文件与信息管理程序

文件变更修定履历序号日期修订统计页次版次修订人审核人12345678910分发部门□总经理□行政部□资材部□品管部□市场部□开发部□生产部□采购部受控印章批准审核编制编制单位行政部1.目的:使我司多个文献信息作业的原则化，规定我司多个文献信息的制作格式，使各单位质量管理体系的文献信息制订有所依循。使每个单位均依持有最新发行的文献执行作业，无效或过期作废的文献均能有效的管制。2.范畴:我司质量管理体系中,不管公司内外提供之有关文献与信息均合用。3.定义:3.1一阶文献:“《质量手册》(QM)”阐明质量系统原则与管理重点之系统指导文献。3.2二阶文献:“程序文献(QP)”供管理者管控跨部门作业流程之文献。3.3三阶文献:“作业规范(WI)”规范作业者行为工作原则或指导书（指部门内部的具体操作阐明）。3.4四阶文献:“质量统计(FM)”用来统计执行成果之各类表格或报告。3.5外来文献:为国家、国际原则、客户提供的有关文献及与质量有关的技术性文献数据(不含工程图纸)。4.权责: 4.1ISO质量负责人：负责监督及裁决一切有关文献原则化的事务。4.2行政部4.2.1确实掌握公司文献统一发行、回收、分类与存档的事务。4.2.2受理文献提案申请及登录。4.2.3制订文献制作书写的原则规定及文献编号原则。4.2.4文献分类保存并维持整洁清洁的环境。4.2.5定时制订【最新文献一览表】，以确保公司文献时效上的统一。4.2.6负责外来文献的接受﹑保存﹑登录﹑编号﹑管理。4.3各部门负责人：负责有关文献的编制、使用、保管以及提出修改、作废意见。4.4质量体系文献的制/修订、审查、同意权责表:文件类别批准审核制/修订4.4.1第一阶文献总经理ISO体系负责人主办人员4.4.2第二阶文献总经理ISO体系负责人部门主管4.4.3第三阶文献ISO体系负责人部门主管主办人员4.4.4第四阶文献ISO体系负责人部门主管主办人员4.5外部文献资料:由行政部统一收集,经“ISO体系负责人”同意后,由行政部保存与收发管制。5.作业内容:5.1文献制作规范:本规定限定于一、二阶文献合用(三阶文献的架构根据实际使用拟定)。5.1.1封面制作规范，封面必须涉及：5.1.1.1公司名称:“深圳致利德电子产品有限公司”5.1.1.2同意、审核、制订人必须签名作实；5.1.1.3文献名称:一、二阶文献名称；5.1.1.4文献编号:详见文献编号规则(5.5)；5.1.1.5版次:详见5.5.5有关内容；5.1.1.6页次：所制订之文献页次及总页数5.1.1.7生效日期:文献开始生效之时间；5.1.1.8“文献变更修定履历”：文献修定变更明细。5.1.1.9制订单位:文献制订人所属单位；5.1.2内页制作规范，内页制作必须涉及:5.1.2.1公司名称:位于外框左端第一行，使用20号宋体字加粗；5.1.2.2文献名:位于外框左端第二行,使用16号宋体字加粗；5.1.2.3文献编号、版次、页次及生效日期:位公司名和文献名右端,使用14号宋体字；5.1.2.4正文:5.1.2.4.1各书写项目段落的段前间距需设立为0.5行，如设立“范畴”与上一段的段前间距为0.5行，各段落的标题须使用12号宋体字加粗。5.1.2.4.2文献内容力求清晰易懂，以12号宋体字由左向右依序书写。段落以固定值，设立20磅为原则。5.1.2.4.3章节条文叙述，根据下列的数字排列方式：1.........2.........2.1.........2.1.1........2.1.1.1........2.1.1.1.1........1)..............5.1.2.4.4在正文中须引用其它程序文献案名或书名,用“《》”将其注明;引用表单时用“【】”将其注明，引用某名词时用“”注明；5.1.2.4.5文献书写内容视需要可包含下列各项：1）目的:重点阐明编拟该作业程序之目的与用意。