A建筑集团施工合同管理研究

PAGEiiA建筑集团施工合同管理研究摘要目前，我国的建筑工程领域情况异常复杂，施工合同纠纷案件高发，暴露出大量的施工合同管理问题，使得建筑公司普遍利润不高，甚至亏损。如何降低合同诉讼发案率，做好施工合同管理，提高企业经济效益，将是企业在管理中要研究的重要课题。施工合同管理是建筑工程管理的重要组成部分，做好施工合同管理工作，将会大幅度降低施工合同风险、提高企业经营利润。本文以A建筑集团为例，在充分学习施工合同、施工合同管理相关理论的基础上，通过介绍A建筑集团基本情况、A建筑集团施工合同管理现状，结合A建筑集团实际情况及诉讼案件反映出的问题，从A建筑集团标前评审、合同签订、档案管理方面分析A建筑集团在施工合同管理中存在的几大主要问题，针对问题提出有针对性的、具体的加强施工合同管理的措施，提高A建筑集团施工合同管理能力，最终实现提高企业经济效益的目的。希望通过本文的研究，可以提高企业对施工合同管理工作的重视，不断总结积累经验，为企业加强施工合同管理，提高经济效益有所帮助。关键词：建筑工程；施工合同；管理目录1前言 12施工合同管理概述 22.1施工合同管理的含义 22.2施工合同管理的特点 22.3施工合同管理的重要性 23A建筑集团施工合同管理现状及存在问题分析 43.1A建筑集团简介 43.2A建筑集团施工合同管理现状 43.2.1组织机构及人员现状 43.2.2制度体系现状 53.3A建筑集团施工合同管理存在问题 63.3.1标前评审的缺失 63.3.2合同签订不规范 73.3.3施工合同档案管理不足 94加强完善A建筑集团施工合同管理的措施建议 114.1建立标前评审制度 114.1.1加强对项目情况的尽职调查 114.1.2允许法律人员参与标前评审 114.1.3对招标文件中的合同进行审核 124.2规范合同签订 124.2.1完善合同管理办法进而规范合同签订形式 124.2.2制定并推广使用合同范本并对非范本合同严格审批 134.2.3优化合同审核程序同时全面推广信息标准化 144.3加强施工合同档案管理 154.3.1建立健全施工合同档案管理制度 154.3.2应当形成书面资料的及时固定资料 154.3.3妥善保管已经形成的资料 165结论 17参考文献 18致谢 19PAGE201前言伴随着建筑领域日新月异的发展，施工项目的具体情况也越来越复杂，技术难度系数不断增加，经营模式不断创新，国际化发展趋势越来越明显，竞争越来越激烈，不断带来新的机遇与挑战。据国家统计局发布的2018年中国建筑业最新统计数据显示，全年全社会建筑业增加值49522亿元，比上年增长6.6%。全国具有资质等级的总承包和专业承包建筑企业实现利润6745亿元，增长4.6%。其中，国有控股企业1879亿元，增长6.8%。在这种大的发展趋势下，建筑工程面临着越来越多的不确定因素，施工合同风险越来越多，施工难度越来越大，施工过程越来越复杂，这些都对施工合同管理提出了更高的要求。建筑企业要想获得更高的利润，就必须提高自身的管理能力。我国是社会主义市场经济制度的国家，在这个大背景下，施工合同各方往往通过签订合同的方式固定权利义务关系，这其中也包括合同定价，合同金额在先制定，合同内容在后履行，尤其是合同履行周期比较长的施工合同，其风险之高可想而知。而事实也确实如此，较之其他行业，建筑行业供不应求，很多建筑企业过于重视工程承揽量，签订的合同中往往含有大量的不利条款，导致施工合同纠纷案件无论是数量上还是金额上，都远远高出其他行业。施工合同纠纷案件的大量爆发，直接反映了建筑工程施工合同管理中存在的问题，但由于许多建筑企业对施工合同管理不是很重视，致使施工合同管理边缘化，直接造成了施工合同管理水平低下，对施工合同管理中存在的问题不能采取有效措施，从而影响了企业的经济效益。因此，如何提高施工合同管理水平，有效解决施工合同管理中的问题，降低施工合同纠纷案件发案率，提高企业经济效益，是建筑公司急需解决的问题。2施工合同管理概述2.1施工合同管理的含义施工合同管理是指在施工合同的全生命周期中，从合同的订立到履行到变更到终止，建筑公司进行的一系列行为，包括组织、计划、监管、施工、控制、设计等各方面内容的总称。作为工程项目管理工作中“三控三管一协调”的重要组成部分，它必然贯穿于整个工程项目管理之中，是项目管理的核心，直接影响利润等各种预期目标的实现。依据《中华人民共和国合同法》和工商行政管理部门的要求，施工企业合同管理应做到“三落实”（管理机构、人员、制度三落实），“三全管理”（全员、全方位、全过程的合同管理）。如何保证施工合同管理能够更好的进行，就需要建筑公司建立合理的施工合同管理制度，比如施工合同归口管理制度、施工合同文件归档制度、施工合同用印管理制度、施工合同诉讼管理制度等等。