妙思系统用户手册

前言当今新技术开展、普及之快,恐怕没有能与电脑相比者。妙思文献管理集成系统始终紧跟技术开展的步伐，引进前沿技术，不失时机地转换开发平台、改善操作界面、提高系统性能。

妙思文献管理集成系统6.5版〔以下简称6.5版〕即是基于客户/效劳器模式、数据库采用先进的MicrosoftSQLServer2000、前台采用MicrosoftVisualFoxPro9.0语言开发的应用软件，因而系统变得更稳定、更易于扩展和维护、更便于进行数据的共享和交换。如今的文献管理集成系统完全运行在MARC的内核上。从采购，到编目、典藏和流通，虽然人机界面是表格，但系统内部却全是MARC格式的操作。用惯MARC格式的用户甚至可以通过窗口按钮直接调用MARC格式进行数据的增删、操作和调度。妙思文献管理集成系统借助于MARC，做到充分揭示、描述文献的目录学特征，为读者提供高质量的效劳，为全国许许多多图书馆投身于祖国现代化建设发挥了极大的效能。

6.5版不仅继承了以前各版的长处，而且由于采用了新技术，采纳了全国众多客户在实践中遇到的各种问题，不停地进行完善、改良，因而具有了许多新的优点。它不只是文献管理工作的利器，而且是个庞大的资料库，是图书管理员学习业务的好教材。你可以用它查阅分类表、主题词〔查阅速度非书本能比〕，还可以用它来学习MARC规那么。6.5版为用户留有许多二次开发的接口，把用户界面、打印格式等许多发挥用户创意的自由交给操作者，照顾了不同的爱好和习惯，虽然大家都在用它，但每个用户的工作界面和流程各不相同，表达了他们不同的个性，而且各个图书馆制作的书标、条码、卡片、证件、新书通报等等也各具特色。系统性能平安性用户登录采用三级口令机制，防止非法使用系统；分布式数据备份，使系统具有备份恢复功能；采用软件镜像方式，保护读者动态流通数据；数据写入进行完整性控制，具有可人为控制的自动处理垃圾数据功能；配有软件容错包，及时诊断和提示系统错误及其处理方法；大型数据库支持软件MicrosoftServer2000/SybaseASE12.5等；事物日志有助于系统发生故障时，恢复数据库的完整性；利用SQLServer特有的对分布数据完整性的支持，保证分布在多个效劳器上的数据的准确性和一致性；针对读者咨询的特殊性，采用键盘仿真技术，在屏幕上模拟键盘，利用触摸屏防止读者操作键盘破坏系统。可靠性软件经过用户多年磨合，对用户需求掌握清晰透彻；软件经过功能测试、容错测试、压力测试、回归测试、界面测试、可用性测试、快速测试、输出测试、β测试等专业测试法；采用开发人员自测，请专家专测，用户实地测试，征求用户使用意见等方面对软件质量进行控制。使得软件性能更加稳定。灵活性系统运行参数设置灵活：用户根据本馆需要构造业务环境，如：MARC字段参数、数表格式参数、二次文献输出参数、数据字典、电子工具箱、读者借阅规定和文献借阅限制等；数据输出灵活：系统允许数据输出具有浏览格式、卡片格式、报表格式、自由格式，允许输出内容以屏幕显示方式、打印输出方式、文本文件方式和图形显示方式输出。系统具有用户自定义输出表格的规格、统计内容、字体、字号等功能；自选检索表达式；万能统计。开放性系统能够通过磁盘介质接收或输出、CNMARC、UNMARC/LCMARC和各种定长数据，数据处理完全符合IS02709标准格式；遵守国家关于条形码的规定，帮助用户标准编码格式，为馆际互借做好准备；系统能够通过远程网络进行数据转换、标准、合并、提交和下载的工作；支持Internet,Intranet，通过远程网络进行文献信息和管理信息的查询和检索功能；支持异构机文献检索功能。科学性系统设计不是简单、机械地模拟人的手工劳动，而是反复优化图书馆的工作流程，努力实现大量手工劳动无法实现的管理功能；目标管理贯穿于系统的各个主要模块，从数量和质量两个方面提高图书馆的工作水平；科学分析系统运行数据，用于指导图书馆的各项工作。一致性屏幕布局一致；输出颜色一致；技术术语一致；菜单语法结构一致；提示信息格式一致；热键定义一致。智能性配有软件容错包和软件自学系统，使系统在操作错误时能及时提供纠错方法，及早改正错误；采用字典技术和数据自动生成技术，提高软件著录、检索与统计的水平；系统界面的设计具有可记忆性，即支持鼠标操作又支持键盘操作；系统配有智能MARC编辑器，著录时给用户以智能帮助。并发性具有网络功能；几十台工作站同时采、编、典、流、检索不会导致系统网络拥挤；远程网络查询采用了ASP技术；后台数据库采用大型专业数据库系统提供持续事务处理和隐式的并发控制，自动侦测，防止和改正死锁，确保数据的准确性和一致性。时效性流通借还系统响应时间≤1秒；单关键字检索系统响应时间≤1秒；校园范围内单关键字查询响应时间≤5秒。购图书采图书采购是图书馆业务工作的第一步，是馆藏信息的入口，是开展读者工作的根底，是决定藏书体系是否是科学合理的关键。图书采购系统曾多此综合用户的意见，不断进行修改和优化，才到达今天的水平，而且它还的继续前进，永远不能停留在一个水平上。这就要不断吸取用户的珍贵经验，使它做的日臻完美。第一节系统菜单简介《图书采购系统》的菜单命令提供了本系统各项功能的调用，了解各项菜单命令就可以掌握本系统所提供的功能。本系统提供的菜单栏是标准的Windows式菜单栏。本系统共提供了七个菜单项，它们分别是：订购管理、数据维护、数据检索、统计报表、字典维护、系统工具和系统管理。每当鼠标左击它们时会弹出一下拉菜单列表。§1-1-1订购管理菜单订单录入：中文图书订购单的查重、套录和录入。打印订单：打印已录入的图书订单。书目验收：验收到馆的订购图书。财产登记：登记已验收的图书的金额数。数据传送：将验收并登记过财产的图书传送到编目数据库中。打印采购传票：打印采购传票。打印采购明细：打印传送到编目库中的图书明细。打印财产登记帐：打印财产登记帐。打印新书通报：打印到馆并验收的图书通报。预定查重：打印到馆并验收的图书通报。引导分类：浏览引导分类表。§1-1-2数据维护菜单采购数据修改：修改采购数据。采购数据剔除：删除采购数据。运行日志剔除：删除运行日志。套录数据导入：将MARC文件装入套录数据库中用于套录数据。套录数据剔除：删除套录数据库中的数据。§1-1-3数据检索菜单预定数据浏览：浏览预订的图书数据。预定数据检索：查找预订的图书数据。验收数据浏览：浏览验收过的图书数据。验收数据检索：查找验收过的图书数据。套录数据检索：查找套录数据库中的数据。馆藏数据检索：查找当前馆藏数据库中图书信息。馆藏数据检索二：按工程多条件查找当前馆藏数据库中的图书信息。馆藏条码检索：查询馆藏数据库中图书的条形码数据。出版社字典浏览：浏览系统提供的出版社字典内容。通用字典浏览：浏览系统提供的通用字典内容。§1-1-4统计报表菜单采购经费统计：生成和打印采购图书金额统计表。学科类目统计：生成和打印按图书学科类目统计的统计表。图书来源统计：生成和打印图书来源的统计表。出版地统计：生成和打印图书出版地的统计表。采购方式统计：生成和打印图书采购方式统计表。货币单位统计：生成和打印购置图书使用的货币单位统计表。书目期号统计：生成和打印按图书的书目期号统计的统计表。加塞情况统计：生成和打印加塞情况统计表缺到情况统计：生成和打印预定图书缺到情况统计表。工作库综合统计：生成和打印采购数据库综合统计表。采购工作量统计：生成和打印各录入人员工作量统计表。运行日志查询：查询运行日志。采购总括帐查询：查询采购总括帐。采购明细账〔种〕：生成和打印按图书种类统计的统计表。采购明细账〔册〕：生成和打印各种图书册数的统计表。§1-1-5字典维护菜单出版字典维护：编辑出版社字典的内容。责任方式维护：编辑责任方式的内容。汉语拼音字典维护：编辑汉语拼音字典的内容。书商字典维护：编辑书商字典的内容。货币字典维护：编辑货币字典的内容。综合字典维护：编辑综合字典的内容。建立职工档案：建立本部门职工的档案。学科类目表维护：编辑学科类目表的内容。分类复分表维护：编辑分类复分表的内容。