2）范畴:简要阐明该作业程序的合用之单位与人员之业务。3）定义:特殊名词解释。4）权责:有关单位应执行事项之重点阐明。5）作业内容:阐明作业现任之划分、参加作业的人员及工作范畴,其内容应描述为达成目的之每一具体环节,包含人、事、时、地、物等项目。6）参考文献:具体阐明与该作业程序内容有关之文献名称。7）使用表单:该作业程序中所引出的“质量统计”表单。8）附件:该作业程序中所提及之流程或有关资料。5.1.3边框格式横打格式：上、下边距为1cm，左、右边距均为1.5cm。竖打格式：上边距为1.5㎝，下、左、右边距均为1cm。5.2表单制作规范5.2.1表头第一行为公司名称“东莞市贝跃五金电子有限公司”，字体采用宋体，22号字加粗。表单名称，如：【质量统计一览表】，字体采用宋体，20号字不加粗。5.2.2“表单编号”采用12号宋体字，置于表单右下端。5.3文献制订、修订、废止作业.5.3.1文献制订作业各部门需要制订文献时，由各部门负责人或指定人员起草后,经有关部门会审、权责人员同意后，交行政部登录、发行，原稿存留行政部。5.3.2文献修订作业5.3.2.1若文献不符合现状需修订时，由申请部门填写【文献修订/废止申请单】阐明修订的理由，经有关部门会审、权责人员同意后重新发行，修订内容填写于文献封面修订统计内。5.3.2.2修订后文献由行政部发行，只针对文献内有变更的页次。5.3.3文献废止作业:文献废止作业时，由申请部门填写【文献修订/废止申请单】经有关部门会审、权责人员同意后废止,原编号列入管制不得重复使用.在保存的作废文献原件上加盖“作废保存”印章并单独保存。5.4文献审核与同意作业:文献制订、修订及废止审核及同意作业依4.4作业。5.5文献编号规则5.5.1格式一：合用于一阶和二阶文献。ZLD-□□-□□□/□版次修改状态次序号为01、02、03……文献类别代号公司代号5.5.2格式二：合用于三阶和四阶文献。 ZLD-□□-□□—□□□/□版次修改状态次序号为01、02、03……部门代号文献类别代号公司代号5.5.3文献类别代号：QM：质量手册QP：程序文献WI：作业指导书/其它三阶文献FM：各类表单5.5.4部门代号规定：总经理：GM行政部：HR资材部：PS市场部：SD生产部：PD品管部：QA开发部：ED采购部：PUR5.5.5文献版本5.5.5.1全部新制订的文献均由Ａ版开始，用Ｂ至Ｚ代表不同的修订版。5.5.5.2用0至5代表不同修订版的修订次数。5.5.5.3每修订一次即换一次修订号。5.5.5.4修订号超出5次时需将A版升级到B版，同时版次再次从0开始。5.6文献的分发与回收5.6.1行政部收到同意合格的文献，确认文献编号及版本无误后，按各部门需求份额填写【文献发放/回收记录表】进行发行，并在发行文献的封面上及内页的右上角加盖“受控文献”章。一级、二级文献原版通过有关部门人员签名后，原版保存在文控中心，电子档文献根据签名的有关人员将姓名电子档列在文献对应签名处。列出对应PDF档在共享区，供部门查阅，三级文献做纸质档下发。5.6.2为确保文献有效达成使用单位，文献接受单位或接受人必须在【文献发放/回收记录表】上签名确认。若为修订或换版之文献，使用部门需将原副本文献退回行政部进行销毁，旧版原稿由行政部在每页上加盖“作废保存”章，保存一年后再解决。5.6.3签收后的副本文献不得任意涂改，或有任何签名记号等，必须保持与行政人事部的正本文献同样完整干净。5.6.4如果受控文献是作培训或其它参考用，则副本每页应加盖“参考文献”印章，但行政部不负责这类文献的版本更新管控。5.6.5各部门如需借阅文献，须填写【借阅申请单】经权责部门审核、同意后送行政部办理。5.7文献补（增）发作业程序5.7.1各部门提出文献增发或补发的申请时，需填写【文献补/增发申请单】，呈部门经理/主管审查其理由与否属实，再将申请单送行政人事部解决。