建筑公司要时刻关注施工合同的履行状况，对项目施工进行履约检查，看各项合同管理制度是否落实，是否有潜在的法律风险。尤其是对于目前的市场环境，建筑领域竞争趋于白炽化，但施工条件却越来越难，企业承担的施工风险太大，如果不加强施工合同管理，则很可能暴露大量风险，产生大量诉讼案件，影响企业效益等。2.2施工合同管理的特点施工合同管理工作持续时间长。由于建筑工程的整个生命周期一般时间较长，且无论是在建筑结构还是设计等方面都有很高的技术要求，程序相当复杂，因此施工周期一般比较长，而在整个施工项目管理过程中，合同管理工作必须贯穿始终，相应的施工合同管理也具备了时间长的特点。对经济效益影响大。施工过程的复杂性及多变性导致施工项目所受影响的因素较多，不确定性风险较大，比如雾霾天气及各种不可抗力的发生，都会影响工程的顺利进行，也会给施工合同管理带来一定的难题，经济效益受到影响。动态管理过程。由于施工现场时刻发生变化，合同管理全过程中会有各种情况发生，施工企业要根据具体的实际情况作出相应的调整，所以说，施工合同管理，其实就是一个动态化的管理过程。具有综合性特征。施工合同管理工作涉及到了质量、工期、进度、财务等一系列管理工作，覆盖面广，综合性非常强。2.3施工合同管理的重要性提高自身管理水平的需要。在建筑领域，工程项目管理中有很多管理职能，施工合同管理便是其中一项，也是十分重要的一项，其他还有成本、质量、进度的管理，而施工合同管理则贯穿工程建设的始终，每一个环节都要做好施工合同管理工作，同时也要和其他的管理内容互相配合，形成一个更加合理的管理链条和管理系统。有助于提高企业经济效益。追求利益最大化是企业生产经营的目标，在施工合同管理中，与对方谈判争取有利条款的签订，发生情势变更时及时进行索赔并签订变更协议，转移并及时化解合同风险，都会减少企业潜在损失，从而提高企业的经济效益。利用施工合同解决各种法律纠纷。建筑工程周期长、金额大、情况复杂，各方主体之间可能会出现各种各样的争议，从而引发法律纠纷。所以，施工合同管理就显得尤为重要，可以在签订合同时对一些事项以及事项发生纠纷后如何处理等内容作出约定。同时，施工合同本身也可以作为证据，辅助解决纠纷，从而减少、避免一些诉讼案件的发生，或促进结案，进而避免和挽回了经济损失。是工程质量与安全的有力保障。建筑行业是国民经济的支柱，工程质量与安全是关乎国计民生的大事，也是维护社会稳定的关键，做好施工合同管理，可以使施工企业加强对工程质量及安全的把控，成为有力保障。国际化竞争的需求。随着我国建筑行业的国际化发展趋势，许多企业已经将高楼大厦建到了国外，国外的企业也不断在国内进行建筑施工项目，面对更加复杂的国际情况，以及国外较国内更先进的合同管理经验，更应该加强我国的施工合同管理，提高企业综合实力和国际竞争力。根据国外的情况，可以看出，对于施工合同管理所产生的这些经济效益，是远远要大于从技术化生产带来的经济效益，所以说，施工合同管理务必要加强。3A建筑集团施工合同管理现状及存在问题分析3.1A建筑集团简介A建筑集团有限公司组建成立于2009年6月，是西安市国有控股大型建筑企业集团。2017年9月，通过与世界500强企业——绿地控股集团开展战略合作，率先实施混合所有制改革，实现了股权的多元化配置，成为绿地控股集团成员企业。经过多年的快速发展，A建筑已成为西北地区第一家拥有房屋建筑施工总承包和市政公用工程施工总承包“双特级”资质的建设企业，另外还拥有房地产开发、建筑工程设计等15项一级（甲级）资质，以及商务部颁发的对外承包工程资格证书和商务部对外成套项目援助资质，形成了集建设与投资、开发与综合改造、设计与服务、物流与运营为一体，产业链完备的大型现代化建设企业集团。A建筑旗下已拥有10个二级产业集团、1个技术研发中心和1个职工服务中心，在岗员工2778人，包括一级建造师在内的国家注册类专业技术人员705人。3.2A建筑集团施工合同管理现状3.2.1组织机构及人员现状2004年，A建筑集团成立法律合约系统，拥有自己的组织机构及人员。2012年，A建筑集团颁行了《总法律顾问管理办法（试行）》、《事业部及全资、控股子公司总法律顾问管理办法（试行）》，制定总法律顾问制度，通过在A建筑集团确立总法律顾问制度来明确总法律顾问的职能定位，保证总法律顾问作为企业高级管理人员参加决策，从制度上保障了总法律顾问的履职。A建筑集团总法律顾问是董事会成员，同时也是董事会风险管理委员会成员，但A建筑集团的总法律顾问目前由副总经理兼任，尚不具备相应的法律顾问资格和法律职业资格。A建筑集团各二级单位的总法律顾问部分由其他企业领导兼任，部分设有专职总法律顾问，一般设立的专职总法律顾问都具备相应资质。据统计，目前A建筑集团各子企业已配备总法律顾问22名，总法律顾问全面参与企业重组调整、投资担保、产权转让等重大经营决策，积极履职。