§1-1-6拷贝字块：将选定的字块复制到系统剪贴板中。粘贴字块：将系统剪贴板中的内容粘贴到当前光标处。剪贴字块：将选定的字块剪掉并复制到系统剪贴板中撤销文字编辑：撤销当前文字的编辑内容。字符映射表：查找特殊字符并放到光标所在处。Windows计算器：调出计算器进行数字计算。作者号码计算器：将作者的姓名翻译成作者号。机读目录阅读器：阅读MARC文件。机读文件拆分器：将MARC文件拆分成几个小MARC文件。通用阅读器：阅读扩展名为.DBF的数据文件。§1-1-7设置系统口令：重新修改登录系统的口令。重新登录：再次登录系统。设置启动参数：设置系统启动时是否检验数据连接参数。设置编辑参数：设置MARC文件编辑器的可编辑字段和属性。设置系统参数：设置批号、登录号、条码号和书次号格式。重定向数据源：连接新数据源。索引远程表：重新索引、增加、删除索引字段。关于系统：显示产品和技术说明。退出系统：关闭主系统。第二节图书订购管理图书订购管理是本系统主要的一项管理。它提供的功能有：图书订单的查重录入、到馆图书的验收、将数据传送到编目数据库中、打印各种票据、订购图书的资金计算、图书的预先查重和浏览图书分类表。图书订购管理的工作流程见“订购管理工作流程图〞§1-2-1录入图书订单本功能是依照书商提供的订单目录或MARC文件来进行本馆订购图书的订单查重录入和套录工作。鼠标点击系统主窗口上菜单栏中《订购管理》菜单项，在下拉菜单列表中选取“订单录入〞，屏幕会出现标题为“订单录入〞的窗口〔见预订录入窗口示意图〕。

此窗口中共设置了二十八个录入框〔此窗口录入区中录入框数量、布局和标题内容都可以通过“定做输入区〞按钮按照您自己的喜好自行设计各种样式的输入区。通过"屏幕布置模板〞按钮调取所设置的输入区。〕每个录入框都可通过点击它各自左侧的标题来改变它的“可用〞或“不可用〞状态〔颜色变为灰色为“不可用〞状态〕。提供这项功能是为了能使用户自由屏蔽那些不需要录入的录入框，使光标只能在可需要录入的录入框之间移动并可以防止录入数据串位。

在录入数据过程中如果键入小数字键盘上的“*〞号可调出对应输入工程的字典列表以供选择。利用系统提供的字典功能不但能提高录入速度也可以使数据格式标准统一。在录入汉字工程时可以输入汉字的拼音头〔汉语拼音的第一个字符〕系统将能够自动调用字典功能将拼音头转换为对应字典能检索到的汉字组。也可以只输入前一个或前几个拼音头，敲回车键，系统会列出与拼音头对应的那些字典项列表供您选择。说明：在使用字典前应调用“字典管理〞建立对应字典内容。窗口中除“订购号〞录入框、“预定套数〞录入框、“每套册数〞录入框、“每套价格〞录入框和“每套人民币〞录入框外，其它录入框可以点击鼠标右键来设置输入参数〔见图书来源录入框参数设置窗口图〕。在此窗口中对“提示信息〞、“缺省值〞、“有效字符〞和各控制选项进行设置。详细说明和有关“键盘映射〞按钮的操作方法参见“设置编辑参数〞。在采购系统中设置“编辑参数〞的同时应考虑到编目的要求，如本馆某些Marc字段可以省略、禁止某些Marc字段的内容自动生成、某些Marc字段自动生成等要求，应该在本系统中设置好，当进行预订操作时系统将按照编辑参数的设置自动生成Marc记录，经验收后传送到编目系统。§1-2-1.1各录入框格式说明名称说明输入举例图书来源销售图书单位或书商。如：xx新华书店等。如：输入“大连市新华书店〞。用小数字键盘的*号调出字典或直接输入拼音头或输入“DL〞回车调出字典列表选择字典项。订购号图书订购号。正题名图书的全名称。第一责任者著者姓名。如果有多个著者他们之间用“，〞分开开本尺寸图书的尺寸，缺省单位：CM(厘米)如：78.7X109.6CM可省略输入78.7加空格109.6回车后乘号和CM会自动添上。获得方式图书单价。根据选定的货币单位，自动添加。如：当前的货币单位为RMB(人民币)单价为78元。可输入78，RMB符号会自动添上。出版时间标准时间格式：年.月.日月和日小于10的数字前加“0〞。如：2000年1月21日可省略输入00121系统转换为2000.01.21。货币单位要改变货币单位，应使该输入框成为可用状态。按小数字键盘"*"系统会自动弹出货币单位列表，选择具体的货币单位。采购方式要改变采购方式，应使该输入框成为可用状态。按小数字键盘"*"系统会自动弹出采购方式列表，选择具体的采购方式。版本第几次出版。可键入小数字键盘"*"选取。页卷数单位为“页〞。单位可不输入，系统会自动添上。如：图书为580页，键入“580〞回车后，变为“580页〞。ISBN国际标准书号。只需输入中间的八位数字。省略国家号、分隔符和校验位。如：ISBN为7-115-07654-5输入“11507654〞回车后变为“7-115-07654-5”。出版者出版社。如果输入了正确的ISBN号，系统会自动添加。§1-2-1.2新增订购图书当要继续录入一条订单时，请点击“订单录入〞窗口下方“新增〞按钮，屏幕将弹出标题为“采购查重〞窗口〔见“采购查重窗口示意图〞〕。此窗口的作用是查重数据，提供订单录入的快捷功能。操作步骤：选择检索方法，“前方一致〞表示您输入的要查找字符与数据库中的数据从第一位比拟，但凡等于要查找字符的记录都认为满足条件。系统缺省的方法为“前方一致〞一般不用改动。确定查找的数据库。选取工作库、中央库〔馆藏库〕和套录库。也可只选取其中的几个库。选取关键字：选择查找条件与哪个字段进行比拟。确定结果限制：返回满足条件最大的记录数。〔最小为100〕在“找什么〞录入框中输入与关键字对应的查找条件。点击开始按钮。如果在您选择的库中找到满足条件的记录，系统会翻开如《查重结果示意图》所示的窗口。选这一条要复制的记录〔底色为红色的记录为选中的记录〕。点击“复本〞按钮〔完全复制〕或“参考〞按钮〔不完全复制〕。如果要放弃复制点击“无关〞按钮。说明：如果查重不到要找的数据，系统会关闭“采购查重〞窗口。

举例说明：录入一条新订单，正题名=“数据库系统〞，作者=“刘岳山〞，ISBN=“7-115-07881-5”。

点击“新增〞按钮，在“采购查重〞窗口上分别选择，方法为“前方一致〞、位置为“工作库、中央库和套录库〞和关键字为“国际标准书号〞。

在“找什么〞录入框中输入“11507881”，回车后在查找结果窗口上点击正题名为“数据库系统〞该条记录底色变红。点击“复本〞按钮此条记录被复制到“订单录入〞窗口上。

在新增订单时还可以利用“系统工具〞菜单项中的“机读目录阅读器〞菜单来复制MARC数据。操作方法：点击“新增〞按钮，调出“采购查重〞窗口，点击“开始〞按钮添加一空白的订单；点击“系统工具〞菜单项，选择“机读目录阅读器〞菜单命令，调出阅读器，装入指定的MARC文件，查找需要的工程，点击“送剪贴板〞按钮将所选工程送入剪贴板保存；点击订单录入窗口底部“取剪贴板〞按钮，将选取的MARC数据粘贴到当前的订单中。重复操作可以复制多条订单记录。§1-2-1.3窗口工具按钮使用说明订单录入窗口各工具按钮见《按钮示意图》所示。在工具栏中有两个小显示区，一个是“状态显示区〞另一个是“正题名显示区〞。“状态显示区〞显示本条预订记录的当前状态。如显示“新记录〞表示此记录是新的没有保存的记录〔没有保存的记录不能作为订单记录〕；“预订单〞表示此记录已经保存并作为订单的一条记录；“二次进馆〞表示此条记录的图书是重复进馆等。“正题名显示区〞显示订单数据库当前记录的正题名。按钮名称功能说明刷新调用工作〔预订〕库的记录重新显示。查找〔左〕翻开“模糊查找〞对话框〔见模糊查找对话框示意图〕。在“字段名〞列表框中选择要查找的字段名；确定从工作库的第一条记录开始查找还是从当前记录开始向下开始查找；在条件输入框输入条件，单击“确定〞按钮。查找的结果为包括条件的记录的第一条记录。查找〔右〕移向上次执行“查找〔左〕〞满足条件的下一条记录。浏览翻开浏览窗口显示工作〔预订〕库的全部记录。复制上一条记录将当前记录的上一条记录的数据复制到当前记录。删除删除当前记录。第一条记录移到工作〔预订〕库的第一条记录为当前记录。