办公软件应用技巧培训

培训内容培训目标WPSOffice简介与MSOffice的版本比照文件的格式及建立方式WPS实用功能与技巧WPS文字、表格、演示插入图片的方式比照WPS表格生成图表功能WPS表格函数〔统计及数据比照〕WPS文字“邮件合并工具〞功能WPS演示模板套用WPS应用小技巧问题&讨论1整理课件一、培训目标熟悉WPSOffice的高级功能提高日常办公效率解决日常工作中的WPS应用问题2整理课件二、WPSOffice简介

1.与MSOffice的版本比照软件功能WPSOffice2010MSOffice2003表格WPS表格Excel公文WPS文字Word幻灯片WPS演示PowerPoint3整理课件2.文件的格式及建立方式软件格式功能WPSOffice文件格式MSOffice文件格式表格WPS表格文件*.etWPS表格模板文件*.ettExcel表格文件*.xlsExcel表格模板文件*.xlt文字WPS文字文件*.wpsWPS文字模板文件*.wptWord文字文件*.docWord文字模板文件*.dot演示WPS演示文件*.dpsWPS演示模板文件*.dptPowerPoint演示文件*.pptPowerPoint演示模板文件*.pot4整理课件三种建立方式：模板建立建立空白右键菜单建立建立方式一：点选“开始〞菜单“WPSOffice个人版〞中相应WPS软件，开启软件5整理课件如图，可选择在线模板或本地模板建立方式二：同上，也可以选择新建空白文件6整理课件建立方式三：不推荐点击右键弹出右键菜单中〞“新建〞菜单中选中需要新建WPS文件类型，如“WPS表格工作簿〞7整理课件修改文件名称双击文件即可进入编辑注意：方法三生成的档案是WPS专用格式，会造成其他公司电脑无法翻开8整理课件三、WPS实用功能与技巧

1.WPS文字、表格、演示插入图片的方式比照标准正确操方式翻开表格文件点击“插入〞菜单下“图片〞子菜单中的“来自文件〞9整理课件弹出“插入图片〞对话框选择需要插入的图片点击“翻开〞，完成插入图片10整理课件非标准操作方式敲击键盘PrScrn建或使用截图软件Ctrl+Alt+A进行获取图片翻开演示文件按Ctrl+C粘贴图片，完成图片插入11整理课件标准操作与非标准操作的显示效果完全一致12整理课件非标准操作标准操作开启速度慢快占用空间、电脑资源大少13整理课件2.WPS表格生成图表功能开启表格文件选中需要制表的内容14整理课件点击“插入〞菜单下“图标〞15整理课件弹出“图表类型〞向导对话框选择你所需要图表类型，能看到简单的图表预览预览双击其图标16整理课件将出现“配色方案〞，可根据需要选择方案，到达美化图表的作用选完图表类型点击“下一步〞17整理课件出现“数据源〞对话框“数据区域〞选项卡中选定表中数据的来源指定数据源的行列格式〔系统会自动判断，也可手动指定〕点击“系列〞选项卡18整理课件添加或删除“系列〞选择“分类(X)轴标志〞点击“下一步〞19整理课件出现的“图表选项〞对话框可以在“标题〞选项卡中输入 “图表标题〞 “分类轴〞 “数值轴〞可以马上看到预览效果如图20整理课件点选“坐标轴〞选项卡对“主坐标轴〞进行调整21整理课件点选“网格线〞选项卡对“分类(X)轴〞、“数值(Y)轴〞选择是否增加主、次要网格线22整理课件点选“图表〞选项卡设定是否“显示图例〞设定图例在图表中的“位置〞23整理课件点选“数据标志〞选项卡设定“数据标签包括〞的内容24整理课件点选“数据表〞选项卡勾选“显示数据表〞点击“完成〞按钮25整理课件生成图表如下图出现“图表〞工具条选中图表调整其到适宜大小26整理课件在“图表〞工具条中选择“系列完成率〞27整理课件再选择图表类型为“折线图〞这样在同一图表中便可包含两种不同的图表类型28整理课件选择“完成率〞的折线单击鼠标右键右键菜单中选择“数据系列格式〞29整理课件弹出“系列完成率格式〞对话框30整理课件选择“坐标轴〞选项卡在“系列绘制在〞中选“次坐标轴〞点选“确定〞按钮31整理课件如图产生一条次坐标轴在次坐标轴上点右键选择“坐标轴格式〞32整理课件弹出“次数值轴格式〞对话框33整理课件选中“数字〞选项卡选择“分类〞中的“百分比〞格式(因为“完成率〞是以百分比来显示的，所以要选择百分比格式〕34整理课件完成图表结果如下图35整理课件3.WPS表格函数〔统计及数据比照〕

