光。不管磁盘还是光盘,定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施,磁盘每2年,光盘每5年转储一次,转储后的载体与原载体同样编号保存。三、电子文件与传统纸质档案在保护技术上的差别电子文件以其载体和载体与信息结合方式的特殊性对传统档案保护理论造成很大的冲击,电子文件与传统纸质档案在保护技术上有很大的差别,这些差别将是电子时代档案保护技术的新领域。1、纸质档案的材料和载体纸张的耐久性取决于纤维素的性质,尽管纤维素在一定的条件,如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等下,可发生水解和氧化反应,但只要我们在档案保护过程中,注意排除发生两大化学反应所需要的条件,就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用,它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点,直接影响信息再现。2、档案影响程度的差异(1)温湿度影响的差异。不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言,高温高湿,可促进纸张发生水解-氧化反应,加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响,也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。实验证明,保存纸质档案的标准温度为14℃—24℃,相对湿度为45%—60%,而保存电子文件的理想温度为16℃—20℃,相对湿度为40%±5%,可见,温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。(2)灰尘影响的差异。灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。综上所述,灰尘均可以损坏纸张和电子文件载体。只是对纸张而言,即使灰尘已经对其产生实质性的损害,如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等,也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害,载体上所记录的信息可能会局部丢失,在计算机系统上便无法读出原始信息,使电子文件失去保存价值。因此,防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义,在电子文件形成和使用过程中,要采取严密的防灰尘措施。(3)外来磁场和机械震动影响的差异。磁场和机械震动对纸质档案无任何影响,而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体,能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化,造成信号失落或信噪比降低,破坏记录信息,影响读出效果。(4)光线和有害气体影响的差异。光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解氧化反应,导致纸张强度的降低。具有酸性和氧化性,在一定条件下,腐蚀、破坏磁性载体和光盘,致使盘基、带基、老化、变质和磁粉脱