为促进A建筑集团各级单位的总法律顾问制度建设，A建筑集团还要求总法律顾问制度的建立和持证到岗率与企业主要领导的业绩考核挂钩，效果显著。目前A建筑集团共有19家企业设置了法律事务机构，其中有16家为一级独立职能部门。A建筑集团法律事务部是A建筑集团风险评估小组的成员，并全程参与A建筑集团董事会风险管理委员会的各项会议，对重要项目均需提交书面的法律分析报告。A建筑集团现共有合同管理人员168人，持证上岗的企业法律事务工作人员有87人，但各分公司、项目部大部分没有配备专职合同管理人员，一般由商务经理兼任。二级企业法律主管领导有25名，其中具有法律专业背景的4人，占16%；具备相关资格的3人，占12%；企业法律合约部门负责人有30名，其中具有法律专业背景的13人，占43.3%；具备资格的17人，占56.7%，均在半数左右。此外，A建筑集团密切关注企业经营方向、行业发展变化及司法体制改革动向，结合企业实际，积极推动公司律师及系统人员社会机构任职。A建筑集团作为北京市公司律师的首批试点企业，目前聘任公司律师4名，同时向西城法院推荐人民陪审员2名，向中房协调解中心、中建协调解中心两家调解机构推荐调解员16名，A建筑集团总法律顾问受邀担任建筑业协会调解中心的副主任，并有1人担任建筑业协会调解中心委员。A建筑集团积极鼓励法律系统人员担任法律相关机构职务，一方面提高了A建筑集团法律人员的视野及专业素质，同时提高了A建筑集团的行业话语权。但由于A建筑集团为建筑企业，法律被边缘化，法律人才上升空间有限，与社会同等水平相较，薪金竞争力不足，导致人才大量流失，据不完全统计，仅2015、2016年度，A建筑集团就流失法律管理人才达21人。3.2.2制度体系现状A建筑集团施工合同管理有一套自己的制度体系。A建筑集团制定了《合同管理办法》，经过几年的实践以及信息化管理软件的开发使用，《合同管理办法》部分内容已经有所改变，需要进行修订，目前正在起草。此外，A建筑集团还制定了《施工项目合同管理办法》，对施工项目中的合同管理作出了更为详细的规定。A建筑集团在《合同管理办法》和《档案管理办法》中均规定了合同文档的管理，但规定的内容比较简单，至于具体的执行方式方法未做详细说明。A建筑集团目前尚无《印章管理办法》来规范印章的管理，所以印章的管理都是由其他管理办法中的相应条款规定或是管理惯例规范的，目前正在起草《印章管理办法》。A建筑集团已经于2012年发布了《不得以A建筑集团名义签订联营合作工程施工总承包合同的通知》，通知规定：将严格施工总承包合同的审查工作，禁止签订联营合作工程施工总承包合同。各单位应自觉遵守该通知要求，不得在提请合同审查时弄虚作假隐瞒真实情况。如发现有单位采取欺骗手段以A建筑集团名义签订总承包合同的工程为联营合作性质的，A建筑集团将严肃追究有关单位及相关责任人的经济和行政责任。早在2011年，A建筑集团就已经颁布了《诉讼（仲裁）案件档案管理办法》，对诉讼档案的整理、保管等作出了规定。2012年颁布了《法律纠纷案件管理办法》，规范了案件的处理、代理、备案、统计、奖惩措施等，对起诉被诉案件的不同手续进行了区分，对案件的相关审批流程进行了规定，对案件代理人的资格进行了明确要求，对备案统计的材料和时间进行了约定，同时规定了奖惩措施进行鼓励和监督。2014年颁布了《律师聘用管理办法》及操作指引，规定了聘用律师案件的标准，以及聘用律师的具体招投标流程。此外，A建筑集团还制定发布了《工程项目保证金管理指导意见》、《PPP管理办法》、《分包结算管理办法》、《资质使用管理规定》、《专业分包管理信息应用管理办法》、《担保管理办法》、《对外借款管理办法》等规章制度辅助施工合同的管理。自2012年起，为了提升管理的标准化水平、加强信息化建设，A建筑集团开发了法律风险信息化管理软件，目前，已经完成了法律风险管理信息系统的二期开发，并编写了配套的《法律风险管理信息系统使用手册》。A建筑集团制定了合同范本，编纂成范本库，将严禁转包、违法分包等条款写入范本，还实现了线上合同与范本之间的文本对比功能，同时增加了通过扫描条码查找合同的功能，缩短了查找合同的时间，节省了合同审核成本，提高了工作效率。同时，该系统实现了A建筑集团及各子企业法律工作的线上管理，并覆盖了合同、案件、对外书证、法律人员、普法等全部法律工作，成为企业法务人员工作、学习、沟通、交流的平台，并与其他业务系统实现数据集成，实现风险控制关口前移和流程再造。3.3A建筑集团施工合同管理存在问题根据A建筑集团施工合同管理的实际情况，结合典型诉讼案例，对A建筑集团施工合同管理存在问题进行分析，主要有以下几大问题：3.3.1标前评审的缺失由于建筑施工市场过度竞争，一般施工企业在招投标阶段处于弱势地位，为承揽工程对业主方提出的各种条件（如严苛的合同条款、垫资施工等）全盘接受。