文件控制程序

重庆安来动力机械有限公司管理原则重庆安来动力机械有限公司管理原则APQP-4.2-002文献控制程序版本号：B密级：JM编制：审核：标准化：审定：批准：共享：重庆安来动力机械有限公司全体员工-09-05公布-10-01实施重庆安来动力机械有限有限公司发布目录第1条目的和范畴第2条引用原则第3条术语和定义第4条职责第5条程序第6条支持文献第7条统计第1条目的和范畴1.1目的通过对重庆安来动力有限公司（下列简称安来公司）质量管理体系的文献进行控制，确保各有关场合使用的文献为有效版本，特制订本程序。1.2合用范畴本程序所指文献是指公司因业务需要编制、接受的文献或所掌握的情报、数据的统计。但是,公司以外的公开发行刊物(书籍、杂志)除外。第2条引用原则2.1GB/T19000-《质量管理体系基础和术语》2.2GB/T19001-《质量管理体系规定》2.3APQSB0001《质量手册》第3条术语和定义本程序使用GB/T19001-idtISO9001∶《质量管理体系基础和术语》原则和安来公司质量手册第4.2.3条的规定编制中的术语与定义。第4条程序执行者及职责4.1总经理、各副总和管理者代表负责职权范畴内的文献的审核和同意。4.2各部门部长负责组织编制、整顿和维护本部门各类文献，并负责按规定的规定进行报批、标记和使用。4.3品质部负责质量手册和程序文献的编制、发放、修改、存档；种类认证资料、专利申报、知识产权资料、法律、法规、原则等文献管理的归口、存档。4.4管理部负责文书、文献、证件的归口管理。4.5进出口公司负责进出口合同、销售订单的归口、存档。4.6销售部负责销售合同、销售订单的归口、存档。4.7采购部部是采购合同、计划、订单的归口、存档。4.7技术部负责技术文献的归口、存档。程序正文5.1文献控制流程见图1。5.2文献的分类文献分为内部文献和外来文献两大类；文献能够呈任何媒体形式，如硬拷贝或电子媒体。5.3内部文献的编制5.3.1质量管理体系文献：质量手册、程序文献、支持文献，由品质部负责组织有关部门编制；5.3.2技术文献由品技部、研究所负责编制；5.3.3合同文献由采购部、销售部、进出口公司负责组织编制；5.3.4文书文献由总经办负责组织编制；5.3.5各职能管理部门在其职能范畴内的文献由各职能部门负责编制。5.4文献编号5.4.1品质部负责质量管理体系文献的编号。技术部负责技术文献的编号，采购部部、销售部、进出口公司负责合同文献的编号，总经办负责文书、文献的编号；5.4.2外来文献保存原文献编号；5.4.3文献编号规则5.4.3.1质量管理体系文献编号·质量手册APQS-B-001编号版本号质量手册公司原则公司代号·程序文献（二级文献）APQP–X.X.X-XX-B版本号：序号原则条款编号程序文献公司原则公司代号·作业指导书（三级文献）APQL–XX-XXB版本号次序号部门代号三级文献公司原则公司代号·统计表单编号XX-XX–XXX-XX部门代码次序号编制月份编制年份公司各部门的代码，以下表所示：NO123456789部门技术品质管理物控采购生产财务计划销售代码JSQCGLWGCGSCCWJHXS5.4.3.2外来文献的办法：原来有编号时，使用原来的编号；如果原来没有编号时，使用公司的编号，如APEF–XX-XXX-X版本号次序号部门代号外来文献公司代号5.4.3.3合同文献CG[201]第号版本号年份号文献属性（★）★符为CG（“采购合同”中的“采购”二字汉语拼音的首位大写字母），按合同实际性质来拟定，“XS”即代表为销售合同，“CK”即代表为出口合同。5.5文献的审批5.5.1公司内部与质量管理活动有关的全部文献公布前，必须通过有关人员审批，以确保文献的充足性和适宜性。5.5.2质量手册由管理者代表审核，总经理同意。5.5.3程序文献由各有关部门负责人审核，管理者代表同意。5.5.4技术文献的审批，执行《文献控制程序》。5.5.5合同文献的审批执行《合同订单评审管理程序》、《采购控制程序》。5.5.6文书文献由行政部办负责审核，由分管领导负责审批。5.5.7外来文献由行政部识别其合用性，填写“收文解决单”并注明拟办意见报总经理或分管副总经理，按其阅批意见解决，同时由行政部进行分类登记。5.5.8外来文献中的技术文献由技术副总按《技术文献管理方法》的有关规定执行.5.6 文献的标记5.6.1文献分为受控文献和非受控文献。