5.7.2文献补发5.7.2.1若原副本文献遗失，其作业程序以下：5.7.2.1.1遗失单位填写【文献补/增发申请单】，呈经理/主管审查后送行政部解决。5.7.2.1.2行政部接到申请后按原正本文献影印，加盖“受控文献”章正式发行。5.7.2.1.3申请单位于【文献发放/回收记录表】上签收。5.7.2.2若原副本文献破损或污损，其作业程序以下：5.7.2.2.1申请部门将污损文献退回行政部。5.7.2.2.2行政部接到申请后按原正本文献影印，加盖“受控文献”章正式发行。5.7.2.2.3申请单位于【文献发放/回收记录表】签收，行政人事部将污损文献销毁。5.7.3文献增发5.7.3.1某部门因实际需要或原副本文献不够使用时，可申请文献增发。5.7.3.2行政部影印所需文献加盖“受控文献”章正式发行，申请部门于【文献发放/回收记录表】签收5.8外来文献作业程序5.8.1外来文献的控制及发放5.8.1.1外来文献涉及：与产品有关的法律和法规、技术规范、国标、顾客数据等。5.8.1.2顾客提供的外来文献由销售部统一接受部门归档保存，依实际需要进行发放。5.8.1.3行政部收集与产品有关的法律法规、技术规范等外来文献列出【外来文献一览表】并归档保存。5.8.1.4对有版本规定的外来文献的保存应是最新版本。5.8.2外来文献的编码5.8.2.1编码位置均统一于文献的右上角。5.8.2.2外部文献资料编号以文献来源、收文年份、月份及收文次序流水编号.□□□□□□□□文献流水号:从001开始月份年份文献来源:从A开始5.8.2.3文献来源:文献来源按下列代码编号:A-----公司购置图书,杂志,与我司合作的其它公司编写的科研成果等.B-----国家法律、法规.C-----客户资料(不涉及顾客的任何知识产权).D-----供货商资料.E-----其它资料.年份:以最后两位阿拉伯数字表达:如用“10”表达.5.8.2.4文献流水号:从001开始流水编号.5.8.3外部文献的分发5.8.3.1正式分发前，行政部需在复印的文献右上角加盖“参考文献”章；行政部保存原始的正本文献。5.8.3.2文献分发签收依普通文献签收程序办理。5.9文献分类与保管作业程序5.9.1文献分类5.9.1.1按QM、QP、WI、外部文献不同阶层，选择档案夹寄存，并在档案夹裹面的前面建立“文献清单”以方便查阅，全部档案依编号大小次序排列在档案柜内。5.9.1.2各单位存档文献统一以A4直式用纸打孔在左边装订。5.9.2文献保管5.9.2.1为维持文献体系的存档整洁，各部门需负起保管的责任。5.9.2.2文献存档不得寄存在私人档案柜内,必须放置在共享档案柜内,以利作业方便.5.9.2.3正式发行后，行政部保存正本文献及【文献修订/废止申请单】，盖“受控文献”章发行到各使用单位的文献为副本文献。除文控中心外，各单位不得私自复印受控之文献。5.9.3电子媒体文献的管理：由行政部每年12月份对公司公共盘的电子媒体文献定时COPY备份保存一次。6参考文献:6.1《质量统计管制程序》7使用表单:7.1【文献修订/废止申请单】7.2【文献发放/回收记录表】7.3【文献补/增申请单】7.4【借阅申请单】7.5【最新文献一览表】7.6【外部文献一览表】8附件8.1附件一:文献制订、修订、废止作业流程图8.2附件二:文献管制印章样本：“受控文献”章“参考文献”章“外来文献”章“作废保存”章附件一:文献起草、修订、废止作业流程图责任单位作业流程有关文献/统计开始开始文献制订或修订文献审核批准文献编号文献发放文献使用文献修订文献作废资料存档NONONOYESYESYES文控文献发放与回收记录表文献与资料管制程序文献最新版本一览表文控有关人员有关人员各部门负责人文献修订、废止及外发申请单各有关单位各有关单位文献修订/废止申请单文控文献修订/废止申请单YESNO