A建筑集团在进行投标时，大多数合同没有标前评审环节，各相关部门未在投标前对合同条件进行实质性、综合性审查，缺少专业人员的风险提示及其他专业意见；极少数有标签评审环节的合同，A建筑集团为了多承揽工程，合同人员的专业意见也往往得不到重视，话语权的缺失以及合同专业意见的边缘化致使投标本身存在风险隐患。第一，对项目情况的尽职调查不够全面、细致。对项目本身合法性的调查缺乏风险意识。在建设工程中，建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建设项目选址意见书、土地证等报建手续是进行招投标的必要条件，这些证件的办理一般需要比较长的一段时间。实践中，施工方急于取得工程的施工权，建设方急于节省时间、尽快推进工程，于是就会发生在建设方尚不具备合法性条件下，施工方仍然对工程开始施工，并答应建设方提出的手续办全后补办招投标手续的意见。该种做法不符合我国相关法律规定，若建设方没有完成相关手续的申请，工程可能会遭遇违建被拆除的风险。对当事方的经营资质、履约能力调查不足。在建筑领域，法律法规要求经营者具备一定的资质才能承揽相应的工程，以保障工程质量以及人民的生命财产安全。在合同管理中，合同当事各方具备相应的资质也是合同生效的重要条件。比如，一项超高层的建筑就要求施工方具备建设超高层的相关资质；一项隧道工程就要求施工方具备地下隧道的相关资质。同样，当事方的履约能力也是审核的重点，合同当事方有无能力完成合同义务，能否保证达到合同目标，这就需要对合同当事方的支付能力和生产能力方面进行审核以确保其具备履约能力。A建筑集团曾发生过合同一方公司注册资本金仅仅100万元，但所招标的工程合同额高达上亿元，且没有其他资金保障和说明，最终导致工程停工的情况。这就是对合同当事方履约能力没有彻查清楚的不良后果。第二，没有专业的法律人员参与标前评审。A建筑集团在进行工程招投标时，主要是由市场营销部门来负责，法律事务部并不参与招投标工作，这主要是由于企业领导人的法律风险意识不足造成的。A建筑集团属于建筑行业，两大主业为建筑与地产，法律在A建筑集团属于边缘性专业，未能受到足够的重视。同时，企业的高层领导中鲜有法律背景人员，不能在重大事项中作出专业的发声。招投标是一种经济行为，同时也是一种法律行为，我国有专门的《招标投标法》对其进行规定，A建筑集团在招投标阶段，没有法律人员参与，对招投标过程中的一些行为不能作出专业的判断和法律风险提示，这是都是A建筑集团施工合同管理中存在的问题。第三，对招标文件中的合同欠缺审核。A建筑集团招投标阶段不进行合同审核是其合同管理中的一大问题。招标文件中往往包含着合同文本，虽不是最终正式合同，但却有着准合同的性质，如果不考虑合同相关风险，一旦中标后，将很难对其内容进行更改，因此，不能因为招投标阶段尚未形成正式合同而忽略合同审核。况且，建筑行业竞争日趋白炽化，在忽视对招标文件中合同审核的情况下，不了解合同具体内容及隐藏的风险，为了中标而压低价格，向对方不合理条款妥协，造成难以顺利完成项目的情况，更容易发生施工质量隐患、工程款支付隐患等，最终导致无力履行合同，不但发生了违约行为，还要支付大额的赔款。此外，在对方的条款不合理时，为了赢得经营业绩，对该等不合理条款进行妥协，而这些不合理条款都是后续的潜在风险。3.3.2合同签订不规范第一，合同签订形式不规范合同备案不及时。在建筑施工领域，总包合同、专业分包合同、劳务分包合同以及大型租赁等施工合同按要求应当到相关部门进行备案，但A建筑集团目前仍有部分施工合同备案不及时，或者不检查不备案的现象，缺乏积极备案的主动性。合同形式不规范。有的项目因没有专业的合同人员，不懂得规避合同风险，不注重合同形式，仅靠供货小票等材料就与对方达成合意，以此作为结算付款依据，形成口头合同，不签订正式的书面合同，虽然我国法律承认口头合同的效力，但口头合同很难证明，尤其是在双方发生争议时，所以口头合同弊端突出。合同主体不规范。合同的双方应由达成合意的有主体资格的自然人或法人担任，在建筑领域实践中，本应由A建筑集团与对方签订合同，但实际上却由A建筑集团某某项目部与对方签订，甚至会出现项目部某个管理人员个人与对方签订的情况，都属于合同主体不规范。合同审核形式化。A建筑集团在进行合同审核时，各专业部室提出的风险及建议往往只起到提示作用，并不被采纳，毕竟已经中标，对一个已经中标、很难更改的合同进行审核，实际意义并不大，此时的合同审核多为形式审核，起不到应有的合同风险防范作用。国际项目施工合同签订流程中的潜在风险。虽然A建筑集团推行了合同管理办法和大额合同审批流程，但由于国际项目的特殊性（无需加盖A建筑集团印章，被授权单位或个人盖章或签字合同即生效），大部分国际项目总承包合同经过国际部内部的审批流程后，不提请到A建筑集团适用合同审批及风险评估程序，合同签订可能存在较大风险隐患。