水泥厂文件和记录控制程序

水泥厂文件和记录控制程序（文件编号：RHSN／B02-2009A）1目的为使质量管理体系文件和记录得到有效控制，防止误用失效文件，并提供质量管理体系的有效运行的证据，制定本程序。2范围适用于所有与质量管理体系有关的文件以及质量管理体系所有记录和外来信息的记录，包括适当的外来文件。3职责3.1综合办是公司管理体系文件和记录控制的主管部门，综合办负责行政文件和记录以及外来文件管理。3.2各部门负责本部门的文件和记录的管理。4文件管理4.1文件编写、批准和发放4.1.1所有与质量管理体系运行有关的文件，为确保其适宜性，在发布前应由有关负责人审批。a）质量手册、程序文件由管理者代表组织综合办编制，管理者代表审核，总经理批准。b）支持性作业文件由公司的各主管部门编制，管理者代表审核，总经理批准。c）文件编号、发放、标识、保存、作废、销毁等实行统一管理。4.1.2文件的发放管理文件的发放由综合办统一负责，《质量手册》和程序文件由管理者代表确定发放范围，综合办负责发放；上级主管部门文件由分管领导负责签批，综合办负责文件传递，各领用文件部门需在《文件发放回收记录》上签字。文件领用部门领到文件后应及时做好登记，将领到的受控文件登记在《受控文件清单》上。a）各部门领用的文件不得随意借给他人使用或者复印。当文件使用人对文件破损严重，影响使用时，需到文件主管部门办理更换手续。交回破损文件，领取新文件，文件管理部门统一将破损文件销毁。b）当文件使用人的文件丢失后，应经管理者代表批准后，到综合办办理领用手续，但必须在领用申请中做出说明。c）文件的发放形式可分为电子媒介发放和文本发放两种形式，以文本发放为主。4.1.3文件的识别a）文件分“受控”和“非受控”两种状态。综合办对受控文件加盖“受控”印章，编写分发号，并编制《受控文件清单》。不同的文件发到同一个部门或人员的，使用同一个分发号。分发号用01、02…数字流水号表示。b）所有受控文件均应标明现行修订状态，以保证文件的有效版本。其中文件的版本号为A、B、C……依次排列，修改状态为0、1、2……。c）作废文件应加盖“作废”印章，同时收回作废文件、由文件管理部门统一销毁。有参考价值的文件应加盖“保留”印章存档。防止文件的非预期使用。4.2文件更改4.2.1当文件需要更改时，由提出部门填写《文件更改申请单》，经管理者代表审核，总经理批准，综合办进行更改。4.2.2更改方式采取修改或换页的方式进行，各部门资料员针对《文件更改单》内容进行更改，更换下的原页交原文件主管部门处置。如文件改动较大，文件原编制部门需组织相关部门及人员进行评审，并得到文件原审批人的签署。4.2.3文件需要换版时应将原版文件作废，并由原文件主管部门负责收回，按原文件发放范围换发新版本。4.3外来文件的管理4.3.1综合办负责所确定的策划和运行质量管理体系所需的外来文件（包括国际标准、国家标准、行业标准、企业标准、有关适用于产品的法律法规）得到识别，并控制其分发。对经过识别为有效版本的文件，综合办将这些文件登记到《受控文件清单》中。4.3.2综合办应跟踪外来文件的最新版本信息，并将最新信息通知到该文件的使用部门，确保使用现行有效版本。4.4质量管理体系的文件管理各文件使用部门应结合本部门管理或使用的文件填写《文件控制清单》，以便及时掌握文件的变化情况，确保各部门能及时使用有效版本。4.5文件的评审综合办负责每年组织或针对具体情况对文件的有效性进行全面评审，评审的目的在于及时获得文件实施方面的信息，发现存在的问题和不适宜之处，以便适宜更改的需要。如发现文件需更改时，执行4.2条款的要求。4.6文件销毁文件到保存期限后由综合办填写《文件移交/销毁记录》，报管理者代表批准后，由管理者代表监督销毁并记录。4.7文件编号质量手册：RHSN/SC-2009程序文件：RHSN/B××（01.02.03……）-2009作业文件：RHSN/C××（01.02.03……）-2009质量记录：JL/B××（01.02.03……）-09外来文件仍使用原有编号或发文日期号，公司不再另行编号。5记录管理5.1记录的分类5.1.1为符合标准要求和质量管理体系有效运行提供证据而建立的记录，应对其标识、贮存、保护、检索、保存和处置所需的控制进行详细规定。记录应保持清晰、易于识别和检索。5.1.2与产品质量有关的记录。5.2记录的标识记录应统一编号，每种记录具有唯一的编号，编号方法按《文件和记录控制程序》4.7条执行。5.3记录的填写和更改5.3.1填写时要字迹工整清晰，内容完整，真实、及时。5.3.2记录不得涂改，如需要更改时应由原填写人进行更改并签字。5.3.3格式更改由相关部门提出，管理者代表审批。5.4记录的管理5.4.1质量记录定期由责任部门集中整理送综合办归档。各部门建立《记录表格清单》，以识别本部门所使用的全部质量记录。并在《记录表格清单》中对质量记录的保存期限进行规定。质量体系运行的记录保存期限为3年，产品实现过程中产生的质量记录按国家规定的时间进行保存。5.4.2综合办对质量记录进行整理、装订、编目、标识、归档、储存、保护，以便查阅和检索。5.4.3记录保管应有适宜的环境，如：防潮、防水、防盗、防虫蛀及鼠害。5.4.4记录的保存形式，可以是任何媒体如文字、表格、硬拷贝或电子媒体等。5.5记录的借阅5.5.1公司内部人员借阅文件由使用部门负责人批准后，并办理借阅手续。5.5.2公司外部人员借阅应由文件主管部门的负责人批准后，并办理借阅手续。合同规定时，顾客或其代理人需要查阅时应提供方便。5.6记录的销毁：记录到保存期限后由资