保险公司业务档案电子化管理

保险公司业务档案电子化管理

一、保险公司对业务档案的信息化管理,性质上提高了工第87条。《税法》第号规定，“保险公司应当按照《保险监督机构规定》，认真维护交易业务的完整账目、原始证明和相关信息。前款规定的账簿、原始凭证和有关资料的保管期限,自保险合同终止之日起计算,保险期间在一年以下的不得少于五年,保险期间超过一年的不得少于十年。”笔者将前述有关保险经营的完整账簿、原始凭证及有关资料统称为保险业务档案,即经鉴定、整理和归档的,保险公司在承保、保全、理赔及客户服务等业务处理及服务环节中直接形成的各种文字、图表、照片、声像等文件资料。保险公司业务档案是保险公司开展业务活动和经营管理的重要依据和凭证,是保险公司承担责任、履行义务的重要法律依据。保险公司业务档案的管理经历了原始纸质档案、缩微胶片档案和电子档案三个阶段,其中电子档案是目前国际上档案管理的主要模式。据悉,在我国,中国人寿、平安、新华、泰康等中资保险公司,以及友邦、中英人寿、信诚人寿等外资保险公司已采用了电子档案管理技术。该技术是对纸质业务文件采取扫描方式形成影像类电子文件,经过鉴定、整理、归档形成电子档案,存储于企业专门的信息平台中用以保存和利用(以下统称该种电子化方式为“纸质文档电子化”)。保险公司通过对业务档案的电子化管理,可以更为高效便捷地利用保险业务档案从事企业管理和经营活动。原因如下:第一,可以直接在专门的信息平台中检索所需要的保险业务档案,而不需要专程到档案库中调取,大大减少了档案管理的时间成本,提高了效率;第二,对电子文件的重复利用,减少了复印业务档案的纸张成本和设备耗材成本,成本较低且环保;第三,对电子文件的使用,避免了因为频繁调取纸质档案带来的损耗,降低档案遗失风险。但是该种纸质文档电子化方式存在一定的局限性。首先,其形成的电子文档并不是保险公司经营和管理过程产生的第一手资料,而是在管理过程中经过人工操作而形成的一种影像文件,在形成和利用过程中很容易遭到人为的篡改而且不易被发现。脱离了原纸质档案,很难独立验证其真实性、完整性、可靠性,存在一定风险。其次,由于所形成的电子文档是原始文件的“复印件”,在涉及民事、行政乃至刑事诉讼纠纷时,其证明力较弱,不能单独作为认定法律事实的依据(需要辅以其他的证据,或者是通过公证等方式将其转化为公证材料等)。最后,因为前述的局限性,在纸质文档电子化方式下所形成的电子文档还不能够替代原始的纸质档案,只能作为纸质档案管理的一种辅助管理手段。二、全流程信息化,数据是电子基2005年,人保财险签出了第一张电子保单,开启了我国保单无纸化进程。电子保单是保险企业通过PKI(公钥基础设施)体系为客户签发具有保险企业数字签名的电子化保单,保证了电子保单的不可篡改性和不可否认性,实现了网上投保、在线支付、网上智能核保和发送电子保单等全电子化流程。在电子保单的整个签订过程中不再出现任何的纸质凭证,电子保单自动存档,投保人凭借保单号在保险公司网站或者投保的保险电子商务网站上查询。电子保单以电子数据的形式记载了保险业务的整个过程,完全脱离纸质档案,以独立的文件形式记录了保险业务经营活动,与前述的纸质档案电子化方式有着本质的区别,是对保险业务档案电子化管理方式的重要突破。电子保单的优越性凸显在以下三个方面。(一)数字证书技术的应用由于引入了较为先进的数字签名和文件加密技术,电子保单的真实性和安全性得到了较好的保证。当前,我国电子保单实务中,各保险公司普遍采用了专有PKI体系数字签名技术和第三方权威认证中心发放的企业数字证书技术。一方面,投保人可以通过电子保单中保险公司的数字签名来验证电子保单是否被保险人篡改、是否由保险人签售等。另一方面,在电子保单中,投保人使用第三方颁发的合法有效的数字证书和数字签名,保险公司借此来确认该文件就是由投保人投保时填写的不可否认的电子保单。这就保证了电子保单的不可篡改性和不可否认性。此外,保险公司还可以采用第三方托管等措施来加强电子保单的安全性。(二)电子合同的法律效力电子保单作为使用电子签名、数据电文的电子数据的一种,其法律效力已经被2005年开始实施的《电子签名法》加以肯定:“当事人约定使用电子签名、数据电文的文书,不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力。”2012年修改后的《民事诉讼法》中也新增了“电子数据”作为民事证据形式的一种的条文。且《电子签名法》第五条规定:“符合下列条件的数据电文,视为满足法律、法规规定的原件形式要求:(一)能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用;(二)能够可靠地保证自最终形成时起,内容保持完整、未被更改。”该条款规定了数据电文作为证据原件所必须满足的条件。