第二，合同范本使用不规范施工总包合同难以使用A建筑集团范本。A建筑集团主业为建筑施工，在签订总包合同时，往往处于乙方的身份，在签订合同过程中不具有身份优势，使用的合同范本往往由对方，即建设单位提供，条款的可谈性很低，基本要按照对方的意见来，很多条款对A公司不利，存在合同风险，但为了承揽工程，不得不做出妥协，毕竟是建设方的市场，施工方话语权低，也是一种行业现象。A建筑集团范本尚未制作全面。建筑领域分包分供合同签订量非常大，涉及到的合同种类多，不同地区也有不同政策要求，A建筑集团为了节约时间和成本，便于审核，也为了维护自身利益，需要制作大量的合同范本，但目前范本尚未制作全面，需要分批次进行，但应加快范本编制速度，尽快全面上线使用。已有范本推广度不够。对于已经颁布使用的合同范本，部分二级单位和项目部使用度不够，不使用A建筑集团合同范本签署合同，甚至使用对方的范本。这些乱象，往往导致A建筑集团在合同约定义务、争议管辖等方面处于不利地位，以至合同案件发生后无法掌握有利证据、最终败诉而导致企业损失。新政策下合同范本需要进一步细化。为应对营改增工作，A建筑集团需要对已制定的合同范本进行修订工作，但与实际工作需要相比，还有很多工作需要完成及细化，特别是“四流合一”工作，需要进一步关注管理制度的落地及完善。作为工程实施责任承担主体的二级单位目前对这一工作重视程度不够，没有形成具体的工作体系，恐会影响A建筑集团营改增工作的整体效果。第三，合同审核不完善，信息化、标准化普及度不高。合同审核时间短。按照A建筑集团《合同管理办法》的规定，应当留给合同人员两天时间进行合同审核，但实践中经常发生合同审批环节刚到，就被催促必须马上审批完成，没有充足的时间详细审核。合同审核由他人代审。目前A建筑集团进行信息化管理过程中发现，很多审批节点的审批账号不是由自己掌握，而是由他人掌握，此种情况发生在领导上的比较多，领导普遍比较忙，在办公室办公时间相对较短，再加上此时的审批多是大局已定，故而对合同审批重视不够，常常将自己的审批账号交由他人代审，不能够发挥自身的履职功能和职责。补签合同情况较多。在进行合同审核时发现，基层人员在提交合同签订申请时会注明，该合同已经履行完毕或在履行中，现补签合同，望尽快审批通过等类似意见。这种情况是A建筑集团明令禁止的，但由于没有强有力的惩罚措施以及项目多异地不便掌握情况，补签合同情况发生较多，存在法不责众的局面，形成了一个怪现象。补签合同多是因为付款时必须要有合同作为依据才补签，更严重的是，如果付款时不需要用到合同，项目部连补签都省略，直接不签。信息化管理推广度有待加强。A建筑集团的合同管理工作目前已基本在网上进行实现，可以做到信息化管理，但信息化管理的推广度还有待加强。尤其是国际项目、联营挂靠项目或是个别企业，由于各种原因还未能实现合同管理信息化。3.3.3施工合同档案管理不足施工合同管理中，未及时签订相关书面合同文档、合同文档原件丢失、合同文档毁坏、合同文档字迹不清晰等，都会造成双方对有关事项的争议，因没有明确的合同文档作为证据，往往会产生巨大风险，如工程款损失、工期的延期、甚至会发生诉讼案件影响各方声誉。第一，合同文档管理制度不健全。A建筑集团虽然已经颁布了《合同管理办法》以及《档案管理办法》，两个管理办法中虽有合同文档的档案管理相关规定，但是该部分内容较为宽泛，难以执行。并且，办法里也未规定具体的合同档案管理责任人以及发生严重后果时的惩罚措施，具体到实践中，很难操作。第二，没能及时以书面形式固定资料。施工过程中往往由于市场变化、政治变化、自然环境变化、履约双方变化等原因而发生情势变更，如物价上涨、雾霾影响工期等，这些都是A建筑集团风险发生的地方，都需要谨慎对待，按照规范的变更程序，签订规范的变更文件，对变更事项进行及时的书面固定。除此之外，各方往来函件，签证索赔资料等，都应当及时以书面的形式固定下来。第三，资料签收问题。合同等资料是具有法律效力的，其签收应由专业人员来进行把关，不能任意签收，更不能随便派人进行此项工作。第四，资料归档不及时。合同等资料用印生效后，往往不能够及时移交至相关人员进行留存备案。归档日时，不能完整地将所有合同文档原件进行归档，常常发生拖延归档的情况，归档不及时。第五，档案管理人员更替时交接不到位。人员有变动时，前后管理人员之间没有一个具体的工作交接过程，也没有进行交接签字之类的手续，导致到底有多少合同文档，有什么合同文档，属于一个盲区，每当有事发生需要查找时，总会以来的晚，不知道或是时间太久了，找不到等类似原因，不能提供相关资料，A建筑集团也无法追究责任。4加强完善A建筑集团施工合同管理的措施建议针对A建筑集团施工合同管理存在的主要问题，现提出有针对性的、具体的完善措施。