上一条记录移到上一条记录。列表列出工作〔预订〕库中全部记录的正题名。下一条记录移到下一条记录。最后一条记录移到工作〔预订〕库的最后一条记录上。§1-2-1.4窗口底部各命令按钮使用说明订单录入窗口底部的各命令按钮见《各命令按钮示意图》所示。下面分别描述各命令按钮的功能。保存〞：快捷键为Ctrl+Enter,当一条订单记录输入后一定要保存。增加〞：增加新订单。见新增订购图书。编辑MARC〞：翻开MARC编辑器窗口将当前记录按照MARC格式进行编辑。“屏幕布置模板〞：调出已经定做的各输入区名列表，进行选择。输入区的制作见“定做输入区〞“定做输入区〞：本系统提供了这一方便用户自己设计订单录入窗口样式的功能。通过此项功能用户可以制定自己喜爱的各种样式进行订单的录入。点击此按钮，翻开如以下图所示的窗口。在此窗口上显示了全部可用于设计的录入框。每个录入框的左侧都有三个选择按钮分别表示“淡化〞、“隐藏〞和“屏蔽〞。“淡化〞：表示翻开“订单录入〞窗口时该录入框是临时不能编辑的，通过点击标题文字或“淡化开关〞按钮时“淡化〞的录入框变为可进行编辑的；“隐藏〞：表示此录入框在“订单录入〞窗口上不出现，可通过点击“隐藏或显示〞按钮使此录入框不可见或可见。“屏蔽〞：表示此录入框的内容只能看，不能编辑。如果要改变录入标题的文字，请双击标题来修改标题文字。如果要改变录入框在窗口上的位置，请按住鼠标的左键移动鼠标，将录入框拖到您希望的位置后松开鼠标键。当布置满意后点击“存为模板〞按钮输入一个名字保存它。“装入模板〞按钮调出模板名列表，选择以前设计的模板修改后生成新的输入区淡化开关〞：将窗口上的全部可见不可用的录入框变成可用，再次点击此按钮又会变为不可用。屏蔽隐藏或显示〞：使可隐藏的录入框不可见或可见。送MARC剪贴板〞：将当前记录按照MARC格式保存到“剪贴板〞上，以备以后使用。“取MARC剪贴板〞：可将“剪贴板〞上保存的MARC数据经转换复制到当前记录。增加分析资料〞：增加一条MARC记录，用来编辑当前MARC记录的分析资料。“查看器〞：翻开MARC查看器，以“标准格式〞、“卡片格式〞和“标准格式〞显示当前记录。“自动键盘〞：此按钮是开或关重复按钮。当处于“开〞状态，系统会根据录入框数据的性质将键盘输入状态自动转换为汉字输入状态。“联机帮助〞：调出MARC字段说明供用户查阅。“撤销〞：撤销录入的数据，恢复原来的数据。“返回〞：关闭“订单录入〞窗口，返回系统主窗口。§1-2-2打印图书订单系统提供的打印图书订单功能是可选择打印记录的打印，有两种可选打印的格式，一是“列表式〞、二是“标签式〞。点击菜单栏中“订购管理〞菜单项，在下拉菜单列表中点击“打印订单〞菜单命令，翻开标题为“订单打印〞对话框〔见打印条件设置对话框图〕。可以根据您的要求来设置工作〔预订〕库中要打印订单记录的条件。系统会根据所设置的条件检索满足条件的记录。点击条件标题会使该条件的成为可设置或不可设置。每个条件录入框标题的右侧都有一个组合框，点击组合框的按钮会列出条件的公式，选者某一公式，输入相应的条件，选择包含或不包含已打印的数据，点击“列表式〞或“标签式〞按钮，会翻开所选择打印格式和满足条件记录的打印预览窗口。在打印预览窗口上可以设置打印的参数。预览窗口上有些工具按钮〔见按钮示意图〕。各按钮功能说明按钮名称功能说明参数设置翻开“打印设置〞窗口。在此窗口上可以调整“打印预览〞窗口上的标尺刻度的大小；设置打印份数；每页打印的行数；每行的高度点数；文字在每行的垂直位置；每页头的空白点数。分别双击“正标题字体〞标题、“标头字体〞标题和“正文字体〞标题可选择打印的字体、大小和样式。有关“正标题〞、“标头〞和“正文〞的定义可见用鼠标指针移到“打印设置〞窗口上表样红圈的地方。可以选择是否打印双边框和空白行；点击“设置输出列〞按钮可确定打印表格的列、修改该列标题的文字、设置该列的宽度、设置该列标题文字在列的横向打印位置和该列内容在该列的横向位置。背景颜色和图案可以设置文字的背景颜色和文字颜色和选择打印背景图案。缩放显示选择系统给定的一组比例来显示预览表样的大小。打印当前页立即打印当前所显示的页。打印本页及后面的页立即打印本页和以后的全部页。设置打印机翻开“打印机设置〞对话框，设置系统打印机的各项参数。热键表显示系统提供的各种快捷键列表。返回关闭打印预览窗口，返回主窗口。§1-2-3到馆图书的书目验收新书到馆后，要开包验收，复核到馆图书的种数、册数、金额、发票号和支票号等数据。在验收过程中使用一种称为“批号〞的名词，此“批号〞是纯数字型字符，表示验收图书的序号。批号的缺省格式为“YYYY???〞〔YYYY表示年份,???表示3位固定长度的序号〕。为了便于统计，一般对不同来源的图书不能设为同一批号来验收，应分别设定不同的批号来验收。同一来源的图书如果种数太多也可分为几个批号来验收。批号可以自己设置也可以让系统自动提供。系统自动设置的批号为7位数字，前4位代表年份后三位数字为顺序号。如“2000001〞表示2000年第一批、“2000101〞表示2000年第101批。按这种形式设置批号可使批号便于理解。假设要验收书目，点击系统主窗口上菜单栏中“订购管理〞菜单项，选择下拉菜单列表中“书目验收〞菜单命令，翻开标题为“书目验收〞的对话框〔见书目验收对话框示意图〕。

在此对话框中，可以自己输入批号和图书来源〔可输入来源的拼头或小数字键盘调出图书来源列表〕。如果输入了图书来源，那么在验收图书时系统会控制只能按此批号验收此图书来源的图书。如果要查看现有的批号或让系统自动提供新批号，点击批号录入框右侧的按钮翻开输入或选择批号对话框〔见输入或选择批号对话框〕。“提取...〞按钮：提取系统已使用过的全部批号，在列表框中显示，红底黄字的项为当前批号，如确定当前批号作为使用的批号，点击“确定〞按钮。上次...〞按钮：调取系统上次使用的批号。“新号...“按钮：让系统自动提供新批号。当设置好批号后，点击“书目验收〞对话框上的“确定〞按钮，翻开如“书目验收窗口示意图〞的窗口。如果确定了批号和验收图书的来源，此窗口的标题栏上会显示当前批号和图书来源验收的操作步骤如下：点击“检索字段〞组合框的下拉按钮选择检索字段名。〔其中：“拼音编码〞字段保存的是图书正题名的拼音头〕；选择一种匹配方式，“前方一致〞表示设置的查找条件的字符只要等于被检索的字符前几位字符就认为满足条件。如：条件=“com〞，被查找的字符=“computer〞，computer为满足条件的记录。“完全一致〞表示条件和被查找的字符必须完全相等。一般情况下匹配方式选择“前方一致〞，此方式使用方便，速度快。比方预订库中有五条同一来图书来源拼音编码第一位字符为D的订单记录，键入D字符回车后会列出这五条记录列表，选择你需要验收的记录即可；在“检索内容〞录入框中输入于“检索字段〞相对应的内容，按回车键，如果找到数据将在数据区中显示；在“实际到馆套数〞录入框中输入实际的套数。如要修改实际套数，在此录入框中输入数字或带负号的数字以递增或递减验收套数；当窗口上的“验〞字不在闪动表示已验收，一半闪动表示验收的套数小于预订的套数；继续输入检索内容验收其他图书。如果你输入的验收套数与预订套数不符，系统会提示说明让你确认你到馆想验收的套数。注：如果实际的数据与预订录入的数据不符可点击窗口下方的“修改〞按钮修改。修改后点击“保存〞按钮保存数据。其他按钮的用法见窗口底部各命令按钮使用说明。§1-2-4图书资金登记财产登记是根据验收书目的批号进行财产登记的。点击系统主窗口上菜单栏中的“订购管理〞菜单项，选择下拉菜单中的“财产登记〞菜单命令。翻开批号输入或选择对话框。输入或提取批号，单击“确定〞按钮，翻开如“财产登记窗口图〞所示的窗口说明：登录号的区间和条形码的区间系统会自动给定。如果修改登录号区间的首号登录号区间的尾号会自动调整并且条形码也会自动改变〔条形码的最后一位是校验位〕。注：采购人员在“开始登记〞前应当注意登录号区间录入框中的登录号应与你验收的第一本书相匹配。