如前文所述,电子保单自形成之日起就具有不可篡改性和不可否认性,并且投保人和保险公司通过保险单号可以随时查询和使用。电子保单符合以上法律规定的条件,即电子保单具有证据原件的证明效力。(三)网络实名,实现了“环保”较之于纸质档案电子化方式,电子保单进一步缩减了保管成本。具体而言,首先,由于电子保单完全突破了对纸质凭证的依赖,整个过程全部通过计算机网络进行,不仅在保单形成中减少了纸张、墨水、邮费、人工等多项成本,真正实现了“无纸化”和“低碳环保”,还省下了其后的纸质档案保管的费用。其次,电子保单本身就是以电子数据形式存在,投保人通过保险公司网络系统投保成功后,电子保单生成后自动存档,不需要像纸质档案电子化方式那样,先出具纸质保单,再通过对纸质文档进行二次处理(扫描)实现电子化,因此能够简化保险业务档案电子化的流程,节约了大量的人工费用和时间成本。三、在保险行业文件数字化趋势的背景下，《基本法》第87条的修订(一)原始记录的简化是保险行业文件的未来趋势1.保险公司的经营成本随着我国保险业的发展,保险产品日益丰富,保险的覆盖率不断提高,保险公司业务经营过程中产生的需要保管的各种凭证和资料也必然越来越多。且根据《保险法》第八十七条规定,保险档案保管时间一般不低于五年或十年,保险公司不得不为此支付一笔庞大的费用,并且随着时间的推移,这笔费用会越来越大。以某财产保险公司上海分公司为例(参见下表),最近五年内,其费用构成以及演变过程清楚地显示该公司在档案管理上的资源消耗已经使其不堪重负。从表格数据分析可知,在2009年到2013年间,该保险公司从事档案管理工作的人员增加了近3倍,管理成本上涨了4倍多,五年内仅档案管理一项就支出了约1121.5万元。巨额的保管费用,拉高了保险公司的经营成本,而这些成本最终又被分摊到了消费者身上。鉴于此,保险公司有必要通过对档案管理方式的变革,寻找新的管理方式来替代原有的纸质档案管理方式,以控制经营成本,更好地服务消费者。2.电子预防保险业务文件电子化并将其文综合前文分析,纸质文档电子化方式下所形成的电子文档并不能替代原始的纸质档案,保险公司仍需为纸质原始档案支付高昂的保管费用。反观电子保单,其将保险业务文件电子化的过程提前到了交易过程中。交易过程中所形成的保单、支付凭证、核保记录全部都以电子数据形式替代纸质文件予以保存,构成保险业务经营的原始凭证。这些电子数据文件与纸质文件相比,只是在记录形式上略有差别,但在本质上并无区别,都是对保险公司经营过程中的业务活动和管理的记录和反映,可以完全替代纸质档案,独立地作为公司义务履行、责任承担的法律依据。3.销售环节和销售过程不断完善,致电子保单在保险领域的应用,还只是冰山一角。随着电子商务应用在保险领域的不断深入、信息技术的不断发展和法制环境的不断完善,电子化将从保险销售环节逐渐扩大到保险理赔、客户服务等整个保险业务经营过程中。伴随着这个进程,保险业务经营和管理过程中所产生的各种原始凭证、交易记录和相关资料也会如同电子保单一样以电子数据的形式被保存下来,归纳整理成电子档案加以保管。(二)原始凭证如何直接存储如前所述,电子保单和纸质保单在本质上并无区别,都是对保险公司经营过程中业务活动和管理的记录和反映,只是在记录形式上略有差别。因此,根据《保险法》第八十七条的规定,对于电子保单等电子数据形式的原始凭证和有关资料,保险公司应当像对待纸质保单一样,将其作为保险业务档案的一个重要组成部分,按照法律法规的要求妥善保管。但是,由于该条款并未直接规定保险业务档案具体的保管手段。笔者搜索了相关的法律规定,发现仅《人身保险业务档案管理规范》第4.4条对保险公司业务档案的保管手段作了相关规定:“人身保险业务档案在采取纸质载体的同时,应辅助使用电子档案进行管理。”换言之,依据目前的法律法规,乃至规范性文件,对于电子保单等电子数据形式的原始凭证和有关资料是否可以以电子化的方式加以保管,答案不详。然而当下,电子保单在各大保险公司已经得到了广泛运用,而且随着电子商务的发展,原始凭证电子化程度将越来越高,电子数据形式原始凭证的保管手段的选择对保险公司业务档案管理影响很大。该问题的解决迫在眉睫且意义深远。笔者认为,只有从原始凭证开始电子化才能真正替代纸质档案管理方式,所以应该大力提倡原始凭证、交易记录等相关资料以电子化形式直接存储于大数据库中进行管理。考虑到目前还是以纸质凭证为主之现实,笔者建议对《保险法》第八十七条第一款作出如下修改:“保险公司应当按照保险监督管理机构的规定妥善保管电子数据形式的有关业务经营的完整账簿、原始凭证和有关资料。”之所以作出如此修改,目的如下:第一,可以对完整账簿、原始凭证、交易记录等相关资料以电子化形式直接存储于大数据库中进行统一管理,大大减轻各家保险公司的档案管理、仓储成本,达到减轻投保人保费负担、造福投保人的终极目标。第二,伴随着第一款的修改,即便第二款规定的账簿、原始凭证等的保管期限自保险合同终止之日起至少五年或者十年