4.1建立标前评审制度4.1.1加强对项目情况的尽职调查第一，提高对项目本身合法性的尽职调查意识。在进行招投标时，要对项目的各项法律手续予以调查，看是否具备合法招投标条件。我国法律规定，三类工程必须进行招投标，第一是大型基础设施、公共事业等关系社会公共利益、公共安全的项目；第二是全部或部分使用国有资金投资或者国家融资的项目；第三是使用境外贷款、援助资金的项目。招标内容涉及上述三类工程的各个环节，项目勘察、设计、施工、监理以及与工程建设有关的重要设备、材料的采购，必须招投标，特殊情况除外。建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建设项目选址意见书、土地证等报建手续是否齐全，也是工程进行招投标的必要条件。A建筑集团在进行招投标前，应予以确切而全面的调查，以保证项目招投标的合法性。第二，调查当事方的经营资质及履约能力。在招投标前期，如果该项工程按照法律法规或者双方约定应当具备某项或某些特殊资质的，可要求对方予以出示，并复印加盖对方公章后留存，比如建筑特级资质等。该种做法的好处在于，即便以后发生了不可预知的风险，责任不在A建筑集团，并可以适当追偿由此带来的损失。如果合同情况特殊或特别重大，A建筑集团还应对各项资质证明进行实质性调查，比如到相关资质颁发部门核实。同时，对当事方的履约能力也应进行充分的调查，内容包括但不限于对方的注册资本金、财务情况、付款能力、人员以及保障工程进行的各项设施，甚至是业内口碑，这些都可以反映出企业的履约能力高低。4.1.2允许法律人员参与标前评审第一，提高企业领导人对法律人员参与标前评审的意识。领导干部是落实依法治企的“关键少数”，要转变企业领导人对合同管理在建筑企业是辅助性工作的认识。A建筑集团企业领导人把法律人员的意见和生产经营工作对立起来，担心法律人员的意见会成为自己高效决策的掣肘和工作的阻力，在招投标阶段有意识地不让法律人员参与，因此骨子里不重视这项工作。企业领导人要转变意识，不能总觉得在建筑领域里合同风险管理是旁枝末节，是辅助工作。经过无数合同纠纷案件或其他合同风险教训，应该对合同管理提高意识，上升高度。把企业合同管理工作开展情况，尤其是法律人员参与招投标的情况与领导干部的考核挂钩机制。明确企业招投标工作责任目标，明确奖惩制度，激发企业管理层关注招投标阶段法律人员缺失的情况。第二，允许法律人员参与到标前评审环节。A建筑集团应从人员任用制度上以及部门职责上进行调整，在招投标阶段的标前评审环节，除了市场营销部主责外，还要允许法律事务部参与标前评审。法律人员一般都经过专业系统的法律知识学习，并有A建筑集团建筑企业的相关建筑专业知识，具有专业和行业两大优势，同时具备了大量的诉讼案件处理经验以及法律意见提出经验，可以从专业的角度对招投标中的潜在风险作出更为全面的判断和提示，并出具专业的法律意见书，供企业领导进行决策。4.1.3对招标文件中的合同进行审核对于采取招投标的建筑工程，应该在投标前对招标文件，尤其是其中的合同文件，进行深入地研究和全面的分析，对合同中的所有条款，尤其是权利义务、违约责任、质量资金、争议管辖等重要内容进行全面而详细地分析，并制定出相应的投标策略，必要时可作出放弃投标的决定，以最大可能减少风险的发生。第一，A建筑集团可根据自身实际情况，逐步转变观念，实现对招标文件中合同的审核。可先实现对大额合同进行标前评审，比如亿元以上工程，因为该类工程本身风险大，对企业的影响比较深远，可在此类合同上进行评审的尝试，收效好后，可慢慢降低对标前评审的合同金额的限制，逐渐放开。第二，A建筑集团也可以采用制作招标文件审查指引的方式来间接参与招标文件中合同的审核。由法律事务部负责对招标文件中的合同部分编制招标文件审查指引，对哪些条款应该重点关注，哪些情况属于违法情况，哪些底线不能接受，哪些风险应该如何避免，法律事务部统一汇总，编辑出一本便于操作的招标文件审查指引，使得A建筑集团在没有法律人员直接参与标前评审时，也能由其他人根据招标文件审查指引来对招标文件中的合同进行审核。在法律人员参与标前评审取得成效后，可将标前评审制度写进相应的规章制度，要求法律人员以各种可能形式参与标前的合同审核，相关人员必须慎重考虑标前对合同的评审意见，而不能是流于形式，必要时，可授予总法律顾问对投标的一票否决权。4.2规范合同签订4.2.1完善合同管理办法进而规范合同签订形式第一，进行《合同管理办法》修订工作。原有《合同管理办法》与目前工作要求存在脱节，很多规定操作性不强，并且没有奖惩措施，难以起到激励监督作用。A建筑集团应先从制度着手，对《合同管理办法》进行修订，加强施工合同管理，使之更加符合工作实际。第二，严格按照法定程序完成合同签订。在合同签订时，应严格按照相关规定进行，该备案及时备案，发现未按要求完成的，发现一例惩处一例。