§1-2-5验收图书的数据传送数据传送是将已经做过财产登记的数据按批号传送到编目书库中。点击系统主窗口上菜单栏中的“订购管理〞菜单项，选择下拉菜单中的“数据传送〞菜单命令。翻开数据传送的窗口〔见数据传送窗口图〕。在批号列表框中选择一个批号，点击“确定〞按钮数据传送完毕。批号列表中已传送的批号自动去掉。§1-2-6打印采购传票点击系统主窗口上菜单栏中的“订购管理〞菜单项，选择下拉菜单中的“打印采购传票〞菜单命令。翻开“输入或选择批号〞对话框。选择或输入要打印的批号，点击“确定〞按钮，翻开所选批号的打印预览窗口。可以通过窗口上方的各工具按钮对打印的表样进行调整和操作，各工具按钮的功能见按钮使用说明。§1-2-7打印传送采购数据的明细表点击系统主窗口上菜单栏中的“订购管理〞菜单项，选择下拉菜单中的“打印传送明细表〞菜单命令。翻开“输入或选择批号〞对话框。选择或输入要打印的批号，点击“确定〞按钮，翻开所选批号的打印预览窗口。可以通过窗口上方的各工具按钮对打印的表样进行调整和操作，各工具按钮的功能见按钮使用说明。在这里将详细描述如何设置打印参数。在打印预览窗口中点击参数设置按钮翻开打印参数设置窗口图〔见打印参数设置窗口图〕。在窗口的表样显示区有四个红圈，当鼠标指针指向它时会显示所圈处的定义。他们分别定义为“表头〞、“表栏头〞、“表内容〞和“报表合计区〞。“合计〞红圈中的按钮是用来确定报表是否带有合计行。当按钮显示“√〞符号表示报表带有合计行。可以改变报表各处的字体和字号。可以将一页报表分成几组、定义为每组包含的行数。每一页报表输出行数=组数×每组行数。如果要改变报表各列的参数及列在报表中位置请点击设置输出列按钮，翻开列参数设置窗口〔见定做报表图〕。在可用列列表框中可以通过移动各列排列位置来改变报表中各列的输出顺序。改变排列顺序的方法为在假设改变列排列顺序的列项的按钮上按住鼠标左键上下移动使此列项移到希望的位置。可以修改栏头文字、该列的宽度、栏头文字和栏内文字的对齐方式。当设置完毕单击确定按钮。返回打印参数设置窗口，点击确定按钮结束参数设置。§1-2-8打印财产登记账点击系统主窗口上菜单栏中的“订购管理〞菜单项，选择下拉菜单中的“打印财产登记帐〞菜单命令，翻开“打印财产登记帐〞对话框〔见打印财产登记参数设置图〕。当参数设置完毕后点击“确定〞按钮，系统将根据设置的条件检索满足条件的记录以表格的形式显示〔见财产登记帐表格窗口图〕。财产登记帐表格窗口上各工具按钮示意图见“按钮示意图〞所示。按钮名称功能说明字体字号翻开字体设置对话框设定显示表格内容文字的字体、大小和字型。查找翻开查找条件对话框，设置要查找的条件并进行查找。将找到的记录作为当前记录。继续查找如果根据查找条件进行检索并检索到满足条件二条以上的记录，此按钮变为可用，点击它将当前记录移到满足条件的下一条记录。过滤器既筛选表格中的记录。翻开“过滤器〞对话框选取“关键字〞名和“关系〞符号，设置条件内容。点击“建立过滤器〞按钮。表格中只会显示满足条件的那些记录。打印报表翻开打印预览窗口。可以通过窗口上方的各工具按钮对打印的表样进行调整和操作，各工具按钮的功能见按钮使用说明。存入文件翻开“另存〞对话，选择一种文件的类型将表格中的数据以指定的文件类型保存到文件中。返回关闭本窗口，返回到上一级窗口上。§1-2-9打印新书通报新书到馆经验收操作后可打印新书通报。点击系统菜单栏中“订购管理〞菜单项，在下拉出的菜单列表中选择“打印新书通报〞菜单命令，翻开标题为“新书通报打印系统〞窗口。操作步骤如下：选择提取记录的顺序。窗口中有三种顺序可供选择，他们分别为：“按验收时间〞、“按索取号〞和“按正题名〞,选择其中的一种你想要打印的顺序；选择是否提取包括编目库和典藏库中的批号；点击“提取批号〞按钮提取批号，系统将能够提供的批号列在列表框中；选择批号，批号可以单项选择和多项选择。单项选择：鼠标点击要选的批号；多项选择分为连续和分散。连续选择：鼠标点击要选的第一个批号，按住Shift键鼠标点击最后一个批号；分散选择：鼠标点击一批号，按住Ctrl键连续点及其它要选择的批号。点击“提取记录〞按钮，提取所选批号包括的数据，系统将提取的图书正题名记录列在列表框中供用户选择〔缺省为全选〕，记录可单项选择和多项选择，选择方法见步骤4。点击“打印输出〞按钮，翻开打印浏览窗口，点击打印按钮开始打印新书通报。§1-2-10图书的预先查重预订查重的功能是预先在工作库和中央库中查找有无重复的图书。点击系统主窗口上菜单栏中的“订购管理〞菜单项，选择下拉菜单中的“预订查重〞菜单命令。翻开如“查重窗口〞图所示的窗口。操作步骤如下：点击“检索字段〞组合框按钮，选择要检索的字段；点击“检索关系〞组合框按钮，选择具体的关系符号；点击“排序字段〞组合框按钮，选择按哪个字段排序的字段名；在“条件录入〞框中输入查重的与“检索字段〞相对应的条件，回车后如果检索到满足设定条件的记录，将在“显示区〞中显示。§1-2-11浏览图书分类表本系统提供了浏览或检索中国图书分类列表的功能并提供了较完整的图书分类数据。这样可以对操作人员在分类时加以引导。点击系统主窗口上菜单栏中的“订购管理〞菜单项，选择下拉菜单中的“引导分类〞菜单命令。翻开如“引导分类-1图〞图所示的窗口。在此窗口上可以浏览图书分类的详细排列。引导分类窗口上图书分类以“树〞形结构排列，与Windows98的浏览器左侧窗格相似。当某一分类项成为当前项，它的类号会显示在“选定类号〞框中。如果当前项的左侧出现“+〞符号，表示在此分类项有子分类项。如果要按分类号浏览，请点击“类目索引〞选项卡〔见引导分类窗口-2图〕。在“输入类号〞录入框中输入想要查阅的分类号，系统会立即将此分类号的工程调出。如果要想按分类名称检索分类号，点击“关键词搜索〞选项卡〔见引导分类窗口-3图〕。在“请输入检索词〞录入框中输入要查找分类名称的一局部或全部名称，系统会搜索查找。这种查找速度较慢，系统会出现搜索进度框，显示搜索的进度。第三节数据维护数据维护是系统对采购数据、运行日志和套录数据进行编辑提供的一组工具。§1-3-1修改采购数据当书目验收后，如果发现验收的图书数据有错，可借助此功能进行修改。点击系统主窗口上菜单栏中的“数据维护〞菜单项，选择下拉菜单中的“修改采购数据〞菜单命令。翻开如“查找采购记录窗口〞图所示的窗口。在此窗口中共提供了十六个条件设置。在缺省的情况下只有几个可用。如果要设置条件请点击条件标题使它成为可用。点击“关系〞组合框按钮选择关系符号。输入条件，点击“确定〞按钮会翻开“满足条件记录〞列表框。选择要修改的工程双击它〔Esc键关闭此列表框〕，翻开如“修改数据窗口〞图所示的窗口在此窗口上可以修改各项数据，按“保存〞按钮保存修改的数据。如果要修改馆藏信息和增加复本数，点击按钮，翻开如“馆藏信息编辑窗口〞图所示的窗口。如果要增加复本数，点击“增加复本〞按钮，调出如“复本增加编辑区〞图所示的编辑区进行增加，点击“确定〞按钮。一般情况起始登录号不用输入，系统会根据增加的册书自动分配起始登录号。如果要删除“馆藏信息编辑窗口〞上表格中的数据，选择要删除的行，点击“删除一行〞按钮。§1-3-2剔除采购数据当书目验收后，由于各种原因需要删除一局部采购数据，可借助此功能进行删除。点击系统主窗口上菜单栏中的“数据维护〞菜单项，选择下拉菜单中的“剔除采购数据〞菜单命令。翻开如“删除条件设置窗口〞图所示的窗口。在此窗口中共提供了十六个条件设置，条件之间的逻辑关系为“与〞。在缺省的情况下只有几个可用。如果要设置其他条件请点击条件标题使它成为可用。点击“关系〞组合框按钮选择关系符号，输入条件，确定满足条件返回的最大记录数〔最小为50〕。删除方法有两种现说明如下：逐条剔除：每次剔除一条记录。选择此方法点击“确定〞按钮，在此窗口的右下角弹出列表框〔Esc键关闭此列表框〕，选择或点击要剔除的项；按组剔除：一次删除满足条件的全部记录〔注意：确定的最大返回记录数的影响，例如：数据库中有100条满足条件的记录，最大返回记录数定为80，那么剩下的20条记录是不会被剔除的。