统计函数：COUNTIF(区域，条件)

作用：用于统计区域内满足条件的记录个数如下图36整理课件先点选单元格再点击“插入〞菜单中“函数〞功能37整理课件弹出“插入函数〞对话框38整理课件选中“全部函数〞选项卡点选“或选择类别〞中得“统计〞，将所有统计函数列出来39整理课件选择“COUNTIF〞函数点“确定〞按钮40整理课件弹出“函数参数〞对话框点选“区域选择按钮〞41整理课件鼠标框选非空数据区域再点“区域选择按钮〞返回函数参数设定画面42整理课件输入“条件〞点击“确定〞按钮完成函数参数设定43整理课件结果如图44整理课件数据比照函数：VLOOKUP(查找值，数据表，列序数，匹配条件)

作用：在匹配条件为假时，返回查找值在数据表中对应的列序数中的数据实例为，表2中人员工资数据取来自表1中的对应数据45整理课件点击“插入函数〞按钮弹出“插入函数〞对话框选择“查找与引用〞类别46整理课件选择VLOOKUP函数点击“确定〞47整理课件输入查找值数据表序列数匹配条件按“确定〞按钮完成48整理课件将表格G19一拖拽，公式便应用到下面的表格中49整理课件结果如图50整理课件“邮件合并工具〞功能应用：批量打印：打印邀请函、打印工资条批量生成文件：制作人事文档批量发邮件：发邀请邮件“邮件合并工具〞功能应用条件：WPS文字文件〔相当是模板文件〕数据文件〔数据源〕4.WPS文字“邮件合并工具〞功能51整理课件开启WPS文字文件点选“工具〞菜单下“邮件合并工具栏〞52整理课件出现“邮件合并工具栏〞点选“翻开数据源〞53整理课件弹出“选取数据源〞对话框选择数据文件，点“翻开〞54整理课件弹出“选择表格〞选择相应数据表单如：Sheet1$点“确定〞55整理课件点“收件人〞按钮56整理课件在弹出“邮件合并收件人〞中选择相应数据记录点“确定〞57整理课件将光标设定到需要插入数据的位置点选“插入合并域〞按钮58整理课件弹出“插入域〞对话框选择“域〞中“姓名〞点击“插入〞插入完成后，点选“取消〞59整理课件插入数据后如图60整理课件合并到新文档将数据与文件合并后生成一个文件，适合打印工资条等应用61整理课件合并到不同新文档将数据按记录条数合成成记录数个文件，适合应用生成人事资料等62整理课件合并到打印机将合并后的数据进行输出作业，适合打印工资条等应用63整理课件合并到电子邮件合并后作为电子邮件按指定邮件地址进行发送，适合发送邀请函应用64整理课件点击“合并到电子邮件〞弹出““合并到电子邮件〞对话框在“邮件选项〞“收件人〞中选数据的邮件〔地址〕项输入“主题行〞点“确定〞65整理课件出现“文件转换〞对话框能看到“预览〞信件内容确认无误后点击“确定〞66整理课件弹出“OutlookExpress〞发送确定框点“发送〞就将合并好的邮件发送出去67整理课件如图，完成批量发送邮件68整理课件5.WPS演示模板套用开启“WPS演示〞可以选择“在线模板〞可以选择“我的模板〞也可以“切换到本地模板资源〞选择模板类型如：选择“报告总结〞再双击“年终总结〞69整理课件经过短时间Download,“年终总结〞模板被开启70整理课件点击各页面进行相应修改、输入数据便可完成一个漂亮的年终总结报告模板就是要简化我们制作演示文档的繁琐71整理课件6.WPS应用小技巧WPS设定用户信息修改文件编辑者信息WPS方便的人民币格式表格文件中得数字格式能快速转换成人民币格式WPS文件转PDF档案如果有需要，文件档案能通过WPS直接转成PDF档案72整理课件开启WPS软件点选“工具〞菜单中的“选项〞功能WPS表格、文件、演示的“选项〞都在“工具〞菜单下WPS设定用户信息73整理课件选择WPS表格“选项〞的“常规与保存〞选项卡输入“用户名〞点击“确定〞完成74整理课件选择WPS文字“选项〞的“用户信息〞选项卡输入“用户信息〞点击“确定〞完成75整理课件选择WPS演示“选项〞的“常规与保存〞选项卡输入“用户信息〞点击“确定〞完成76整理课件WPS方便的人民币格式开启表格文件框选要转换格式的数字区域77整理课件框选区域上点鼠标右键弹出右键菜单中选择“设置单元格格式〞78整理课件在“数字〞选项卡中，选中“特殊〞分类再选中“人民币大写〞点“确定〞完成79整理课件转换出结果如下图80整理课件WPS文件转PDF档案