第三，严格书面合同的签订，禁止签订口头合同。签订合同的过程中，不能作出任何口头的承诺或保证事项，口头的内容一是不正式，二是无法留存，难以验证。在工作中，尤其是施工合同类的文件，是绝对不允许使用口头代替书面的，一定要形成书面文字，记入合同中方可作数。这是一种工作习惯和态度，应严格禁止口头合同，要求所有合同必须采用书面形式，并联合财务系统，对付款程序严格把控，没有书面合同坚决不支付款项，以控制资金的方式控制合同书面形式的规范。第四，规范合同主体。对项目管理人员上岗前进行合同交底培训，要求其不得以自己名义对外签订与工程有关的施工合同，同时对各单位、各项目提出明确要求，严格合同主体，不得擅自以分公司、项目部的名义对外签订合同，如有发现，计入全员考核。第五，合同变更时及时书面确认。工程施工中发生情势变更时，双方应及时进行洽商，并将洽商后的决议及时用书面协议的形式固定下来，对变更的内容进行实质性审核，对变更的程序进行严格要求，将合同变更协议与原合同同等重视。第六，对国际项目施工合同签订流程的加强。国际项目虽然有其特殊性，但也不能完全开放式管理，目前已发生的国际合同纠纷案件，几乎都是涉案金额巨大的重大案件，解决周期都非常长，且胜诉率不高。所以，在国际项目合同管理中，在赋予其特权时，也应加强限制条件，比如要求电子版合同必须经合同信息化系统进行审批，印章必须由专人保管等。4.2.2制定并推广使用合同范本并对非范本合同严格审批第一，制定合同范本的编制规范。为提高分包分供合同标准化程度，制定《A建筑集团合同范本编制规范》，对分包分供合同范本的体例、格式、必备条款等进行规范，并依据规范对已发布示范文本进行形式上的规范统一和内容上的修订完善，有效提高合同审核工作的效率与质量。第二，加快全面制定合同范本，并将必要条款附在范本后作为必备条款。A建筑集团目前的合同范本种类和数量难以应对项目部所有的施工需要，应加快制定合同范本的速度，满足更多的施工领域的工作需求。此外，对于所有合同都应必备的条款，可设定为特别条款附后，且不可删除。如：禁止转包违反分包、禁止权利转让、争议解决地的规定等。第三，推广使用合同范本。采用层层推广的方式宣传合同范本使用的重要性和必要性，普及合同范本使用的益处，并对各级合同管理人员，尤其是基层合同管理人员进行范本使用培训，将合同范本在A建筑集团全面推广。第四，对非范本合同进行严格审核。当因各种原因无法使用己方范本时，应在谈判中力争对己方有利的条款。在合同审核时，应由各职能部门联合审核，共同把关，提示合同风险，将意见详细写出，固化在流程中。必要时，可向公司具有决定权的机构或领导反馈，看是否签订该合同。第五，制定并发布营改增制度下的合同范本。根据A建筑集团标准化管理以及营改增的要求，修订和完善合同示范文本，并且督导各二级单位按照营改增需要，修订各自单位的合同示范文本，加强和规范项目分包分供合同的签订工作，从源头防控合同风险。可先对适用范围较广的采购合同、专业分包合同、劳务分包合同、服务合同范本进行修订，并制定适用于各类合同的补充协议文本，可采用“原有合同文本+补充协议”的形式满足营改增后的合同签订需求，征求财务部及税务师事务所的意见，达到“四流合一”的营改增基本要求。4.2.3优化合同审核程序同时全面推广信息标准化第一，提高对合同审核意见的重视。在合同审核流程中，对于各环节提出的意见、提示的风险，牵头部门要认真对待，予以改进，必要时与对方对意见部分从新洽商谈判，做到实质性审核，不流于走形式。第二，对合同审核留有合理的时间。一份合同，少则几页，多则上百页，在合同审核时，应给与审核人员必要的时间，以便全面提示风险，避免因时间不够而造成疏忽，疏漏合同风险。但该时间应根据合同性质适当给与，不能一味延长，兼顾审核质量的同时还应保持效率。第三，严格合同审核履职。按合同金额大小和合同评估风险的大小进行分权审批。对合同审核环节中的每个节点，相关人员都应该认真履职，不能将自己的账号交由他人，由他人待审，尤其是领导岗位。领导们不可因自己工作繁忙而轻视合同审核，觉得合同审核就是过过流程，抱着一种无所谓的态度，不履行审核职责，将自己的账号交给员工或秘书，点击一下流程，这种做法应严格查处，并作为绩效考核指标。第四，对补签合同一律打回。A建筑集团已经明文规定：禁止先履行后签订合同。在执行中也要严格执行，不能网开一面。若发生先履行后补签合同的情况，任何一环节都有权将合同打回，不同意签订，损失由经办单位自行承担。面对这种情况，严格执行规章制度是最有力的措施。第五，推广应用信息化管理软件。A建筑集团信息化管理软件与集采系统、项目管理系统实现对接，对合同工作种类实现全覆盖，不仅可以通过软件系统审核以处理合同，还建立了工程类分包分供合同范本库，实现了线上合同与范本之间的文本对比功能，同时增加了通过扫描条码查找合同的功能，缩短了查找合同的时间，提高了工作效率。