〕。点击“确定〞按钮，翻开如“按组剔除显示窗口〞图显示的窗口。点击“工作数据剔除·下一步〞按钮剔除显示的全部数据。在按组剔除显示窗口上工具按钮的功能请参见工具按钮说明。§1-3-3删除运行日志日志是系统对各数据库操作情况的记载，由于对数据库数据的频繁操作会使日志文件变的庞大，系统提供此功能用来剔除日志数据。点击系统主窗口上菜单栏中的“数据维护〞菜单项，选择下拉菜单中的“运行日志剔除〞菜单命令。翻开如“日志选项对话框〞图所示的对话框。直接输入或点击系统名称框右侧的按钮翻开日志名称，选择删除的日志〔必须〕；直接输入或点击操作员名称框与右侧的按钮选择操作员〔可选〕；输入统计时间的范围〔可选〕；如果只想删除包含异常情况的日志，请选择“仅包含异常情况〞复选框；点击“下一步〞按钮，翻开显示满足设定参数的日志工程列表窗口(见日志列表窗口图)。点击“去除以下系统运行日志〞按钮，去除日志。在日志列表窗口上工具按钮的功能请参见工具按钮说明。§1-3-4套录数据导入系统提供的“套录数据导入〞功能很有用。它是将书商提供的MARC文件导入系统的套录库中，用于订单录入过程中查重套录库以便提取选中的订单数据，提高订单录入的速度，减轻订单工作量。点击系统主窗口上菜单栏中的“数据维护〞菜单项，选择下拉菜单中的“套录数据导入〞菜单命令。翻开如“MARC数据转换对话框〞图所示的对话框。直接输入MARC文件的路径和文件名或点击录入框左侧的按钮，翻开“选择文件〞对话框，选择要转换的MARC文件〔MARC文件的扩展名为ISO〕。点击“开始〞按钮进行数据转换。在转换过程中系统会显示转换进度表。数据成功转换后被转换的MARC文件名会列在“已经提交文件〞列表框中。§1-3-5剔除套录数据由于套录数据的不断导入，会使系统套录库也不断的增加，为了提高系统运行性能，需要经常将不再使用的数据从套录库中删除掉。此项功能也可以作为浏览套录库使用。点击系统主窗口上菜单栏中的“数据维护〞菜单项，选择下拉菜单中的“剔除套录库〞菜单命令。翻开如“套录数据提取条件窗口〞图所示的窗口。在此窗口中共提供了十四个条件设置，条件之间的逻辑关系为“与〞。在缺省的情况下只有导入时间条件设置可用。如果要设置其他条件请点击条件标题使它成为可用。点击“关系〞组合框按钮选择关系符号，输入条件，确定满足条件返回的最大记录数〔最小为50〕。点击“确定〞按钮，翻开满足设置条件记录的列表窗口〔见套录数据列表窗口图〕。如果要删除所列出的全部数据，点击“剔除以下数据〞按钮。在套录数据列表窗口上工具按钮的功能请参见工具按钮说明。第四节数据检索和浏览数据检索和浏览是系统提供对预订、验收、套录和馆藏数据进行检索的功能和对预订、验收、套录、馆藏、条形码、字典和分类表数据进行浏览的功能。§1-4-1浏览图书预订数据调用此功能可以浏览预订库中的全部数据。点击系统主窗口上菜单栏中的“数据检索〞菜单项，选择下拉菜单中的“预订数据浏览〞菜单命令。翻开如“预订数据浏览窗口〞图所示的窗口。此窗口中的工具按钮参见工具按钮使用说明。§1-4-2检索图书预订数据当需要查找预订数据请使用此功能。点击系统主窗口上菜单栏中的“数据检索〞菜单项，选择下拉菜单中的“预订数据检索〞菜单命令。翻开如“数据检索条件设置窗口〞图所示的窗口。在此窗口中共提供了十六个条件设置，条件之间的逻辑关系为“与〞。在缺省的情况下只有几个可用。如果要设置其他条件请点击条件标题使它成为可用。点击“关系〞组合框按钮选择关系符号，输入条件，确定满足条件返回的最大记录数〔最小为50〕。点击“检索〞按钮。如果检索到数据，会翻开数据列表窗口显示数据。§1-4-3浏览已验收过的图书验收数据的浏览是按照验收批号来提取数据的，只能一批批浏览。点击系统主窗口上菜单栏中的“数据检索〞菜单项，选择下拉菜单中的“验收数据浏览〞菜单命令。翻开如“输入或选择批号对话框〞图所示的对话框。点击“提取〞按钮，在批号列表框中选择要浏览的批号，点击“确认〞按钮，翻开此批号的验收数据浏览窗口。§1-4-4检索已验收的图书点击系统主窗口上菜单栏中的“数据检索〞菜单项，选择下拉菜单中的“验收数据检索〞菜单命令。具体使用的方法参见《检索预订数据》。§1-4-5检索套录数据套录数据库中的数据是通过“套录数据导入〞操作装入套录库中的。点击系统主窗口上菜单栏中的“数据检索〞菜单项，选择下拉菜单中的“套录数据检索〞菜单命令。具体使用的方法参见《检索预订数据》。§1-4-6检索馆藏数据点击系统主窗口上菜单栏中的“数据检索〞菜单项，选择下拉菜单中的“馆藏数据检索〞菜单命令。具体使用的方法参见《检索预订数据》。在实际工作中有时需要对中央库中某种文献重新打印卡片，通过“检索馆藏数据〞功能来完成卡片的打印。具体操作步骤如下：设置检索条件；执行查找；在查找结果列表中选择要打印卡片的记录为当前记录；点击看卡片按钮，翻开Marc查看器；单击Marc查看器中的模拟显示按钮，此卡片被显示出来；通过页面布置按钮，来设置卡片文字的字体和字号大小，排列各局部的位置；通过设置打印输出工程按钮，确定哪些工程打印在卡片上；单击打印按钮。§1-4-7检索馆藏数据方式二当需要多条查找馆藏数据请使用此功能。点击系统主窗口上菜单栏中的“数据检索〞菜单项，选择下拉菜单中的“馆藏数据检索〞菜单命令。翻开如“数据检索对话框〞图所示的对话框。在此窗口中共提供了八个条件设置，条件之间的逻辑关系为“与〞。在缺省的情况下只有几个可用。如果要设置其他条件请点击条件标题使它成为可用。有五个检索点的右侧带有附加条件组合框，通过点击此组合框，选择一种方式。当检索条件设置后，点击“查找〞按钮。说明：责任方式是指图书的译者、作者或编辑等。点击“清空〞按钮可去除责任方式框中的内容。在题内关键词组合框中，输入任何关键词及组合可以把题名包含你所输的内容都检索出来。例如：你在题内关键词输入当代小说，点击“查找〞按钮，可以把题名含当代小说的信息全查出来。比方：《中国小说提要：当代局部》。§1-4-8检索馆藏图书的条形码信息点击系统主窗口上菜单栏中的“数据检索〞菜单项，选择下拉菜单中的“馆藏条码检索〞菜单命令。具体使用的方法参见《检索预订数据》。§1-4-9浏览出版社字典库调用此功能可以浏览系统提供的出版社字典库。点击系统主窗口上菜单栏中的“数据检索〞菜单项，选择下拉菜单中的“出版社字典浏览〞菜单命令。翻开显示出版社字典库中的全部数据。§1-4-10浏览学科类目调用此功能可以浏览系统提供的各学科分类的类目表。点击系统主窗口上菜单栏中的“数据检索〞菜单项，选择下拉菜单中的“学科类目浏览〞菜单命令。翻开显示学科分类的类目表。§1-4-11浏览通用字典系统为提高录入数据速度、减少键码量及标准数据提供了使用字典功能。通用字典内部是按字典名分项的，每个字典项都可以建立和保存数据。如“图书来源〞字典项对应有关图书来源的数据。在录入数据时，可调出对应的字典，选择具体工程。假设要浏览通用字典库，点击系统主窗口上菜单栏中的“数据检索〞菜单项，选择下拉菜单中的“通用字典浏览〞菜单命令。翻开如“字典浏览窗口〞图所示的窗口。点击“字典名〞组合框按钮，在下拉的字典名列表框中选择字典名，字典项列表框中会列出该字典的全部工程。〔字典工程的增加、修改和删除是通过“字典管理〞来完成〕第五节统计报表管理§1-5-1采购经费管理点击系统主窗口上菜单栏中的“统计报表〞菜单项，选择下拉菜单中的“采购经费统计〞菜单命令。翻开如“经费条件设置对话框〞图所示的对话框。确定统计报表是否包括已预订但没有打印的那些文献。确定统计报表是否包括已打印但还没有验收的那些文献。确定统计报表是否包括已经验收的文献。设置批号或点击右侧的按钮翻开“选择批号〞对话框，确定要统计的批号。设置统计的起始日期和终止日期。点击“确认〞按钮，屏幕会出现统计报表打印预览窗口。统计条件可以不设置。采购经费统计报表的样式参见以下图。§1-5-2学科类目统计点击系统主窗口上菜单栏中的“统计报表〞菜单项，选择下拉菜单中的“学科类目统计〞菜单命令。