受控文献范畴涉及：质量管理体系文献、技术文件、合同文献以及文书文献、外来文献；注：有明确执行期限的文献，在执行期内按受控文献控制，超出执行期时转为非受控，原件视同统计进行控制。5.6.2文献的标记为完整的文献编号加分发号，在公司内部门使用文献标记时允许省略公司原则码，在不会混淆时也可省略版本号和分发号。5.6.3受控文献中质量手册、程序文献需加盖受控章和编分发号，其它受控文献与否需加盖受控章由文献发出部门拟定。全部受控文献需列入“受控文献清单”作为标记。注：有明确执行期限和执行范畴的文献,能够不加盖受控文献章.5.6.4技术文献的标记按《技术文献管理方法》执行.5.7 文献的发放5.7.1受控文献发放前，由文献编制部门拟定发放范畴，经有关负责人同意后，由编制部门负责其发放；5.7.2文献领用人在“文献发放记录表”上签名后领取；每份文献都应注有不同的分发号或分发标记，方便追溯。5.7.2.1质量手册和程序文献,每份文献都应标注分发号。用于存档的原件分发号为0号。5.7.2.2其它文献与否需要分发标记和标记办法由文献归口部门根据追溯需要决定。5.7.3外来文献需要转发执行时，由受理部门负责复制或转化并视同内部文献进行发放和控制。5.8文献资料的复制与换发5.8.1加盖受控章的文献不得私自复制。当需要增印、复制时，由文献首发部门填写“受控文献复制（换发）审批表”，报分管领导审批后增印或复制。5.8.2当文献（普通指受控文献）严重破损，影响使用时，文献使用人应到该文献受控文献复制（换发）审批表”。5.8.3当文献（普通指受控文献）领用人将文献丢失，应办理重新领用手续，同时填写“受控文献复制（换发）审批表”作出阐明。文献管理员在补发文献时应给与新的分发号，登入“文献发放统计表”，并注明丢失的文献分发号作废。5.9文献的更改5.9.1文献（除技术文献外）需要更改时，由更改部门填写“文献更改申请单”，阐明更改因素。对重要的更改（如技术参数）要附有充足的证据阐明。5.9.2文献更改应由原审批人审批。若需由其别人审批应经授权并获得审批所需根据的有关背景资料。5.9.3文献更改同意后，由更改部门发出“文献更改申请单”或采用换页,文献持有部门资料员或持有者对文献进行更改或换页并作更改统计。5.9.4合同文献更改按有关合同的控制程序进行。5.9.6文献的评审与更新5.9.6.1文献公布后，当外部环境发生重大变化、内部机构发生重大调节或领导认为必要时，编制部门根据使用状况对文献的充足性和适宜性进行评审；5.9.6.2当评审结论是文献不需更新时，由有关负责人批精确认后继续使用该文献；5.9.6.3当评审结论是文献需要更新时：由原文献编制部门负责对文献进行更新,更新程序按5.8.1～5.8.4条执行.5.9.6.4对外来文献的有效性进行评审，与内部文献相似。5.10文献的换版与作废5.10.15.10.2作废文献由文献管理员按文献签收登记收回并统计。作废文献加盖“作废”标记。文献管理员填写“文献、统计留用/销毁审批表”，经文献控制部门负责人同意后统一销毁。需作历史资料保存的作废文献，申请人填写“文献、统计留用/销毁审批表”，经文献控制部门负责人同意后，由文献管理员加盖“作废留存”标记后，方可保存。5.11文献的归档和管理5.11.1质量体系文献由品质部负责归档和保管，文书文献由管理部负责归档和保管，技术文献由管理部负责归档和保管，合同文献中产品销售合同文献、物资采购合同文献正本由财务部负责归档和保管，副本由有关部门负责归档和保管，价格合同正本由财务部负责归档和保管，副本由采购部负责归档和保管，对外开发合同由研究所负责归档和保管，技术文献的归档管理由技术部负责；宣传、广告、人事类合同由管理负责归档和保管；5.11.2各有关部门需指定专人管理文献，文献管理人员要建立“文献管理目录”，统一管理，分类装组，专柜保存；5.11.3当受控文献破损严重、影响使用时，使用人应到文献归口管理部门办理更换手续，交回破损文献，补发新文献。新文献的分发号仍沿用原文献分发号，文献管理人员将破损文献销毁。5.11.4若使用人将受控文献丢失，应提出重新领用文献申请，经文献归口管理部门同意后重新领用，文献管理人员在补发文献时予以新的分发号，并注明丢失文献的分发号作废。5.11.5对作废受控文献由发文部门管理人员按“文献发放统计表”上的统计状况全部收回，并填写“文献、统计留用/销毁审批表”，经文献归口管理部门同意后统一处置。5.11.6对需保存的作废文献，经文献归口管理部门同意，由文献使用人注明“作废”标记，以防与有效版本文献混淆或