借助这套信息化工具，A建筑集团将更好实现施工合同管理工作的标准化、精细化管理。应加大力度在全A建筑集团范围进行推广应用，对使用者进行培训，早日实现全面信息化管理。4.3加强施工合同档案管理4.3.1建立健全施工合同档案管理制度A建筑集团应建立有效的合同档案管理制度，规范合同档案原件的保管和使用，妥善保存，避免毁损、遗失。可对现有的《合同管理办法》或《档案管理办法》进行修订完善，规定详细的合同档案管理内容，明确责任主体以及奖惩措施，并设立监督检查机构，使得合同档案管理有据可依，并且操作性强。也可制定专门的《施工合同档案管理办法》，对施工合同管理全过程中的资料留存作出专门的规定。无论是哪一种方法，都应当尽快确保A建筑集团在施工合同档案管理方面有制度可依，并且该制度可操作性强。办法中应规定施工合同档案管理的责任主体、收集范围、归档要求、归档时限、移交借出、保管方式和地点、考评制度、奖惩措施、监管检查等内容。A建筑集团各子公司、事业部、项目部应执行A建筑集团施工合同档案管理制度，在不违背A建筑集团规定下，可依据自身企业特点与实际情况，制定办法的操作指引，便于执行。与此同时，建立施工合同档案电子管理系统，将档案目录、资料文本等进行电子化登记保存，既便于查找，也便于保存。4.3.2应当形成书面资料的及时固定资料应当形成书面资料的内容不仅包括合同文本，还包括在合同签订、履行、变更的全过程中的一切凭证，比如送货小票、补充协议、确认书、会议纪要、往来信函、财务凭证、备忘录等，这些都能够证明双方权利义务关系，都应以书面形式固定下来，作为合同各方的证明资料，尤其是双方尚未能达成一致意见的事项，更应保存相关凭证，以便未来可能采取法律途径解决争议时有证据资料可以证明所主张的内容。第一，合同档案要求是原件。我国《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》（法释【2001】33号）第十条规定：“当事人向人民法院提供证据，应当提供原件或者原物。如需自己保存证据原件、原物或者提供原件、原物确有困难的，可以提供经人民法院核对无异的复制件或者复制品。”可见，复印件、传真件、口头表达不能单独形成证据证明力，保存合同资料的原件就显得尤为重要。只有原件才能最有效最直接的形成证明力，凡是能够对原件进行归档的，都应该归原件，不能对原件进行归档的，也应当对复印件进行归档，同时注明原件所在。第二，合同档案中应有相关方的签字用印。合同当事各方作出的文件，一般经各方签字盖章后才会生效，对于重要的合同档案，应及时督促相关方签字用印，并应确保字迹清楚、内容完整，印章真实有效。4.3.3妥善保管已经形成的资料第一，设立专门机构人员进行资料的保管。应有专门的机构进行合同文档保存，如档案室等；设立专人进行合同文档的保管，熟悉合同的相关知识；制作合同文档目录及台账，并随时更新；发现合同文档丢失毁损时，应及时采取补救措施。第二，规范合同文档签收。在与外界进行合同文档签收时，应由专业的合同人员进行把关，因为专业合同人员可以对合同文档进行判断，如是否己方签订的真实有效合同，是否应当由己方签收，是否对己方不利等等，合同文档具有法律效力，不能随便签收。第三，及时对合同文档进行归档。合同文档用印生效后，项目部应及时移交至相关机构留存备案，如合约部、财务部等。待合同文档归档日到时，应将完整的合同文档原件进行归档移交，并按规定时间完成，不可拖延。第四，规范合同文档管理人员工作交接。合同文档管理人员工作发生变动时，前后管理人员之间应当有专业的交接手续，列明合同文档目录及台账，一一核对，并在确认无误的交接单上进行双方签字确认。第五，对合同档案进行分类。建立合同目录，进行编码，同时留存电子版本，为查询、检索合同档案提供方便。5结论本文选取了关乎国计民生的建筑实体行业，并以A建筑集团为例，引出对施工合同管理的探讨，从A建筑集团施工合同纠纷案件入手，以此来分析A建筑集团施工合同管理存在的几个主要问题，结合国内外的先进理论以及A建筑集团施工合同纠纷数据统计，提出有针对性的、具体的应对措施，是本文的特色。该研究内容是针对A建筑集团的具体实际进行地详细分析，对A建筑集团施工合同管理水平以及A建筑集团企业经济效益的提高有所助益。同时，A建筑集团作为众多建筑企业中的代表，本文的研究将对其他建筑企业的管理具有一定的参考价值。做好施工合同管理工作，就是提高企业利润，希望本文的研究对建筑行业的整体向好发展有所裨益。A建筑集团应做好施工合同管理工作，建立标前评审制度、完善印章管理、规范合同签订、加强施工合同档案管理，使施工合同管理能力逐步提高，从而达到提升企业经济效益的目的。当然，本文的研究并未面面俱到，对于施工合同管理还有很多可研究的内容、细节、角度、方面，而且企业的管理除了合同方面，还有成本、质