其操作方法见《采购经费统计》，学科类目统计报表的样式参见以下图。§1-5-3图书来源统计点击系统主窗口上菜单栏中的“统计报表〞菜单项，选择下拉菜单中的“图书来源统计〞菜单命令。其操作方法见《采购经费统计》，图书来源统计报表的样式参见以下图。§1-5-4出版地统计点击系统主窗口上菜单栏中的“统计报表〞菜单项，选择下拉菜单中的“出版地统计〞菜单命令。其操作方法见《采购经费统计》，出版地统计报表的样式参见以下图。§1-5-5采购方式统计点击系统主窗口上菜单栏中的“统计报表〞菜单项，选择下拉菜单中的“采购方式统计〞菜单命令。其操作方法见《采购经费统计》，采购方式统计报表的样式参见以下图。§1-5-6货币单位统计点击系统主窗口上菜单栏中的“统计报表〞菜单项，选择下拉菜单中的“货币单位统计〞菜单命令。其操作方法见《采购经费统计》，货币单位统计报表的样式参见以下图。§1-5-7书目期号统计点击系统主窗口上菜单栏中的“统计报表〞菜单项，选择下拉菜单中的“书目期号统计〞菜单命令。其操作方法见《采购经费统计》。§1-5-8加塞情况统计点击系统主窗口上菜单栏中的“统计报表〞菜单项，选择下拉菜单中的“加塞情况统计〞菜单命令。其操作方法见《采购经费统计》。§1-5-9缺到情况统计点击系统主窗口上菜单栏中的“统计报表〞菜单项，选择下拉菜单中的“缺到情况统计〞菜单命令。其操作方法见《采购经费统计》，缺到情况统计报表的样式参见以下图。§1-5-10工作库综合统计点击系统主窗口上菜单栏中的“统计报表〞菜单项，选择下拉菜单中的“工作库综合统计〞菜单命令。翻开如“统计条件设置窗口〞图所示的窗口。在此窗口上提供了多个条件设置框，条件之间的逻辑关系为“与〞。底色为灰色的条件设置框为不可用框，当点击条件设置框的标题时此框成为可用框。根据统计要求，输入统计条件，选择条件公式。点击“分组字段〞组合框按钮，在下拉的列表框中选择分组统计的名称。在标题文字录入框中输入统计报表的标题。点击“统计〞按钮。统计报表标题为“工作库综合统计〞，按“出版地〞分组统计的统计报表样式参见以下图。§1-5-11采购工作量统计工作量是指操作员录入订单的数量。点击系统主窗口上菜单栏中的“统计报表〞菜单项，选择下拉菜单中的“采购工作量统计〞菜单命令。其操作方法见《采购经费统计》。§1-5-12采购总括帐统计点击系统主窗口上菜单栏中的“统计报表〞菜单项，选择下拉菜单中的“采购总括帐统计〞菜单命令。翻开标题为采购总括帐对话框〔见采购总括帐对话框图〕。设定时间区间，填写帐页标题，点击“确定“按钮。§1-5-13采购明细账〔按种类统计〕点击系统主窗口上菜单栏中的“统计报表〞菜单项，选择下拉菜单中的“采购明细账〔种〕统计〞菜单命令。翻开标题为“输入或选择批号〞对话框，输入或点击“提取“按钮，在批号列表框中选择某一批号，点击“确认〞按钮。§1-5-14采购明细账〔按册数〕点击系统主窗口上菜单栏中的“统计报表〞菜单项，选择下拉菜单中的“采购明细账〔册〕统计〞菜单命令。翻开标题为“输入或选择批号〞对话框，输入或点击“提取“按钮，在批号列表框中选择某一批号，点击“确认〞按钮。第六节字典管理系统为提高录入数据速度、减少键码量及标准数据提供了使用字典功能。通用字典内部是按字典名分类的，每个字典都会对应一组数据。如“图书来源〞字典对应图书来源数据项。在录入数据时，可调出对应的字典，选择具体工程。因此需要对各类字典经常维护以保证内容丰富。§1-6-1出版社字典维护点击系统主窗口上菜单栏中的“字典管理〞菜单项，选择下拉菜单中的“出版社字典维护〞菜单命令。翻开字典维护窗口〔见“字典维护窗口〞图〕。检索框是系统为快速查找字典项而提供的检索点。当要利用它时，点击它的标题使它变为可用。在该框中可以输入要查找工程的一局部连续的拼音头，列表中将列出与拼音头相同的全部字典项供选择。在编辑区中显示的数据是指定字典项的数据，如果要修改它们，点击“编辑〞按钮该区的全部录入框变为可用。按钮名称说明编辑在编辑区对当前字典项进行编辑。存盘修改和增加字典项后，必须点击它来保存数据。增加编辑区变为空白，输入新增加的字典项。删除删除当前的字典项。撤销恢复到修改前的状态。§1-6-2责任方式维护系统为用户检索数据方便，将“责任方式〞作为一种检索数据的检索点。数据库中“责任方式〞字段的内容是系统从用户建立的“责任者〞字段内容提取而填写的。系统在从“责任者〞字段中提取“责任方式〞时需要到“责任方式〞字典中查找有无匹配应的词，如果有匹配的词就将它写入“责任方式〞字段中。因此“责任方式〞字典很重要。系统在初始化时已经为“责任方式〞字典建立了根本的数据，用户可补充或修改字典数据。点击系统主窗口上菜单栏中的“字典管理〞菜单项，选择下拉菜单中的“责任方式维护〞菜单命令，翻开标题为“责任方式维护〞窗口〔见责任方式维护窗口图〕。具体的操作方法如下：将光标定在要修改的字前方进行修改删除字：将光标定在要修改的字前方按Delete键。插入一行：将光标定在上一行最后一个字的右侧，使键盘处于插入状态，键入Enter键。追加一行：将光标定在最后一行的下一行。按钮说明：“排序整理〞按钮：点击此按钮会按字符顺序重新排列。“存盘退出〞按钮：点击此按钮保存数据并结束维护操作。放弃退出〞按钮：点击此按钮放弃已做过的任何改动并结束维护操作。§1-6-3书商字典维护点击系统主窗口上菜单栏中的“字典管理〞菜单项，选择下拉菜单中的“书商字典维护〞菜单命令。具体的操作方法请参见《出版社字典维护》。说明：书商字典对应图书来源，此字典在录入订单的过程中系统将会对输入的而且字典库中不存在图书来源自动添加到字典库中。§1-6-4汉语拼音字典维护点击系统主窗口上菜单栏中的“字典管理〞菜单项，选择下拉菜单中的“汉语拼音字典维护〞菜单命令。具体的操作方法请参见《出版社字典维护》。§1-6-5货币单位字典维护点击系统主窗口上菜单栏中的“字典管理〞菜单项，选择下拉菜单中的“货币单位字典维护〞菜单命令。具体的操作方法请参见《出版社字典维护》。§1-6-6综合字典维护点击系统主窗口上菜单栏中的“字典管理〞菜单项，选择下拉菜单中的“综合字典维护〞菜单命令。具体的操作方法请参见《出版社字典维护》。§1-6-7建立职工档案点击系统主窗口上菜单栏中的“字典管理〞菜单项，选择下拉菜单中的“建立职工档案〞菜单命令。具体的操作方法请参见《出版社字典维护》。§1-6-8学科类目表维护点击系统主窗口上菜单栏中的“字典管理〞菜单项，选择下拉菜单中的“学科类目表维护〞菜单命令。翻开字典维护窗口〔见“数据维护窗口〞图〕。修改类目：选择要修改的学科类目，点击“修改类目〞按钮，翻开编辑窗口〔见类目编辑窗口图〕，在此窗口上进行修改。增加类目：点击“增加类目〞按钮，翻开编辑窗口，添加类目代码和类目名称。删除类目：选择要删除的学科类目，点击“删除类目〞按钮。§1-6-9分类复分表维护点击系统主窗口上菜单栏中的“字典管理〞菜单项，选择下拉菜单中的“分类复分表维护〞菜单命令。翻开字典维护窗口〔见“数据维护窗口〞图〕。增加数据：点击“增加〞按钮，系统会在编辑窗口最后添加一空白行供用户写入数据。修改数据：选择要修改的数据行为当前数据行，点击“修改〞按钮后进行修改。此时“修改〞按钮变为“保存〞按钮，点击“保存〞按钮保存修改的数据，“保存〞按钮〞又恢复为“修改〞按钮。执行保存过程，系统将会首先检测数据格式的正确性，给出提示。删除数据：选择要删除的数据行为当前数据行，点击“删除〞按钮。检索数据：由于分类复分表中的数据很多，为快速找到某一工程，可利用系统提供的检索功能。点击“检索〞按钮，翻开标题为“模糊查找〞的对话框〔见查找对话框图〕。查找工程是指“包含文字〞框中的文字是在哪个查找工程中查找。查找工程可单独选择也可全部选择。鼠标点击某一项可单独选择，按住Shfit键连续点击查找工程可多项选择〔缺省为多项选择〕。多项选择表示在多个工程中查找。在“包含文字〞框中输入局部或全部要查找的字符。在查找方法区选择是从分类复分表的第一行开始此查找〔从头开始查找〕还是从当前行开始查找〔从当前行向后查找〕。点击“确定〞按钮。说明：当字典编辑窗口的底色为黄色表示为可编辑状态，白色为只读状态。点击“包含文字〞框的按钮，在下拉的列表框中会列出曾经输入过的字符。第七节系统工具图书采购系统为用户在使用系统过程中提供了一些辅助工具，可以充分利用这些辅助工具帮助用户更好的使用本系统。§1-7-1字符映射表在输入数据的过程中会遇到一些特殊的字符和特殊的汉字，通过字符映射表可以查到这些特殊的字符将它们复制、粘贴到您需要的地方。点击系统主窗口上菜单栏中的“系统工具〞菜单项，选择下拉菜单中的“字符映射表〞菜单命令。翻开字符映射表〔见字符映射表〕。使用方法：在字符映射表中用鼠标点击需要的的字符，如果在此表中没有需要的字符，点击“特殊符号〞按钮，会翻开如特殊字符表图所示的窗口，点击“下一个〞和“上一个〞按钮来查找需要的字符。点击需要的字符，点击“选择〞按钮，被选择的字符会在“复制字符〞框中出现。点击“复制〞按钮，会将“复制字符〞框中的字符送到系统剪贴板上。关闭字符映射表，点击“系统工具〞菜单项，选择“粘贴字块〞菜单命令或按Ctrl+V组合键，将特殊字符粘贴到输入框中的光标处。§1-7-2调用Windows计算器在使用系统的过程中会需要数字计算，通过系统提供的计算器可以方便的计算。点击系统主窗口上菜单栏中的“系统工具〞菜单项，选择下拉菜单中的“Windows计算器〞菜单命令。调出系统计算器〔见计算器示意图〕。使用方法与普通的计算器使用一样，既可以利用键盘也可使用鼠标。§1-7-3调用作者号码计算器在使用系统的过程中对需要使用作者号码的用户通过系统提供的作者号码计算器可以方便的给出作者号码。系统提供的作者号码计算器是按照国家标准《通用汉语作者号码表》规定设计的。点击系统主窗口上菜单栏中的“系统工具〞菜单项，选择下拉菜单中的“作者号码计算器〞菜单命令。调出作者号码计算器〔见作者号码计算器图〕。使用方法：输入作者的姓名，键入回车键，计算器自动在作者号码库框中给出作者号码。点击“送剪贴板〞按钮将作者号码送到系统剪贴板上。通过“系统工具〞菜单项中的“粘贴字块〞菜单命令会将此号码粘贴到输入框中当前光标处〔键入组合键Ctrl+V也可粘贴字块〕。如果需要连续粘贴多个作者号码，点击“连续取号〞复选框，连续输入作者姓名，点击“送剪贴板〞按钮。屏幕右上角会列出作者的号码。§1-7-4机读目录阅读器机读目录阅读器是一种很方便使用的读取MARC文件阅读器，它可以以三种格式显示MARC数据，提供了快速检索、复制、解释等功能。点击系统主窗口上菜单栏中的“系统工具〞菜单项，选择下拉菜单中的“机读目录阅读器〞菜单命令。调出机读目录阅读器〔见机读目录查看器〕。操作方法：在“每次预读〞框中设置一次要从MARC文件中装入阅读器最大记录数；在“文件〞框中输入MARC文件的路径和文件名或点击“翻开〞按钮，翻开“文件〞对话框，在对话框中确定要读取MARC文件。当文件名正确设置后系统根据所设置的每次读取数读取数据。机读阅读器左窗格显示正题名，右窗格显示某一格式的当前正题名的数据。点击“标准格式〞、“卡片格式〞和“标准格式〞选项卡可以显示不同的格式。假设要复制当前的数据，点击“送剪贴板〞按钮，以便粘贴使用。如果要查找指定的正题名请点击“查找〞按钮，输入要查找正题名的一局部或全局部。右键单击“查找〞按钮会显示满足条件的下一条记录。如果要按照系统给定字段进行查找，点击“按字段名查找〞选择一字段名。右键单击此按钮，将查找下一条记录。“位置〞框中显示的数字表示当前的数据的记录号。可以改变该数字直接定位。§1-7-5机读文件切分器机读文件切分器是用来将比拟大的MARC文件分成指定记录数的几个小MARC文件。切分的文件名自动设置为与被切分的MARC文件名加上序列号。如MARC文件名为MARC.ISO假设切分成三个文件它们的文件名分别为MARC0001.ISO、MARC0002.ISO和MARC0003.ISO。点击系统主窗口上菜单栏中的“系统工具〞菜单项，选择下拉菜单中的“机读文件切分器〞菜单命令。调出机读切分器〔见切分器示意图〕。使用方法：在“机读文件〞框中输入要切分的MARC文件名或点击右侧的按钮选择文件名。文件名设置后系统将会读取约100条记录的数据，并显示此文件的大约记录数。在“记录数〞框中设置切分后每个文件的最大记录数。例如：MARC文件的条数大约为1611条，如果要平均分成三个文件，那么“最大记录数〞可设置为637。点击“确定〞按钮，系统将根据设置的记录数开始切分并将切分的文件保存在被切份文件的同目录下。§1-7-6 通用表浏览器通用表浏览器是用来阅读扩展名为.DBF的数据库表文件,本系统由许多参数保存在这些表中。点击系统主窗口上菜单栏中的“系统工具〞菜单项，选择下拉菜单中的“通用表浏览器〞菜单命令。调出“翻开文件〞对话框来选定要浏览的.DBF表文件。当文件确定后，系统会翻开浏览器显示表文件内容。§1-7-7 远程表浏览器远程表浏览器为系统管理员提供了浏览SQLServer效劳器中本系统所使用数据库中各表的内容的一种工具。在实际应用过程中，系统管理员想要观察某一表中的全貌时可点击系统主窗口上菜单栏中的“系统工具〞菜单项，选择下拉菜单中的“通用表浏览器〞菜单命令，翻开选择浏览表对话框〔见选择远程表对话框图〕。操作步骤如下：点击“ODBC数据源〞右侧按钮，选择ODBC数据源名称。缺省情况下所列出的数据源是系统当前与之连接的数据源。在表名列表框中选择要查看的表名。点击浏览按钮，翻开浏览器显示表内容。§1-7-8 重复记录删除工具在进行系统升级处理或转换数据过程中有可能使数据库中某些表产生重复记录，通过使用“重复记录删除工具〞可以去除这些重复的记录。点击系统主窗口上菜单栏中的“系统工具〞菜单项，选择下拉菜单中的“删除重复记录工具〞菜单命令，翻开选择表和设置条件对话框〔见选择删除重复记录的表和设置删除条件对话框图〕。具体操作步骤：点击“ODBC数据源〞右侧按钮，选择与系统连接的ODBC数据源名称。在表名列表框中选择要删除重复记录的表。在字段名列表框中选取进行比拟的字段名，点击字段名左侧的复选框，当复选框中出现“√〞符号表示选中此字段，系统会将所选字段内容相同的记录作为重复记录。点击“下一步〞按钮，进行重复记录查找，如果有重复的记录，将重复的记录列出，如果确实要删除列出的重复记录，点击“真的删除以下记录的重复记录吗？〞按钮。第八节系统管理图书采购系统的应用需要一些参数支持，系统管理提供了修改各项参数的功能。§1-8-1设置系统口令在每次进入系统时都会用到系统口令，用于防止非法用户的进入，因此用户在使用系统时经常更换口令是良好的习惯。点击系统主窗口上菜单栏中的“系统管理〞菜单项，选择下拉菜单中的“设置系统口令〞菜单命令。调出口令设置对话框〔见口令设置对话框图〕操作级别分为三个级别：系统级、管理级和操作级。系统级级别最高，管理级为次，操作级最低。当登录系统时是系统级登录的可以设置三种级别的口令，管理级的可设置管理级和操作级的口令，操作级的只能设置操作级的口令。使用方法：点击“编辑〞按钮，使各输入框变为可用；输入新的操作口令〔口令最长字符数为十三位〕；验证新输入的口令；点击“保存〞按钮，保存口令。注：管理级和系统级相比，不可以进行运行日志删除、重复记录删除工具、设置系统参数、重定向数据源和索引远程表等功能。操作级和管理级相比，不可以进行套录数据删除。§1-8-2重新登录每当更换了新口令可以利用重新登录来验证新口令或由于其他原因与数据库断开连接时系统无法正常运行时需要重新登录。点击系统主窗口上菜单栏中的“系统管理〞菜单项，选择下拉菜单中的“重新登录〞菜单命令。翻开登录对话框，输入正确口令。§1-8-3设置启动参数启动参数是指每当启动系统时是否要检测系统与SQLServer效劳器的连接状态。缺省情况下是不检测。点击系统主窗口上菜单栏中的“系统管理〞菜单项，选择下拉菜单中的“设置启动参数〞菜单命令，调出参数设置对话框，确定某一启动参数。§1-8-4设置编辑参数设置编辑参数是指设置MARC编辑器中出现的字段名及每个字段的属性，有效的参数设置极大地提高编辑MARC文件的速度。点击系统主窗口上菜单栏中的“系统管理〞菜单项，选择下拉菜单中的“设置编辑参数〞菜单命令，调出参数设置窗口〔见编辑器参数设置窗口图〕。在此窗口中可以增加、删除和修改字段。通过“增加字段〞按钮增加编辑器可编辑的字段、“删除字段〞按钮删除不需要编辑的字段。当修改参数后点击“存盘退出〞按钮保存数据。每个字段都可编辑它的属性。选择一字段名后点击“设置属性〞按钮，翻开属性设置对话框〔见字段属性设置图〕。参数名称参数说明关键字Marc字段编号，不可改动。字段说明该字段的文字说明，它将出现在Marc编辑器中字段说明列。提示信息用于在编辑该字段状态下，在系统窗口下部状态栏中显示的提示信息，以提示或指导编目人员操作的文字说明。缺省值该字段没有输入内容时将保存所设置的缺省值。有效字符定义该字段允许输入的字符。自动进入大写状态该字段在进入编辑状态时，键盘锁定在大写字符状态。自动启动汉字输入该字段在进入编辑状态时，键盘输入状态自动为汉字输入状态。自动进入小写状态该字段在进入编辑状态时，键盘锁定在小写字符状态。自动关闭汉字输入如果该字段在进入编辑状态时，键盘为汉字输入状态，将关闭汉字输入状态。不控制大小写状态该字段在进入编辑状态时，保持键盘的当前大小写状态。不控制汉字输入当编辑该字段时，保持键盘的输入状态。以大写英文字母开头该字段的第一位字符必须是以大写字符，否那么系统提示警告信息。比方分类号的第一位字符必须为大写。不进行标准化处理字段内容不进行系统内部的标准化处理。本子段允许自动生成系统对有些字段的内容可根据其它字段的内容，自动生成，可以设置该参数，是否允许自动生成。这些可自动生成的字段如：出版者、书次号等。本子段允许淡化“淡化〞表示此字段当前可编辑。设置此参数，可通过“淡化〞开关按钮来“淡化〞或“不淡化〞此字段。追加记录时优先定位当翻开Marc编辑器光标立即定位在此字段上，如果有多个字段选择了优先定位，定位顺序为字段出现在编辑器中顺序从上至下。本子段允许隐藏如果设置此参数，通过点击“隐藏〞开关按钮，来隐藏或出现该字段。缺省字段或子字段如果此字段或子字段没有输入内容，此字段或子字段的内容用“缺省值〞填充。本子段允许重复允许此字段增加同名字段。必备字段或子字段此字段或子字段必须存在。自动携带到新记录新增记录的字段内容用上一记录同名字段内容填充。说明：一组单项选择按钮只能并必须选择一个，选中的按钮中显示“·〞符号。一组复选按钮可以多项选择或不选，选中的按钮中显示“√〞符号。在此窗口中可以修改字段的说明、修改当鼠标指针指向该字段出现的提示、修改字段的缺省值和字段的可用字符；设置好这些都有助于用户的预订和Marc的产生以及影响到编目的Marc。例如：801字段$b是馆藏机构，一般说来，各个图书馆都是在这里填写自己的馆藏机构说明，对于每一种书馆藏机构是相同的。为了使编目人员不用在输入馆藏机构，可以在这里设置好缺省值。但你还要注意该字段的“其他属性控制〞，认真学习了解“其他属性控制〞，才可以更好地掌握。对于每一字段你还应当注意字段的根本控制选项，也就是光标进入本字段的六中状态的含义，了解并设好它。选择当光标进入字段时键盘的状态和一些特性。每个字段都可以建立键盘映射，其含义为设置某一键代表一组字符。如键“B〞设置为“BOOK〞，编辑该字段时键入“B〞字符时将用“BOOK〞替换。通过点击字段属性设置图上的键盘映射可进入字符映射编辑窗口，见“字符映射编辑窗口〞图。在“要定义的键〞框中输入定义的键。在“相当于输入〞框定义键的替换字符串。点击“增加〞按钮继续增加键盘映射。点击“存盘“按钮，保存数据。§1-8-5设置系统参数此功能的调用是有权限限制的，对操作员级和管理级的用户不能使用，只有系统级的用户才能使用此功能。点击系统主窗口上菜单栏中的“系统管理〞菜单项，选择下拉菜单中的“设置系统参数〞菜单命令。翻开系统参数设置窗口〔见参数设置窗口图〕。此参数在系统初次使用时设置，一般情况不易改动。有关批号、登录号、条形码和书次号的格式的说明请调出此窗口，当光标在哪个录入框中，窗口的下半局部会出现该格式的说明和举例〔图中说明的是批号格式〕。请读者仔细阅读，理解这四种格式。§1-8-6重定向数据源此功能的调用是有权限限制的，对操作员级和管理级的用户不能使用，只有系统级的用户才能使用此功能。执行此操作不会影响中央数据库中的数据，它只是使系统重新连接新的数据源。当系统初次安装时，需要调用此功能连接数据源。点击系统主窗口上菜单栏中的“系统管理〞菜单项，选择下拉菜单中的“重定向数据源〞菜单命令。调出提示对话框，此对话框上有三个“是〞按钮，确定要重定向数据源必须连续点击“是〞按钮，此用意在于屡次提醒谨慎。§1-8-7索引远程表此功能的调用是有权限限制的，对操作员级和管理级的用户不能使用，只有系统级的用户才能使用此功能。点击系统主窗口上菜单栏中的“系统管理〞菜单项，选择下拉菜单中的“索引远程表〞菜单命令。调出索引操作窗口(见索引操作窗口图)。系统在缺省情况下为各个表建立了一些满足正常运行的索引，系统管理员可以重新对字段进行索引和对表添加、删除索引。当发现某表的某个索引由于某种原因索引不正常时，可以重建索引。当发现某表的某个索引不需要时，可以删除索引以减少磁盘的存储容量。当需要增加索引时，可以添加新索引。重建索引操作：在表列表框中选择要重建索引的表；选择“重建索引〞选项按钮；在索引字段列表框中选择要索引的字段名，此时“重建索引〞按钮变为可用；点击“重建索引〞按钮进行索引操作，在窗口的下半局部会显示“重建索引〞、执行索引的字段名和操作结果。删除索引操作：在表列表框中选择要删除索引的表；选择“重建索引〞选项按钮；索引字段列表框中选择要删除索引的字段名，此时“删除索引〞按钮变为可用；点击“删除索引〞按钮进行删除索引操作，在窗口的下半局部会显示“删除索引〞、删除索引的字段名和删除结果。新建索引操作：在表列表框中选择要新建索引的表；选择“新建索引〞选项按钮；在新添索引字段列表框中选择要新建索引的字段名，此时“新建索引〞按钮变为可用；点击“新建索引〞按钮进行添加索引操作，在窗口的下半局部会显示“新建索引〞、新建索引的字段名和新建结果并将新建的字段名移到索引字段列表框中。§1-8-8关于系统和退出系统通过点击“关于系统〞菜单命令，屏幕显示有关系统的技术和产品说明。“退出系统〞菜单命令是退出本系统的唯一出口。第二章图书编目图书编目系统能够高效率、高质量地完成图书编目工作。编目系统从根本上解决了图书编目的编准化、标准化问题，彻底摆脱了旧的工作方法和管理模式，把编目工作人员从繁重而有没创造性的劳动中解脱出来。第一节图书编目系统菜单简介§2-1-1分编管理菜单菜单命令功能简述预编编目执行首次编目操作。将预备编目库中的数据经编目操作送入编目库中。从采购系统传送到本系统的采购验收数据使用该操作进行编目。快速原始编目采用填表格式对未经采购处理的文献进行著录，以及对编目库中的数据进行二次编目的“快速〞编目法。标准原始编目采用标准(Marc)格式对未经采购处理的文献进行著录，以及对编目库中的数据进行二次编目的“标准〞编目法，编目传典藏将编目库中已编目的文献按批号传送到典藏库〔中央库〕。编目返采购将没有进行编目操作的文献按批号传回到采购系统中。分类查重进行图书的查重操作。引导分类查阅中国图书分类表。§2-1-2打印管理菜单菜单命令功能简述打印题名款目打印以主题名为标题的卡片。打印作者款目打印以作者姓名为标题的卡片。打印主题款目打印以主题名和作者姓名为标题的卡片。打印分类款目打印以分类号为标题的卡片。打印书标打印图书标贴。打印工作单打印工作单。打印传票打印编目传票表。按各大类分类统计打印。打印传票明细打印编目传票明细表。按编目文献种数进行明细打印。§2-1-3数据维护菜单菜单命令功能简述编目数据修改从编目库中检索要修改的图书数据，进行数据编辑。编目数据剔除逐条或成批删除编目库中的数据。运行日志剔除删除运行日志。